3 POSLOVNO-URADOVALNO SPORAZUMEVANJE
3.1 STILNE PRVINE POSLOVNO-URADOVALNEGA SPOROČANJA
3.1.2 Vrste poslovno uradovalnih besedil
3.1.2.2 Primer dopisa v državni upravi
Slika 3: Primer uradnega dopisa
Vir: Ministrstvo za javno upravo (2019) 1. Glava pošiljatelja
Podatki organa pošiljatelja so že vneseni v vzorec – pazimo na pravilnost velikih in malih začetnic ter doslednost pisave telefonskih številk.
1
2
3 4
6
7
8
5
2. Glava naslovnika
Pod glavo pošiljatelja levo poravnano pišemo glavo naslovnika. Vse sestavine navajamo z malimi črkami. Veliko začetnico uporabimo samo pri lastnem imenu ter pri prvi besedi v glavi (kot začetek besedilne enote). Pisanje nazivov gospod in gospa v naslovu ni obvezno.
Lahko ju krajšamo (g., ga.) ali izpišemo v celoti. Akademski naziv običajno krajšamo (dr., mag.).
Poštna številka in kraj se ne pišeta več z razmikom med vrsticami. Elektronski naslov ali število faksa (v kolikor ju navajamo) pišemo v vrstico pod navedbo pošte, in sicer e-naslov ter faks.
3. Številka in datum
Številko dokumenta in datum pišemo na levo stran pod glavo naslovnika. Celotno število pišemo stično, torej brez presledkov. Datum v skladu s pravopisom vedno pišemo s presledki za pikami in brez ničel pri enomestnih številih.
4. Zadeva in zveza
Naslov dopisa je lahko poimenovanje s splošno oznako Zadeva, nagovor sogovornika (Spoštovani ...) ali ime dopisa (Vabilo ipd.). Navadno uporabimo samo enega od teh naslovov. Pod vrstico z navedbo zadeve lahko navedemo, na kaj se naš dopis navezuje ter v tem primeru za besedo Zveza postavimo dvopičje in nadaljujemo z malo začetnico. Vrstice ne poudarjamo s krepko pisavo.
5. Jedro dopisa
Izbrano gradivo razporedimo v uvod, jedro in zaključek. Uvod je kratek in neposredno napove razlog in namen dopisa. Jedro vsebuje natančnejše podatke ter pojasnila. Zaključek na kratko povzame vsebino dopisa ter naša pričakovanja. Pri pisanju dopisa upoštevamo pravopisna in slovnična pravila ter načela dobrega sloga (jedrnatost, logična urejenost, jasnost, doslednost, ipd.). Posamezne razdelke besedila zaradi preglednosti strnemo v odstavke in med odstavki pustimo eno vrstico prazno (vse vrstice poravnamo levo ali obojestransko). Podrobnejše podatke raje dodamo kot prilogo, da je osnovno besedilo dopisa preglednejše in jasnejše.
6. Zaključni pozdrav
Sporočilo končamo z ustaljenim pozdravom ali z zaključnim stavkom. Zaključimo ga s piko ali vejico, pri tem pa pazimo na ustrezno začetnico podpisa.
7. Podpisnik
Odgovorna oseba je navedena na sredini strani, oseba, ki je pripravila dopis, pa levo v isti vrstici. V kolikor je samo en podpisnik, je naveden na sredini strani. Pod navedbo imena ter priimka levo poravnano zapišemo naziv uradniškega mesta oziroma funkcije, in sicer z malo
začetnico, kar je v drugi vrstici besedilne enote. Lastnoročni podpis je navadno pod navedbo podpisnika. Žig se uporablja samo, če tako zahteva zakon, določen za dokument.
8. Priloga
Pod podpisnikom levo navedemo priloge, ki jih tudi natančno poimenujemo v ločenih vrsticah z alinejnimi pomišljaji. Ločila na koncu postavk niso potrebna, prav tako ni potrebno posebej navajati, kaj pošiljamo v prilogi, v kolikor smo to že v jedru dopisa navedli (Povzeto po: Ministrstvo za javno upravo, 2019).
Uspešni dopisi
Pogosto se zgodi, da so slovenski uradni dopisi razumljivi le tvorcu, ko pa jih prejme naslovnik, si ne zna razložiti, kaj pisec od njega želi ali zahteva. Razumeti moramo namen, čemu pišemo dopis ter kaj želimo, da bi naslovnik naredil, ko bo dopis prebral.
Najprej razmislimo o tonu dopisa. Pravilen ton je namreč bistven za uspešnost. V večini primerov sta za poslovno-uradovalno korespondenco značilni brezosebnost in strokovnost, vendar v pravi meri.
Kljub telefonu in drugim oblikam sporočanja so dopisi še vedno eno najuspešnejših sredstev v poslovno-uradovalnem sporočanju. Dobro napisan dopis pove o podjetju ali ustanovi več kot skrbno natiskan barvni katalog in lahko nam odpre še tako zaprta vrata, slab pa pri naslovniku vzbuja negativno podobo, ki jo je stežka popraviti, ali zaradi svoje nerazumljivosti zahteva dodatna pojasnila, torej več časa (Kalin Golob, 2001).
Dopisi imajo različne namene, z njimi lahko prodajamo izdelke, vabimo na sestanek, novinarsko konferenco, pojasnjujemo politiko podjetja, prosimo za podporo ipd. So odličen način sporočanja, saj pišemo neposredno osebi, za katero želimo, da to besedilo prejme.
Večina ljudi namreč pošto bere, ali bolje rečeno, začne brati pošto … Če dopis ni jasen in nam ne da hitre informacije o tem, zakaj nam je poslan, nas razjezi, odložimo ga po nekaj vrsticah. Dopis namreč ni dosegel namena, stroški pošiljanja, poraba časa itn. so čista izguba (Kalin Golob, 2001).
3.2 USPEŠNO POSLOVNO-URADOVALNO SPORAZUMEVANJE IN NAČELA USPEŠNEGA SPORAZUMEVANJA
Ko se srečujemo s poslovno-uradovalnim sporazumevanjem, se marsikomu zastavlja vprašanje, ali je poslovno-uradovalno sporazumevanje res nekaj, kar se moramo učiti? Saj je sporazumevanje na splošno vendar aktivnost, ki je sama po sebi umevna, ki jo izvajamo, ne da bi o njej prav veliko razmišljali. Poslovno-uradovalno sporazumevanje je samo na videz enostavno. V resnici gre za izjemno zapleten proces, ki ga še dodatno otežujejo
poslovnem svetu namreč ni dovolj, da smo sposobni različnih vrst sporazumevanja, ampak moramo tudi znati razložiti, kako in zakaj imajo posamezne oblike poslovno-uradovalnega sporazumevanja tako obliko, kot jo imajo. Zato je potrebno obvladovanje tako teorije kakor tudi prakse poslovno-uradovalnega sporazumevanja (Mumel, 2008).
Za uspešno poslovno-uradovalno sporazumevanje med udeleženci je odločilna vsebina, zelo pomembna in tudi neločljivo povezana pa je tudi oblika: bonton in protokol pri poslovnih srečanjih ter oblikovanje, jezik in slog poslovno-uradovalnih besedil (Mumel, 2008).
Načela uspešnega poslovno-uradovalnega sporazumevanja po Mumelu (2008) so naslednja:
Načelo 1 – taktnost
Uporaba primerne ravni jezika, upoštevanje intelektualne ravni sprejemnika, usmeritev k posamezniku, izogibanje spolnemu razlikovanju, žaljivemu jeziku in upoštevanje bralčevega zaznavanja.
Načelo 2 – osebnost
Osebni ton sporočila (v sporočilu se trudimo, da pokažemo korist in zanimanje za sprejemnika sporočil).
Načelo 3 – pozitivnost
Pozorno in pozitivno zapisana dejstva, saj je način, kako se ljudje odzivajo na sporočila, delno odvisno tudi od komunikacijske klime, ki je bila vzpostavljena s sprejemnikom.
Pozitivna klima pomeni, da je bil uporabljen pozitivni ton.
Načelo 4 – aktivnost
Zapisani glagoli naj izražajo akcijo.
Načelo 5 – razumljivost
Jasnost in razumljivost ter enotnost in harmoničnost sporočila (vsak stavek v poslovno-uradovalnem sporazumevanju bi moral vsebovati samo eno misel). Uporaba enostavnih stavkov, saj jih tako naslovnik hitreje prebere in so hkrati bolj jasni kakor zapleteni stavki.
Načelo 6 – skladnost
Naloga pisca je, da doseže logično zaporedje in povezavo med mislimi v sporočilu kakor tudi tekoče prehajanje misli v dokumentu. Koherentnost je pomembna tako v stavkih kakor tudi v odstavkih. Če so stavki in odstavki koherentni, potem so misli v njih jasne, povezane ter enostavne za razumevanje.
Načelo 7 – jasnost
Izogibanje tehničnemu žargonu, nepoznanim besedam ter uporaba uvodnih stavkov.
Jasnost v pisanju naj se nanaša na izbiro besed, na stavke in sestavo odstavkov ter na organizacijo celotnega gradiva. Jasnost pomeni, da mora biti to, kar je zapisano, razumljivo bralcu. To dosežemo s pazljivo izbiro besed, uporabo začetnega stavka v odstavku in podobno.
Načelo 8 – jedrnatost
Jedrnat pisec se izogiba dolgoveznosti, oguljenim frazam, nekoristnemu ponavljanju in abstraktnim besedam. Jedrnatost pomeni, da povemo to, kar želimo povedati s kar najmanj besedami. Nasprotje jedrnatosti je dolgoveznost. Jedrnatost je v poslovnem okolju potrebna zaradi pomanjkanja časa. Kratko in jedrnato sporočilo bo bralec hitreje prebral kot dolgo, kjer bo morda na sredini izgubil potrpljenje za branje.
Načelo 9 – berljivost
Razumljivost besedila zaradi jasnega stila (načina) pisanja. Mnogi namenoma izbirajo daljše besede in pišejo daljše, zapletene stavke, da bi pokazali, kako dobro obvladajo jezik.
Načelo 10 – slovnična korektnost
V pisanju se pojavljata dve vrsti napak – napake v slovnici in napake v formatu. Slovnica je pomembna zaradi tega, ker pomaga bralcu k pravilnemu razumevanju besedila. Res je, da je večina sporočil razumljivih navkljub slovničnim napakam. Obstaja pa tudi drug razlog, zakaj je dobro, da upoštevamo slovnična pravila. Slovnično korektno pisanje zvišuje kredibilnost pisca, podobno kot slovnično nepravilno pisanje znižuje kredibilnost pisca. Ne glede na to kako dobre so misli, ki jih zapišemo, bodo slovnične napake preusmerjale pozornost iz vsebine na napake. Vsako poslovno sporočilo ima svojo obliko ali format.
Oblikovalec (pisec) poslovnih sporočil mora te oblike poznati in se jih držati.
Pisno sporazumevanje je del poslovnega procesa v vsakem podjetju. Z jezikovno pravilnim in lepo oblikovanim dopisom pokažemo naslovniku vljudnost in spoštovanje. Pisno sporočilo mora biti vsebinsko kratko in jasno, brez odvečnih besed, saj želimo, da bi sporočilo prebral od začetka do konca. Le tako bo namreč sporočilo doseglo svoj namen.
4 BONTON
Bontón -a m (ọ̑) – olikano, lepo vedenje (SSKJ, 2014).
Bistveni del sodobnega in uspešnega poslovnega sveta, ni samo dobra lokacija poslovnih prostorov, sodobna tehnologija, moderno ime, temveč le nekaj dobre volje in znanja o pravilih poslovnega sporazumevanja. Neverbalno sporazumevanje nam namreč razkrije veliko več, kot nam nekdo želi povedati, vendar nam tega ni izrazil verbalno. Poznavanje poslovnega bontona nam pomaga pri obvladovanju kulture sporazumevanja in nam omogoča samozavestni nastop na poslovnih srečanjih. V tem poglavju bomo spoznali pojem poslovnega bontona, pomembnost prvega vtisa, osnove lepega vedenja ter ostale značilnosti poslovnega bontona pri poslovno-uradovalnem sporazumevanju.
Bonton je tako imenovana prostovoljna obveznost oziroma olikano, lepo vedenje, s katerim se posameznik vključi v družbo ljudi okrog sebe. Vsa pravila obnašanja temeljijo na upoštevanju in spoštovanju drugih ljudi in so osnova ter pogoj za boljšo in uspešnejšo komunikacijo (Benedetti, 2009).
Zaradi različnih kultur med narodi se tudi načela bontona zelo razlikujejo. Pomembno je, da pri srečanju s poslovneži, s katerimi bomo sodelovali, poznamo njihove navade in kulturo, seveda pa pri tem ne smemo pozabiti na naravno spontanost in srčno kulturo. Osnovni elementi poslovnega bontona ob srečanju poslovnežev so velikega pomena. Ob srečanju se poslovno in vljudno sprejmemo, rokujemo, pozdravimo, izročimo poslovno vizitko, posedemo, gremo na poslovno kosilo ali večerjo, prinesemo poslovno darilo (Dreo, 2003).
Obstajajo pravila tako imenovanega »lepega obnašanja«, ki jim rečemo bonton, in ki bi se jih morali poslovneži držati takrat, ko so v stiku s svojimi partnerji. Osnovno pravilo lepega vedenje pravi, da je treba pri pogovoru z drugimi zmeraj biti vljuden. Osebo, s katero se pogovarjamo, se trudimo razumeti ter poslušati, spoštovati njeno mnenje in občutke, tudi kadar se z njo ne strinjamo. Če razmislimo, tako kot bi nevljuden odnos prizadel nas, tako naše nevljudno vedenje med pogovorom prizadene druge (Mihaljčič, 2006).
K poslovnemu bontonu lahko pripišemo (Šircelj, 1992):
‒ negovanje poslovnih in potencialno poslovnih vezi;
‒ znanje jezikov, maternega in tujih, oziroma pravilno izražanje, kajti če že zavoljo drugega ne, pa zato, ker je podjetnik ali menedžer tudi predstavnik svojega okolja in mora vsestransko pokazati, od kod prihaja;
‒ izžarevanje profesionalnosti in zbujanje zaupanja.
Lahko bi rekli, da se posel in lepo vedenje medsebojno podpirata. Pri poslu se najbolje obnesejo pošteno ravnanje, spoštovanje dogovorjenega (držanje rokov ipd.), popolna
kontrola kakovosti, točnost ipd. – tako je tudi pri poslovnem bontonu. Če je poslovni bonton samo na hitro naučena in amatersko zaigrana igra, potem rentabilnosti v smislu pridobivanja zaupanja, ugleda in vpliva ne bo (Šircelj, 1992).
4.1 POMEMBNOST PRVEGA VTISA
Dandanes je veliko stvari odvisnih od tega, kakšen prvi vtis dobijo ljudje o nas. Ne glede na priložnosti in razgovore se na nek način odloča o naši prihodnosti. Za dober prvi vtis imamo vedno le eno priložnost. Ljudem okoli sebe namreč oddajamo signale, iz katerih se sestavlja naša podoba, ki pa je lahko pozitivno ali negativno obarvana, lahko delujemo simpatično ali antipatično. Ob prvem vtisu gre za proces zaznavanja, ki poteka na vidnem, slušnem in čustvenem nivoju. Prvi vtis se ustvari v 30 sekundah do 4 minut. Sklenemo lahko, da je zelo pomembno zavedati se pomembnosti prvega vtisa, prav tako pa tudi dejstva, da kljub pomanjkljivostim pomembno vpliva na nadaljnji potek sporazumevanja. Prvi vtis torej naredimo samo enkrat; zatem ga lahko samo še popravljamo, kar pa je izredno težko (Novak, 2004).
4.2 OSNOVE LEPEGA VEDENJA
Osnovna pravila lepega vedenja po navadi upoštevamo povsod in vsak trenutek. Vedenje namreč ni motivirano od zunaj, temveč od znotraj. Za vse, kar počnemo, se odločimo sami.
Za vse, kar storimo, smo prav tako odgovorni sami. Ne glede na svojo preteklost vedno sami izbiramo svoje vedenje in s tem usmerjamo svojo prihodnost, zadovoljevanje svojih potreb in svoje življenje nasploh.
Tri osnovne prvine lepega vedenja, ki bodo vedno naletele na pozitiven odziv s poslovnimi partnerji in sogovorniki, so (Popovič & Zajc 2003):
‒ prijaznost je vstopnica v svet poslovne kulture in je pot do uspeha. Prijaznost je vrlina, s katero lažje navezujemo prve stike. Večinoma delamo za plačilo, marsikaj pa lahko z dobro voljo opravimo tudi zastonj. To pozitivno vpliva na naše telesno in duševno počutje. Poleg tega pa sam občutek, da smo pripomogli k določenemu pozitivnem rezultatu, pripomore k boljšim odnosom.
‒ nasmeh je eden ključnih dejavnikov, s katerim naredimo ugoden vtis na sočloveka, sodelavca, poslovnega partnerja ali stranko. Zato naj bo prisrčen in neprisiljen. Z nasmehom lahko premagamo zadrego, ki nastane pri srečanju z neznanci, zato moramo z njim, z mimiko obraza ter govorico telesa izražati neprisiljenost ter spontanost, kar je lahko začetek prijetnega sodelovanja.
‒ ljubeznivost in vljudnost ustvarjata ugled in zaupanje. Ljubeznivost je osnovni pogoj za dobro sodelovanje s sodelavci v podjetju, strankami in poslovnimi partnerji.
Pregovor, ki bi ga morali upoštevati tudi v vsakdanjem življenju, pravi: lepa beseda
Bodimo vljudni in ljubeznivi, ponudimo svojo pomoč tistim, ki jo zares potrebujejo. Na ta način si lahko v podjetju in med sodelavci, s katerimi delamo in se srečujemo, ustvarimo ugled in zaupanje. Ljubeznivi smo lahko tudi takrat, če se trdno držimo svojih načel na okolici prijazen, vljudno argumentiran in človeku dostojen način (Popovič & Zajc 2003).
4.3 POZDRAVLJANJE
Pozdravljanje je izraz spoštovanja do drugih, zato je za vse obvezno. Pozdrav naj bo prisrčen, neprisiljen in spontan, ne le gola formalnost, temveč izraz prijaznosti in spoštovanja do osebe, ki jo pozdravljamo. S pozdravljanjem pokažemo svojo kulturno raven. Medsebojno pozdravljanje je navada in eno izmed stalnih pravil lepega in kulturnega vedenja. K pozdravu ne pozabimo dodati ljubeznivega nasmeha, rahlega naklona glave ali kretnje roke. Novega poslovnega partnerja nagovorimo z nevtralnim pozdravom. Sam pozdrav pa ne sestoji samo iz besed. Sem spada tudi izraz na obrazu, pogled, celo roke in noge sodelujejo (Popovič &
Zajc, 2002).
Pozdravljanje je osnova bontona. Staro pravilo je, da je pozdravljanje lepo in vljudno in zato bolje pozdravimo desetkrat kot le enkrat, odzdraviti pa moramo obvezno.
Pravila pozdravljanja (Dreo, 2003):
‒ vedno pozdravimo jasno in glasno in pozdravljenega pogledamo v oči. V znak spoštovanja tudi pokimamo;
‒ podrejeni pozdravi nadrejenega – ne prisiljeno, ne priliznjeno in ne s strahom, ampak samozavestno;
‒ vedno pozdravi moški žensko;
‒ mlajši pozdravi starejšega;
‒ pozdravi tisti, ki vstopi v prostor;
‒ pozdravi tisti, ki pristopi ali prisede k neznancu ali znancu;
‒ pozdravljanje je vljudno in olikano, odzdravljanje je dolžnost.
4.4 PREDSTAVLJANJE
Bonton pravi, da se je najbolje predstaviti in narediti dober vtis po naslednjih načelih:
‒ mlajšo osebo predstavimo starejši osebi;
‒ moškega predstavimo ženski;
‒ podrejenega predstavimo nadrejenemu;
‒ ob predstavitvi je dobro izgovoriti svoje ime glasno in razločno.
Kadar se predstavljamo večji skupini ljudi, pa uporabimo naslednje:
‒ v krogu zasebne družbe povejmo svoje ime najprej vsem skupaj, nato pa pristopimo k vsaki osebi posebej in jo pozdravimo s stiskom ali brez stiska roke, odvisno kakšen je običaj;
‒ v poslovnem svetu pristopimo posamično k vsaki osebi in vsakokrat povemo svoje ime;
‒ kadar pa se srečamo z neznanimi ljudmi, je najbolje, da nas predstavi prijatelj ali znanec. Ko se predstavljamo sami, se z osebo rokujemo in hkrati povemo ime in priimek, nato pa še vzrok nagovora (Popovič & Zajc, 2002).
4.5 ROKOVANJE
V ritual pozdravljanja sodi tudi rokovanje. Ljudje smo na dotik izredno občutljivi in odzivni, torej ima ta fizični kontakt velik pomen. Prav dotik, ki ga ustvarimo s svojimi dlanmi, s svojimi rokami, je tisti, iz katerega lahko o sočloveku marsikaj razberemo. Med drugim značaj osebe, s katero se rokujemo, o razpoloženju in odnosu do tistega s katerim se rokuje.
Stisk roke naj bi bil potrditev dobrih namenov, kot dodatek neizgovorjenim besedam dobrodošlice, izraz spoštovanja in tudi naklonjenosti. Vse kulture pa ne poznajo rokovanja ob srečanjih. V ta namen uporabljajo druge načine izražanja dobrodošlice, na primer Eskimi si med seboj podrgnejo nosove, v nekaterih predelih Azije je priklon tisti, ki pokaže spoštovanje in medsebojni odnos oseb, ki se srečujejo. Polaganje desne roke na mesto, kjer je srce, sklepanje dlani dveh oseb pri srečanju je značilno za Maroko. Po načinih rokovanja pri kulturah, kjer je to del rituala, spoznamo, prepoznamo, občutimo namene ljudi, s katerimi se rokujemo, ali so iskreni, pošteni, zanesljivi, odkriti (Možina, Tavčar & Kneževič, 1998).
Rokovanje je ena izmed prvih gest, ki jo naredimo, ko se predstavimo ali se ponovno snidemo z ljudmi, ki jih že poznamo, vendar jim želimo izkazati naklonjenost in spoštovanje.
Pri predstavljanju naj prvi ponudi roko gostitelj, torej tisti, h kateremu smo prišli. Če tega ne stori, sami ponudimo rokovanje. Stisk roke napravi na sogovornika zelo močan vtis, zato naj bo čvrst, trden, zanesljiv in naj traja toliko časa, kot navadno traja uvodni pozdrav, tj. tri do pet sekund. Pri rokovanju naj roka ne daje občutka »mrtve ribe«. Stresanje roke je primerno, kadar se rokujejo moški. Kadar se rokujeta ženska in moški oziroma ženski, pa zadostuje čvrst stisk brez stresanja. K rokovanju spada tudi pogled v oči in izraz na obrazu.
Pri rokovanju je treba paziti tudi na primeren stisk roke, ki naj ne bo mlahav in ne premočan, kajti tudi po načinu rokovanja se da soditi, za kakšno osebnost gre. Ponujeno roko je treba nato sprejeti, kajti zavračanje pomeni osebno žalitev (Popovič & Zajc, 2002).
Roko ponudi prvi seveda tisti, ki je v družbeni razvrstitvi na višjem in pomembnejšem položaju. Velja tudi, da dama vselej ponudi roko gospodu in nikoli nasprotno. Roko ponudi prva tudi starejša oseba mlajši, po položaju pa roko ponudi višji nižjemu (Košnik, 2001).
Rokujemo se vedno stoje, v pokončni drži. Desna roka primerno stiska roko nasprotnega partnerja, partnerja gledamo v oči, spregovorimo prijazno besedo, povemo ime in priimek,
sproščeno, kar pa daje posebno noto prvemu vtisu ali srečanju. Rokovanje preko mize je nespoštljivo in neprimerno. V praksi pogostokrat poslovni partnerji pridrvijo skozi vrata in že se začno rokovati. Presenečeni sredi dela poslovnega partnerja sprejmemo v napol sedečem položaju. Omenjena situacija ne izraža spoštovanja, ki ga srečanje zahteva. V tem primeru partnerju odmaknemo pogled, dostojno vstanemo, stopimo izza mize, ga prijazno pogledamo in iztegnemo roko za rokovanje (Dreo, 2003).
4.6 POSLOVNA VIZITKA
Poslovna vizitka, ki si jo med pogovorom izmenjajo poslovni partnerji, je lahko zelo koristen pripomoček, če želimo, da si nas bo sogovornik, s katerim se srečujemo, zapomnil. Poslovna vizitka mora vsebovati podatke o podjetju, to so: ime podjetja, naslov, telefonska številka, telefaks, naslov elektronske pošte ... ter ime, priimek in funkcija v podjetju. Poslovna vizitka
Poslovna vizitka, ki si jo med pogovorom izmenjajo poslovni partnerji, je lahko zelo koristen pripomoček, če želimo, da si nas bo sogovornik, s katerim se srečujemo, zapomnil. Poslovna vizitka mora vsebovati podatke o podjetju, to so: ime podjetja, naslov, telefonska številka, telefaks, naslov elektronske pošte ... ter ime, priimek in funkcija v podjetju. Poslovna vizitka