Univerza v Ljubljani
KLASIFIKACIJSKI NAČRT ZA RAZVRŠČANJE DOKUMENTACIJE PO VSEBINI Z ROKI HRANJENJA UNIVERZE V LJUBLJANI
V klasifikacijski načrt je vključeno celotno dokumentarno gradivo oziroma dokumentacija, ki nastaja pri poslovanju Univerze v Ljubljani (rektorata univerze in njenih članic), kar pomeni splošno-organizacijska, kadrovska, finančna, računovodska, komercialna, investicijska in druga splošna dokumentacija, vključno s specifično izobraževalno, umetniško, znanstveno raziskovalno ter razvojno dokumentacijo v papirni, analogni ali digitalni obliki. V skladu s terminologijo Uredbe o upravnem poslovanju to pomeni vse evidenčno in specifično gradivo univerze!
Klasifikacijski načrt za razvrščanje dokumentacije po vsebini je srce vsakega informacijskega sistema, ker daje strukturo sistemu, določa vsebine, omogoča določanje rokov hranjenja, ter skupaj z ostalimi metapodatki dostop do gradiva!
Načrt vsebuje celotno dokumentarno gradivo zaradi postopnega prehajanja na elektronsko upravljanje z dokumentacijo ter elektronsko hrambo gradiva v digitalni obliki v skladu z mednarodnim standardom ISO 15489 – Records management, priporočilom Evropske komisije Moreq 2 (Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov) ter slovenskimi arhivskimi predpisi: Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006), Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva – UVDAGA (Uradni list RS, št. 86/2006), Enotnimi tehnološkimi zahtevami za hrambo elektronskega gradiva v digitalni obliki - ETZ, verzija 2.0 in Pravilnikom o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009), ki zahtevajo klasificiranje celotne dokumentacije.
Klasifikacijski načrt se bo v glavnih pisarnah ter drugih notranjih organizacijskih enotah rektorata in njenih članic uporabljal za sprotno klasificiranje pri evidentiranju zadev in dokumentov v računalniško vodeno evidenco zadev in dokumentov v skladu z 120. in 125.
členom Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08 in 35/09) ter Pravilnikom o upravljanju dokumentarnega gradiva na univerzi v Ljubljani. Ostala specifična poslovna in strokovna dokumentacija rektorata in njenih članic se bo klasificirala najkasneje ob zajemu in pretvorbi (skeniranju) v digitalno obliko oziroma pri e-hrambi v digitalni obliki, kar bodo opravile posamezne notranje organizacijske enote rektorata in članic ali zunanji ponudniki e-hrambe!
Predlog klasifikacijskega načrta ne sloni na predpisanem okvirnem klasifikacijskem načrtu, ker univerza v skladu z Zakonom o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 119/2006), aktom o ustanovitvi in statutom opravlja pretežno izobraževalne in znanstvenoraziskovalne naloge.
Rektorat univerze ali posamezne članice univerze lahko za klasificiranje posameznih vsebin same izberejo nivo klasificiranja, po potrebi pa obstoječi klasifikacijski načrt na zadnjem nivoju še podrobneje razčlenijo, vendar ne več kot do petega nivoja!
Obstoječih klasifikacijskih znakov in opisov vsebin se ne sme spreminjati, lahko se le dodatno razčlenjujejo na četrtem in petem nivoju!
Glavne skupine klasifikacijskega načrta:
0 ORGANIZACIJA IN POSLOVANJE UNIVERZE 1 KADRI IN DELOVNA RAZMERJA
2 FINANCE IN RAČUNOVODSTVO
3 INVESTICIJE, VZDRŽEVANJE IN UPRAVLJANJE PREMOŽENJA 4 KOMERCIALNE STORITVE
5 INFORMACIJSKE IN TEHNIČNE STORITVE 6 IZOBRAŽEVALNA DEJAVNOST
7 ŠTUDIJSKE IN ŠTUDENTSKE ZADEVE
8 ZNANSTVENO-RAZISKOVALNA, RAZVOJNA IN UMETNIŠKA DEJAVNOST 9 OSTALE ZADEVE
Razčlenitev klasifikacijskega načrta na podskupine:
0 ORGANIZACIJA IN POSLOVANJE UNIVERZE
00 Splošno o organizaciji univerze in posameznih članic 01 Predpisi in splošni akti
02 Volitve, izvolitve, imenovanja, referendumi 03 Seje, sestanki organov upravljanja
04 Notranja organizacija in poslovanje univerze in članic 05 Načrti, strategije, poročila, analize, statistika
06 Nadzor in inšpekcija 07 Pravne zadeve
08 Informiranje, založništvo in dokumentacijska dejavnost
09 Protokol, promocije, podelitve diplom, nagrade in priznanja univerze
1 KADRI IN DELOVNA RAZMERJA 10 Splošne kadrovske zadeve in evidence
11 Razpisi delovnih mest, razporeditve, napredovanja
12 Izobraževanje in usposabljanje zaposlenih na univerzi in članicah (štipendisti, pripravniki, mladi raziskovalci, specializanti, praktikanti, strokovni izpiti) 13 Delovni čas, odsotnosti, dopusti, službena potovanja
14 Plače in drugi prejemki
15 Kazenska, disciplinska in materialna odgovornost 16 Varstvo pri delu, zdravstveno varstvo
17 Stanovanjske zadeve in družbeni standard 18 Sociala, kultura, šport
19 Druge kadrovske zadeve
2 FINANCE IN RAČUNOVODSTVO
20 Finančno poslovanje in računovodstvo - splošno 21 Poslovne knjige
22 Pomožne poslovne knjige 23 Knjigovodske listine 24 Osnovna sredstva 25 Inventura
26 Obračun plač, nadur, dežurstev in drugih prejemkov
3 INVESTICIJE, VZDRŽEVANJE IN UPRAVLJANJE PREMOŽENJA
30 Investicije
31 Izvajanje investicij – gradnje
32 Investicijsko in tekoče vzdrževanje osnovnih sredstev 33 Stanovanja
34 Zavarovanje premoženja
35 Varnost objektov, naprav, informacijskih virov in delavcev
4 KOMERCIALNE STORITVE 40 Nabava
41 Prodaja 42 Trženje 43 Skladiščenje
5 INFORMACIJSKE IN TEHNIČNE STORITVE 50 Informacijski sistem in infrastruktura
51 Tehnično vzdrževanje
52 Čiščenje objektov, prostorov, strojev in opreme ter oddaja odpadkov 53 Transport
54 Preskrba, prehrana
55 Recepcija oziroma vratarska služba
6 IZOBRAŽEVALNA DEJAVNOST 60 Splošno
61 Dosedanji študijski programi
62 »Bolonjski« študijski programi za pridobitev izobrazbe 63 Mednarodni programi študijskih izmenjav
64 Specialistični študijski programi 65 Študijski programi za izpopolnjevanje
66 Oblike izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja oz. študijskega procesa 67 Knjižnična dejavnost
68 Mednarodno sodelovanje na področju izobraževanja
7 ŠTUDIJSKE IN ŠTUDENTSKE ZADEVE 70 Študijske zadeve – splošno
71 Evidence in dokumentacija o študentih
72 Vpis, napredovanje v višji letnik prepis, izpis, izključitev študentov 73 Izpiti in druga preverjanja znanja
74 Izdajanje javnih listin in potrdil
75 Pravice in dolžnosti študentov, soglasja študentov, obvestila študentom 76 Druge študentske zadeve
8 ZNANSTVENO-RAZISKOVALNA, RAZVOJNA IN UMETNIŠKA DEJAVNOST
80 Znanstveno-raziskovalna, razvojna in umetniška dejavnost - splošno 81 Nacionalni raziskovalni programi
82 Raziskovalni in razvojni programi EU
83 Mednarodni raziskovalni in razvojni programi izven EU
84 Interni raziskovalni, izobraževalni in razvojni programi univerze oz. članice 85 Raziskovalni, izobraževalni in razvojni programi po naročilu tretjih oseb
javnega in zasebnega prava 86 Svetovalno delo
87 Umetniško delo
88 Intelektualna lastnina, inovacije, patenti 89 Raziskovalci
9 OSTALE ZADEVE
90 Konference, zborovanja, seminarji, posveti drugih
91 Povezovanje, sodelovanje in izmenjave z drugimi univerzami, visokimi šolami in drugimi inštitucijami
92 Strokovna društva
93 Študentske organizacije in domovi 94 Sindikati
95 Državni organi
96 Samoupravne lokalne skupnosti (pokrajine, občine, krajevne skupnosti) 97 Razno
Oznake rokov hranjenja:
A = arhivsko gradivo, ki ima trajni pomen za znanost in kulturo ali trajni pravni interes in se odbira ter izroča Arhivsko muzejski službi Univerze v Ljubljani, izvirno elektronsko arhivsko gradivo, pa se bo izročalo v E-arhiv univerze pri izbranem ponudniku e- hrambe.
T = trajno dokumentarno gradivo, ki ga morajo hraniti rektorat in članice univerze trajno oziroma do daljšega časovno opredeljenega roka, ker nima značaja arhivskega gradiva.
2, 5, 10 let in več = časovno opredeljeni roki hranjenja, ki jih določajo predpisi in potrebe poslovanja rektorata in posameznih članic univerze.
DV = dokler velja.
Klasifikacijski načrt z roki hranjenja
0 ORGANIZACIJA IN
POSLOVANJE UNIVERZE
Roki hranjenja
Arhivsko gradivo (predlog)
Opombe
00 Splošno o organizaciji
univerze in posameznih članic
000 Ustanovitev univerze A Ustanovitveni akti
001 Ustanovitev članice univerze (fakultete, akademije, druge visoke šole, zavodov pri članicah)
A
002 Vpis v sodni in poslovni register
A 003 Pridobitev, prenehanje rednega
ali pridruženega članstva univerze
A
004 Združitve, razdružitve, povezovanje z univerzami in drugimi inštitucijami, druge statusne spremembe
A
005 Sanacija, ukinitev, stečaj A
006 Simboli, grb, zastava, žigi, pečati, štampiljke, insignije
A Evidenca
Registracija simbolov
007 Pravno zastopanje T Podpisniki
008 Pooblastila T
01 Predpisi in splošni akti 010 Zakoni, uredbe, odloki in
pravilniki zakonodajnih in izvršilnih organov države in lokalnih skupnosti
T DV
Če se nanašajo na poslovanje univerze T, ostalo DV
Zakoni Državnega zbora, uredbe vlade, pravilniki ministrstev 011 Nacionalni program visokega
šolstva
A Tudi osnutki, pripombe, mnenja 012 Nacionalni raziskovalni in
razvojni program
A Tudi osnutki, pripombe, mnenja
013 Nacionalni program za kulturo A
014 Statut univerze A
015 Pravilniki in poslovniki univerze in njenih članic
A Vsi splošni in strokovni pravilniki in poslovniki (tudi pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest, pravilnik o napredovanju, pravilnik s področja finančnega poslovanja, varnosti, itd.)
016 Navodila, merila univerze in njenih članic
T Tudi strokovna
navodila in merila, merila za volitve visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in sodelavcev
017 Drugi splošni akti T
018 Kolektivne pogodbe T
019 Katalog zbirk osebnih podatkov
A
02 Volitve, izvolitve, imenovanja,
referendumi
020 Volitve v državni zbor,
predsednika države, poslancev v Evropski parlament
5
021 Volitve in razrešitve rektorjev 5 A Glasovnice, volilni imeniki 5
Razpisi, kandidatne liste, zapisniki, poročila, sklepi A 022 Volitve in razrešitve organov
univerze
5 A Glasovnice, volilni imeniki 5
Razpisi, kandidatne liste, zapisniki, poročila, sklepi A 023 Volitve in razrešitve organov
članice 5 A Glasovnice, volilni
imeniki 5
Razpisi, kandidatne liste, zapisniki, poročila, sklepi A 024 Izvolitev v nazive
visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in sodelavcev (habilitacija)
* T oz.
najmanj 100 let od
rojstva
Vloge, pritožbe, odvzemi naziva, javna predavanja, nastopi 0240 Izvolitev visokošolskih
učiteljev
*
02400 redni profesor *
02401 izredni profesor *
02402 docent *
02403 lektor *
02404 višji predavatelj *
02405 predavatelj *
0241 Izvolitev visokošolskih sodelavcev
*
02410 asistent *
02411 bibliotekar *
02412 strokovni svetnik *
02413 višji strokovni sodelavec *
02414 strokovni sodelavec *
02415 učitelj veščin *
0242 Izvolitev znanstvenih delavcev in raziskovalnih sodelavcev
*
02420 znanstveni svetnik *
02421 višji znanstveni sodelavec *
02422 znanstveni sodelavec *
02423 asistent - raziskovalec * 025 Imenovanja in razrešitve
dekanov
A 026 Imenovanja in razrešitve
prorektorjev, pomočnikov
A
rektorja, glavnega tajnika, pomočnikov glavnega tajnika 027 Imenovanja in razrešitve
prodekanov, tajnika članice
A
028 Referendumi 5
03 Seje, sestanki organov upravljanja
* Vabila, zapisniki sej, gradivo za seje, sklepi, poročila o izvajanju sklepov,
korespondenca
upravnih in strokovnih organov univerze ali članice!
Gradivo ene seje
predstavlja eno zadevo!
030 Senat univerze A *
031 Upravni odbor univerze A *
032 Študentski svet univerze A *
033 Komisije, odbori, kolegiji in delovne skupine rektorja, senata in upravnega odbora univerze
03300 Rektorjev kolegij A *
03301 Kolegij dekanov
03302 Komisija za dodiplomski študij
A *
03303 Komisija za magistrski študij
A *
03304 Komisija za doktorski študij
A *
03305 Komisija za raziskovalno in razvojno delo
A *
03306 Habilitacijska komisija A *
03307 Komisija za razvoj informacijskega sistema
A *
03308 Komisija za razvoj knjižničnega sistema
A *
03309 Komisija za
meduniverzitetno in mednarodno sodelovanje
A *
03310 Komisija za pritožbe študentov
A *
03311 Komisija za socialno- ekonomsko vprašanje študentov
A *
03312 Komisija za Prešernove nagrade študentom
A *
03313 Statutarna komisija A *
03314 Komisija za podeljevanje častnih nazivov in nagrad
A *
03315 Komisija za kakovost A *
03316 Komisija za podeljevanje priznanj pomembnih umetniških del
A *
03317 Komisija za inovacije A *
03318 Komisija za študente s posebnimi potrebami
A *
03319 Disciplinska komisija II.
stopnje za študente
A *
03320 Komisija za etična vprašanja
A *
03321 Sistemizacijska komisija A * Nova delovna mesta,
ukinitve delovnih mest, povečanje števila izvajalcev na delovnih mestih, vloge za spremembo delovnih mest, …
03322 Komisija za delovanje Knafljeve ustanove
A *
03323 Galerijsko umetniški svet A *
03324 Komisija za pritožbe pri izbiri (vpis)
A *
03325 Komisija za strategijo in evalvacijo
A *
03326 Komisija za obštudijske dejavnosti
A *
03327 Delovni sestanki s prodekani za študijske zadeve
A *
03328 Slovenska rektorska konferenca
A *
03329 Mednarodne rektorske konference
A *
03330 Druge komisije, odbori in delovna telesa rektorja, senata in upravnega odbora
A *
034 Senat članice univerze A *
035 Akademski zbor članice A *
036 Upravni odbor članice A *
037 Študentski svet članice A *
038 Komisije, odbori in delovna telesa dekana, senata in upravnega odbora članice:
0380 Kolegij dekana 0381 Komisija za študijske
zadeve
A *
0382 Komisija za raziskovalno in razvojno delo
A *
0383 Komisija za umetniško dejavnost
A *
0384 Druge komisije, odbori in delovna telesa
A *
039 Seje, sestanki drugih organov oblasti
0390 Državnega zbora RS 5 A ** A, če se gradivo
nanaša na univerzo oz.
članice
0391 Državnega sveta RS 5 A **
0332 Vlade RS 5 A **
0392 Svet za visoko šolstvo 5 A **
0393 Drugi sveti 5 A **
0394 Odbori in komisije 5 A **
04 Notranja organizacija in poslovanje univerze in članic 040 Organizacija in poslovanje
univerze:
0400 Notranja organizacija univerze
A Organizacija notranjih organizacijskih enot rektorata
0401 Notranja organizacija članice
A Organizacija oddelkov, kateder, inštitutov, klinik, laboratorijev, centrov, knjižnic in drugih notranjih organizacijskih enot dekanata
041 Kakovost univerze, študijskih programov, raziskovalnega in razvojnega dela, umetniškega ter strokovnega dela,
učinkovitost študija
A Tudi certifikat ISO 9001
Tudi samoevalvacija, merila za
samoocenjevanje, poročila, …
042 Poslovna odličnost A
043 Standardizacija A
044 Celostna podoba A Napisi, obrazci
dokumentov, vizitke,…
045 Obrazci in tiskovine DV
046 Upravljanje in arhiviranje dokumentarnega gradiva 0460 Pisarniško poslovanje in
arhiviranje - splošno
T 10
Navodila za pisarniško poslovanje in
arhiviranje T Ostalo 10
0461 Klasifikacijski načrt A
0462 Signirni načrt A
0463 Evidence gradiva A
0464 Skeniranje gradiva T Dokumentacija o
pretvorbi v digitalno obliko
0465 Hramba dokumentarnega gradiva v tekoči in stalni zbirki (arhivu rektorata ali članice)
T A Zapisniki o uničenem
gradivu,
Zapisniki o izročitvi arhivskega gradiva A Evidence o izposoji gradiva T
0466 Administrativno – tehnično poslovanje
5 Pisarniški material,
kopirni aparati, telefoni, druga pisarniška oprema,
0467 Sejni prostori 5 Tudi rezervacije
047 Arhivska in muzejska dejavnost univerze
0470 Organizacija in poslovanje Arhiva in muzeja Univerze v Ljubljani
A
0471 Evidence o arhivskem in muzejskem gradivu
A 0472 Prevzemanje arhivskega in
muzejskega gradiva
A
0473 Strokovna obdelava gradiva A
0474 Objave gradiva in drugih publikacij
A
0475 Prezentacije gradiva A Tudi razstave
0476 Materialno varstvo gradiva T A A pobude, predlogi spremembe
T ostalo 0477 Konservacija, restavracija,
mikrofilmanje, skeniranje
5 A A za gradivo UL
5 ostalo
0478 Uporaba gradiva T
048 Odnosi z javnostmi 0480 Novinarske (tiskovne)
konference
A 0481 Izjave in obvestila za
javnost
A Sporočila za medije in javnost
0482 Odgovori na vprašanja A
0483 Intervjuji A
0484 Predstavitveno gradivo A
0485 Informiranje notranje javnosti
5 0486 Akreditacija domačih in
tujih novinarjev
2 0487 Dostop do informacij
javnega značaja
T
0488 Mnenja, pohvale, kritike A
0489 Knjiga pripomb in pohval A
05 Načrti, strategije, poročila, analize, statistika
050 Projekti razvoja visokega šolstva, izobraževanja in raziskovanja v državi, na univerzi in posameznih članicah
A
051 Delovni načrti, strateški načrti 2 A Lastni letni, srednjeročni, dolgoročni delovni načrti, plani, strategije A
Načrti drugih pravnih oseb 2
052 Delovni načrti za krajše obdobje
5 053 Poročila in analize univerze in
članic za daljše časovno obdobje
2 A Lastna poslovna
poročila A Letna poročila in analize, tudi samoevalvacijsko poročilo A
Poročila drugih pravnih oseb 2
055 Poročila in analize za krajše časovno obdobje
5 Dnevna, tedenska,
mesečna ali trimesečna poročila,…
056 Statistika za daljše časovno obdobje
A Letna statistika 057 Statistika za krajše časovno
obdobje
5 Dnevna, tedenska,
mesečna, tromesečna…
058 Ankete, vprašalniki 5 A Končna obdelava,
poročilo A 06 Nadzor in inšpekcija
060 Notranji nadzor oziroma revizija
T 10
Dokumentacija, ki se nanaša na posamezno notranjo redno ali izredno revizijo in svetovanje
Končno revizorjevo poročilo T
Obvestilo o notranji reviziji, delovni program, delovno gradivo, poročila, analize, poročila o
spremljanju
napredovanja,... 10
061 Zunanji nadzor A Pristojnega ministrstva,
Računskega sodišča, revizijskih hiš,…
Tudi integriteta in protikorupcija
062 Inšpekcije A
063 Pritožbe A
07 Pravne zadeve
070 Premoženjsko – pravne zadeve A
071 Zemljiškoknjižne zadeve T Postopki za vpis
nepremičnin v zemljiško knjigo Izbrisi vknjižb zastavnih pravic 072 Kazenske, civilnopravne,
gospodarske in prekrškovne zadeve
T Tudi postopki pred
sodišči, upravnimi in drugimi pristojnimi organi
073 Mandatne tožbe, izvršilni predlogi
10 074 Pritožbe oz. zahteve za prvo
obravnavo kršitev
10
075 Priprava pogodb 5 Pogodbe se obvezno
uvrščajo v zadeve po vsebini!
076 Pravna mnenja T
077 Pravna pomoč 10
078 Ostale pravne zadeve 10
08 Informiranje, založništvo in dokumentacijska dejavnost 080 Spletna stran univerze ali
posameznih članic
A Oblika in vsebina 081 Komunikacija z uporabniki
spletne strani
T A po
izboru
Vprašanja in odgovori 082 Založništvo – izdajanje:
0820 Knjig (monografij) A
0821 Časopisov in revij in Internih glasil
A 0822 Plakatov, letakov in drugih
drobnih tiskov
A
0823 Jubilejnih publikacij A
0824 Videokaset, CD in drugih avdio-video zapisov
A
0825 Drugih publikacij A
0826 Poslovanje univerzitetne tiskarne
T
0827 Prevodi 10
0828 Lektoriranje 10
083 Članki, razprave, govori A
084 Fotografije in filmi objektov, dogodkov, izobraževalnega procesa, raziskovalnega dela, delavcev, študentov, proslav,…
A
085 Okrožnice in interna obvestila 5
086 Oglasna deska 2
09 Protokol, promocije, podelitve diplom, nagrade in priznanja univerze
090 Protokol A
091 Promocije doktorjev znanosti A
092 Priznanja pomembnih umetniških del
A
093 Podeljevanje diplom A
094 Nagrade in priznanja univerze A
0940 »Častni doktor Univerze v Ljubljani«
A 0941 »Častni senator Univerze v
Ljubljani«
A
0942 »Zaslužni profesor« A
0943 »Zlata plaketa Univerze v Ljubljani«
A 0944 »Zlata plaketa Pro
universitate labacensis«
A 0945 »Svečana listina mladim
visokošolskim učiteljem in sodelavcem«
A
0946 »Prešernova nagrada za študente«
A 0947 »Svečana listina za
študente«
A
0948 Rektorjeve nagrade A
0949 Druge nagrade in priznanja univerze
A 095 Posebna priznanja članic
univerze
A 096 Druga priznanja in nagrade za
izobraževalno in
znanstvenoraziskovalno delo
A
097 Slavnostne akademije in proslave univerze oz.
posameznih članic
A Tudi slavnostne seje senata, prireditve Sprejem brucov, …
1 KADRI IN DELOVNA
RAZMERJA
10 Splošne kadrovske zadeve in evidence
100 Kadrovske zadeve – splošno 10 Kadrovska
korespondenca – dopisi, navodila, obvestila
Sistemizacijski listi 101 Kadrovski plani in analize
potreb po delavcih
A 102 Kadrovska poročila, analize in
statistika
A 103 Kadrovske evidence, matične
knjige delavcev
A Tudi računalniške kadrovske evidence
104 Personalne mape delavcev * A po
izboru
* T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca
Pogodbe o zaposlitvi, kopije listin o
izobrazbi, nazivih in napredovanju, licence, napotitve na zdravniški pregled, …
105 Pokojninsko in invalidsko zavarovanje – prijave, odjave, spremembe
*
106 Kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje za javne
uslužbence – prijave, odjave
* Pogodbe, seznami, …
107 Zdravstveno zavarovanje *
108 Dopolnilno zdravstveno zavarovanje
* Pogodbe, seznami, ….
109 Kolektivno nezgodno zavarovanje
*
11 Razpisi delovnih mest, razporeditve, napredovanja 110 Razpisi in objave delovnih
mest
T 2
Razpisna dokumentacija, zapisniki komisije in sklepi T
Prijave neizbranih kandidatov 2 111 Zavod za zaposlovanje 5 Prijave potreb po
delavcih
112 Napredovanja *
113 Letni razgovori 5
114 Soglasja za delo izven zavoda * * * * T oziroma najmanj 50 let od nastanka
115 EU zaposlovanje T Zaposlovanje delavcev
iz EU
116 Zaposlovanje tujcev T Zaposlovanje delavcev izven EU
12 Izobraževanje in usposabljanje zaposlenih na univerzi in članicah (štipendisti, pripravniki, mladi
raziskovalci, specializanti, praktikanti, strokovni izpiti)
Urejanje statusa (razpisi, vloge z dokazili, pogodbe, odločbe, potrdila, dopisi…) Spremljanje strokovnega izpopolnjevanja in izobraževanja
zaposlenih na univerzi oz. članicah
120 Štipendisti 10 Lastni štipendisti, tuji
pod 716!
121 Delo dijakov in študentov preko študentskega servisa pri rektoratu in članicah
5
122 Obvezna delovna praksa 10
123 Pripravniki in mentorji 10
124 Mladi raziskovalci * *T oziroma najmanj
100 let od rojstva delavca
1240 Izbira mladih raziskovalcev (MR)
T Razpis, prijave na
razpis, sklepi, pritožbe na sklep
1241 Pogodbe o sofinanciranju MR 10
1242 Mentorji MR 10
125 Specializanti *
126 Izobraževanje zaposlenih ob delu in iz dela
* Tudi udeležba
zaposlenih na seminarjih, tečajih, posvetovanjih, predavanjih 127 Sobotno delo – poglobljeno
izpopolnjevanje zaposlenih doma ali v tujini
*
128 Strokovni izpiti zaposlenih * 129 Drugi strokovni izpiti in
preizkusi strokovne usposobljenosti 1290 Izpit iz splošnega
upravnega postopka
*
1291 Pravosodni izpit *
1292 Izpit iz upravnega poslovanja
* 1293 Izpit iz varnosti in zdravja
pri delu
*
1294 Drugi strokovni izpiti in preizkusi
*
13 Delovni čas, odsotnosti, dopusti, službena potovanja
130 Delovni čas – splošno 5 Navodila, obvestila, tudi letni koledar
131 Evidence o izrabi delovnega časa, nadurah, dežurstvih, dopustih, bolniški, dopolnilnem delu
** ** T oz. najmanj 50 let
od nastanka
132 Evidence pristnosti na delu 5 Vpisne knjige, tudi
vratarske knjige, elektronska evidenca prisotnosti na delu, … 133 Dopusti (redni, izredni,
študijski dopusti, …)
5 Odločbe, pogodbe, …
134 Boleznine 5 Potrdila, odločbe ZZZS
135 Krvodajalstvo 5 Potrdila
136 Porodniška nadomestila 5 Odločbe CSD
137 Službena potovanja
5 Napotitve, poročila o
službenih potovanjih 14 Plače in drugi prejemki
140 Evidenca o stroških dela (plače, nadomestila plače, ki bremenijo delodajalca, drugi stroški dela – regres, jubilejna nagrada, solidarnostna pomoč, odpravnina, stroški izobraževanja, podatki o
prispevkih za socialno varnost)
* * ** T oz. najmanj 50 let
od nastanka
141 Plače – odločbe in sklepi
**
142 Nadurno delo, dežurstva, stimulacije
** Odobritve, seznami
143 Regres za letni dopust ** Seznami za izplačilo
regresa
144 Delovna uspešnost ** Ocene delovne
uspešnosti
145 Nagrade – jubilejne, druge ** A po
izboru
Odločbe, sklepi
146 Socialna pomoč 10 A po
izboru
Predlogi za izplačila socialnih pomoči
147 Dodatki ** Seznami upravičencev
15 Kazenska, disciplinska in materialna odgovornost
150 Kazenska odgovornost * * T oziroma najmanj
100 let od rojstva
delavca
151 Disciplinski postopki 5 A Odločbe
Zapisniki disciplinske komisije A
Ostalo 5
152 Varstvo pravic delavcev 5
153 Delovni spori * * T oziroma najmanj
100 let od rojstva delavca
154 Materialna odgovornost delavcev
*
16 Varstvo pri delu, zdravstveno varstvo
160 Varstvo pri delu A
161 Nesreče pri delu A
162 Zdravstveno varstvo delavcev 50 Tudi preventivni in sistematični
zdravstveni pregledi
163 Poklicne bolezni A
17 Stanovanjske zadeve in družbeni standard
170 Stanovanjske zadeve * * T oziroma najmanj
100 let od rojstva delavca
171 Stanovanjska posojila * Vloge, odločbe,
pogodbe, pritožbe, … 172 Družbena prehrana za delavce 5
173 Letni oddih, letovanja, počitniški dom
5 Tudi: razpisi,
rezervacije, razporedi za dom na Mežaklji 18 Sociala, kultura, šport
180 Socialno varstvo 5 181 Kultura 5
182 Šport, rekreacija 5
19 Druge kadrovske zadeve
190 Gostujoči učitelji * A po
izboru
* T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca
191 Lektorji *
192 Delovni invalidi / Invalidi *
193 Upokojenci *
194 Delovni jubilanti *
195 Nagrajenci in odlikovanci * 196 Pohvale in priznanja delavcem *
197 Družbeno koristno delo *
198 Volontersko delo *
199 Druge kadrovske zadeve 10
2 FINANCE IN
RAČUNOVODSTVO
20 Finančno poslovanje in
računovodstvo – splošno 200 Finance in računovodstvo –
splošno
10 Računovodska
korespondenca – dopisi, navodila, obvestila, izvajanje proračuna…
201 Kontni plani T
202 Finančni načrti Tudi plani
sofinanciranja
študijskih programov, raziskovalnih
projektov, opreme, študijskih dejavnosti, dogodkov, …
2020 Letni in večletni A Določbe o arhivskem
gradivu prevladajo nad ostalimi roki hranjenja!
2021 Občasni, začasni, periodični
5 203 Prihodki univerze in
posameznih članic:
2030 Državni proračun 10 Sofinanciranje
dejavnosti!
2031 Šolnine in drugi prispevki za študij
10 2032 Plačila za opravljene
storitve oz. tržno dejavnost
10
2033 Dotacije A
2034 Donacije A
2035 Dediščine in darila 10
2036 Prihodki iz EU A
2037 Drugi prihodki A
204 Finančne analize in obračuni
2040 Letni in večletni A
2041 Občasni, začasni, periodični 5
205 Zaključni računi, bilance A Določbe o arhivskem
gradivu prevladajo nad ostalimi roki hranjenja!
206 Krediti 5 5 let po odplačilu
zadnje anuitete
207 Davki 10 Obračuni davka od
dobička Obračuni DDV
208 Prispevki 10
209 Kalkulacije cen storitev 5
21 Poslovne knjige
210 Glavna knjiga 10 Po Zakonu o
računovodstvu 10 let!
211 Finančni dnevnik 10
212 Davčne evidence, obračun DDV
10
22 Pomožne poslovne knjige
220 Blagajniške knjige 5
221 Register osnovnih sredstev in drobnega inventarja
*** *** T oziroma najmanj
20 let od nastanka 222 Pomožne poslovne knjige:
2220 Terjatev in obveznosti (saldakonti
kupcev in dobaviteljev)
10
2221 Storitev 10
2222 Materialnega knjigovodstva 10 2223 Druge pomožne poslovne
knjige
5
23 Knjigovodske listine 230 Knjige prejetih in izdanih
računov
10 230 Računi (prejeti, izdani)
2300 Prejeti računi 10
2301 Izdani računi 10
2302 Dobropisi in bremepisi 10 2303 Opomini, dokumentacija v
zvezi z
izterjavo
10
231 Sklepi, odločbe, nalogi, odredbe
10
232 Pogodbe 10
2320 Podjemne pogodbe, pogodbe o delu
10
2321 Avtorske pogodbe 10
2322 Druge pogodbe 10
233 Temeljnice za knjiženje 10
234 Blagajna 5 Prejemki, izdatki,
računi z manjšimi zneski, čeki, menice, potni nalogi,…
Po Zakonu o
računovodstvu dovolj le 5 let!
235 Banka – poslovanje preko žiro računa oz.
transakcijskega računa
5 Dnevni izpiski o
spremembah na transakcijskem računu
skupaj s prilogami Po Zakonu o
računovodstvu dovolj le 5 let!
236 Dokumenti za kompenzacije 10
237 Pomožni obrazci 2
238 Devizno poslovanje 10
24 Osnovna sredstva
240 Računi, obračunske situacije 20
241 Pogodbe 20
242 Amortizacija – letna 10
243 Revalorizacija 10
244 Ostalo (predračuni, seznami) 10 245 Donacije osnovnih sredstev 10
25 Inventura
250 Osnovnih sredstev 10 * Elaborat s prilogami
(sklepi in zapisniki komisij)
251 Terjatev in obveznosti 10 *
252 Vrednostnih papirjev 10 *
253 Materiala in drobnega inventarja
10 *
26 Obračun plač, nadur,
dežurstev in drugih prejemkov 260 Izplačilne liste in osebni
kartoni plač
** ** T po Zakonu o
računovodstvu oziroma najmanj 50 let od nastanka po Pravilniku o določanju rokov hranjenja
dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št.
52/2009) 261 Končni letni obračuni plač **
262 Druga dokumentacija, na podlagi katere se obračunajo plača in drugi osebni prejemki:
2620 Seznami in obračuni nadurnega
dela, dežurstev in stimulacij (obračunski
listi nadur, dežurstev in
stimulacij) ,…
**
2621 Delovni nalogi, delovni listi 5
2622 Odločbe in sklepi o delu preko
polnega delovnega časa, odsotnostih,
refundacijah, invalidninah
5
2623 Delovna uspešnost ** Seznami izplačil
2624 Boleznine v breme univerze in
boleznine v breme ZZZS
5 Bolniški listi
2625 Prevozni stroški, regresirana prehrana, jubilejne nagrade,
odpravnine in drugi osebni prejemki
5
2626 Administrativne in sodne prepovedi
5 Tudi potrošniška in
druga posojila 2627 Sindikalni odtegljaji
26270 Sindikalne prodaje 5 Seznami, odplačila 26271 Sindikalne članarine
2628 Nagrade za inovacije A
2629 Sejnine 5 Seznam udeležencev in
višina izplačane sejnine
263 Potni nalogi 5 Obračunani potni
nalogi 264 Obrazci za SPIZ (M4, M2
i.p.d.)
**
265 Davki in prispevki iz osebnih prejemkov
10 266 Rekapitulacije in obračuni plač
in prispevkov ter druga dokumentacija
2660 Letni obračuni **
2661 Mesečni, periodični, občasni
obračuni
5
267 Razni seznami obračuna plač 2670 Poimenski seznami nakazil
plač
**
2671 Seznami za bančne in druge odtegljaje iz plač
5 2672 Seznami plačilnih nalogov 5
3 INVESTICIJE,
VZDRŽEVANJE IN UPRAVLJANJE PREMOŽENJA
30 Investicije
300 Prostorska problematika T Tudi univerze in
članic!
301 Urbanistična in geodetska dokumentacija
A 302 Investicijski načrti in poročila o
investicijah
A
303 Investicijski projekti A
304 Upravna dovoljenja za investicije
A Lokacijske informacije in dovoljenja
Gradbena dovoljenja Uporabna dovoljenja 305 Investicijsko-tehnična
dokumentacija (gradbena) objektov, naprav in opreme
A Gradbeni načrti
306 Investicijsko zadolževanje A
307 Nepremičnine A Razno
31 Izvajanje investicij – gradnje
310 Gradbeni odbor T
311 Izvajalci T Pogodbe
Dopisi
312 Nadzor T
313 Situacije 10
314 Gradbeni dnevniki T
315 Tehnični pregledi T
32 Investicijsko in tekoče
vzdrževanje osnovnih sredstev 320 Investicijsko vzdrževanje
osnovnih sredstev
*** Tudi načrti in poročila
*** T oziroma najmanj 20 let
321 Tekoče vzdrževanje osnovnih sredstev
10
33 Stanovanja
330 Evidenca stanovanj in najemnikov
T
331 Nakupi stanovanj T
332 Dodelitve stanovanj v uporabo, najem
T 333 Vlaganja v stanovanja, obnovo,
vzdrževanje
20
334 Prodaja stanovanj T
335 Stanovanjska posojila * * T oziroma najmanj
100 let od rojstva delavca
336 Počitniški objekti T Tudi Dom na Mežaklji
34 Zavarovanje premoženja
340 Zavarovalne police 10
341 Škodni primeri in odškodninske zahteve
10 Prijave in poročila
35 Varnost objektov, naprav, informacijskih virov in delavcev
350 Varnostna politika in varnostni načrti
A Tudi ocena tveganj, ukrepi
351 Fizično varovanje 5 Fizično varovanje
objektov
Vratarska služba 352 Tehnično varovanje pred
požarom, plini, izlivom vode, neprimerno temperaturo in zračno vlago, vlomom ipd.
5
353 Informacijska varnost T Varnostna politika,
tveganja, ukrepi Pooblastila za dostop 354 Varstvo osebnih podatkov,
tajnih podatkov, poslovnih skrivnosti ter davčnih skrivnosti
T
355 Obramba A Obrambni načrt
356 Zaščita in reševanje T
4
KOMERCIALNE STORITVE
40 Nabava
400 Nabava osnovnih sredstev (nepremičnin, pisarniške in druge opreme, strojev, naprav in aparatov) in storitev
10 Korespondenca
4000 Javna naročila večjih vrednosti
T 2
T za naročila večjih vrednosti
Neizbrane ponudbe 2 leti
4001 Javna naročila manjših vrednosti
10, 2 Neizbrane ponudbe 2
leti 401 Nabava drobnega inventarja,
potrošnega materiala in varovalnih sredstev 4010 Javna naročila večjih
vrednosti
10, 2 Neizbrane ponudbe 2
leti 4011 Javna naročila manjših
vrednosti
5, 2 Neizbrane ponudbe 2
leti 4012 Nabava brez javnega
naročila
5 Naročilnice
41 Prodaja
410 Prodaja storitev 5
411 Šolnine in drugi prispevki 5
412 Samoplačništvo 5
413 Ceniki storitev 5
414 Ponudbe, predračuni 5
42 Trženje
420 Trženje storitev, tržna dejavnost
5 422 Propaganda in reklama (tudi
zgibanke, prospekti in objave)
5 A Lastna A
Korespondenca 5
423 Reprezentanca 5
43 Skladiščenje
430 Splošno 5 Poročila o stanju in
gibanju zalog materiala, dopisi
431 Skladiščna kartoteka 5
432 Prevzemno-izdajna dokumentacija skladišč
5 Interne naročilnice
Prevzemnice blaga
433 Ekonomat 5 Evidence, poročila,
dobavnice, naročilnice, obračuni
5 INFORMACIJSKE IN TEHNIČNE STORITVE 50 Informacijski sistem in
infrastruktura
500 Informacijski sistem univerze in članic
A Projekti informatizacije poslovnih,
izobraževalnih in raziskovalnih procesov 501 Informacijski sistem za
upravljanje
dokumentarnega gradiva
A
502 E-hramba dokumentarnega gradiva v digitalni obliki
A Tudi notranja pravila za
e-hrambo
dokumentacije v digitalni obliki Tudi skrbništvo nad arhivsko podatkovno zbirko oziroma bazo podatkov
503 Informacijska infrastruktura – računalniška strojna,
programska oprema in storitve
T Tehnična
dokumentacija informacijske tehnologije 504 Razvoj in vzdrževanje strojne
in programske opreme
10 505 Vzdrževanje informacijskih
podatkovnih zbirk
10
506 Ponudniki strojne in T
programske opreme ter računalniških storitev 51 Tehnično vzdrževanje
510 Tehnično vzdrževanje naprav, centralnega ogrevanja,
prezračevanja, vodovoda, kanalizacije, električne instalacije, …
5 * Evidence, poročila,
delovni nalogi, naročilnice, obračuni, poročila,…
511 Telekomunikacijske naprave 5 *
512 Urejanje in varstvo okolja 5 *
513 Vzdrževanje prostorov in opreme
5 *
52 Čiščenje objektov, prostorov, strojev in opreme ter oddaja odpadkov
520 Standardi in normativi čiščenja DV
521 Čiščenje 10 Pogodbe s čistilnimi
servisi
522 Oddaja odpadkov 5 *
53 Transport
530 Vozni park 5 Vzdrževanje, potni
nalogi, tahografi, evidence,…
531 Transport 5 Obvestila, vozni listi,
tovorni listi, odpremni listi, razporedi,
predajnice,…
54 Preskrba, prehrana * Evidence, poročila,
recepture, dobavnice, naročilnice, obračuni, jedilni listi,…
540 Preskrba 5 *
541 Študentska prehrana 5 *
55 Recepcija oziroma vratarska služba
5 550 Recepcija in vratarska služba 5
551 Evidence recepcije 5
6 IZOBRAŽEVALNA
DEJAVNOST
60 Splošno
600 Splošno o izobraževalni dejavnosti
10 6000 Osnovnošolska in srednješolska
izobraževalna dejavnost
10 Tudi matura!
6001 Višješolska izobraževalna dejavnost
10 6002 Visokošolska izobraževalna
dejavnost
T
601 Bolonjski proces - splošno A Uvajanje bolonjskega
procesa, analize
602 Študijski programi - splošno A
603 Priznavanje izobraževanja v Sloveniji
T Mnenja
604 Priznavanje srednješolskega izobraževanja v tujini
T Mnenja, vloge,
odločbe, sklepi 605 Priznavanje izobraževanja v
tujini za nadaljevanje študija na UL
T Mnenja, vloge,
odločbe, sklepi
606 Učni jezik A
607 Priznavanje znanstvenega/
strokovnega naslova
T
61 Dosedanji študijski programi A
610 Dodiplomski študijski programi A
611 Podiplomski študijski programi A
6110 Magistrski študijski programi
A 6111 Doktorski študijski
programi
A 6112 Specialistični študijski
programi
A
6113 Stari študijski programi A Tudi sofinanciranje
62 »Bolonjski« študijski programi za pridobitev izobrazbe
620 Dodiplomski študijski programi prve stopnje 6200 Univerzitetni študijski
programi
A 6201 Visokošolski strokovni
študijski programi
A 6202 Enoviti magistrski študijski
programi
A 621 Podiplomski študijski
programi druge stopnje - magistrski študijski programi
A
622 Podiplomski študijski programi tretje stopnje – doktorski študijski programi:
A Tudi sofinanciranje doktorskih študijskih programov 3. stopnje
6220 S koordinacijo na članicah A
6221 S koordinacijo na univerzi A
62210 Biomedicina A
62211 Statistika A
62212 Varstvo okolja A 6222 Koordinacija doktorskih
študijskih programov 3. stopnje
A 6223 Štipendiranje doktorskega
študija (projekt Inovativna shema)
62230 Razpisi A
62231 Prijave na razpise 10
62232 Sklepi A
62233 Pogodbe s študenti 10
62234 Zahtevki za sredstva 10
6224 Doktorska šola A
623 Drugi študijski programi A
63 Mednarodni programi študijskih izmenjav
630 ERASMUS A
631 CEEPUS A
632 Drugi mednarodni programi študijskih izmenjav
A
64 Specialistični študijski programi
640 Specialistični študijski programi druge stopnje
A 641 Specialistični študijski
programi tretje stopnje
A
642 Drugi programi specializacije A
65 Študijski programi za izpopolnjevanje 650 Študijski programi za
izpopolnjevanje
A 651 Drugi programi
izpopolnjevanja in usposabljanja
A
66 Oblike izobraževanja, izpopolnjevanja in
usposabljanja oz. študijskega procesa
660 Predavanja 10
661 Seminarji in vaje
(laboratorijske, seminarske, terenske, avditorne, …)
10
662 Študijsko gradivo T
663 Mentorstvo in govorilne ure 10
664 Seminarske naloge T
665 Diplomska dela T
666 Tečaji, poletne šole T 667 Posvetovanja, simpoziji,
konference
T Posvetovanja,
simpoziji, konference v organizaciji univerze oz. članic, ostalo pod znakoma 900 in 901!
668 Hospitacije in praktični pouk študentov
10 669 Študijska potovanja, strokovne
ekskurzije
10
67 Knjižnična dejavnost
670 Poslovanje knjižnice T
671 Knjižnične evidence T Datoteka v COBISS.SI
672 Nabavna politika in nabava knjižničnega gradiva
T Datoteka v COBISS.SI
673 Izposoja 5 Tudi medknjižnična
izposoja
Datoteka v COBISS.SI 674 Svetovalno pedagoško delo
knjižnic 5
675 Knjižnični informacijski sistem T Datoteka v COBISS.SI
68 Mednarodno sodelovanje na področju izobraževanja 680 Splošno o strokovnem
sodelovanju
10 681 Programi mednarodnega
strokovnega sodelovanja
A 682 Projekti mednarodnega
sodelovanja v EU
A 683 Mednarodna dejavnost
doktorske šole
A 684 Drugi projekti mednarodnega
strokovnega sodelovanja
A
7 ŠTUDIJSKE IN
ŠTUDENTSKE ZADEVE 70 Študijske zadeve – splošno
700 Redni študij T
701 Izredni študij T
702 Študij na daljavo T
703 Individualni študij T
704 Dvopredmetni študij T
705 Vzporedni študij T
706 Interdisciplinarni študij T
707 Študijsko leto – študijski koledar
T
708 Urnik 10
71 Evidence in dokumentacija o študentih
710 Evidenca prijavljenih kandidatov za vpis
A 711 Preizkusi posebne umetniške
nadarjenosti
T 712 Evidenca sprejetih
kandidatov
A 713 Evidenca vpisanih študentov
- matična evidenca
A
714 Razni seznami študentov T
715 Osebni karton (dosje,
portfolio) študenta * A po
izboru
* T oz. najmanj 100 let od rojstva
716 Posebne evidence in dokumentacija o tujih študentih
* A po
izboru
Tudi tuji štipendisti
72 Vpis, napredovanje v višji letnik prepis, izpis, izključitev študentov 720 Razpisi za vpis študijskih
programov:
7200 Razpis za vpis v začetne letnike dodiplomskih študijskih programov
A
7201 Razpis za vpis v začetne letnike podiplomskih študijskih programov - druga stopnja (magistrski študij)
A
7202 Razpis za vpis v začetne letnike podiplomskih študijskih programov - tretja stopnja (doktorski študij)
A
7203 Omejitve vpisov v začetne letnike
A 721 Informativni dnevi in
informativno gradivo
5 A po
izboru 722 Vpis na dodiplomski študij
prve stopnje:
7220 Predhodne prijave 2
7221 Redni vpis 2 Prijave za študij, vpisni
listi, prijavnice, prošnje 7222 Izbor, obvestila, sklepi
kandidatom
2 7223 Pritožbe kandidatov
zoper zavrnitev vpisa
10 723 Vpis na podiplomski študij
druge stopnje:
7230 Predhodne prijave 2
7231 Redni vpis 2 Prijave za študij, vpisni
listi, prijavnice, prošnje 7232 Izbor, obvestila, sklepi
kandidatom
2 7234 Pritožbe kandidatov
zoper zavrnitev vpisa
10 724 Vpis na podiplomski študij
tretje stopnje:
7240 Predhodne prijave 2
7241 Redni vpis 2 Prijave za študij, vpisni
listi, prijavnice, prošnje
72410 Biomedicina 2
72411 Statistika 2
72412 Varstvo okolja 2
7242 Izbor, obvestila, sklepi kandidatom
2
72420 Biomedicina 2
72421 Statistika 2
72422 Varstvo okolja 2
7243 Pritožbe kandidatov zoper zavrnitev vpisa
10 725 Napredovanje v višji letnik
– vpis v višji letnik
Tudi hitrejše napredovanje in nadaljevanje študija po prekinitvi
726 Prepis iz izrednega na redni študij
10 727 Prehajanje med študijskimi
programi in univerzami
10 Tudi vzporedni študij,
interdisciplinarni študij in dvopredmetni študij
728 Izpis 10
729 Izključitev študenta A
73 Izpiti in druga preverjanja znanja
730 Evidence o izpitih A
731 Izpitni roki 10 Razpisi
732 Izpiti (ustni, pisni, kombinirani)
10 Prijava na izpit,
zapisnik o izpitu Tudi pritožbe zoper oceno!
733 Diplomski izpiti T Tudi pritožbe zoper
oceno!
734 Druga preverjanja znanja (kolokviji, naloge na vajah, nastopi ter predstavitve umetniških in drugih del)
10 Tudi zapisniki o
ocenjevanju študenta, ki se izobražuje na domu
735 Dokumenti o pisnem preverjanju znanja
**** ****1 leto po
zaključku študija
736 Seminarske naloge 10 A po
izboru
737 Diplomske naloge T A po
izboru
738 Magistrska dela T A po
izboru
739 Doktorske disertacije T A po
izboru
Tudi odvzem doktorata znanosti!
74 Izdajanje javnih listin in potrdil
740 Izdajanje diplom in drugih javnih listin
T Tudi podpisovanje
diplomskih listin!
741 Evidenca izdanih diplom in drugih javnih listin
A
742 Evidenca doktorjev znanosti A Knjiga doktorjev
znanosti 743 Potrdila iz evidence izdanih
diplom, dvojniki diplom
2 744 Potrdila o izpolnjeni študijski
obveznosti
2 Vloge in kopije potrdil
opravljenih izpitih, končanem letniku, zaključku šolanja in drugih študijskih obveznostih
Potrdila o strokovnih izpitih
745 Vloge in potrdila o študentskem statusu
2 Vloge in potrdila o
statusu študenta
746 Študentske izkaznice 2
75 Pravice in dolžnosti študentov, soglasja študentov, obvestila študentom
750 Pravice in dolžnosti, disciplinska odgovornost študentov
10
751 Ugovori in pritožbe študentov
10
752 Varstvo pravic študentov T
753 Status študenta – športnika * * T oz. najmanj 100 let
od rojstva 754 Status študenta – priznanega
umetnika
*
755 Status študenta s posebnimi potrebami in interesi
*
756 Absolventski staž 2 Tudi podaljšanje
757 Soglasja študentov 2
758 Obvestila študentom 2
759 Študentske ankete, vprašalniki
10
76 Druge študentske zadeve
760 Štipendije in posojila 10
761 Knafljeve štipendije 10
762 Samoplačništvo 10
763 Študentska prehrana 5
764 Obštudijske dejavnosti 10
765 Karierno svetovanje 10
766 Poklicno svetovanje 10
767 Tutorstvo 10
8 ZNANSTVENO RAZISKOVALNA, RAZVOJNA IN
UMETNIŠKA DEJAVNOST 80 Znanstveno-raziskovalna,
razvojna in umetniška dejavnost – splošno 800 Splošno o znanstveno
raziskovalni, razvojni in umetniški dejavnosti
T
801 Strategija in programi znanstveno raziskovalnega, razvojnega in umetniškega dela
10 A Lastni A
Ostali 10 802 Poročila o znanstveno
raziskovalnem, razvojnem in umetniškem delu univerze in posameznih članic
10 A Lastna poročila A
Ostala 10
81 Nacionalni raziskovalni, izobraževalni, razvojni in umetniški programi ter projekti
810 Administrativno finančna dokumentacija programov in projektov
10 * Prijave projektov,
pogodbe, sporazumi o delitvi sredstev, vmesna poročila, končna poročila, finančna
dokumentacija 811 Raziskovalni, izobraževalni,
razvojni in umetniški programi
A **Vsebinska dokumentacija
in projekti (TAP, CRP) projektov 812 Spremljajoča laboratorijska in
druga raziskovalna dokumentacija
10
813 Raziskovalna oprema 20
814 Podporna dejavnost raziskovalnega dela
10 OSIC, knjižnice,
znanost mladini, mednarodne
konference, znanstveni sestanki
82 Raziskovalni, razvojni in umetniški programi ter projekti EU
820 Administrativno finančna dokumentacija projektov EU
10 *
821 Raziskovalni in razvojni programi ter projekti OP EU
A **
822 Ostali raziskovalni in razvojni programi ter projekti EU
A **
824 Spremljajoča laboratorijska in druga raziskovalna
dokumentacija
10
83 Mednarodni raziskovalni in razvojni programi ter projekti izven EU
830 Administrativno finančna dokumentacija programov in projektov izven EU
10 *
831 Raziskovalni, izobraževalni in razvojni programi ter projekti izven EU
A **
832 Spremljajoča laboratorijska in druga raziskovalna
dokumentacija
10
84 Interni raziskovalni, izobraževalni, razvojni in umetniški programi ter projekti univerze oz. članice
840 Razpisi programov in projektov T 841 Administrativno finančna
dokumentacija programov in projektov
10 *
842 Interni raziskovalni, izobraževalni, razvojni in umetniški projekti
A **
843 Spremljajoča laboratorijska in druga raziskovalna
10
dokumentacija
844 Individualno raziskovalno delo T 85 Raziskovalni, izobraževalni,
razvojni in umetniški programi ter projekti po naročilu tretjih oseb javnega in zasebnega prava
850 Administrativno finančna dokumentacija programov in projektov
10 *
851 Raziskovalni, izobraževalni, razvojni in umetniški programi ter projekti po naročilu tretjih oseb
A **
852 Spremljajoča laboratorijska in druga raziskovalna
dokumentacija
10
853 Izvajanje raziskovalnega in razvojne dela izven univerze
T Tudi dovoljenja
86 Svetovalno delo
860 Svetovalno delo – splošno 10
861 Pisna in ustna strokovna mnenja in nasveti
T
862 Ekspertize A
863 Ekspertna mnenja A
87 Umetniško delo
870 Umetniško delo – splošno 10
871 Umetniško delo izven članice univerze
T
88 Intelektualna lastnina, inovacije, patenti
880 Intelektualna lastnina A
881 Službeni izumi A
882 Patentne prijave, patenti A
883 Licenčne pogodbe A Prenos znanja, prodaja
izuma 89 Raziskovalci
890 Splošno o raziskovalcih T
891 Prijave raziskovalcev v register T
892 Asistenti, stažisti T
9 OSTALE ZADEVE
90 Konference, zborovanja, seminarji, posveti, gostovanja
900 Konference, zborovanja, 5 A * Če se gradivo
seminarji, posveti, gostovanja v Sloveniji
neposredno nanaša na univerzo ali članico A Ostalo 5
901 Konference, zborovanja,
seminarji, posveti, gostovanja v tujini
5 A *
91 Povezovanje, sodelovanje in izmenjave z drugimi
univerzami, visokimi šolami in drugimi inštitucijami
910 Povezovanje in sodelovanje med članicami univerze
A 911 Povezovanje, sodelovanje in
izmenjave z univerzami, visokimi šolami in drugimi inštitucijami v Sloveniji
A Tudi sodelovanje z SAZU
Tudi izmenjave študentov in
visokošolskih učiteljev ter raziskovalcev 912 Tripartitne pogodbe o
sodelovanju delavcev med univerzami in visokošolskimi inštitucijami
T
913 Povezovanje, sodelovanje in izmenjave s tujimi univerzami, visokimi šolami in drugimi inštitucijami
A Tudi izmenjave študentov in
visokošolskih učiteljev ter raziskovalcev (UNICA, IRUN, Utrecht network, EUA, EUCEN, …)
92 Strokovna društva 5 A * Če se gradivo
neposredno nanaša na univerzo ali članico A Ostalo 5
**Splošna
korespondenca in gradivo, ki ni uvrščeno pod ustrezne vsebine!
93 Študentske organizacije in domovi
930 ŠOU - Študentska organizacija Slovenije
5 A *
**
931 Druge študentske organizacije 5 A *
**
932 Študentski domovi 5
933 Študentska arena 5
934 Informativa 5
935 Študentska založba 5
936 Študentski servisi 5 937 Knafljev dom na Dunaju in
Slovenski znanstveni inštitut na Dunaju
A
938 Dom podiplomcev 5
939 Študentska gibanja, protesti, demonstracije
A
94 Sindikati
940 Sindikati 2 A Gradivo sindikatov
univerze A Ostalo 2
941 Stavke 2 A Lastne A
Ostalo 2
Pogajanja, stavke, sodelovanje delavcev pri upravljanju univerze, .., 95 Državni organi
950 Državni zbor in Vlada RS 2 **Splošna
korespondenca in gradivo, ki ni uvrščeno pod ustrezne vsebine!
951 Ministrstva in organi v sestavi 2 **
952 Drugi državni organi 2 **
96 Samoupravne lokalne
skupnosti (pokrajine, občine, krajevne skupnosti)
2 **
97 Razno
970 Teden univerze 5 A * A Programi in
poročila 5 Ostalo
971 Dekanov dan 5 A *
972 Športna in druga tekmovanja 5 A *
973 Prireditve in proslave drugih pravnih oseb
5 A *
974 Sodelovanje z gospodarstvom
5 Tudi Kolegij
gospodarstva 975 Razna nerazvrščena
dokumentacija
5