V računovodstvu spremljamo poslovne dogodke na podlagi pravilnih in verodostojnih knjigovodskih listin, ki potrjujejo resničnost poslovnega dogodka.
Poslovni dogodki vplivajo na spremembo premoženja, virov premoženja oziroma uspešnost poslovanja podjetja, zato jih (poslovne dogodke) dokumentiramo tako, da jih lahko tudi dokažemo.
Knjigovodska listina se sestavi za vsak poslovni dogodek, ki se v zvezi s poslovanjem podjetja pokaže v spremembi sredstev ali obveznosti do virov sredstev ali pa v nastanku odhodkov ali prihodkov. Knjigovodske listine se sestavljajo tudi v zvezi s poslovnimi dogodki, ki so predmet zunajbilančne evidence.
Pred poslovnimi dogodki se izdajo nalogi za izvajanje. O izdajanju nalogov odloča poslovodstvo v podjetju. Izdajajo jih osebe, ki morajo pri notranji organiziranosti dela oblikovati poslovne procese in so v tej zvezi pooblaščene sprožati poslovne dogodke. Podjetja lahko uporabljajo tudi sestavljene listine, tako da je na isti listini nalog za izvedbo poslovnega dogodka in pričevanje o njegovem nastanku.
Knjigovodska listina, ki izpričuje poslovni dogodek, se sestavi praviloma na kraju in ob času njegovega nastanka. Odvisno od kraja nastanka ločimo zunanje in notranje knjigovodske listine. Notranje knjigovodske listine so lahko sestavljene v posameznih organizacijskih delih podjetja, kjer nastajajo poslovni dogodki ali pa v računovodski službi.
Notranje knjigovodske listine, ki nastajajo v računovodski službi, se sestavljajo:
- kadar izvirna knjigovodska listina ne ostane v knjigovodskem arhivu,
- kadar se izvedena knjigovodska listina sestavi na podlagi knjigovodskih podatkov iz izvirnih knjigovodskih listin,
- kadar se oblikuje podlaga za obravnavanje podatkov v zvezi z obračunom poslovanja in poslovnega izida,
- kadar se oblikuje podlaga za obravnavanje podatkov, povezanih s popravki knjigovodskih napak, odpiranjem poslovnih knjig, zapiranjem kontov uspeha, zaključevanjem poslovnih knjig in drugimi knjigovodsko-tehničnimi postopki.
Knjigovodske listine kot podlaga za obravnavanje podatkov so izvirne ali izvedene.
Izvirno knjigovodsko listino o poslovnem dogodku sestavijo na kraju in ob času njegovega nastanka osebe, ki sodelujejo pri njem, ima pa takole vsebino:
- ime in po potrebi naslov pravne oz. fizične osebe, ki listino izda, - ime in številko ter po potrebi tudi šifro listine,
- datum in kraj izdaje (pri notranjih knjigovodskih listinah kraj ni nujen),
- imena oseb, ki sodelujejo v poslovnem dogodku oziroma so pooblaščene predstavljati sodelujoče v poslu,
- oznake stroškovnih mest in stroškovnih nosilcev ali poslovnih učinkov za listine, iz katerih izhajajo prihodki in odhodki, če se spremljajo po mestih in nosilcih,
- podlago za poslovni dogodek, razen če je nepomembna,
- opis poslovnega dogodka z natančno predstavitvijo njegove vsebine, - podpise oseb, pooblaščenih za podpis take listine,
- še druge podatke, odvisno od okoliščin.
Izvirna knjigovodska listina se sestavi v enem ali v več izvodih – izvirniku in potrebnem številu kopij oz. odtisov. Pri izdelavi izvirne knjigovodske listine v več izvodih in njihovem kroženju je treba na vsaki kopiji ali vsakem odtisu označiti namen.
Za vsako knjigovodsko listino, sestavljeno pri podjetju, je treba imenovati fizično osebo, odgovorno za resničnost in verodostojnost knjigovodske listine. Te osebe podpišejo knjigovodsko listino ter s tem potrdijo, da je prikaz poslovnega dogodka pravilen in se sme uporabiti v knjigovodskem obravnavanju podatkov.
Slika 8: Delitev knjigovodskih listin Vir: Lasten
Vsako izvirno knjigovodsko listino, ki je podlaga za začetni vnos podatkov v računalnik, podpiše odgovorna oseba. Če pride knjigovodska listina od druge pravne ali fizične osebe, ima podpis in lahko žig izdajatelja; če je narejena z računalnikom, sta na njej lahko faksimile podpisa pooblaščene osebe in faksimile žiga, oboje odtisnjeno z računalnikom. Izvedene knjigovodske listine, narejene z računalnikom ali ročno, imajo za notranje potrebe praviloma
KNJIGOVODSKE LISTINE
ZUNANJE NOTRANJE
nastale zunaj podjetja nastale v podjetju
IZVIRNE IZVEDENE
potrjujejo nastanek poslovnega dogodka
sestavljene iz podatkov izvirnih listin
samo podpis oziroma z računalnikom odtisnjeno oznako odgovorne osebe. Če se izvedena knjigovodska listina pošlje drugi pravni ali fizični osebi, mora imeti žig in podpis oziroma njuna faksimila.
Knjigovodske listine krožijo od mesta sestave oziroma vstopa v podjetje prek mesta kontrole in mesta obravnavanja podatkov iz njih do njihove hrambe. Prenašanje in gibanje knjigovodskih listin se organizira tako, da se podatki iz njih lahko knjigovodsko obravnavajo kar najhitreje po poslovnem dogodku.
Za verodostojno knjigovodsko listino se šteje tudi po telekomunikacijah ali z računalniškim obravnavanjem podatkov dobljeno računalniško sporočilo, ki je sestavljeno iz knjigovodskih podatkov. Pošiljatelj oziroma tisti, ki knjigovodske podatke vnese v računalnik, je odgovoren, da podatki pri vnosu za telekomunikacijski prenos temeljijo na verodostojni knjigovodski listini.
Podjetje ima seznam izvirnih knjigovodskih listin, ki jih sestavlja, z opredeljeno odgovornostjo oseb, ki jih sestavljajo, in natančnimi roki prenosov ter sezname izvedenih knjigovodskih listin z osebami, odgovornimi za pripravo uporabniških programov za računalniško izdelovanje knjigovodskih listin, in osebami, odgovornimi za uporabljanje teh programov. Posebej se določi oseba, odgovorna za odtiskovanje faksimilov podpisov in žiga na izvedenih in izvirnih knjigovodskih listinah. Za zunanje knjigovodske listine se določi zaposlena oseba, ki jih prevzema in je odgovorna tudi za njihovo nadaljnje prenašanje.
Rok za oddajanje knjigovodskih listin za knjiženje v knjigovodstvu je takoj, to je brez zadrževanja na mestih, prek katerih se giblje.
Kontroliranje knjigovodskih listin se organizira decentralizirano ali centralizirano, lahko tudi z uporabo računalnika z za to posebej pripravljenimi programi po vrstah knjigovodskih listin.
Oseba, odgovorna za kontroliranje, s svojim podpisom potrdi, da je bilo kontroliranje opravljeno in da je knjigovodska listina pravno veljavna.
Pravno veljavna knjigovodska listina pride v knjigovodstvo, kjer se na njeni podlagi izda nalog za knjiženje, nato pa se z ustrezno tehniko vpiše podatek v poslovne knjige. Pri računalniškem obravnavanju podatkov ni nujno izdajanje nalogov za knjiženje začetnega vnosa za tiste vrste izvirnih knjigovodskih listin, za katere je v navodilu za porabniški program natančno določeno, da se vnesejo takoj po kontroliranju verodostojnosti.
Nalog za knjiženje izda pooblaščena oseba, tako da ga napiše na izvirno knjigovodsko listino, ki izpričuje poslovni dogodek, ali na posebni tiskovini (nalogu za knjiženje), ki se ji priloži izvirna knjigovodska listina.
Knjigovodske listine se redno odlagajo v registratorje in hranijo v priročnem arhivu računovodstva do konca revizije letnih računovodskih izkazov. Za knjigovodske listine, izdane v enem izvodu, ki so poslane poslovnim partnerjem, se odlagajo nosilci podatkov v ustrezni računalniški tehniki, ki po potrebi omogoča ponovne izpise knjigovodskih listin.
Računalniški nosilci podatkov se hranijo na način, ki zagotavlja popolno varnost in poznejšo uporabnost.
Po končani reviziji letnih računovodskih izkazov se knjigovodske listine arhivirajo oziroma računalniški nosilci podatkov primerno shranijo. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih
ali z izvirnikov prenesene na nosilce podatkov računalniškega oziroma mikrografskega obravnavanja. Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.
Odvisno od časa hranjenja knjigovodskih listin je treba pri računalniškem obravnavanju podatkov hraniti programsko dokumentacijo (uporabniške programe). Odvisno od vrste računalniškega obravnavanja podatkov je podjetje dolžno hraniti tako programsko dokumentacijo, da bo strokovnjaku omogočala poznejše preverjanje.
V sodobno organiziranem finančnem računovodstvu bi se morali podatki iz vhodnih knjigovodskih listin knjižiti analitično najprej v ustreznem analitičnem knjigovodstvu, od tam pa bi se samodejno prenašali zbiri istovrstnih poslovnih dogodkov obračunskega obdobja na konte glavne knjige in v dnevnik. Tako knjiženje je zelo gospodarno, preprečuje napake, do katerih prihaja pri klasičnem zajemanju podatkov predvsem zaradi večkratnega vnašanja istih podatkov za različne namene. Tako odpade kasnejše zamudno iskanje razlik med analitično in sintetično evidenco.