Podatkovne baze

Podatkovne baze

in osnove programa Microsoft Access

Glavno kazalo

Access - vnos in pregled podatkov Access - priprava baze

Microsoft Access

Primer načrtovanja podatkovne baze Osnove podatkovnih baz

Access - filtri

Podatkovne baze

„ Z urejevalniki besedil (npr. Microsoft Word) obdelujemo besedila.

„ S preglednicami (npr. Microsoft Excel) obdelujemo numerične podatke.

„ Podatkovne baze (npr. Microsoft Access) pa so namenjene za shranjevanje in obdelavo najrazličnejših strukturiranih podatkov.

„ Zbirke informacij:

„ telefonski imenik,

„ redovalnica,

„ seznam strank,

„ seznam inventarja, ...

„ Podatki so lahko različnih vrst:

„ števila,

„ nizi,

„ datumi,

„ zneski,

„ slike, ....

Tabela

„ Preprosta baza podatkov je telefonski imenik. Podatki v imeniku so:

„ priimek in ime,

„ naslov,

„ telefonska številka.

„ Telefonski imenik je tabela (table), ki za vsakega naročnika vsebuje en zapis (record). Zapis za vsakega naročnika vsebuje 3 polja (fields):

Priimek in ime, Naslov in Telefonsko številko. Zapisi so po abecedi urejeni po imenu, zato pravimo, da je to polje ključ (key).

Priimek in ime Naslov Tel. številka

Androjna Klemen Dvoržakova 10, Maribor 02 5310-100

Bebler Jaka Slovenska 25, Ljubljana 01 4123-556

Dolenc Drago Mariborska 15, Celje 03 4111-977

Košir France Gozdna 7, Kranj 04 5125-133

Jakopič Rudi Jamova 23, Maribor 02 3367-171

„ Struktura tabele je:

Telefonski imenik

Key Field Name Data Type Field Size

* Priimek in ime Text 40

Naslov Text 80

Tel. številka Text 11

„ Slabosti zgornjega koncepta so:

„ težko je urediti udeležence po krajih,

„ če želimo podatke uporabiti za izpis nalepk za dopise, moramo zamenjati ime in priimek, poštno številko (tega podatka sedaj ni) in kraj pa moramo

Priimek in ime Naslov Tel. številka

Androjna Klemen Dvoržakova 10, Maribor 02 5310-100

Bebler Jaka Slovenska 25, Ljubljana 01 4123-556

Dolenc Drago Mariborska 15, Celje 03 4111-977

Košir France Gozdna 7, Kranj 04 5125-133

JakopičRudi Jamova 23, Maribor 02 3367-171

Izboljšani telefonski imenik

„ Uporabimo več polj:

Priimek Ime Ulica Poštna številka

Androjna 1000

1000 3000 4000 1000 Bebler

Dolenc Košir

Kraj Tel. številka

Jakopič

Dvoržakova 10 Slovenska 25 Mariborska 15 Gozdna 7 Jamova 23

Klemen Maribor 02 5310-100

Jaka Ljubljana 01 4123-556

Drago Celje 03 4111-977

France Kranj 04 5125-133

Rudi Maribor 02 3367-171

„ Sedaj je preprosto:

„ urediti udeležence po krajih,

„ izpisati nalepke za dopise

Uporaba podatkovne baze

„ Podatki so shranjeni v eni ali več tabelah.

„ Poleg shranjevanja informacij podatke tudi obdelujemo.

„ Če imamo v bazi seznam poslovnih strank, lahko npr:

„ Dobimo seznam vseh strank, ki v zadnjih 60 dneh niso kupile ničesar.

„ Stranke uredimo po poštnih številkah in v tem vrstnem redu natisnemo poštne nalepke.

„ Izdelamo enostaven zaslonski obrazec za vnos podatkov, ki ga lahko uporablja celo neizurjeno osebje.

Programi za podatkovne baze

„ Za delo s podatkovnimi bazami potrebujemo posebne programe.

„ Baza podatkov je ponavadi združena z orodji za izdelovanje samostojnih programov za vnos in obdelavo podatkov. Celotni paket lahko razdelimo na naslednje dele:

„ S tabelami in njihovimi povezavami definiramo, kje bodo shranjeni podatki in kako so medsebojno povezani.

„ S poizvedbami (querry) pridemo do podatkov, ki nas zanimajo in ki so lahko vsebovani v več različnih tabelah.

„ Obrazce (form) uporabljamo za vnos podatkov.

„ Poročila (report) uporabljamo za izpis različnih poročil.

„ Tudi preglednico lahko obravnavamo kot bazo podatkov, vendar gre tu le za eno tabelo, pri bazah podatkov pa imamo to možnost, da uporabljamo več kot eno tabelo in s tem bolje organiziramo podatke.

Vrste podatkovnih baz

„ Preproste baze z eno tabelo:

„ Microsoft Excel, ...

„ Relacijske podatkovne baze, kjer program omogoča tudi pisanje programov za generiranje obrazcev in poročil:

„ Microsoft Access, Borland Paradox, Lotus Approach, ...

„ Baze tipa klient-strežnik (client-server):

„ Microsoft SQL Server, Oracle SQL Server, IBM DB2, ...

„ Tu strežnik skrbi za podatke, klient pa vsebuje program, ki strežniku pošilja zahteve za podatki, ponavadi za to uporablja jezik SQL (standard query language). Sam klient je lahko napisan v C++, Visual Basic, Delphi, Javi, ...

„ To pride v poštev za resne aplikacije, saj je klientov lahko več, SQL strežnik pa teče neodvisno od klientov, zato morebitne težave s programi na podatke ne vplivajo.

Relacijske baze podatkov

„ Pri relacijski bazi podatkov lahko podatke shranjujemo v več kot eni tabeli, podatki pa so medsebojno lahko povezani z relacijami.

„ Za primer vzemimo naslednjo bazo rabljenih avtomobilov:

Prodajalci ID Prodajalec Naziv

Naslov Kraj Telefon Email WWW

Modeli ID Model Naziv Moč KM Hitrost Prtljažnik Dolžina Poraba Pospešek Avtomobili

ID Model ID Prodajalec Letnik

Prevoženih KM Cena

Dodatna oprema Barva

Primarni ključ

„ Primarni ključ je polje (ali več polj), katerega podatki enolično označujejo vsak zapis v tabeli.

„ Primarni ključ sicer ni obvezen, ga pa potrebujemo pri povezovanju tabel, ko se iz ene tabele sklicujemo na nek zapis v drugi tabeli.

„ Ponavadi za primarni ključ izberemo polje tipa AutoNumber, kjer program sam poskrbi za to, da bo primarni ključ enoličen.

Povezovanje tabel

„ Tabele, ki jih imamo v bazi podatkov, lahko uporabljamo vsako zase, še veliko uporabnejše pa postanejo, ko jih povežemo.

„ Povezava (referenca) med tabelama je povezava med poljema (ali ustreznim številom polj na eni in drugi strani) dveh tabel, ki vsebujeta podatek, skupen obema tabelama. Ponavadi podatek iz ene tabele vežemo s primarnim ključem v drugi tabeli.

„ Obstajajo tri vrste povezav med tabelami:

„ Ena proti več: v prvi tabeli se podatek lahko pojavi le enkrat, v drugi pa poljubno mnogokrat. To povezavo imenujemo tudi master-detail.

„ Več proti več: v obeh tabelah se podatek lahko pojavi poljubno mnogokrat.

„ Ena proti ena: v obeh tabelah se podatek lahko pojavi le enkrat.

Prodajalci ID Prodajalec Naziv

...

Modeli ID Model Naziv ...

Avtomobili ID Model ID Prodajalec Letnik

Master Detail Master

Referenčna integriteta

„ Sama povezava še ne preprečuje, da ne bi mogli v tabelo vstaviti reference, ki je v glavni tabeli ni. To lahko dosežemo z referenčno integriteto, ki varuje povezane podatke pred nehotenim spreminjanjem ali brisanjem.

„ Pri referenčni integriteti tako ni možno vstaviti zapisa z referenco, ki je ni v glavni tabeli (lahko pa pustimo polje prazno, če je to dovoljeno).

„ Prav tako ni možno zapisa odstraniti iz glavne tabele, če ne odstranimo prej tudi vse zapise v povezanih tabelah, ki se nanašajo nanj.

„ Odpravljanje težav lahko tudi avtomatiziramo:

„ Cascade Update Related Fields: ob spremembi primarnega ključa program sam popravi vse reference na ta zapis v povezanih tabelah.

„ Cascade Delete Related Records: pri brisanju zapisa iz glavne tabele program odstrani vse zapise v povezanih tabelah, ki se nanašajo nanj.

Razvoj podatkovne baze

Najpomembnejša je konstrukcija baze!

„ Pred začetkom je najbolje s papirjem in svinčnikom narediti načrt baze.

„ Izogniti se je potrebno podvajanju podatkov, premisliti, kam shraniti vse podatke in kako jih obdelati.

„ Če je načrt zanič, je najbolje čim prej začeti še enkrat od začetka in ne poskušati za silo zakrpati bazo.

„ Razmisliti je potrebno o vseh možnih statistikah, ki bi jih kdo želel dobiti iz podatkov, o različnih poročilih in raznih dodatnih podatkih, ki bi jih lahko še uporabljali.

Kazalo

Access - vnos in pregled podatkov Access - priprava baze

Microsoft Access

Primer načrtovanja podatkovne baze Osnove podatkovnih baz

Access - filtri

Zgled načrtovanja baze

„ Denimo, da bi radi razvili bazo, v kateri bi bili vsi dijaki, ki obiskujejo krožke na šoli in njihovi krožki.

„ Podatki, ki bi jih radi imeli v bazi so:

„ ime dijaka,

„ letnica rojstva,

„ razred,

„ razrednik,

„ krožek, ki ga obiskuje,

„ vodja krožka,

„ letna članarira.

Ena tabela

„ Najprej se nam pojavi ideja, da bi lahko vse stlačili v eno tabelo. Ker lahko en dijak obiskuje več kot en krožek, bomo predpostavili, da nihče ne obiskuje več kot dva krožka.

„ Struktura tabele je: Dijak, Letnik, Krožek1, Vodja1, Cena1, Krožek2, Vodja2, Cena2.

Dijak Letnik Krožek1 Vodja1 Cena1 Krožek2 Vodja2 Cena2 Janez Novak 1990 Tenis Marko Kos 2000 Plavanje Tadej Murn 2000 Barbara Deu 1991 Košarka Jasna Cevc 1000

Miha Mavec 1990 Tenis Marko Kos 2000 Košarka Klemen Bernik 1500 Žan Klopec 1991 Plavanje Tadej Murn 2000

Janez Novak 1990 Tenis Marko Kos 2000

Preverimo ustreznost rešitve

„ Razmislimo, kakšne podatke potrebujemo. Ali lahko računalnik preprosto:

„ Ugotovi, kateri učenci obiskujejo plavalni krožek?

„ Ugotovi, kdo je vodja plavalnega krožka?

„ Analizirajmo podatke:

„ V tabeli imamo dva Janeza Novaka. Ali je to pomota ali sta res dva?

„ Nič nam ne preprečuje, da ne bi pri krožku zapisali različni vodji ali različni ceni. Ali je cena za plavanje 2000 ali 1500?

„ Kaj če se eden izmed dijakov odloči, da ima dovolj časa za obiskovanje treh aktivnosti?

Dijak Letnik Krožek1 Vodja1 Cena1 Krožek2 Vodja2 Cena2 Janez Novak 1990 Tenis Marko Kos 2000 Plavanje Tadej Murn 2000 Barbara Deu 1991 Košarka Jasna Cevc 1000

Miha Mavec 1990 Tenis Marko Kos 2000 Košarka Klemen Bernik 1500 Žan Klopec 1991 Plavanje Tadej Murn 1500

Janez Novak 1990 Tenis Marko Kos 2000

Popravljen načrt baze

„ Da se izognemo podvojenim dijakom, damo vsakemu dijaku svojo enolično identifikacijsko številko in bazo ločimo na tabelo dijakov in tabelo aktivnosti.

Dijak Krožek1 Vodja1 Cena1 Krožek2 Vodja2 Cena2 084 Tenis Marko Kos 2000 Plavanje Tadej Murn 2000 100 Košarka Jasna Cevc 1000

117 Tenis Marko Kos 2000 Košarka Klemen Bernik 1500 123 Plavanje Tadej Murn 1500

ID Dijak Letnik 084

100 117 123 167

Janez Novak 1990 Barbara Deu 1991 Miha Mavec 1990 Žan Klopec 1991 Janez Novak 1990

Popravljen načrt baze še ni idealen

„ Neizkoriščen prostor

„ Nekateri dijaki hodijo le na en krožek, zato je prostor za drugi krožek neizkoriščen.

„ Odvečno delo

„ Če se cena tenisa poveča, moramo v vsakem zapisu, ki vsebuje tenis, popraviti ceno.

„ Podvojeni podatki

„ Če se 50 dijakov odloči za plavanje, moramo vsakič vtipkati krožek, vodjo in ceno.

„ Ali je cena za plavanje 1500 ali 2000 SIT?

„ Težavne poizvedbe

„ Če želimo poiskati vse dijake, ki hodijo na plavanje, moramo pogledati dva stolpca.

„ Kako ugotovimo pravilno ceno plavanja?

Dijak Krožek1 Vodja1 Cena1 Krožek2 Vodja2 Cena2 084 Tenis Marko Kos 2000 Plavanje Tadej Murn 2000 100 Košarka Jasna Cevc 1000

117 Tenis Marko Kos 2000 Košarka Klemen Bernik 1500 123 Plavanje Tadej Murn 1500

167 Tenis Marko Kos 2000

V tretje gre rado

„ Tudi aktivnosti damo v svojo tabelo.

ID Dijak Letnik 084

100 117 123 167

Janez Novak 1990 Barbara Deu 1991 Miha Mavec 1990 Žan Klopec 1991 Janez Novak 1990

Dijak Krožek

084 1

084 3

117 4

100 2

117 1

123 3

ID Krožek Vodja Cena

1 Tenis Marko Kos 2000

2 Košarka Jasna Cevc 1000 3 Plavanje Tadej Murn 2000 4 Košarka Klemen Bernik 1500

„ Podvojenih podatkov ni več.

„ Ceno krožka lahko popravimo le na enem mestu.

„ Lahko dodamo podatke o novem krožku, čeprav ga še nihče ne

Še nekaj malenkosti

„ Poleg baze krožkov potrebujemo na šoli tudi druge podatke: seznam razredov, ocene, izostanki, itd.

„ Za vse potrebe potrebujemo le eno tabelo dijakov, ki mora vsebovati še ostale podatke: datum rojstva, naslov, ..., ime pa je zaradi urejanja razdeljeno na ime in priimek.

„ Nekaj napotkov:

„ Sestavljena polja ločimo na posamezna polja (npr. ime in priimek).

„ Tabeli dodamo ključ, ki enolično določa zapis (npr. ID ali pa ključ sestavimo iz toliko polj, da je to enolično)

„ Znebimo se ponavljajočih se polj (npr. Krožek1, Krožek2, ...).

„ Znebimo se ponavljajočih se podatkov. Namesto tega damo podatek, ki se ponavlja, v svojo tabelo, nato pa tabeli povežemo.

„ Naj nam ne bo škoda časa za načrtovanje baze, saj je bazo, ko je program že skoraj narejen, težko drastično spreminjati.

Kazalo

Access - vnos in pregled podatkov Access - priprava baze

Microsoft Access

Primer načrtovanja podatkovne baze Osnove podatkovnih baz

Access - filtri

Microsoft Access 2000

„ Omenjena teorija podatkovnih baz velja za vse podatkovne baze. Ker so programi za delo z bazami dokaj podobni, ni težko začeti uporabljati drug program, ko poznamo enega.

„ V nadaljevanju si bomo kot primer podatkovnih baz pogledali program Microsoft Access 2000.

„ Glavne značilnosti programa so:

„ V samem programu lahko definiramo tabele, povezave in vnašamo podatke.

„ Definiramo lahko poizvedbe s katerimi pridemo do raznih podatkov ali pa spreminjamo njihovo vrednost.

„ S pomočjo vgrajenih čarovnikov lahko naredimo preproste obrazce in poročila (programiranje ni potrebno).

„ Zapletenejše programe lahko sestavimo s programiranjem v jeziku Visual Basic for Applications, ki je skupni za celotni Microsoft Office.

„ Sestavimo lahko tudi internetne strani, preko katerih lahko pregledujemo in spreminjamo podatke.

Zagon programa

„ Ob zagonu programa se pojavi okno z izbiro baze podatkov:

„ Ustvari novo datoteko: Narediti želimo novo bazo podatkov.

„ Odpri: Odpremo že obstoječo bazo podatkov.

„ Access bazo podatkov (tako podatke, kot tudi pripadajoče poizvedbe, obrazce in poročila) shrani v eni datoteki s končnico mdb.

„ Edina izjema so obrazci za urejanje podatkov preko interneta, ki jih shrani kot HTM dokumente.

Ustvari novo datoteko

„ Odpre se novo okno :

„ Prazna zbirka podatkov: začnemo z prazno datoteko. Najprej moramo določiti ime datoteke in jo shraniti na disk.

„ Prazna stran za dostop do podatkov: Določimo podatke, ki bi jih želeli uporabiti na prazni strani.

„ Projekt z obstoječimi podatki: Za nov projekt izberemo obstoječe podatke.

„ Projekt z novimi podatki: Za nov projekt uporabimo nove podatke.

„ Iz obstoječe datotek: Za novo datoteko uporabimo obstoječo datoteko.

„ Access bazo podatkov (tako podatke, kot tudi pripadajoče poizvedbe, obrazce in poročila) shrani v eni datoteki s končnico mdb.

„ Edina izjema so obrazci za urejanje podatkov preko interneta, ki jih shrani kot HTM dokumente.

Glavno okno

„ Ko odpremo bazo podatkov oz.

določimo datoteko za novo bazo, se pojavi okno, kjer lahko izbiramo med gradniki. Na voljo so po vrsti:

„ tabele (tables),

„ poizvedbe (queries),

„ obrazce (forms),

„ poročila (reports),

„ internetni obrazci (pages),

„ makroji (macros),

„ moduli (modules).

Kazalo

Access - vnos in pregled podatkov Access - priprava baze

Microsoft Access

Primer načrtovanja podatkovne baze Osnove podatkovnih baz

Access - filtri

Nova tabela

„ Pogled podatkovnega lista. Odpre novo tabelo v obliki preglednice, kamor vnašamo podatke. Posamezna polja lahko preimenujemo z dvojnim klikom na njegovo ime. Odvečne prazne stolpce in vrstice bo program na koncu odstranil, iz tipov vnešenih podatkov pa bo poskusil uganiti tipe posameznih polj. Že obstoječo tabelo odpremo v tem načinu z ukazom Open na kartici Tables.

„ Pogled načrta. V tem načinu določimo imena in lastnosti posameznih polj tabele, podatke pa vstavljamo kasneje v načinu Datasheet View. Lastnosti polj lahko nastavimo veliko bolj natančno, kot bi jih program sam določil iz vnešenih podatkov. Lastnosti posameznih polj lahko spreminjamo tudi že obstoječi tabeli, tako da jo odpremo z ukazom Design na kartici Tables.

„ Čarovnik za tabele. Tabelo izdelamo s pomočjo čarovnika.

„ Uvoz tabele. Tabela bo kopija druge tabele iz iste (ali druge) baze podatkov.

„ Povezava s tabelo. Tabela bo v bistvu le povezava do tabele iz druge (ali iste) baze podatkov. Na ta način lahko iste tabele uporabljamo v več bazah podatkov.

Za novo tabelo izberemo gumb Novo, nato pa, v oknu ki se pojavi, enega izmed naslednjih načinov:

Design View za urejanje tabele

„ V načinu design za vsako polje določimo njegovo ime, tip podatka in njegove lastnosti. Nastavimo lahko tudi osnovne vrednosti, izmed katerih lahko izbiramo vrednost polja, če gre za takšno polje. Če pa gre za povezavo z drugo tabelo, lahko določimo, kaj naj se prikazuje na mestu reference.

Glavne lastnosti polja

„ Ime polja (Field Name) ima lahko maksimalno 64 znakov.

„ Tip polja (Data Type) je lahko:

„ Besedilo: kratko besedilo (do 255 znakov)

„ Zapisek: daljše besedilo

„ Število: število

„ Datum/Čas: čas in datum

„ Valuta: denarni znesek

„ Samoštevilo: avtomatično enolično določeno število

„ Da/Ne: logična vrednost

„ OLE predmet: predmet iz drugega programa, npr. slika, preglednica, ...

„ Hyperpovezava: spletna povezava

„ Čarovnik za iskanje: to je čarovnik za določanje vnosa podatkov v izbrano polje, kadar ima polje le končno mnogo vrednosti, ki jih določimo ali sami ali pa so to vse vrednosti izbranega stolpca v izbrani tabeli.

„ V opis (Description) lahko shranimo opis polja, ki se potem izpisuje v obrazcih za vnos podatkov.

Velikost polja

„ Bjt: 8-bitno celo število

„ Celo število: 16-bitno celo število

„ Dolgo celo število: 32-bitno celo število

„ Enojno: realno število v enojni natančnosti.

„ Dvojno: realno število v dvojni natančnosti.

„ ID replikacije : 128-bitno celo število. To pride v poštev pri polju Samoštevilo (ki je lahko tipa Dolgo celo število ali ID replikacije) oz.

polju, ki je referenca na polje tipa samoštevilo.

„ Decimalno: Z dodatnima parametroma Točnost in Decimalna mesta določimo število vseh cifer in število decimalk.

Spodaj lahko nastavimo še dodatne možnosti. V Splošno imamo:

Velikost polja: velikost polja. Pride v poštev pri poljih tipa Besedilo (število znakov), Število in Samoštevilo, kjer so možnosti:

Dodatne lastnosti polja

„ Nove vrednosti: način določanja novih vrednosti (za polje Samoštevilo)

„ Oblika: način izpisa podatkov

„ Decimalna mesta: število decimalnih mest pri izpisu števil

„ Vnosna maska: vnosna maska

„ Naslov: naslov polja (za prikaz v obrazcu)

„ Prevzeta vrednost: privzeta vrednost

„ Veljavnostno pravilo: pravilo, ki opisuje dovoljene vrednosti

„ Veljavnostno besedilo: besedilo, ki se pokaže v primeru nedovoljene vrednosti

„ Zahtevano: ali je polje obvezno ali ga lahko pustimo praznega

„ Dovoli ničelno dolžino: ali lahko vnesemo prazno besedilo

„ Indeksirano: ali naj se indeksira po tem polju

„ Dodatne lastnosti, ki so na voljo, so odvisne od tipa polja, zato vse niso na voljo za vse tipe.

Vrsta vnosnega polja

Pri nekaterih tipih podatkov lahko na kartici Iskanje izberemo Kontrolnik prikaza (Display Control). Na izbiro imamo:

„ Potrditveno polje: potrditveni gumb za logične vrednosti

„ Polje z besedilom: polje za vnos besedila

„ Polje s seznamom: seznam za izbiranje, kjer moramo nujno izbrati iz seznama

„ Kombinirano polje: seznam za izbiranje, kjer lahko vnesem tudi vrednost, ki je ni na seznamu

Nastavitve seznama za izbiranje

„ Vrsta vira vrstic: izvor vrednosti, med katerimi lahko izbiramo:

„ Tabela/Poizvedba: iz druge tabele ali poizvedbe

„ Seznam vrednosti: predpišemo jih sami

„ Seznam polj: imena polj

„ Vir vrstic: določimo poizvedbo (v obliki stavka SQL ali preko čarovnika) ali naštejemo možna vrednosti

„ Seznam za izbiranje je lahko sestavljen iz več stolpcev:

„ Vezan stolpec: indeks stolpca iz katerega vzamemo vrednost za polje

„ Štetje stolpcev: število vseh stolpcev

„ Glave stolpcev: imena stolpcev (da ali ne)

„ Širine stolpcev: širine stolpcev

„ Za Kombinirano polje imamo še:

„ Vrstice seznama: koliko vrednosti iz seznama se naenkrat pojavi na zaslonu

„ Širina seznama: širina seznama

„ Omeji na seznam: ali mora vrednost biti nujno iz seznama (da ali ne)

Primarni ključ

„ Primarni ključ (primary key) je polje ali več polj, katerega podatki enolično določajo vsak zapis v tabeli.

„ Primarni ključ ni obvezen, ga pa potrebujemo pri povezovanju tabel.

„ Definiramo ga tako, da označimo eno ali več polj in izberemo meni Urejanje/Primarni ključ.

„ Pri zapiranju nove tabele program pogleda, če imamo primarni ključ in če ga ni, predlaga, da doda novo polje tipa Auto Number za primarni ključ.

„ Polja, ki sestavljajo primarni ključ, so označena na levi strani z znakom

Povezovanje tabel

„ Vsaka tabela se v oknu pokaže v obliki manjšega okna, v katerem je seznam njenih polj, primarni ključ pa je izpisan krepko.

„ Povezavo vrste ena proti več naredimo tako, da polje tabele na strani ena z miško povlečemo na ustrezno polje tabele na strani več.

„ Pojavi se novo okno Urejanje relacij, v katerem lahko določimo še ostale lastnosti povezave in jo nato z ukazom Ustvari tudi dokončno naredimo.

„ Povezava se prikaže kot tanka črta med poljema, ki ju povezuje.

Povezave med tabelami urejamo v posebnem oknu, ki ga odpremo v menuju Orodja/Relacije.

Ko okno prvič odpremo, moramo izbrati tabele, med katerimi bodo povezave, pozneje pa jih lahko dodamo z Relacije/Pokaži tabele.

Referenčna integriteta

„ V oknu za lastnosti povezave lahko izberemo vrsto stika (Join Type).

„ Če izberemo Vzpostavi referenčno integriteto, bo program skrbel za referenčno integriteto povezanih podatkov. V tem primeru ni možno vstaviti zapisa z referenco, ki je ni v glavni tabeli in ni možno odstraniti zapisa iz glavne tabele, če ne odstranimo prej tudi vse povezane zapise v drugih tabelah, razen pri izbiri:

„ Kaskadno posodabljanje polj v relaciji: ob spremembi primarnega ključa program sam popravi vse reference na ta zapis v povezanih tabelah.

„ Kaskadno brisanje polj v relaciji: pri brisanju zapisa iz glavne tabele program odstrani vse zapise v povezanih tabelah, ki se nanašajo nanj.

Kazalo

Access - vnos in pregled podatkov Access - priprava baze

Microsoft Access

Primer načrtovanja podatkovne baze Osnove podatkovnih baz

Access - filtri

Vnos podatkov

„ Osnovni način vnosa podatkov v tabelo je v obliki preglednice (Pogled podatkovnega lista).

„ Med zapisi se lahko sprehajamo tudi v statusni vrstici, kjer se lahko premaknemo na izbrani zapis ali uporabimo gumbe za premik na začetek, konec seznama, predhodnji zapis, naslednji zapis ali na naslednji novi zapis.

„ Zapis na katerem trenutno smo, je na levi označen s trikotnikom.

„ Če smo na koncu tabele, lahko vnesemo nov zapis.

„ Znaki + se pojavijo, kadar smo v glavni tabeli, ki je povezana z drugo tabelo. Če pritisnemo na +, se pojavijo povezani zapisi iz druge tabele.

Vnos podatkov

„ Zapis označimo tako, da kliknemo na kvadratek pred zapisom.

„ Polja zapisa popravljamo tako, da kliknemo vanje in popravimo vrednost.

„ Ko imamo zapis označen, ga lahko zbrišemo (Urejanje/Zbriši) ali pa kopiramo (Urejanje/Kopiraj, Vstavljanje/Nov zapis, Urejanje/Prilepi) v nov zapis (to je koristno, če je veliko podatkov enakih, saj nam jih ni potrebno dvakrat vnašati).

Urejanje podatkov

„ Zapise v tabeli lahko uredimo po poljubnem stolpcu.

„ Najprej označimo stolpec, po katerem želimo urediti podatke (kliknem na ime stolpca) in nato izberemo Zapisi/Razvrsti. Vrstni red je lahko naraščajoč (ascending) ali padajoč (descending).

„ Sama ureditev zapisov na zaslonu ne vpliva na ureditev v tabeli v bazi.

„ Pri večjih tabelah bo urejanje hitrejše, če je stolpcev, po katerem urejamo, indeksiran.

Iskanje podatkov

„ Ko je tabela odprta v obliki preglednice, lahko z izbiro Urejanje/Najdi… iščemo zapise podobno kot pri ostalih Okenskih programih.

„ Najdi: besedilo, ki ga iščemo.

„ Išči v: ali iščemo po trenutno označenem polju ali pa po vseh poljih.

„ Ujemanje: Možna ujemanja so:

„ Kateri koli del polja: iskano besedilo je lahko kjerkoli v polju,

„ Celotno polje: iskano besedilo se mora točno ujemati z vsebino polja,

„ Začetek polja: vsebina polja se začne z iskanim besedilom.

Zamenjava podatkov

„ Podobno kot iskanje podatkov poteka tudi zamenjava besedila z novim besedilom.

„ Zamenjaj z: besedilo, ki zamenja iskano besedilo.

Kazalo

Access - vnos in pregled podatkov Access - priprava baze

Microsoft Access

Primer načrtovanja podatkovne baze Osnove podatkovnih baz

Access - filtri

Filtri

„ Filtre uporabljamo, kadar želimo na zaslonu v preglednici videti le tiste zapise, ki ustrezajo danemu kriteriju.

„ Za zapletenejše kriterije uporabljamo poizvedbe, pri enostavnejših pa si lahko pomagamo s filtri.

„ Najenostavnejši filter je po označenem polju (Filtriranje z izborom), kjer pridejo v poštev tisti zapisi, ki imajo vrednost polja enako vrednosti označenega polja.

„ Dobimo lahko tudi tiste zapise (Filtriraj izključujoč izbor), ki imajo različno vrednost polja od vrednosti označenega polja.

„ Če želimo narediti filter po več kot enem polju, uporabimo filter preko obrazca (Filter po obrazcu).

Zapisi z enako vrednostjo v označenem polju

„ Označimo polje in izberemo Zapisi/Filter/Filtriraj z izborom.

„ Pokaže se samo tisti del tabele, kjer imajo zapisi enako vrednost označenega polja.

Zapisi z drugo vrednostjo v označenem polju

„ Označimo polje in izberemo Zapisi/Filter/Filtriraj izključujoč nabor

„ Pokaže se samo tisti del tabele, kjer imajo zapisi drugačno vrednost označenega polja.

Zapletenejši filtri

„ Z izbiro Zapisi/Filter/Filter po obrazcu lahko naredimo filter po več kot enem polju.

„ V vsako polje vpišemo iskano vrednost ali pa ga pustimo praznega.

„ Uporabljamo lahko tudi operatorje za primerjavo >,<,=,<=,>= in <>.

„ Več različnih kriterijev lahko združimo v kriterij, ki je izpolnjen, kadar zapis ustreza vsaj enemu izmed kriterijev.

„ Ni možno poiskati zapisa, ki bi ustrezal več kriterijem hkrati. Če želimo npr. poiskati vse zapise, ki imajo vrednost polja med dvema danima vrednostima, moramo uporabiti poizvedbo.