Strahinj 99, 4202 Naklo
Telefon: (04) 277 21 11, Faks: (04) 277 21 18 e-pošta: info@bc-naklo.si
N_Katalog zapisov_01_03_2016(5) Stran 1/26
KATALOG ZAPISOV
Verzija: 5
Veljavnost od: 1. 3. 2016 Veljavnost do: nove izdaje
Pripravili: Tatjana Geč Monika Rant
Milena Maček Jerala Tina Košir
Mira Poklukar Irena Gril
Odobril: dr. Marijan Pogačnik
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 2/26 SEZNAM DOKUMENTACIJE
SREDNJA ŠOLA
ZAP. ŠT.
NAZIV DOKUMENTA VSEBINA DOKUMENTA OBRAZEC
PREDPIŠE MINISTER
ČAS HRANJENJA
ODGOVORNA
OSEBA
MESTO HRANJENJA
1. Knjige in splošni dokumenti
1.1 matična knjiga podatki o dijakih (štev. osebnega lista, datum rojstva, datum vstopa in datum izstopa/po potrebi, datum izdaje spričevala ob zaključku izobraževanja) ter podatki o njihovem šolanju od vstopa do zaključka šolanja v srednji šoli oziroma do prešolanja dijaka na drugo šolo
ne trajno šolska svetovalna
delavka organizator formalnega
izobraževanja odraslih
v zaklenjeni omari v pisarni šolske svetovalne delavke
v zaklenjeni omari organizatorja
1.2 šolska kronika pomembnejši dogodki šole po kronološkem vrstnem redu ne trajno Marta Skoberne arhiv
arhivira pomočnica ravnateljice za tekoče leto pri odgovorni osebi 1.3 letni delovni načrt vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega
dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev razširjenega programa, ki ga izvaja šola, za vsako šolsko leto
ne trajno ravnateljica tajništvo v arhiv
srednje šole za tekoče leto pri ravnateljici 1.4 letno delovno poročilo splošni podatki o šoli ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in
drugega vzgojno-izobraževalnega dela v posameznem koledarskem letu
ne trajno pomočnica ravnateljice arhiv
tajništvo v arhiv srednje šole za tekoče leto pri pomočnici ravnateljice
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 3/26
1.5 evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah
evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah v izobraževanju odraslih
evidenčna številka, naziv dokumenta, podatki o dijaku, ki mu je izdana listina (ime in priimek ter EMŠO, številka matičnega lista), datum izdaje
evidenčna številka, spol, datum, kraj, občina in država rojstva, prebivališče, vrsta listine, številka listine, kraj in datum izdaje listine, datum prevzema listine in podpis.
ne trajno razredniki oddajo
evidenco o izdanih spričevalih skupaj z drugimi listinami organizator formalnega izobraževanja odraslih
arhiv
arhivira tajništvo za tekoče leto v pisarni za dijake v zaklenjeni omari organizatorja
Zap.
št.
Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec
predpiše minister
Čas hranjenja
Odgovorna oseba
Mesto hranjenja
2. Dokumentacija o delu organov 2.1 zapisniki o sejah:
- učiteljskega zbora - oddelčnih učiteljskih zborov
-Andragoškega zbora
kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotni, dnevni red, navedba razprave in sklepov
ne trajno - pomočnica ravnateljice
- razredniki (oddajo pomočnici ravnateljice) -Vodja izobraževanja odraslih
arhiv srednje šole - za tekoče leto pri pomočnici ravnateljice - za tekoče leto pri razredniku -Arhiv izobraževanje odraslih 2.2
- strokovnih aktivov - sveta staršev šole - roditeljskih sestankov
5 let - vodja aktiva
-predsednik sveta staršev - razrednik
(oddajo pomočnici ravnateljice po vsakem roditeljskem sestanku)
- arhiv srednje šole
- za tekoče leto hrani pomočnica ravnateljice - za tekoče leto pri pomočnici ravnateljice - za tekoče leto hrani pomočnici ravnateljice
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 4/26
2.3. razrednikova analiza pedagoškega dela v oddelku
analiza doseženega uspeha po posameznih predmetih z utemeljitvijo v vsakem ocenjevalnem obdobju, ob koncu šolskega leta pa še analiza splošnega učnega uspeha ter podatki o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih
ne eno leto po
zaključku šolanja dijakov
razrednik, učitelji (ob vsakem
ocenjevalnem obdobju odda razrednik
pomočnici ravnateljice) arhiv kot priloga pri zapisnikih o sejah učiteljskega zbora (arhivira tajništvo) - za tekoče leto pri pomočnici ravnateljice Zap.
št.
Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec
predpiše minister
Čas hranjenja Odgovorna oseba
Mesto hranjenja
3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev 3.1 letna priprava
strokovnega delavca
letna razporeditev ciljev, standardov ter vsebina vzgojno- izobraževalnega, načrt ocenjevanja znanja in drugega strokovnega dela
ne do konca
šolskega leta
učitelji e-dnevnik
3.2 sprotna priprava na vzgojno-izobraževalno delo
metodična in vsebinska priprava na vzgojno-izobraževalno delo ne do konca šolskega leta
učitelji pri učitelju
3.3 Laboratorijske vaje Seznam laboratorijskih vaj z metodo uporabe, časovnim okvirjem in izvajalcem
ne do konca
šolskega leta učitelj zbir pri laborantu,
In učitelju izvajalcu 4. Dokumentacija o delu oddelkov
4.1 Dnevnik
Dnevnik v
izobraževanju odraslih
urnik, razpored pisnih preverjanj znanja za oceno, podatki o preverjanju znanja za oceno, prisotnost dijakov, interesne in obvezne izbirne vsebine, praktično izobraževanje
podatki o izobr. programu, izvajalcih posameznih predmetov oz.
modulov, št. ur predmeta/modula, vsebina predmeta/modula, podatki o preizkusu znanja, prisotnost udeležencev.
da
ne
eno leto po zaključku šolanja dijakov
Ni določen.
1. učitelj 2. razrednik
organizator formalnega izobraževanja odraslih
arhivira pomočnica ravnateljice za tekoče leto v e- dnevniku
-Arhiv izobraževanje odraslih
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 5/26
4.2 redovalnica podatki o dijakih v oddelku (ime in priimek), učni predmeti in ocene, splošni učni uspeh ob koncu pouka, splošni učni uspeh ob koncu šolskega leta, izostanki, opombe, podatki o izpitih,
da eno leto po
zaključku šolanja dijakov
razredniki arhiv – poleg
dnevnikov
(arhivira pomočnica ravnateljice) za tekoče leto v e- redovalnici 4.3 dnevnik za delo z
dijaki s posebnimi potrebami
podatki o dijakih v skupini (ime in priimek, razred in oddelek, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o izostankih) ter podatki o dnevnem poteku vzgojno-izobraževalnega dela, pregled realizacije ur ob koncu pouka v šolskem letu, pregled o številu učencev
da eno leto po
zaključku šolanja dijakov
izvajalec dodatne strokovne
pomoči za tekoče leto
zaklenjeno v pisarni koordinatorice za delo z otroki s posebnimi potrebami
4.4 razrednikova mapa podatki o izrečenih vzgojnih ukrepih v oddelku, podatki o razgovorih s starši, podatki o posebnih dosežkih dijakov (npr.
tekmovanja),opravičila staršev o izostankih od pouka, pohvalah in podobno.
ne 1 leto razrednik pri razrednikih v
zaklenjeni omari
5. Dokumentacija o dijakih 5.1 vpisni list
Vpisni list v
izobraževanju odraslih
podatki o otroku (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo, podatki o starših (ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka za nujna sporočila), podatki o šoli in programu, kamor se dijak prijavlja, podatki o končani OŠ, podatki o prenosu prijave vpisna št., datum vpisa, podatki o kandidatu (ime in priimek, spol, datum, kraj, občina in država rojstva, državljanstvo, EMŠO, davčna št., naslov, telefonska št., e-naslov, delovni status), izobraževalni program, podatki o osnovnošolskem izobraževanju, podatki o dosedanjem formalnem izobraževanju, podatki o delovnih izkušnjah, znanje, pridobljeno v
neformalnem izobraževanju, morebitne posebnosti, opombe, datum in podpis kandidata.
da
ne
2 leti
V enem letu po zaključku izobraževanja.
šolska svetovalna delavka
organizator formalnega izobraževanja odraslih
v pisarni šolske svetovalne delavke zaklenjeno v omari
-Arhiv izobraževanje odraslih
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 6/26
5.2 osebni list podatki o šoli in programu, podatki o dijaku (ime in priimek ter EMŠO, spol. datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo), podatki o pridobljeni izobrazbi, podatki o posameznem letniku šolanja (programska enota, kratica, ocena, število ur/leto, število kreditnih točk, datum ob koncu pouka, izostanki, splošni učni uspeh, pohvale – nagrade-priznanja, opombe in drugi podatki, podatki o opravljenih izpitih, ugotovitev v zvezi z napredovanjem), podatki o zaključnem izpitu, podatki o poklicni maturi, podatki o maturi
da trajno 1. razrednik
2. pomočnica ravnateljice organizator formalnega izobraževanja odraslih
zaklenjena omara v pisarni pomočnice ravnateljice (med uporabo) arhiv (tajništvo) v zaklenjeni omari organizatorja 5.3 Zapisnik o predmetnih,
dopolnilnih in popravnih izpitih dijakov
Zapisnik o predmetnih, dopolnilnih in popravnih izpitih udeležencev
izobraževanja odraslih
podatki o dijaku (ime in priimek, razred in oddelek, naslov), ime in sedež šole, vrsta izpita, predmet, , letnik, izobraževalni program, izpitni rok, opravljanje izpita (številka zapisnika, tema pisnega dela izpita, grafičnega, tehničnega ali drugega izdelka, storitve oz. nastopa, vprašanja pri ustnem delu izpita, ocena, izpitna komisija, datum in podpis.
Ime in sedež šole, ime in priimek kandidata, vpisna št., program izobraževanja, šolsko leto, vrsta izpita, predmet/modul, letnik, učitelj, datum izpita, datum in kraj izpita, podpis kandidata.
Zapisnik o izpitu: tema pisnega dela izpita, vprašanja pri ustnem delu izpita, posamezne ocene in končna ocena, podpis
ocenjevalca in komisije, datum opravljanja izpita.
da
ne
trajno
trajno
učitelj izpraševalec
organizator formalnega izobraževanja odraslih
zaklenjeno v pisarni pomočnice ravnateljice arhiv srednje šole
v zaklenjeni omari organizatorja
5.4 Pred-prijava k splošni maturi/k poklicni maturi
osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, opravljanje splošne mature oz. poklicne mature
da do zaključka
šolanja
tajnik splošne mature/ poklicne mature
v arhivu srednje šole v ognjevarni omari 5.5 prijava k splošni
maturi / k poklicni maturi / k zaključnemu izpitu
osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, pogoji za opravljanje splošne mature /poklicne mature, opravljanje splošne mature /poklicne mature / zaključnega izpita, potrdilo o prijavi; podatki o dosedanjem izobraževanju, opravljanje posameznega predmeta/predmetov poklicne mature / posamezne izpitne enote zaključnega izpita
da do zaključka
šolanja tajnik splošne mature/ poklicne
mature / zaključnega izpita v arhivu srednje šole v ognjevarni omari
5.6 odjava od splošne mature / poklicne mature / zaključnega izpita
osebni podatki kandidata/ke, izjava, potrdilo o odjavi da do zaključka šolanja
tajnik splošne mature/ poklicne mature / zaključnega izpita
v arhivu srednje šole v ognjevarni omari
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 7/26
5.7 Priloga 2 pred prijave in prijave k splošni maturi in poklicni maturi: Uveljavljanje pravic kandidata/ke s posebnimi potrebami pri opravljanju splošne mature
šola na kateri kandidat/ka opravlja maturo/poklicno maturo, osebni podatki, naslov, posebne potrebe kandidata/ke, podlaga za uveljavljanje pravic, predlagana prilagoditev načina opravljanja mature pri posameznih predmetih
da do zaključka
šolanja tajnik splošne mature/ poklicne mature
v arhivu srednje šole v ognjevarni omari
5.8 Pred prijava k opravljanju izpita iz maturitetnega predmeta splošne mature
osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, opravljanje splošne mature oz. poklicne mature, opravljanje izpita iz maturitetnega predmeta
da ??? tajnik splošne mature v arhivu srednje šole
v ognjevarni omari
5.9 prijava k opravljanju izpita iz maturitetnega predmeta splošne mature
osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke, pogoji za opravljanje izpita iz predmeta splošne mature, opravljanje izpita iz predmeta splošne mature
da do zaključka
šolanja
tajnik splošne mature v arhivu srednje šole v ognjevarni omari
5.10 sprememba prijave k
splošni maturi osebni podatki in naslov bivališča kandidata/ke,
ime in sedež šole, kjer je kandidat/ka prijavljen k maturi, izbirni predmeti, spremenjena raven zahtevnosti pri izbirnih predmetih, potrdilo o spremembi prijave k splošni maturi
da do zaključka
šolanja tajnik splošne mature v arhivu srednje šole v ognjevarni omari
5.11 osebni športno vzgojni karton
podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, spol) ter podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, ki ne se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč,
koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju za posamezno šolsko leto
da do zaključka
šolanja dijaka športni pedagog v zaklenjeni omari v kabinetu športne vzgoje
6. Javne listine
6.1 letno spričevalo podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, ocena splošnega učnega uspeha, podatki o napredovanju
da / razrednik
v pisarni za dijake se vodi evidenca o izdanih spričevalih
evidenca izdanih letnih spričeval se hrani v pisarni za dijake
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 8/26
6.2 spričevalo o
zaključnem izpitu oz. o poklicni maturi oz. o splošni maturi
podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, ocena splošnega uspeha, podatek o zaključku izobraževalnega programa
da / 1. tajnik zaključnega
izpita/poklicne mature/mature 2. izpitni odbor
evidenca izdanih spričeval zaključnega izpita- poklicne mature oz.
mature, ki se hrani v arhivu srednje šole v ognjevarni omari 6.3 potrdilo o šolanju
potrdilo o vpisu v izobraževanju odraslih
podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto
ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, šolsko leto, letnik, izobr. program, namen izdaje potrdila, veljavnost potrdila, številka potrdila, kraj in datum izdaje, podpis odgovorne osebe.
da
ne
/ Razredniki in v pisarni za dijake
organizator formalnega izobraževanja odraslih
evidenca izdanih potrdil, ki se hrani v programu e- dnevniku evidenca izdanih potrdil, ki se hrani pri organizatorju 6.4 izpis iz evidence podatki o dijaku (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva),
podatki iz izvirne javne listine in klavzula, da je to nadomestna javna listina in enakovredna izvirniku, ter podatki o izvirni javni listini (naziv, evidenčna številka ter kraj in datum izdaje)
da / Tajnica za dokumente starejše
od 1. 9. 2012,
po 1. 9. 2012 pa v pisarni za dijake
evidenca izpisov, ki se hrani v tajništvu šole
oz. v pisarni za dijake
7. Druga dokumentacija 7.1 obvestilo o učnem
uspehu ob koncu ocenjevalnih obdobij med šolskim letom
podatki o dijaku (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocenjevalno obdobje, ocene pri posameznih predmetih, število ur izostankov dijaka, kraj in datum izdaje
ne / razrednik evidenca izdanih
obvestil, ki se hrani v razrednikovi mapi 7.2 obvestilo o vzgojnem
ukrepu
podatki o dijaku (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, vrsta vzgojnega ukrepa kraj in datum
da do izbrisa ukrepa razredniki
fotokopija v razrednikovi mapi 7.3 soglasje staršev za
svetovalno obravnavo
podatki o dijaku (ime in priimek, datum, rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, podatki o starših (ime in priimek, prebivališče), soglasje, kraj in datum, podpis staršev
ne eno leto šolska svetovalna delavka v pisarni šolske svetovalne delavke
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 9/26 VIŠJA STROKOVNA ŠOLA
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec
predpiše minister
Čas hranjenja
Odgovorna oseba Mesto hranjenja 1. Knjige in splošni dokumenti
1.1 osebni list študenta osebno ime študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občina rojstva, država rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotna matična številka občana ali občanke, državljanstvo, predhodno pridobljena izobrazba, način študija ter drugi podatki po posebnih predpisih; vodi se za vsakega študenta od vpisa v šolo do končanja študija oziroma do izpisa (morebitna izpisnica)
ne trajno referentka v ognjevarni omari v
pisarni referata
1.2 kronika šole pomembnejši dogodki višje šole po kronološkem vrstnem redu ne trajno vodja višje šole arhiv
(arhivira vodja višje šole)
za tekoče leto v pisarni referata 1.3 letni delovni načrt za vsako šolsko leto: vsebina, obseg (trajanje) in razporeditev
predavanj, vaj in drugega izobraževalnega dela po predmetniku, načrt vpisa za naslednje študijsko leto, razporeditev študentov v letnike in skupine, roki za opravljanje izpitov, ugotavljanje in zagotavljanje kakovosti s samoevalvacijo, strokovno
izpopolnjevanje predavateljev in drugih delavcev, sodelovanje z drugimi šolami, delodajalci, zbornicami, društvi in združenji
ne trajno ravnatelj, vodja višje šole arhiv
(arhivira vodja višje šole)
za tekoče leto v pisarni referata 1.4 letno delovno
poročilo splošni podatki o BC Naklo, podatki o obsegu, organizaciji pouka in drugega izobraževalnega dela v posameznem šolskem letu
da trajno vodja višje šole arhiv
(arhivira vodja višje šole)
za tekoče leto v pisarni referata
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 10/26
1.5 evidenca o izdanih diplomah in drugih listinah
evidenčna številka, naziv dokumenta, podatki o študentu, ki mu
je izdana listina (ime in priimek ter EMŠO), datum izdaje ne trajno referentka arhiv
(arhivira referentka) za tekoče leto v pisarni referata – ognjevarna omara
1.6 vzgojno-
izobraževalni programi v višjem strokovnem šolstvu
študijski program, akreditacije študijskih programov, vpisi v študijske programe, študijske dejavnosti, morebitne spremembe študijskih programov
ne trajno vodja višje šole arhivira vodja višje
šole
1.7 vpis v razvid izvajalcev javno veljavnih programov
imena in priimki predavateljev/inštruktorjev, e-naslov, tel. št., predmet, študijski program, izobrazba, delovne izkušnje, morebitna imenovanja
ne trajno vodja višje šole arhivira vodja višje
šole
1.8 publikacije, časopisi, revije, bilteni in druge objave
publikacije višje šole, revija Moje podeželje ne trajno vodja višje šole arhivira vodja višje
šole
2. Dokumentacija o delu organov 2.1 zapisniki o sejah:
- predavateljskega zbora
- strateškega sveta - študijske komisije - komisije za spremljanje in zagotavljanje kakovosti
kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotni, dnevni red, navedba razprave in sklepov
(vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih …)
ne trajno - vodja višje šole
- predsednica Strateškega sveta - predsednica Študijske komisije
- ravnatelj VSŠ
arhiv (arhivira vodja višje šole)
za tekoče leto pri vodji višje šole
za tekoče leto pri vodji višje šole
za tekoče leto pri vodji višje šole
za tekoče leto pri vodji višje šole
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 11/26
strokovnih aktivov
študentskega sveta
5 let - vodja aktiva
predsednik Študentskega sveta
arhiv (arhivira vodja aktiva)
za tekoče leto hrani vodja aktiva
za tekoče leto pri predsedniku Študentskega sveta 2.2 seje, sestanki,
posvetovanja
vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih … ne trajno vodja
seje/sestanka/posvetovanja
vodja
seje/sestanka/posveto vanja
2.3 posvetovanja, zborovanja, konference
vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih … ne trajno organizator konference organizator konference
2.4 svet zavoda vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih … ne trajno predsednica Sveta zavoda tajništvo 3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev
3.1 izvedbeni
kurikulum strokovnega delavca
cilji predmeta; učna enota/tema, učne metode, oblike, tehnike;
medpredmetne povezave; prostor izvajanja aktivnosti, oprema in pripomočki ter vsebina izobraževalnega in drugega strokovnega dela
ne 4 leta predavatelji/inštruktorji predavatelji/
inštruktorji
3.2 seminarji ne 10 let predavatelji/inštruktorji predavatelji/
inštruktorji 4. Dokumentacija o študentih
4.1 vpis vpisni list, prijavnica (osebni podatki, stalno in morebitno začasno prebivališče, podatki o državljanstvu, izobraževanju, srednješolski izobrazbi in o delovnih izkušnjah, dosedanje izobraževanje)
da 2 leti referentka pisarna referata
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 12/26
4.2 osebni list študenta osebno ime študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občina rojstva, država rojstva, stalno in začasno prebivališče, enotna matična številka občana ali občanke, državljanstvo, predhodno pridobljena izobrazba, način študija ter drugi podatki po posebnih predpisih; vodi se za vsakega študenta od vpisa v šolo do končanja študija oziroma do izpisa (morebitna izpisnica)
ne trajno referentka v ognjevarni omari v
pisarni referata
4.3 vloga za izpis podatki o študentu (ime in priimek, naslov stalnega bivališča, datum in kraj rojstva), višješolski strokovni program, študijsko leto, letnik, razlog za izpis, datum in podpis študenta
da 2 leti referentka pisarna referata
4.4 evidenca študentov evidenca VIZ za potrebe MIZKŠ ne 2 leti referentka pisarna referata
4.5 evidenca študentov evidenca študentov ne 1 leto po
zaključku šolanja referentka pisarna referata
4.6 izpiti evidence o izpitih ne trajno predavatelji predavatelji
4.7 osebni zapisnik o izpitu študenta
številka zapisnika; predmet, pri katerem opravlja izpit; podatki o študentu (ime in priimek, vpisna številka, študijski program, način študija); datum in čas opravljanja ustnega in/ali pisnega izpita; tema pisnega izpita, grafičnega, tehničnega ali drugega izdelka, storitve ali nastopa; ocena pisnega dela; vprašanja pri ustnem delu izpita; ocena ustnega dela; podpis ocenjevalca;
skupna ocena za vpis v e-indeks; morebitna izpitna komisija;
podpis nosilca predmeta
ne 1 leto po
zaključku šolanja
predavatelji/inštruktorji za tekoče leto zaklenjeno v pisarni referata
arhiv
(arhivira pisarna referata)
4.8 odločbe v
postopku priznavanja za namen nadaljevanja izobraževanja na višji šoli
podatki o študentu (ime in priimek, EMŠO), mnenje ne trajno oz. 100 let od rojstva
predsednica Študijske komisije pisarna referata
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 13/26
5. Javne listine
5.1 potrdilo o vpisu podatki študenta (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva), letnik v študijskem letu in študijski program, (ne)zaposlenost, morebitni iskalec zaposlitve, namen potrdila
da / referentka
(vodi evidenco izdanih potrdil o vpisu)
obrazci so shranjeni v ognjevarni omari v pisarni referata, evidenco izdanih potrdil vodi pisarna referata
5.2 študentska izkaznica
seznam izdanih študentskih izkaznic ne 1 leto po
zaključku študija
referentka pisarna referata
5.3 potrdilo o končanem študiju
podatki o študentu (ime in priimek, datum, kraj rojstva), študijski program, datum opravljenega diplomskega izpita, pridobljena strokovna izobrazba in klavzula, da je to nadomestna javna listina do izdaje diplome, podpis ravnatelja
da trajno referentka pisarna referata
5.4 diploma s
priloženimi ocenami posameznih predmetov
podatki o študentu (ime in priimek, datum, kraj rojstva), študijski program, kraj in datum opravljenega diplomskega izpita, št. diplome, podpis ravnatelja, ocene pri posameznih predmetih, podpis ravnatelja
da / referentka
(vodi evidenco izdanih diplom)
trajno evidenco izdanih diplom vodi pisarna referata
5.5 izpisnica podatki o izdajatelju (BC Naklo, naslov) in podatki o študentu (ime in priimek, vpisna številka, datum rojstva, naslov stalnega bivališča), datum izpisa z navedenim višješolskim strokovnim programom in letnikom, vzrok izdaje izpisnice, kraj in datum, podpis ravnatelja
da trajno referentka pisarna referata v
osebni mapi študenta (za osebnim listom)
6. Znanstveno-raziskovalna dejavnost
6.1 znanstveno-
raziskovalna dejavnost
splošno o znanstveno-raziskovalni dejavnosti ne 5 let vodja raziskovalne enote arhivira vodja
raziskovalne enote 6.2 raziskovalni
projekti in programi
evidence raziskovalnih organizacij ne trajno vodja raziskovalne enote arhivira vodja
raziskovalne enote 7. Organizacije in društva
7.1 društvo Objem
narave
ne 2 leti organizator praktičnega
izobraževanja arhivira organizator
praktičnega izobraževanja
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 14/26
8. Druga dokumentacija
8.1 koledar študentski koledar ne 2 leti
v
odja višje šole pisarna referata8.2 evidenca
prisotnosti na delu
evidenca prisotnosti na delu, urniki, morebitna nadomeščanja ne 2 leti referentka pisarna referata
8.3 strokovni izpiti pedagoških delavcev
evidenca strokovnih izpitov pedagoških delavcev ne trajno tajnica oz. kadrovska služba (Geč)
tajništvo oz.
kadrovska služba (Geč) v osebni mapi zaposlenih
8.4 strokovno
izobraževanje, usposabljanje, izpopolnjevanje delavcev
evidenca izvedenih seminarjev in izdanih potrdil, potrdila o
izobraževanju in usposabljanju ne 100 let od rojstva tajnica tajništvo
8.5 priznavanje
izobraževanja
priznavanje izobraževanja ne trajno predsednica Študijske komisije pisarna referata
8.6 priznavanje
izobraževanja
mnenje o izobrazbi, postopki priznavanja diplom, postopki vrednotenja
ne 5 let predsednica Študijske komisije pisarna referata
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 15/26 MEDPODJETNIŠKI IZOBRAŽEVALNI CENTER
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan (od koga)
Čas hranjenja
Odgovorna Oseba
Mesto hranjenja
1. Knjige in splošni dokumenti 1.1 Register kandidatov
(usposabljanje za VDTTP)
Zap. št. vpisa v register, zap. št. prijavnega lista, datum vpisa kandidata v register, ime in priimek kandidata, datum rojstva in naslov, občino, zap. št.
tečaja, podatke o opravljenem izpitu ter podatke o zap. št. izdanega potrdila o opravljenem tečaju.
minister trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: Zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih.
1.2 Register kandidatov in izdanih potrdil (usposabljanja iz fitomedicine)
Zap. št. kandidata, ime in priimek kandidata, naslov, datum in kraj rojstva, EMŠO, datum opravljanja izpita oz. datum podaljševanja potrdila, datum veljavnosti potrdila, št. potrdila, datum izpita, naziv tečaja, termin izvedbe tečaja in ime in priimek izvajalcev.
/ trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: Zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih
1.3 Register kandidatov in izdanih potrdil (ostali tečaji)
Naziv tečaja, termin tečaja, št. tečaja, izvajalci tečaja, cena tečaja, zap. št. kandidata, ime in priimek kandidata, naslov, datum in kraj rojstva, št. potrdila.
/ trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: Zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih 1.4 Evidenca izdanih
certifikatov NPK
Ime in priimek, datum in kraj rojstva, EMŠO, prebivališče, št. in datum izdaje certifikata, naziv poklicne kvalifikacije.
minister trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: Zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih 1.5 Knjiga pritožb in
pohval
Mnenja kupcev / Vodja prodajalne Prodajalna.
1.6 Registracija prodajalne
Dokument o delovanju prodajalne / / Vodja prodajalne Prodajalna.
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 16/26
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan (od koga)
Čas hranjenja Odgovorna Oseba
Mesto hranjenja
2. Dokumentacija o delu 2.1 Prevzemnice z
dobavnicami
Dobavitelj, kupec, številka, datum, vrsta in količina, vrednost…
da 10 let Vodja prodajalne Tekoče prevzemnice in kopije
dobavnic v trgovini, ostalo v arhivu.
Originali dobavnic v
računovodstvu, ostalo v arhivu.
2.2
Izdani računi in
dobavnice kupcem Kupec, dobavitelj, številka, količina vrednost
da
10 let Vodja prodajalne Tekoče v
prodajalni/računovodstvu, ostalo v arhivu.
2.3 Označevanje proizvodne serije
Dnevni količin sprejetega mleka, količine predelanega mleka, serije izdelkov
ne 1 leto Vodja mlekarske
delavnice
Kabinet vodja mlekarske delavnice
2.4 Oddane količine v trgovino
Dnevni količinski oddani izdelki v trgovino iz mlekarske delavnice po artiklih
ne 1 leto Vodja mlekarske
delavnice
Kabinet vodja mlekarske delavnice
2.5 Zapisniki o sejah:
- poslovnega odbora - MIC-a
ime zavoda, naslov, poštna številka, datum, zaporedna štev., datum sestanka, predlagan dnevni red, čas seje, podpis sklicatelja seje, imena vabljenih, sklepi seje, podpis zapisnikarja/-ce. Podpis Vodje MIC-a.
ne 10 let Vodja MIC-a V omari pisarne MIC-a
2.6 Registri živali:
- register drobnice na gospodarstvu - register prašičev na gospodarstvu - register govedi na gospodarstvu - Identifikacijski dokumenti kopitarjev
Podatki o rojstvu, pasmi, poreklu, nasledstvu, lastništvu, proizvodnji živali
da Vodja oddelka
Posestvo Strahinj
V elektronski obliki
2.7 Identifikacijski dokumenti za kopitarje
Podatki o posamezni živali da Vodja oddelka
Posestvo Strahinj
V omari pisarne Vodje posestva 2.8 Evidence delovnih
opravil za ukrep Kmetijsko-okoljska- podnebna plačila
Delovna opravila na kmetijskih površinah
da Vodja oddelka
Hortikultura Vodja oddelka Posestvo Strahinj
V omari kabineta hortikultura V omari pisarne Vodje posestva
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 17/26
2.9 Dnevnik veterinarskih posegov
veterinarski posegi na kmetijskem gospodarstvu
da Vodja oddelka
Posestvo Strahinj
V omari pisarne Vodje posestva 2.10 Blagajniški izpisi o
prometu z gotovino in preko POS terminala
Evidence prodaje in oddaje gotovine Trgovski standardi 10 let Vodja prodajalne Tekoče v prodajalni, ostalo v arhivu
2.11 Interni prenosi Evidenca porabe blaga po SM ne Vodja prodajalne Prodajalna
2.12 EKO certifikati Potrjuje skladnost kmetijskih pridelkov in živil s predpisi in standardi za ekološko kmetijstvo.
da V času veljave Vodja prodajalne za
certifikate dobaviteljev blaga v trgovini Za izdelke BC Naklo vodja posestva in vodja mlekarske delavnice
Za certifikate dobaviteljev blaga v trgovini v prodajalni, za izdelke BC Naklo v tajništvu
3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev
3.1 Prijava projekta Vsebuje natančno vsebinsko in finančno konstrukcijo projekta.
Razpisovalci projektov (Ministrstva, CMEPIUS…)
trajno Vodja projektne pisarne
Projektna pisarna
3.2 Projektna dokumentacija
Pogodba projekta.
Poročila projekta (vmesna, končno) ki dokazujejo in opredeljujejo tako vsebinsko kot finančno realizacijo projekta.
Razpisovalci projektov (Ministrstva, CMEPIUS…)
Opredeljeno v pogodbi ali razpisni dokumentaciji.
Vodja projekta Projektna pisarna
3.3
Prijavnica (usposa Usposabljanje iz VDTTP)
Zap. št. prijavnega lista, ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, naslov stalnega bivališča, št. in ime pošte, občina stalnega bivališča, e-naslov, tel.
Št., izobrazba in poklic, podpis kandidata.
minister trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: arhiv in zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 18/26
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan (od koga)
Čas hranjenja Odgovorna Oseba
Mesto hranjenja
4. Dokumentacija o delu 4.1 Zapisnik o zagovoru iz
praktičnega dela usposabljanja iz VDTTP
Nosilec programa, datum, ime in priimek kandidata, opis predmeta zagovora, preizkus je/ni opravil, podpis člana in predsednika komisije.
minister trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: zaklenjena omara v pisarni izobraževanja odraslih 4.2 Prijavnica
(usposabljanja iz fitomedicine)
Ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna št., KMG MID št., naslov stalnega prebivališča, občina stalnega bivališča, naslov začasnega bivališča, telefonska št., naslov elektronske pošte, podatki o dosedanji zaključeni izobrazbi, vrsta tečaja, izvajalec tečaja, datum tečaja, datum izpolnitve prijavnice, podpis kandidata.
minister trajno Vodja izobraževanja
odraslih
Arhiv.
Tekoče leto: zaklenjena omara
5. Javne listine
5.1 Certifikat o NPK Naziv in sedež izvajalca, ime in priimek kandidata, datum in kraj rojstva, naziv kataloga, št. certifikata, koda kataloga, datum in kraj izdaje, podpis predsednika komisije in odgovorne osebe.
da / Vodja izobraževanja
odraslih
Zaklenjena omara pisarne izobraževanja odraslih.
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 19/26 SKUPNE SLUŽBE
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan (od koga)
Čas hranjenja Odgovorna Oseba
Mesto hranjenja
1. Dokumentacija o delu 1.1 Dokumentacija o
postopku javna naročila velike vrednosti izbranega ponudnika
sklep o začetku postopka, razpisna dokumentacija velike vrednosti, obvestilo o naročilu (objava na PJN in UL EU), dokumentacija ponudnikov, zapisniki, poročila, odločitev o oddaji, pogodbe oz.
okvirni sporazumi, obvestilo o oddaji naročila (objava na PJN in UL EU)
ne najmanj
10 let, po datumu oddaje naročila, oziroma najmanj dve leti po preteku garancije za predmet JN, če je garancija veljavna več kot 10 let
Knjigovodja oz. skrbnik za JN odgovoren za postopek
V pisarni računovodstva razen pri projektih v pisarni vodje projekta, zaklenjeno
1.2 Dokumentacija o postopku javna naročila velike vrednosti neizbranega ponudnika
dokumentacijo neizbrane ponudbe za javna naročila velike vrednosti
ne najmanj
2 leti po datumu oddaje naročila
Knjigovodja oz. skrbnik za JN odgovoren za postopek
V pisarni računovodstva razen pri projektih v pisarni vodje projekta, zaklenjeno
1.3 Dokumentacija o postopku
javnega naročila male vrednosti (NMV) izbranega ponudnika
sklep o začetku postopka, razpisna dokumentacija, obvestila o naročilu-objava na PJN, dokumentacija izbranih ponudnikov, zapisniki, odločitev o oddaji, pogodbe, obvestila o oddaji naročila objava na PJN
ne najmanj
10 let, po datumu oddaje naročila, oziroma najmanj dve leti po preteku garancije za predmet JN, če je garancija veljavna več kot 10 let
Knjigovodja oz. skrbnik za JN odgovoren za postopek
V pisarni računovodstva razen pri projektih v pisarni vodje projekta, zaklenjeno
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 20/26
1.4 Dokumentacija o postopku
javnega naročila male vrednosti neizbranega ponudnika
dokumentacijo neizbrane ponudbe za javna
naročila male vrednosti ne najmanj
2 leti po datumu oddaje naročila
Knjigovodja oz. skrbnik za JN odgovoren za postopek
v pisarni računovodstva razen pri projektih v pisarni vodje projekta, zaklenjeno
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan (od koga)
Čas hranjenja Odgovorna oseba
Mesto hranjenja
1. Dokumentacija o delu 1.5 Predlog za izdajo
naročilnice/pogodbe za nabavo blaga, storitev, gradnje
Predmet naročila, količina, vir sredstev za financiranje-proračunska postavka, ocenjena vrednost EUR brez DDV, ime in priimek osebe za nabavo, navedene poizvedbe in cene (ponudbe), uradni zaznamek o izbiri ponudnika in navedba razlogov za izbiro, odobritev odgovorne oseba
ne 10 let Odgovorna oseba za nabavo
blaga, storitev, gradnje za posamezno področje
v pisarni računovodstva, zaklenjeno
1.6 Naročilnica/pogodba za nabavo blaga, storitev, gradnje
Naziv dobavitelja, količina, predmet naročila, pogoji, vir sredstev za financiranje- proračunska postavka, ocenjena vrednost EUR brez DDV, ime in priimek osebe za nabavo, odobritev odgovorne osebe
ne 10 let Knjigovodja vodi
evidenco naročilnic
v pisarni računovodstva, zaklenjeno
1.7 Ponudba/predračun za uporabo prostorov, športne dvorane, storitev
Naziv in naslov uporabnika, časovno obdobje (datum), predmet najema, število
udeležencev, količina, cena, plačilni pogoji veljavnost ponudbe
ne 10 let Knjigovodja oz. oseba, ki izda
ponudbo, predračun
v pisarni računovodstva, zaklenjeno v omari
1.8 Pogodba/naročilnica o uporabi prostorov, športne dvorane, storitev
Naziv in naslov uporabnika, predmet najema, časovno obdobje (datum) obveznosti upravitelja, obveznosti uporabnika, cena in plačilni pogoji, veljavnost pogodbe, končne določbe
ne 10 let Knjigovodja oz. oseba, ki
izdela pogodbo/naročilnico v pisarni računovodstva, zaklenjeno v omari
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 21/26
1.9 Račun Naslov partnerja, naziv predmeta, količina cena, vrednost plačila, rok plačila, datum dobave blaga oziroma opravljene storitve, sklic številka
ne 10 let oziroma do
izteka uporabe in izločitve iz uporabe
Knjigovodja oz. oseba, ki izda
račun v pisarni računovodstva,
zaklenjeno v omari
1.10 Podjemna pogodba podatki naročnika, (ime in naslov, poštna štev., ime zastopnika) podjemnik (ime in priimek, datum rojstva, naslov, poštna štev., EMŠO in davčna štev.) štev. pogodbe z letnico, čas opravljenega delo, znesek bruto ure (šolska ura) štev. TTR štev., datum podpis pogodbe, podpis podjemnika in podpis naročnika.
da 10 let Vodja posamezne enote v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.11 Avtorska pogodba podatki naročnika, (ime in naslov, poštna štev., ime zastopnika) podjemnik (ime in priimek, datum rojstva, naslov, poštna štev., EMŠO in davčna štev.) štev. pogodbe z letnico, čas opravljenega delo, znesek bruto ure (šolska ura) štev. TTR štev., datum podpis pogodbe, podpis podjemnika in podpis naročnika.
da 10 let Vodja posamezne enote v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.12 Sporazum o dopolnjevanju delovne obveznosti
podatki matičnega zavoda zaposlenega (naslov, poštna št., ime n priimek direktorja ravnatelj/-ice zavoda),
podatki zavoda,(kjer izvaja dopolnitev) naslov, poštno štev., ime in priimek direktorja ravnatelj/-ica), ime in priimek zaposlenega, datum rojstva, naslov, poštna štev. ,EMŠO, davčna
zavoda se dogovorita za časovni okvir (od- do) in učno tedensko obveznost, datum podpisa strank
da 10 let Direktor v omari v tajništvo
za tekoče leto
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 22/26
1.13 Pogodba o zaposlitvi podatki zavoda, naslov, poštna številka, ime in priimek direktorja, podatki zaposlenega, datum rojstva, naslov, poštna štev., EMŠO, davčna, štev. pogodbe, časovni okvir (od- do), šifra in ime delovnega mesta, datum podpisa pogodbe uslužbenca in delodajalca
da A-arhivsko Direktor v osebni mapi
zaposlenega
1.14 Obvestilo delavcu o odpovedi delovnega razmerja
podatki zaposlenega ime in priimek, datum rojstva, naslov, poštna štev., datum odpovedi delovnega razmerja, razlog odpovedi, datum, podpis zaposlenega
da A-arhivsko Direktor v osebni mapi
zaposlenega
1.15 Sklep o letnem dopust ime in priimek zaposlenega, delovno mesto, za leto, vrsta dopusta,
da 10 let Direktor v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.16 Vloga za odobritev letnega dopusta
podpis zaposlenega, leto dopusta, časovno od-do, število pripadajočih dni, podpis delavca, podpis vodja oddelka
da 10 let Vodja posamezne enote v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.17 Potni nalogi podatki o zaposlenega ime in priimek, naslov, delovno mesto, stroškovno mesto, naloga, relacija, odobreno vozilo, plačnik potnih stroškov, odhod, prihod, (dne in uro), podpis pooblaščene osebe, poročilo službene poti in podpis zaposlenega
da 10 let Vodja posamezne enote v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.18 Terenski dodatek ime in priimek zaposlenega, ime tabora, termin tabora, vrednost terenskega dodatka, prevoz, podpis direktorja/ravnatelja/-ica
da 10 let Vodja posamezne enote v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.19 Pripravništvo in mentorstvo
ime in priimek pripravnica, ime in priimek mentorice, šola, razred, ime knjige, dnevna priprava, datum, št, enote, učna tema, učni cilji, učna oblika, učna metoda, učni pripomočki, spretnosti, besedišče, struktura učne ure (uvodni del, delo, glavni del, preverjanje razumevanja, domača naloga)
da 10 let Direktor v omari v tajništvo
za tekoče leto
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 23/26
1.20 Letna ocena zaposlenega ime in priimek zaposlenega, ocena javnega
uslužbenca, utemeljitev ocene, da 10 let Direktor v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.21 Povečan/ zmanjšan obseg dela
ime in priimek zaposlenega, delovno mesto, tarifni razred, šolsko leto, % povečan / ali zmanjšan obseg dela, obrazložitev, datum , vročiti (zaposleni, personalna mapa, računovodstvo)
da 10 let Direktor v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.22 Napredovanje v naziv naslov zavoda, datum, ime in priimek direktorja ravnatelja/-ice, ime in priimek zaposlenega, datum rojstva, kraj, davčna, naslov, poštna štev., delovno mesto, napreduje v naziv, strokovna izobrazba, datum in izdajatelj listine, datum pedagoške- andragoška, datum specialna pedagoška, datum, strokovna strokovnega izobrazba strokovnega delavca, strokovni izpit, delovne izkušnje izven vzgoje in izobraževanja,
naziv zaposlenega, štev. naziva, datum, doba zaposlitve, opravljanje pripravništva, delovna uspešnost, strokovno spopolnjevanje oz.
pridobljena dodatna funkcionalna znanja, dodatno strokovno delo, ime in priimek direktorja oz.
ravnatelja, podpis direktorja, podpis zaposlenega strokovnega delavca
da 10 Direktor v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.23 Delovna uspešnost direktorja/ravnatelja
ime in naslov zavoda , ocenjevalni listi z kriteriji po katerem se ocenjuje datum in podpis predsednika komisije
da 10 Predsednica sveta zavoda
administrator
v omari v tajništvo za tekoče leto da v omari v tajništvo za tekoče leto 1.21 Evidenca varnosti in
zdravja pri delu -napotnica/ zdravniško potrdilo
naziv in sedež delodajalca, ime in priimek, napotenega, EMŠO, naslov in poštna štev., izobrazba, poklic, delovno mesto, opis delovnega mesta, delovna oprema, kraj datum, in podpis delodajalca izdane napotnice.
da Strokovni delavec iz varstva
pri delu in varstva pred požarom
knjigovodja
da v omari v tajništvo za tekoče leto
1.25
evidenca varnosti in zdravja pri delu - pravilnik za delovno obleko
naslov zavoda, pravilnika za namembnost, področje uporabe, odgovornost, vsebina, področja uporabe opreme in vrsta opreme, seznam uporabnikov
da Strokovni delavec iz varstva
pri delu in varstva pred požarom
knjigovodja
da v omari v tajništvo za tekoče leto
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 24/26
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan (od koga)
Čas hranjenja Odgovorna oseba
Mesto hranjenja
1.26 Blagajniški dnevnik naslov zavoda, datum, zaporedna številka računa, prejemki, izdatki, znesek, staro stanje in polog novo stanje
da 10 let knjigovodja da v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.27 Blagajniški prejemnik/ izdatek
naslov zavoda, datum, zaporedna številka računa, prejemki, izdatki, znesek starega stanja in polog, novo stanje
da 10 let knjigovodja da v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.28 Evidenčni list zaposlenega ime zavoda, ime in priimek zaposlenega, obdobje, matična, oddelek, dan, datum, vhod izhod, skupaj, statistika dela, prenos ur iz prej. obdobja, saldo tekočega mesca, stanje dopusta, izpis dela po urniku.
da 10 let Administrator da v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.39 Vabila/ zapisnik sveta zavoda
ime zavoda, naslov, poštna številka, ime in priimek člana sveta, dnevni red, pojasnilo k točkam dnevnega reda, sklepi seje, datum,
podpis predsednika/-ica sveta zavoda
da A-arhivsko Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.30 Zapisnik sestankov in kolegijev zaposlenih vabila/zapisniki
ime zavoda, naslov, poštna številka, datum, zaporedna štev., datum sestanka, predlagan dnevni red, čas seje, podpis sklicatelja seje, imena vabljenih, sklepi seje, podpis zapisnikarja/-ce.
Podpis direktorja/-ice.
da Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.31 Napotnice zaposlenih za letovanje v počitniški kapaciteti
ime zavoda, naslov, poštna številka, objavljeni termini na internetu, naslov lokacije, ime in priimek, datum rojstva, datum letovanja, podpis odgovorne osebe, žig.
da Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo
za tekoče leto
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 25/26
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan
(od koga)
Čas hranjenja Odgovorna Oseba
Mesto hranjenja
1.32 Zapisniki inšpekcijskega nadzora ime inštitucije, naslov, poštna številka, ime naslov in zavoda, zap. štev., zadeva, ugotovitve, datum in podpis inštitucije
da Poslovna sekretarka da v omari v tajništvo
za tekoče leto
1.33 Okrožnice ministrstva v elektronski obliki
DOKUMENTACIJA SISTEMA KAKOVOSTI
Zap. št. Naziv dokumenta Vsebina dokumenta Obrazec je predpisan
(od koga)
Čas hranjenja Odgovorna Oseba
Mesto hranjenja
2. Dokumentacija sistema vodenja kakovosti
2.1 Program notranje presoje Področje dela/proces, zahteve standarda ISO 9001:2008
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti
2.2 Plan zunanje presoje Področje presoje, standard, presojevalec, spremljevalec, kontaktna oseba
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti
2.3 Urnik presoje Datum, organizacijska enota, področje
dela/proces
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti 2.4 Zapis o ugotovitvah notranje presoje Področje presoje, datum in čas presoje,
notranji presojevalci, splošen vtis, ugotovljene neskladnosti, priporočila
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti
N_Katalog zapisov_01_03_2016(6) Stran 26/26
pretekle presoje, ugotovljene neskladnosti in priporočila za izboljšanje
2.5 Vprašalnik – opomnik za notranjo presojo
Točka standarda in zahteve, odgovornost vodstva
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti
2.6 Tabela KPU Področje presoje, opis problema,
odstopanja, povzetek ukrepov, ukrep, izvor, vrsta ukrepa, rok, nosilec, način spremljanja in opombe, realizirano (DA/NE), datum in ocena uspešnosti, kdo pregleda
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti
2.7 Zapisnik vodstveni pregled tčk standarda da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti 2.8 Obrazec za pregled in realizacijo idej,
pobud in izboljšav
Datum prejetja, datum obravnave na kolegiju, ideja, predlog, izboljšava, izvor predloga, način realizacije, rok realizacije, odg. Oseba, nosilec za izvedbo realizacije.
Realizirano DA/NE, opombe
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti
2.9 Končno poročilo o notranji presoji Uvod, ugotovitve, ugotovljene neskladnosti, priporočila
ne 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti 2.10 Evalvacijski vprašalnik Področje presoje, presojani, datum presoje,
ocena dela presojevalcev
da 5 let Skrbnik sistema
kakovosti
Skrbnik sistema kakovosti