KATALOG ZAPISOV

(1)

Strahinj 99, 4202 Naklo

Katalog zapisov

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 1/31

KATALOG ZAPISOV

Verzija: 1

Veljavnost od: 4. 6. 2012 Veljavnost do: nove izdaje

Pripravili: Tatjana Geč Monika Rant Milena Jerala Tina Košir

Mira Poklukar Jana Vidic Irena Gril Nuša Žibert

Odobril: Mag. Marijan Pogačnik

(2)

Strahinj 99, 4202 Naklo

Katalog zapisov

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 2/31

SEZNAM DOKUMENTACIJE SREDNJA ŠOLA

ZAP.

ŠT. NAZIV

DOKUMENTA

VSEBINA DOKUMENTA OBRAZEC PREDPIŠE MINISTER

ČAS

HRANJENJA ODGOVORNA

OSEBA

MESTO HRANJENJA

1. Knjige in splošni dokumenti

1.1 matična knjiga podatki o dijakih (ime in priimek, EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, državljanstvo) ter podatki o njihovem šolanju od vstopa do zaključka šolanja v srednji šoli oziroma do prešolanja dijaka na drugo šolo

da trajno

šolska svetovalna delavka

v zaklenjeni omari v pisarni šolske svetovalne delavke

1.2 šolska kronika pomembnejši dogodki šole po kronološkem vrstnem redu

ne trajno

Marta Skoberne

arhiv arhivira pomočnica

ravnateljice za tekoče leto pri odgovorni

osebi 1.3 letni delovni načrt vsebina, obseg in razporeditev

vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev razširjenega programa, ki ga izvaja šola, za vsako šolsko leto

ne trajno

ravnateljica

tajništvo v arhiv srednje šole

za tekoče leto pri ravnateljici

(3)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 3/31

Zap.

št.

Naziv dokumenta

Vsebina dokumenta _predpiše^Obrazec minister

Čas

hranjenja Odgovorna Oseba

Mesto hranjenja

1.4 letno poročilo

splošni podatki o šoli ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela v posameznem šolskem letu

ne trajno

pomočnica ravnateljice arhiv

tajništvo v arhiv srednje šole za tekoče leto pri pomočnici

ravnateljice

1.5

evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah

evidenčna številka, naziv dokumenta, podatki o dijaku, ki mu je izdana listina (ime in priimek ter EMŠO, številka matičnega lista), datum izdaje

ne trajno razredniki oddajo evidenco o izdanih spričevalih skupaj

z drugimi listinami

arhiv arhivira tajništvo za tekoče leto pri tajnici-

ognjevarna omara

(4)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 4/31

Zap.

št.

Naziv

dokumenta Vsebina dokumenta

Obrazec predpiše minister

Čas hranjenja

Odgovorna oseba

Mesto hranjenja

2. Dokumentacija o delu organov

2.1

zapisniki o sejah:

- učiteljskega zbora

- oddelčnih učiteljskih

zborov

kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotni, dnevni red, navedba razprave in sklepov

ne

trajno

- pomočnica ravnateljice

- razredniki (oddajo pomočnici

ravnateljice)

arhiv tajništvo - za tekoče leto pri pomočnici

ravnateljice

- za tekoče leto pri razredniku

- strokovnih aktivov - sveta staršev šole

- roditeljskih sestankov

5 let

- vodja aktiva - predsednik sveta

staršev - razrednik (oddajo pomočnici ravnateljice po vsakem roditeljskem sestanku)

arhiv tajništvo

- za tekoče leto hrani ravnateljica - za tekoče leto pri pomočnici

ravnateljice

- za tekoče leto hrani pomočnici ravnateljice

2.2.

razrednikova analiza pedagoškega dela

v oddelku

analiza doseženega uspeha po posameznih predmetih z utemeljitvijo v vsakem ocenjevalnem obdobju, ob koncu šolskega leta pa še analiza splošnega učnega uspeha ter podatki o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih

ne

eno leto po zaključku šolanja dijakov

razrednik, učitelji (ob vsakem ocenjevalnem

obdobju odda razrednik pomočnici ravnateljice)

arhiv

kot priloga pri zapisnikih o sejah učiteljskega zbora (arhivira tajništvo) - za tekoče leto pri pomočnici

ravnateljice

(5)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 5/31

Zap.

št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec predpiše

minister Čas hranjenja Odgovorna oseba

Mesto hranjenja

3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev

3.1 letna priprava strokovnega delavca

letna razporeditev ciljev, standardov ter vsebina vzgojno- izobraževalnega, načrt ocenjevanja znanja in drugega strokovnega dela

ne do konca

šolskega leta

učitelji pri vodjih PUZ-a oz. ŠRT-ja

3.2 sprotna priprava na vzgojno- izobraževalno delo

metodična in vsebinska priprava na vzgojno- izobraževalno delo

ne do konca

šolskega leta

učitelji pri učitelju

4. Dokumentacija o delu oddelkov

(6)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 6/31

4.1 dnevnik

urnik, razpored pisnih preverjanj znanja za oceno, podatki o preverjanju znanja za oceno, opombe o nepredelani snovi po posameznih predmetih, dejavnosti po programu – obvezne za vse dijake oddelka (npr. športni dan, oprostitev sodelovanja dijaka pri pouku posameznih predmetov iz zdravstvenih razlogov, dovoljeno zamujanje – predčasno odhajanje od pouka, podatki o dijakih (ime in priimek, bivališče – naslov, pohvale, nagrade in priznanja, praktično izobraževanje), obvezne izbirne vsebine/interesne dejavnosti, vmesni preizkus praktične usposobljenosti, delitev dijakov oddelka oz. različnih oddelkov v skupine, podatki o učiteljih, ki poučujejo v oddelku, evidenca pouka in izostanki, pregled opravljenega izobraževalnega dela v oddelku po predmetniku, pregled doseženega uspeha oddelka po predmetih, pregled splošnega učnega uspeha dijakov oddelka, pregled obiska pouka v oddelku med šolskim letom, pregled števila dijakov oddelka med šolskim letom, pregled izrečenih pohval, nagrad, priznanj in vzgojnih ukrepov, podatki o prestopu dijakov oddelka, pregled popravnih izpitov in predmetnih izpitov iz neocenjenih predmetov v oddelku do konca šolskega leta, pregled zaključka izobraževanja dijakov oddelka po programu, uspeh dijakov pri zaključnem izpitu, splošni maturi in poklicni maturi, pregled izpitov iz neocenjenih predmetov, izpitov za izboljšanje ocene in ponovnega opravljanja izpitnih enot pri zaključnem izpitu-splošni maturi in poklicni maturi, pregled izpitov iz maturitetnega predmeta splošne mature, podatki o dejavnosti skupnosti dijakov, zapisniki sej učiteljskega zbora, sestankov staršev ter drugih sej ali sestankov o problematiki oddelka

da

1. učitelj 2. razrednik

arhivira pomočnica ravnateljice

za tekoče leto v zbornici

(7)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 7/31

5. Dokumentacija o dijakih 4.2

redovalnica v gimnazijskih oddelkih

podatki o dijakih v oddelku (ime in priimek), učni predmeti in ocene, splošni učni uspeh ob koncu pouka, splošni učni uspeh ob koncu šolskega leta, izostanki, opombe

da

razredniki

arhiv – poleg dnevnikov (arhivira pomočnica ravnateljice)

4.3

redovalnica v prenovljenih programih nižje

poklicnega, srednje poklicnega,

srednjega strokovnega in

poklicno tehniškega izobraževanja

predmetnik, mrežni načrt ocenjevanja znanja, programske enote in

ocenjevalni sklopi, seznam dijakov, interesne dejavnosti, praktično usposabljanje z delom, ključne kompetence, izostanki, ocene, splošni učni uspeh ob koncu pouka/ob koncu šolskega leta

ne

razredniki

arhiv – poleg dnevnikov (arhivira pomočnica ravnateljice)

4.4 dnevnik za delo z dijaki s posebnimi

potrebami

podatki o dijakih v skupini (ime in priimek, razred in oddelek, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o izostankih) ter podatki o dnevnem poteku vzgojno-izobraževalnega dela, pregled realizacije ur ob koncu pouka v šolskem letu, pregled o številu učencev

da

izvajalec dodatne strokovne

pomoči

za tekoče leto zaklenjeno v pisarni koordinatorice za delo z

otroki s posebnimi potrebami

4.5 razrednikova mapa

podatki o izrečenih vzgojnih ukrepih v oddelku, podatki o razgovorih s starši, podatki o posebnih dosežkih dijakov (npr. tekmovanja), in podobno.

ne 1 leto razrednik pri razrednikih v zaklenjeni

omari

(8)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 8/31

5.1 vpisni list

podatki o otroku (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo, podatki o starših (ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka za nujna sporočila), podatki o šoli in programu, kamor se dijak prijavlja, podatki o končani OŠ, podatki o prenosu prijave

da 2 leti šolska svetovalna delavka v pisarni šolske svetovalne delavke zaklenjeno v omari

5.2 osebni list

podatki o šoli in programu, podatki o dijaku (ime in priimek ter EMŠO, spol.

datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo), podatki o pridobljeni izobrazbi, podatki o posameznem letniku šolanja (programska enota, kratica, ocena, število ur/leto, število kreditnih točk, datum ob koncu pouka, izostanki, splošni učni uspeh, pohvale – nagrade- priznanja, opombe in drugi podatki, podatki o opravljenih izpitih, ugotovitev v zvezi z napredovanjem), podatki o zaključnem izpitu, podatki o poklicni maturi, podatki o maturi

da trajno

1. razrednik

2. pomočnica ravnateljice zaklenjena omara v pisarni pomočnice ravnateljice

(med uporabo) arhiv (tajništvo)

5.3

Zapisnik o predmetnih, dopolnilnih in popravnih izpitih

dijakov

podatki o dijaku (ime in priimek, razred in oddelek, naslov), ime in sedež šole, vrsta izpita, predmet, , letnik, izobraževalni program, izpitni rok, opravljanje izpita (številka zapisnika, tema pisnega dela izpita, grafičnega, tehničnega ali drugega izdelka, storitve oz. nastopa, vprašanja pri ustnem delu izpita, ocena, izpitna komisija, datum in podpis

da trajno učitelj izpraševalec zaklenjeno v pisarni pomočnice ravnateljice

arhiv srednje šole

(9)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 9/31

5.4

predprijava k splošni maturi/k

poklicni maturi

osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, opravljanje splošne mature oz. poklicne mature

da do zaključka šolanja

tajnik splošne mature/

poklicne mature

v arhivu srednje šole v ognjevarni omari

5.5

prijava k splošni maturi / k poklicni maturi /

k zaključnemu izpitu

osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, pogoji za opravljanje splošne mature /poklicne mature, opravljanje splošne mature /poklicne mature / zaključnega izpita, potrdilo o prijavi; podatki o dosedanjem izobraževanju, opravljanje posameznega predmeta/predmetov poklicne mature / posamezne izpitne enote zaključnega izpita

poklicne mature / zaključnega izpita

5.6

odjava od splošne mature / poklicne

mature / zaključnega

izpita

osebni podatki kandidata/ke, izjava,

potrdilo o odjavi da

do zaključka šolanja

poklicne mature / zaključnega izpita

5.7

Priloga 2 pred prijave in prijave

k splošni maturi in poklicni

maturi:

Uveljavljanje pravic kandidata/ke s

posebnimi potrebami pri

opravljanju splošne mature

šola na kateri kandidat/ka opravlja maturo/poklicno maturo, osebni podatki, naslov, posebne potrebe kandidata/ke, podlaga za uveljavljanje pravic, predlagana prilagoditev načina opravljanja mature pri posameznih predmetih

poklicne mature

(10)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 10/31

5.8

Pred prijava k opravljanju izpita

iz maturitetnega predmeta splošne

mature

osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, opravljanje splošne mature oz. poklicne mature, opravljanje izpita iz maturitetnega predmeta

da ??? tajnik splošne mature v arhivu srednje šole v ognjevarni omari

5.9

prijava k opravljanju izpita

iz maturitetnega predmeta splošne

mature

osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, pogoji za opravljanje izpita iz predmeta splošne mature, opravljanje izpita iz predmeta splošne mature

tajnik splošne mature v arhivu srednje šole v ognjevarni omari

5.10

sprememba prijave k splošni

maturi

osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke,

ime in sedež šole, kjer je kandidat/ka prijavljen k maturi, izbirni predmeti, spremenjena raven zahtevnosti pri izbirnih predmetih, potrdilo o spremembi prijave k splošni maturi

tajnik splošne mature v arhivu srednje šole v ognjevarni omari

5.11 osebni športno vzgojni karton

podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, spol) ter podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, ki ne se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v

submaksimalnem kontinuiranem naprezanju za posamezno šolsko leto

da do zaključka šolanja dijaka

športni pedagog v zaklenjeni omari v kabinetu športne vzgoje

(11)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 11/31

6. Javne listine

6.1 letno spričevalo

podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, ocena splošnega učnega uspeha, podatki o napredovanju

da /

razrednik tajnica vodi evidenco o

izdanih spričevalih evidenca izdanih letnih spričeval se hrani v tajništvu

6.2

spričevalo o zaključnem izpitu

oz. o poklicni maturi oz. o splošni

maturi

podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, ocena splošnega uspeha, podatek o zaključku izobraževalnega programa

da /

1. tajnik zaključnega izpita/poklicne mature/mature 2. izpitni odbor

evidenca izdanih spričeval zaključnega izpita-poklicne mature oz. mature, ki se hrani v arhivu srednje šole v ognjevarni

omari

6.3 potrdilo o šolanju

podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred

in oddelek), šolsko leto da / tajnica evidenca izdanih potrdil, ki se

hrani v tajništvu šole

6.4 izpis iz evidence

podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva), podatki iz izvirne javne listine in klavzula, da je to nadomestna javna listina in enakovredna izvirniku, ter podatki o izvirni javni listini (naziv, evidenčna številka ter kraj in datum izdaje)

da / tajnica evidenca izpisov, ki se hrani v

tajništvu šole

7. Druga dokumentacija

7.1 Hortikulturno društvo Folium

Zapisnik ustanovnega zbora Hortikulturnega društva Folium z dne 9.3.2011

ne 2 leti Predsednik društva Tajnik društva

(12)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 12/31

7.2

obvestilo o učnem uspehu ob koncu

ocenjevalnih obdobij med šolskim letom

podatki o dijaku (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocenjevalno obdobje, ocene pri posameznih predmetih, število ur izostankov dijaka, kraj in datum izdaje

ne / razrednik evidenca izdanih obvestil, ki se

hrani v razrednikovi mapi

7.3 obvestilo o vzgojnem ukrepu

podatki o dijaku (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, vrsta vzgojnega ukrepa kraj in datum

da do izbrisa ukrepa

razredniki

fotokopija v razrednikovi mapi

7.4

soglasje staršev za svetovalno obravnavo

podatki o dijaku (ime in priimek, datum, rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, podatki o starših (ime in priimek, prebivališče), soglasje, kraj in datum, podpis staršev

ne eno leto šolska svetovalna delavka v pisarni šolske svetovalne delavke

VIŠJA STROKOVNA ŠOLA

Zap.

št.

Vsebina dokumenta ^Obrazec_predpiše minister

Čas

hranjenja Odgovorna oseba Mesto hranjenja 1. Knjige in splošni dokumenti

1.1 osebni list študenta

osebno ime študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občina rojstva, država rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotna matična številka občana ali občanke, državljanstvo, predhodno pridobljena izobrazba, način študija ter drugi podatki po posebnih predpisih; vodi se za vsakega študenta od vpisa v šolo do končanja študija oziroma do izpisa (morebitna izpisnica)

ne trajno referentka v ognjevarni omari v pisarni

referata

1.2 kronika šole pomembnejši dogodki višje šole po

kronološkem vrstnem redu ne trajno vodja višje šole

arhiv

(arhivira vodja višje šole) za tekoče leto v pisarni referata

(13)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 13/31

1.3 letni delovni načrt

za vsako šolsko leto: vsebina, obseg (trajanje) in razporeditev predavanj, vaj in drugega izobraževalnega dela po predmetniku, načrt vpisa za naslednje študijsko leto, razporeditev študentov v letnike in skupine, roki za opravljanje izpitov, ugotavljanje in zagotavljanje kakovosti s samoevalvacijo, strokovno izpopolnjevanje predavateljev in drugih delavcev, sodelovanje z drugimi šolami, delodajalci, zbornicami, društvi in združenji

ne trajno ravnatelj, vodja višje šole

arhiv

1.4 letno delovno poročilo

splošni podatki o BC Naklo, podatki o obsegu, organizaciji pouka in drugega izobraževalnega dela v posameznem šolskem letu

da trajno

vodja višje šole

arhiv

1.5 evidenca o izdanih diplomah in drugih listinah

evidenčna številka, naziv dokumenta, podatki o študentu, ki mu je izdana listina (ime in priimek ter EMŠO), datum izdaje

ne trajno referentka

arhiv (arhivira referentka) za tekoče leto v pisarni referata –

ognjevarna omara

1.6

vzgojno- izobraževalni

programi v višjem strokovnem

šolstvu

študijski program, akreditacije študijskih programov, vpisi v študijske programe, študijske dejavnosti, morebitne spremembe študijskih programov

ne trajno vodja višje šole arhivira vodja višje šole

1.7

vpis v razvid izvajalcev javno

veljavnih programov

imena in priimki

predavateljev/inštruktorjev, e-naslov, tel. Št., predmet, študijski program, izobrazba, delovne izkušnje, morebitna imenovanja

ne trajno vodja višje šole arhivira vodja višje šole

1.8

publikacije, časopisi, revije, bilteni in druge

objave

publikacije višje šole, revija Moje

podeželje ne trajno vodja višje šole arhivira vodja višje šole

(14)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 14/31

2. Dokumentacija o delu organov

2.1

zapisniki o sejah:

-

predavateljskega zbora

- strateškega sveta - študijske komisije - komisije za spremljanje in zagotavljanje kakovosti

kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotni, dnevni red, navedba razprave

in sklepov

(vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih …)

ne

trajno

- vodja višje šole - predsednica Strateškega sveta

- predsednica Študijske komisije

- ravnatelj VSŠ

arhiv (arhivira vodja višje šole)

- za tekoče leto pri vodji višje šole

- strokovnih aktivov - študentskeg

a sveta

5 let

- vodja aktiva - predsednik

Študentskega sveta

arhiv (arhivira vodja aktiva) - za tekoče leto hrani vodja

aktiva

- za tekoče leto pri predsedniku Študentskega sveta

2.2 seje, sestanki, posvetovanja

vabila, zapisniki, gradivo za seje,

poročila o izvršenih sklepih … ne trajno vodja

seje/sestanka/posvetovanja

vodja seje/sestanka/posvetovanja

2.3

posvetovanja, zborovanja,

konference

vabila, zapisniki, gradivo za seje,

poročila o izvršenih sklepih … ne trajno organizator konference organizator konference

2.4 svet zavoda vabila, zapisniki, gradivo za seje,

poročila o izvršenih sklepih … ne trajno predsednica Sveta zavoda tajništvo

(15)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 15/31

3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev

3.1

izvedbeni kurikulum strokovnega delavca

cilji predmeta; učna enota/tema, učne metode, oblike, tehnike; medpredmetne povezave; prostor izvajanja aktivnosti , oprema in pripomočki ter vsebina izobraževalnega in drugega strokovnega dela

ne 4 leta predavatelji/inštruktorji predavatelji/inštruktorji

3.2 seminarji ne 10 let predavatelji/inštruktorji predavatelji/inštruktorji

4. Dokumentacija o študentih

4.1 vpis

vpisni list , prijavnica (osebni podatki, stalno in morebitno začasno prebivališče, podatki o državljanstvu, izobraževanju, srednješolski izobrazbi in o delovnih izkušnjah, dosedanje izobraževanje)

da 2 leti referentka pisarna referata

4.2 osebni list študenta

osebno ime študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občina rojstva, država rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotna matična številka občana ali občanke, državljanstvo, predhodno pridobljena izobrazba, način študija ter drugi podatki po posebnih predpisih; vodi se za vsakega študenta od vpisa v šolo do končanja študija oziroma do izpisa (morebitna izpisnica)

ne trajno referentka v ognjevarni omari v pisarni referata

4.3 vloga za izpis

podatki o študentu (ime in priimek, naslov stalnega bivališča, datum in kraj rojstva), višješolski strokovni program, študijsko leto, letnik, razlog za izpis, datum in podpis študenta

da 2 leti referentka pisarna referata

4.4 evidenca študentov evidenca VIZ za potrebe MIZKŠ ne 2 leti referentka pisarna referata

(16)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 16/31

4.5 evidenca študentov evidenca študentov ne

1 leto po zaključku šolanja

referentka pisarna referata

4.6 izpiti evidence o izpitih ne trajno predavatelji predavatelji

4.7 osebni zapisnik o izpitu študenta

številka zapisnika; predmet, pri katerem opravlja izpit; podatki o študentu (ime in priimek, vpisna številka, študijski program, način študija); datum in čas opravljanja ustnega in/ali pisnega izpita;

tema pisnega izpita, grafičnega,

tehničnega ali drugega izdelka, storitve ali nastopa; ocena pisnega dela; vprašanja pri ustnem delu izpita; ocena ustnega dela;

podpis ocenjevalca; skupna ocena za vpis v e-indeks; morebitna izpitna komisija;

podpis nosilca predmeta

ne

1 leto po zaključku šolanja

predavatelji/inštruktorji

za tekoče leto zaklenjeno v pisarni referata

arhiv

(arhivira pisarna referata)

4.8

odločbe v postopku priznavanja za namen nadaljevanja izobraževanja na višji šoli

podatki o študentu (ime in priimek,

EMŠO), mnenje ne

trajno oz.

100 let od

rojstva predsednica Študijske komisije

pisarna referata

5. Javne listine

5.1 potrdilo o vpisu

podatki študenta (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva), letnik v študijskem letu in študijski program, (ne)zaposlenost, morebitni iskalec zaposlitve, namen potrdila

da / referentka

(vodi evidenco izdanih potrdil o vpisu)

obrazci so shranjeni v ognjevarni omari v pisarni

referata,

evidenco izdanih potrdil vodi pisarna referata 5.2 študentska

izkaznica seznam izdanih študentskih izkaznic ne 1 leto po zaključku

študija referentka pisarna referata

(17)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 17/31

5.3 potrdilo o končanem študiju

podatki o študentu (ime in priimek, datum, kraj rojstva), študijski program, datum opravljenega diplomskega izpita, pridobljena strokovna izobrazba in klavzula, da je to nadomestna javna listina do izdaje diplome, podpis ravnatelja

da trajno referentka

pisarna referata

5.4

diploma s priloženimi ocenami posameznih predmetov

podatki o študentu (ime in priimek, datum, kraj rojstva), študijski program, kraj in datum opravljenega diplomskega izpita, št. diplome, podpis ravnatelja, ocene pri posameznih predmetih, podpis ravnatelja

da /

referentka (vodi evidenco izdanih

diplom)

trajno evidenco izdanih diplom vodi pisarna referata

5.5 izpisnica

podatki o izdajatelju (BC Naklo, naslov) in podatki o študentu (ime in priimek, vpisna številka, datum rojstva, naslov stalnega bivališča), datum izpisa z navedenim višješolskim strokovnim programom in letnikom, vzrok izdaje izpisnice, kraj in datum, podpis ravnatelja

da trajno referentka pisarna referata v osebni mapi študenta (za osebnim

listom)

(18)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 18/31

6. Znanstveno-raziskovalna dejavnost 6.1

znanstveno- raziskovalna dejavnost

splošno o znanstveno-raziskovalni dejavnosti

ne 5 let vodja projektne pisarne arhivira vodja projektne pisarne

6.2

raziskovalni projekti in programi

evidence raziskovalnih organizacij ne trajno vodja projektne pisarne arhivira vodja projektne pisarne 7. Organizacije in društva

7.1 društvo Objem

narave ne 2 leti organizator praktičnega

izobraževanja

arhivira organizator praktičnega izobraževanja 8. Druga dokumentacija

8.1 koledar študentski koledar ne 2 leti vodja višje šole pisarna referata

8.2 evidenca

prisotnosti na delu

evidenca prisotnosti na delu, urniki,

morebitna nadomeščanja ne 2 leti Referentka pisarna referata

8.3

strokovni izpiti pedagoških delavcev

evidenca strokovnih izpitov

pedagoških delavcev ne trajno tajnica oz. kadrovska služba (Geč)

tajništvo oz. kadrovska služba (Geč) v osebni mapi zaposlenih

8.4

strokovno izobraževanje, usposabljanje, izpopolnjevanje delavcev

evidenca izvedenih seminarjev in izdanih potrdil, potrdila o izobraževanju in usposabljanju

ne 100 let od

rojstva tajnica tajništvo

8.5 priznavanje

izobraževanja priznavanje izobraževanja ne trajno predsednica Študijske komisije

pisarna referata

8.6 priznavanje izobraževanja

mnenje o izobrazbi, postopki priznavanja diplom, postopki vrednotenja

ne 5 let predsednica Študijske komisije

pisarna referata

(19)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 19/31 KNJIŽNICA

Zap.

št.

Vsebina dokumenta Obraze

c predpiš

e ministe

r

Čas hranjenj a

Odgovorna oseba Mesto hranjenja

Učbeniški sklad

evidenca vseh učbenikov (e oblika)

evidenca vseh učbenikov, delovnih zvezkov in vaj (tiskana oblika)

evidenca dijakov po izposoji (tiskana oblika)

ne 5 let knjižničar V knjižnici

Učbeniški sklad prijavnice za učbeniški sklad (tiskana

oblika) ne

1 leto po zaključku

šolanja knjižničar V knjižnici

MEDPODJETNIŠKI IZOBRAŽEVALNI CENTER

Zap.

št.

Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je

predpisan (od koga)

Čas

hranjenja Odgovorna Oseba

Mesto hranjenja

1.1

Register kandidatov (usposabljanje za VDTTP)

Zap. št. vpisa v register, zap. št. prijavnega lista, datum vpisa kandidata v register, ime in priimek kandidata, datum rojstva in naslov, občino, zap. št.

tečaja, podatke o opravljenem izpitu ter podatke o zap.

št. izdanega potrdila o opravljenem tečaju.

minister trajno

Vodja izobraževanja

odraslih

Arhiv.

Tekoče leto:

Zaklenjena omara v pisarni izobraževanja

odraslih.

1.2

Register kandidatov in izdanih potrdil (usposabljanja iz fitomedicine)

Zap. št. kandidata, ime in priimek kandidata, naslov, datum in kraj rojstva, EMŠO, datum opravljanja izpita oz. datum podaljševanja potrdila, datum veljavnosti potrdila, št. potrdila, datum izpita, naziv tečaja, termin izvedbe tečaja in ime in priimek izvajalcev.

/ trajno

odraslih

Arhiv.

Tekoče leto:

odraslih

(20)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 20/31

1.3

Register kandidatov in izdanih potrdil (ostali tečaji)

Naziv tečaja, termin tečaja, št. tečaja, izvajalci tečaja, cena tečaja, zap. št. kandidata, ime in priimek kandidata, naslov, datum in kraj rojstva, št. potrdila.

/ trajno

odraslih

Arhiv.

Tekoče leto:

odraslih

1.4 Evidenca izdanih certifikatov NPK

Ime in priimek, datum in kraj rojstva, EMŠO, prebivališče, št. in datum izdaje certifikata, naziv poklicne kvalifikacije.

minister trajno

odraslih Arhiv.

Tekoče leto:

odraslih

1.5 Knjiga pritožb in

pohval Mnenja kupcev / Vodja

prodajalne Prodajalna.

1.6 Registracija

prodajalne Dokument o delovanju prodajalne / / Vodja

prodajalne Prodajalna.

(21)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 21/31

2. Dokumentacija o delu

2.1

Prevzemnice z dobavnicami

Dobavitelj, kupec, številka, datum, vrsta in

količina, vrednost… /

10 let Vodja prodajalne Tekoče v prodajalni, ostalo v arhivu

Izdani računi in

dobavnice kupcem 10 let Vodja prodajalne Tekoče v prodajalni,

ostalo v arhivu

2.2. Označevanje proizvodne serije

Dnevni količin sprejetega mleka, količine

predelanega mleka, serije izdelkov ne 1 leto Vodja mlekarske delavnice

Kabinet vodja mlekarske delavnice

2.3 Oddane količine v trgovino

Dnevni količinski oddani izdelki v trgovino iz

mlekarske delavnice po artiklih ne 1 leto

Vodja mlekarske delavnice

Kabinet vodja mlekarske delavnice

(22)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 22/31

3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev

2.4 Prijava projekta Vsebuje natančno vsebinsko in finančno konstrukcijo projekta.

Razpisovalci projektov (Ministrstva, CMEPIUS…)

trajno

Vodja projektne pisarne Projektna pisarna

2.5 Projektna dokumentacija

Pogodba projekta.

Poročila projekta (vmesna, končno) ki dokazujejo in opredeljujejo tako vsebinsko kot finančno realizacijo projekta.

Razpisovalci projektov (Ministrstva,

CMEPIUS…)

Opredeljeno v pogodbi ali razpisni dokumentaciji.

Vodja projekta Projektna pisarna

Prijavnica (usposa Usposabljanje iz 4.1 VDTTP)

Zap. št. prijavnega lista, ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, naslov stalnega bivališča, št. in ime pošte, občina stalnega bivališča, e-naslov, tel. Št., izobrazba in poklic, podpis kandidata.

minister trajno Vodja izobraževanja odraslih

Arhiv.

Tekoče leto: arhiv in zaklenjena omara v pisarni izobraževanja

odraslih

4.2

Zapisnik o zagovoru iz praktičnega dela usposabljanja iz VDTTP

Nosilec programa, datum, ime in priimek kandidata, opis predmeta zagovora, preizkus je/ni opravil, podpis člana in predsednika komisije.

minister trajno Vodja izobraževanja odraslih

Arhiv.

Tekoče leto: zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih

(23)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 23/31

4.3 Prijavnica (usposabljanja iz fitomedicine)

Ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna št., KMG MID št., naslov stalnega prebivališča, občina stalnega bivališča, naslov začasnega bivališča, telefonska št., naslov elektronske pošte, podatki o dosedanji zaključeni izobrazbi, vrsta tečaja, izvajalec tečaja, datum tečaja, datum izpolnitve prijavnice, podpis kandidata.

minister trajno Vodja izobraževanja

odraslih

Arhiv.

Tekoče leto:

zaklenjena omara

5. Javne listine

5.1 Certifikat o NPK

Naziv in sedež izvajalca, ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, naziv kataloga, št.

certifikata, koda kataloga, datum in kraj izdaje, podpis predsednika komisije in odgovorne osebe.

da /

Vodja izobraževanja odraslih

Zaklenjena omara pisarne izobraževa

nja odraslih.

6. Druga dokume ntacija

(24)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 24/31

6.1

Dokumentacija o postopku javna naročila velike vrednosti izbranega ponudnika (odprti postopek, zbiranje ponudb po predhodni objavi in ostali postopki velike vrednosti)

sklep o začetku postopka, razpisna dokumentacija velike vrednosti, obvestilo o naročilu (objava na PJN in UL EU), dokumentacija ponudnikov, zapisniki, poročila, odločitev o oddaji, pogodbe oz.

okvirni sporazumi, obvestilo o oddaji naročila (objava na PJN in UL EU)

ne

najman j 10 let, po datumu oddaje naročil a, ozirom a najman j dve leti po preteku garanci je za predme t JN, če je garanci ja veljavn a več kot 10 let

Knjigovodja oz. skrbnik za JN

v pisarni računovod stva, zaklenjeno

v omari

6.2 Dokumentacija o postopku javna naročila velike vrednosti neizbranega ponudnika

dokumentacijo neizbrane ponudbe za javna naročila velike vrednosti

ne

najman j 2 leti po datumu oddaje naročil a

v omari

(25)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 25/31

6.3 Dokumentacija o postopku javnega naročila male vrednosti (NMV) izbranega ponudnika

sklep o začetku postopka, razpisna dokumentacija, obvestila o naročilu- objava na PJN, dokumentacija izbranih ponudnikov, zapisniki, odločitev o oddaji, pogodbe, obvestila o oddaji naročila objava na PJN

ne

najman j 10 let, po datumu oddaje naročil a, ozirom a najman j dve leti po preteku garanci je za predme t JN, če je garanci ja veljavn a več kot 10 let

v omari

6.4 Dokumentacija o postopku javnega naročila male vrednosti neizbranega ponudnika

dokumentacijo neizbrane ponudbe za javna naročila male vrednosti

ne

najman j 2 leti po datumu oddaje naročil a

v omari

6.5 Predlog za izdajo naročilnice/pogodbe za nabavo blaga, storitev, gradnje

Predmet naročila, količina, vir sredstev za financiranje- proračunska postavka, ocenjena vrednost EUR brez DDV, ime in priimek osebe za nabavo,navede ne poizvedbe in cene (ponudbe), uradni zaznamek o izbiri ponudnika in navedba razlogov za

ne 10 let

Odgovorna oseba za nabavo blaga, storitev,

gradnje za posamezno področje

v omari

6.6 Naročilnica/pogodba za nabavo blaga, storitev, gradnje

Naziv dobavitelja, količina, predmet naročila, pogoji, vir sredstev za financiranje- proračunska postavka, ocenjena vrednost EUR brez DDV, ime

ne 10 let

Knjigovodja vodi evidenco naročilnic

v omari

(26)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 26/31

6.7 Ponudba/predračun za uporabo prostorov, športne dvorane, storitev

Naziv in naslov uporabnika, časovno obdobje (datum), predmet najema, število udeležencev, količina, cena, plačilni pogoji veljavnost ponudbe

ne 10 let

Knjigovodja oz. oseba, ki izda ponudbo,

predračun

v omari

6.8 Pogodba/naročilnica o uporabi prostorov, športne dvorane, storitev

Naziv in naslov uporabnika, predmet najema, časovno obdobje (datum) obveznosti upravitelja, obveznosti uporabnika, cena in plačilni pogoji, veljavnost pogodbe, končne določbe

ne 10 let

Knjigovodja oz. oseba, ki izdela pogodbo/naročilnico

v omari

6.9 Račun

Naslov partnerja, naziv predmeta, količina cena, vrednost plačila, rok plačila, datum dobave blaga oziroma opravljene storitve, sklic številka

ne

10 let ozirom a do izteka uporab e in izločitv e iz uporab e

Knjigovodja oz. oseba,

ki izda račun v pisarni računovod stva, zaklenjeno

v omari

6.10 Blagajniški izpisi o prometu z gotovino in preko POS terminala

Evidence prodaje in oddaje gotovine

Trgovski standardi 10 let Vodja prodajalne

Tekoče v prodajalni,

ostalo v arhivu

6.11 Interni prenosi

Evidenca porabe blaga po SM

ne Vodja prodajalne Prodajalna

(27)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 27/31

6.12 EKO certifikati

Potrjuje skladnost kmetijskih pridelkov in živil s predpisi in standardi za ekološko kmetijstvo.

da V času

veljave Vodja prodajalne Prodajalna

(28)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 28/31

1.1 Podjemna pogodba

podatki naročnika, (ime in naslov, poštna štev., ime zastopnika) podjemnik (ime in priimek, datum rojstva, naslov, poštna štev., EMŠO in davčna štev.) štev. pogodbe z letnico, čas opravljenega delo, znesek bruto ure (šolska ura) štev. TTR štev., datum podpis pogodbe, podpis podjemnika in podpis naročnika.

da 10 let Vodja posamezne enote

v omari v tajništvo za tekoče leto

1.2 Avtorska pogodba

podatki naročnika, (ime in naslov, poštna štev., ime zastopnika) podjemnik (ime in priimek, datum rojstva, naslov, poštna štev., EMŠO in davčna štev.) štev. pogodbe z letnico, čas opravljenega delo, znesek bruto ure (šolska ura) štev. TTR štev., datum podpis pogodbe, podpis podjemnika in podpis naročnika.

1.3

Sporazum o

dopolnjevanju delovne obveznosti

podatki matičnega zavoda zaposlenega (naslov, poštna št., ime n priimek direktorja ravnatelj/-ice zavoda),

podatki zavoda,(kjer izvaja dopolnitev) naslov, poštno štev., ime in priimek direktorja ravnatelj/- ica), ime in priimek zaposlenega, datum rojstva, naslov, poštna štev. ,EMŠO, davčna

zavoda se dogovorita za časovni okvir (od-do) in učno tedensko obveznost, datum podpisa strank

da 10 let Direktor

1.4 Pogodba o zaposlitvi

podatki zavoda, naslov, poštna številka, ime in priimek direktorja, podatki zaposlenega, datum rojstva, naslov, poštna štev., EMŠO, davčna, štev.

pogodbe, časovni okvir (od-do), šifra in ime delovnega mesta, datum podpisa pogodbe uslužbenca in delodajalca

da A-arhivsko Direktor v osebni mapi zaposlenega

(29)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 29/31

1.5

Obvestilo delavcu o odpovedi delovnega

razmerja

podatki zaposlenega ime in priimek, datum rojstva, naslov, poštna štev., datum odpovedi delovnega razmerja, razlog odpovedi, datum, podpis zaposlenega

da A-arhivsko Direktor v osebni mapi zaposlenega

1.6 Sklep o letnem dopust ime in priimek zaposlenega, delovno mesto, za

leto, vrsta dopusta, ^da ^{10 let}

Direktor v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.7 Vloga za odobritev letnega dopusta

podpis zaposlenega, leto dopusta, časovno od-do, število pripadajočih dni, podpis delavca, podpis vodja oddelka

da 10 let Vodja posamezne enote v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.9 Potni nalogi

podatki o zaposlenega ime in priimek, naslov, delovno mesto, stroškovno mesto, naloga, relacija, odobreno vozilo, plačnik potnih stroškov, odhod, prihod, (dne in uro), podpis pooblaščene osebe, poročilo službene poti in podpis zaposlenega

1.10 Terenski dodatek

ime in priimek zaposlenega, ime tabora, termin tabora, vrednost terenskega dodatka, prevoz, podpis direktorja/ravnatelja/-ica

da 10 let

Vodja posamezne enote

1.11 pripravništvo in mentorstvo

ime in priimek pripravnica, ime in priimek mentorice, šola, razred,ime knjige, dnevna priprava, datum, št, enote, učna tema, učni cilji, učna oblika, učna metoda, učni pripomočki, spretnosti, besedišče, struktura učne ure (uvodni del, delo, glavni del, preverjanje razumevanja, domača naloga)

da 10 let Direktor v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.12 Letna ocena zaposlenega ime in priimek zaposlenega, ocena javnega

uslužbenca, utemeljitev ocene, ^da ^{10 let}

Direktor v omari v tajništvo

za tekoče leto

Povečan/ zmanjšan obseg dela

ime in priimek zaposlenega, delovno mesto, tarifni razred, šolsko leto, % povečan / ali zmanjšan obseg dela, obrazložitev, datum , vročiti (zaposleni, personalna mapa, računovodstvo)

da 10 let Direktor

(30)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 30/31

1.14 Napredovanje v naziv

naslov zavoda, datum, ime in priimek direktorja ravnatelja/-ice, ime in priimek zaposlenega, datum rojstva, kraj, davčna, naslov, poštna štev., delovno mesto, napreduje v naziv, strokovna izobrazba, datum in izdajatelj listine, datum pedagoške-andragoška, datum specialna pedagoška, datum, strokovna strokovnega izobrazba strokovnega delavca, strokovni izpit, delovne izkušnje izven vzgoje in izobraževanja, naziv zaposlenega, štev. naziva, datum, doba zaposlitve, opravljanje pripravništva, delovna uspešnost, strokovno spopolnjevanje oz.

pridobljena dodatna funkcionalna znanja, dodatno strokovno delo, ime in priimek direktorja oz.

ravnatelja, podpis direktorja, podpis zaposlenega strokovnega delavca

da 10 Direktor

1.15 Delovna uspešnost direktorja/ravnatelja

ime in naslov zavoda , ocenjevalni listi z kriteriji po katerem se ocenjuje datum in podpis

predsednika komisije

da 10 Predsednica sveta zavoda

administrator

da v omari v tajništvo za tekoče leto 1.16

1.17

Evidenca varnosti in zdravja pri delu -napotnica/ zdravniško potrdilo

naziv in sedež delodajalca, ime in priimek, napotenega, EMŠO, naslov in poštna štev., izobrazba, poklic, delovno mesto, opis delovnega mesta, delovna oprema, kraj datum, in podpis delodajalca izdane napotnice.

da Strokovni delavec iz varstva pri

delu in varstva pred požarom Poslovna sekretarka

da v omari v tajništvo za tekoče leto

evidenca varnosti in zdravja pri delu - pravilnik za delovno obleko

naslov zavoda, pravilnika za namembnost, področje uporabe, odgovornost, vsebina, področja uporabe opreme in vrsta opreme, seznam uporabnikov

da Strokovni delavec iz varstva pri

delu in varstva pred požarom Poslovna sekretarka

1.18 Blagajniški dnevnik

naslov zavoda, datum, zaporedna številka računa, prejemki, izdatki, znesek, staro stanje in polog novo stanje

da 10 let Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.19 Blagajniški prejemnik/ izdatek

naslov zavoda, datum, zaporedna številka računa, prejemki, izdatki, znesek,starega stanja in polog, novo stanje

da 10 let

Poslovna sekretarka

(31)

N_Katalog zapisov_04_06_2012(1) Stran 31/31

1.20 Evidenčni list zaposlenega

ime zavoda, ime in priimek zaposlenega, obdobje, matična, oddelek, dan, datum, vhod izhod, skupaj, statistika dela, prenos ur iz prej. obdobja, saldo tekočega mesca, stanje dopusta, izpis dela po urniku.

da 10 let Administrator da v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.21 Vabila/ zapisnik sveta zavoda

ime zavoda, naslov, poštna številka, ime in priimek člana sveta, dnevni red, pojasnilo k točkam dnevnega reda, sklepi seje, datum, podpis predsednika/-ica sveta zavoda

da A-arhivsko Poslovna sekretarka

1.22

Zapisnik sestankov in kolegijev zaposlenih vabila/zapisniki

ime zavoda, naslov, poštna številka, datum, zaporedna štev., datum sestanka, predlagan dnevni red, čas seje, podpis sklicatelja seje, imena vabljenih, sklepi seje, podpis zapisnikarja/-ce.

Podpis direktorja/-ice.

da Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.23

Napotnice zaposlenih za letovanje v počitniški kapaciteti

ime zavoda, naslov, poštna številka, objavljeni termini na internetu, naslov lokacije, ime in priimek, datum rojstva, datum letovanja, podpis odgovorne osebe, žig.

da

Poslovna sekretarka

1.24 Zapisniki inšpekcijskega nadzora

ime inštitucije, naslov, poštna številka, ime naslov in zavoda, zap. štev., zadeva, ugotovitve, datum in podpis inštitucije

da Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo

za tekoče leto

1.25 Okrožnice ministrstva v elektronski obliki