Dopisi po Moniki Kalin Golob

POSTAVITEV OBVEZNIH SESTAVIN Dopis kot obrazec

Obrazec pomeni ustaljeno obliko in postavitev obveznih sestavin splošnega dopisa. Če nam o njem ni potrebno razmišljati, ker je določen vnaprej, se lahko osredotočimo k ustreznejši ubeseditvi vsebine. Obrazec je torej predvsem gospodarnejša oblika sporočanja, saj nam prihrani čas pri urejanju in branju – to pa je danes v svetu naglice dober argument (Kalin Golob, 2001).

Stalne sestavine dopisov

Od predloga za sprejetje enotnega standardiziranega obrazca poslovno-uradovalnega dopisa (Kalin Golob, 2003) je minilo dobro desetletje. Predlog je bil dobro sprejet. Povzročil je tudi ustaljevanje obrazca znotraj posameznih podjetij pa tudi državne uprave (Uredba o celostni grafični podobi Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave ter iz nje izpeljana interna navodila ter izpeljani tečaji (Kalin Golob, 2015).

Na sliki 2 je prikazan predlog za standard slovenskega poslovno-uradnega dopisa.

Slika 2: Predlog uradnega dopisa

Vir: Kalin Golob (2003, str. 27)

Primer:

1. Glava

Glava mora vsebovati vse bistvene podatke o pošiljatelju in naslovniku. Glava je zaključena celota, jezikoslovno gledano jo obravnavamo kot poved, kar pomeni, da z veliko začetnico pišemo le prvo besedo v glavi, druge le, če so prav tako lastna imena (Kalin Golob, 2001).

Primer:

Fakulteta za upravo Oddelek študijske zadeve Kardeljeva ploščad 5 1000 Ljubljana

Kadar na prvem mestu navajamo podpisnika dopisa ali konkretnega naslovnika, je njegov morebitni akademski naziv (mag., dr.) pisan z veliko le zato, ker je na prvem mestu. Če podpisnika ali naslovnika navedemo na drugem mestu, tudi akademski naziv pišemo z malo začetnico.

V primeru, da želimo, da pride pošta neposredno k posamezniku, ga navedemo na prvem mestu, v kolikor pa lahko pošto odprejo tudi drugi pooblaščeni posamezniki, napišemo formalnega predstavnika na drugem mestu. Pisanja gospod ali gospa oz. okrajšavi zanju pred imenom posameznika ni nujno. Če poznamo, navajamo akademske naslove.

Podrobneje njihovo rabo navaja Zakon o strokovnih in znanstvenih naslovih (ZSZN-1) (Uradni list RS, št. 61/06, 87/11 – ZVPI in 55/17). Med posameznimi okrajšavami so za piko presledki, vejica za priimkom (pred strokovnim nazivom je nujna). O načinih krajšanja se poučimo v omenjenem zakonu. Presledek je tudi pri okrajšavah iz več besed, ki pomenijo status družbe, npr. d. d., d. o. o. in s. p., navajamo jih za vejico in s presledki. Četudi družba ni registrirana z vejico, jo pravopis predvideva. Morebitni elektronski naslov navedemo kot zadnjo sestavino glave. Če torej povzamemo ter sprejmemo pravilo, je glava poved, kar pomeni poenoteno pisanje velikih in malih začetnic v glavi 1 (podatki pošiljatelja) ter glavi 2 (podatki naslovnika) (Kalin Golob, 2001).

ZSZN-1 pa še natančneje določa podeljevanje in uporabo strokovnih in znanstvenih naslovov ter nazivov strokovne izobrazbe ter uporabo okrajšav pri naslavljanju naslovnika.

Po najnovejših informacijah pa Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) (Uradni list RS, št.

65/09 – uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 – odl. US, 82/13, 55/15, 15/17, 22/19 – ZPosS, 158/20 – ZIntPK-C in 18/21) določa, da mora biti v imenu, s katerim gospodarska družba ali samostojni podjetnik posluje, oznaka, ki nakazuje dejavnost družbe ali podjetnika (d.n.o., d.o.o., d.d., s.p.), zapisano brez presledka.

2. Datum

Datum naj bi zasedal zgornji desni del papirja in bil zapisan vzporedno s podatkom o kraju v glavi 1. če te glave ni, ker je bodisi že natisnjena kje drugje bodisi stoji samostojno na desni strani, takrat datum zapišemo vzporedno s podatkom o kraju v glavi 2.

Nekaj najpogostejših napak pri pisanju datuma:

Pisanje brez presledkov za pikami je ena najpogostejših napak. Pika (ali vejica) je levostično ločilo, zato tudi pri datumu velja, da pišemo presledke. Pisanje z ničlami je posledica računalniških okenskih zapisov. Razen v formularjih z okenci ničel pri datumu ne pišemo, nikakor torej ne v dopisih. Pisanje imena meseca z veliko je posledica samodejnega popravljanja besedila, ki ga lahko pozabimo izključiti v urejevalniku besedil. Ime meseca v slovenščini je občno ime, zapisano torej z malo. Kadar datum navajamo v besedilu dopisa, bodimo pozorni na odvečne ničle in pravilno postavljene vejice. Za vsako piko pa naj bo presledek (Kalin Golob, 2001).

3. Naslov

Dopise naslavljamo na tri načine:

a) nagovor naslovnika,

b) poimenovanje s splošno oznako, c) ime dokumenta.

Naslov je poravnan z glavama po levi strani in jima sledi z malo večjim presledkom. Vsak dokument naj ima le en naslov.

Številni dopisi se začenjajo tako, da naslovnika nagovorimo (z imenom in) priimkom.

Pogosto je v nagovoru namesto gospod ali gospa okrajšava (g. ali ga.), kar ni prav vljudno, zato v nagovoru raje izpišimo v celoti tudi to besedo. Pri tem moramo biti pozorni, da je polvikanje neustrezno, torej če zapišemo žensko obliko Spoštovana, vljudno vas vabimo …, namesto Spoštovani, vljudno vas vabimo … (Seveda pa Spoštovana gospa Novak). Oblika za moške in ženske, ki jih vikamo, je torej le ena.

Uporaba klicaja za uradne dopise je za ogovorni začetek dopisa primerna, saj se z zapisom klicaja dopis začenja z veliko začetnico, vendar pa lahko za zasebne, morda tudi poluradne in interne dopise uporabljamo vejico in nato nadaljujemo z malo začetnico (Kalin Golob, 2001).

b) Zadeva

Druga vrsta naslova se najpogosteje uporablja, se pravi ko se posameznik obrača na institucijo. Pri tem je pomembno, da za dvopičjem sledi naslov zadeve z veliko začetnico (Kalin Golob, 2001).

c) Ime dokumenta

Posamezni dopisi so poimenovani po vrsti dokumenta. Tako so običajno poimenovani interni dokumenti (Zapisnik, Obvestilo) ali pravni dopisi (Pooblastilo, Pogodba), pa tudi vabila (Vabilo). Tudi pri tovrstnih naslovih ni končnega ločila (deluje kot naslov), dopis, ki sledi, pa začnemo z veliko začetnico (Kalin Golob, 2001).

4. Jedro dopisa

Jedra dopisa pri standardizaciji ni mogoče zajeti v enotne obrazce in pravila. Za poslovno dopisovanje namreč velja, da v jedru preidemo k stvari. Večinoma so začetki ustaljeni, zatekamo se na prejšnje pisanje, napovedujemo vsebino, tako da dolgih uvodov poslovno dopisovanje ne pozna. Objektivnost, gospodarnost, jedrnatost sporočanja in dejstvo, da moramo v uradnih dopisih takoj preiti k bistvu, ob ustaljevanju zunanje formalne podobe povzroča tudi ustaljevanje besednih zvez, ki so narejene za več kot eno priložnost.

Imenujemo jih avtomatizmi (Kalin Golob, 2001).

Slovenski knjižni jezik in dopisi

Kot za vsa besedila je tudi za dopis samoumevno in potrebno, da je pisan natančno jezikovno ustrezno. Prva tehnična zahteva je gotovo, da ne sme vsebovati pravopisnih in slovničnih napak. O normi slovenskega knjižnega jezika se poučimo iz temeljnih priročnikov, kot so slovnica, pravopis in Slovar slovenskega knjižnega jezika (Kalin Golob, 2001).

5. Pozdravni del oziroma zaključek dopisa

Zaključni deli dopisa so odvisni od tega, kako smo dopis začeli. Pred podpisnikom ali podpisniki dopisa je v navadi, da besedilo končamo s pozdravom in/ali zaključkom, ki je bolj ali manj ustaljen (avtomatiziran). Vedno ga natipkamo v novem odstavku, poravnan je po levem robu in pod njim je nato na desni strani izpisan podpisnik. Nekaj možnosti zaključkov (Kalin Golob, 2001):

a) Povsem avtomatizirani: S spoštovanjem; Lep pozdrav; Lepo vas pozdravljam;

b) Stavčni: V upanju na čimprejšnji odgovor Vas lepo pozdravljam;

c) Priložnostni: Z odličnim spoštovanjem.

6. Podpisnik

Ime in priimek podpisnika ter njegova funkcija (položaj, naziv) so celota, ki jo obravnavamo kot poved. Velja torej enako, kot pri glavi: prvo besedo pišemo z veliko, druge le, če gre za lastna imena. Podpisnik je na desni strani dopisa. Pri vsakem zapisu imena in priimka, bodisi v glavi bodisi v podpisu, na ovojnici ali med besedilom, skratka, kjerkoli, velja, da je edino mogoče zaporedje: najprej ime in nato priimek (Kalin Golob, 2001).

7. Priloge in drugi dodatki

Pod podpisniki imajo nekateri dopisi navedene še priloge, ki so dodane k osnovnemu dopisu, ali informacijo o tem, komu je bil dopis izročen/poslan. Ta del je poravnan po levi

strani (Kalin Golob, 2001).