Debet (-) Kredit (+)
Plačilo dobaviteljeve fakture Začetno stanje
Knjiženje dobaviteljeve fakture
Vir: Turk in Melavc 1994, 123.
Na kontni kartici posameznega dobavitelja je lahko veliko postavk na debetni in tudi na kreditni strani. Vrstica zajema podatke, ki se knjižijo s temeljnico, oblikovano v likvidaturi ali komerciali. Tako knjiženi podatki pomenijo povečanje oziroma knjižen znesek dobaviteljeve fakture v polje na kreditni strani. Vrstica, v kateri je knjižen znesek v stolpec z oznako debet, predstavlja plačilo dobaviteljeve fakture, to pa posledično manjši saldo na kontni kartici posameznega dobavitelja. Elementi posamezne vrstice so (Merkur 2011c):
• zaporedna številka;
• evidenčna številka;
• datum izdane fakture;
• datum valute oziroma datum zapadlosti fakture;
• znesek obveznosti;
Podatke, ki so prikazani v preglednici 7, pa je mogoče prikazati tudi nekoliko drugače. Na kreditni strani pasivnega konta se knjižijo, v vsako vrstico posebej, naslednji podatki: datum izdaje dokumenta, datum valute plačila, evidenčna številka in najpomembnejši podatek, tj.
znesek dobaviteljeve fakture. Na kreditno stran pasivnega konta se nikoli ne knjiži VD 44, saj takšna postavka predstavlja napako. Oznaka VD 44 je oznaka za plačilo s plačilnim nalogom, takšna postavka pa je možna samo na debetni strani.
Preglednica 7: Osnovni pregled knjiženja dobaviteljeve faktur in plačila
Debet (-) Kredit (+)
Plačilo dobave. Fakture. Knjiženje dobaviteljeve fakture.
VD 44 VD 40
Vir: Turk in Melavc 1994, 123.
V ozadju računalniškega programa imajo finančni delavci možnost videti še datum vknjižbe, neto dneve in preostale transakcijske račune (TRR) dobavitelja (Merkur 2011c).
2.3 Možni načini plačila obveznosti
V kakšni obliki poravnati obveznost, kdaj in s kakšnim zamikom, da ta ne bo vzrok za pretrganje poslovnega sodelovanja, so vprašanja, ki so pogosto predmet razprav na različnih sestankih. Obveznosti do dobavitelja se poravnavajo na različne načine, in sicer:
• z medsebojno kompenzacijo - MK;
Pogoj za pravilno odločanje pri plačevanju dobaviteljem v plačilnem prometu je poznavanje vsebine iz sklenjene nabavne pogodbe, kot so npr. plačilni pogoji, neto dnevi, obojestransko sodelovanje, zaračunavanje obresti ipd. Za spremljanje dobavitelja na takšen način je nujen vpogled v elektronsko obliko nabavne pogodbe, saj je le s poznavanjem navedenih delov pogodbe mogoče učinkovito načrtovati in uravnavati denarne tokove. Poznavanje sklenjenih dogovorov v nabavi omogoča tudi boljše izhodišče za pogajanje z dobavitelji, ki terjajo denar.
Zaradi nepoznavanja elementov pogodbe se tako lahko zgodi, da ne pride do koriščenja skontov, ki so opredeljeni v pogodbi. Z vnosom šestmestne identifikacijske številke partnerja se na enem mestu pokažejo naslednji podatki:
• naziv partnerja, naslov in davčna številka;
• finančno odgovorna oseba;
• podatek o tem, ali je imel partner v preteklosti blokade TRR oziroma, ali ima trenutno blokado;
• rangi za kupce, ki so osnova za prodajo;
• podatek o tem, ali obstaja zavarovanje, npr. menica;
• skupni znesek vseh terjatev, nezapadle terjatve, zapadle terjatve do 30 dni, zapadle nad 30 dni, tožene terjatve, skupni znesek VK v teku;
• skupni znesek obveznosti do dobavitelja, nezapadle obveznosti, zapadle obveznosti do 30 dni, zapadle obveznosti nad 30 dni, skupni znesek VK v teku.
To so zbrani podatki za posameznega partnerja na enem mestu. V oddelku za obdelavo matičnih podatkov v poslovni sistem podjetja dodajo partnerja z naslovom in davčno številko.
Ob podpisu pogodbe je treba vpisati ime za finančno področje odgovorne osebe in oznako, da je sklenjena pogodba s poslovnim partnerjem. V šestmestni šifri partnerja so navedeni vsi podatki o menicah, ki jih je partner posredoval za zavarovanje poslov v prihodnje.
S pomočjo t. i. partner analize ima vsak, ki ima dostop do takšne analize, v trenutku informacijo o najosnovnejših finančnih podatkih, in sicer, kakšen je celotni dolg, ali je možna MK, ali se obračunavajo obresti, ali so bile v preteklosti blokade, tožbe, ali je dano kakšno zavarovanje ipd.
2.2.1 Medsebojne kompenzacije
Za obvladovanje partnerjev so v finančnih službah sistematično zadolžene osebe. Zadolžena oseba je dolžna poslovnega partnerja spremljati celostno. Spremlja in obvladuje tako zaprte (že poravnane obveznosti) kot odprte postavke in bedi nad preplačili, dobropisi ter bremepisi.
V opisu del in nalog je njena naloga tudi izdelava, pošiljanje in knjiženje medsebojnih kompenzacij. Obligacijski zakonik (Uradni list RS, št. 83/01, 311 člen) medsebojno kompenzacijo definira tako:
O medsebojni kompenzaciji ali pobotu govorimo takrat, kadar upnik tudi sam kaj dolguje dolžniku, zato mu predlaga, da se njuni terjatvi pobotata. Obe terjatvi se morata glasiti na denar ali na druge nadomestne stvari iste vrste in iste kakovosti, obe pa morata biti zapadli.
Z MK se istočasno zapirajo odprte postavke na strani kupca in v enakem znesku tudi na strani dobavitelja. Do pobota pride šele na podlagi izjave o pobotu. S tem se podjetje izogne tudi nastanku dodatnih stroškov plačilnega prometa, ki jih za vsako odlivno transakcijo zaračunavajo poslovne banke. V obdobju nove plačilne valute, to je evra, banke zaračunavajo tudi prilivne provizije.
V začetku vsakega meseca za to zadolžena oseba naredi MK in pazi na valuto kompenzacije, ki jo določi čim bolj pravično. S tem z naslova MK ne nastanejo stroški za obresti. Osnova za
partnerje, ki imajo odprte postavke na terjatvah do kupca in obveznostih do dobavitelja.
Kompenzacija se pripravi tako, da se na strani kupca in dobavitelja z označitvijo fakture naredi rezervacija v celoti ali le delno. Označitev posamezne postavke zagotavlja, da s to postavko, npr. na obveznostih, ni možno razpolagati v plačilnem prometu in oblikovati še plačilnega naloga. S tem se izniči možnost podvajanja plačil.
Na vsaki kompenzaciji se navede datum opravljene kompenzacije, ki kasneje predstavlja osnovo za obračun obresti, tako na strani kupca kot tudi dobavitelja. Če je razpon v valutah na strani kupca in dobavitelja večji, se naredi več kompenzacij, in sicer tako, da se valute čim bolj pokrivajo. Vsaka MK ima več obveznih elementov, in sicer so to:
• matični podatki obeh udeležencev kompenzacije;
• valuta kompenzacije in znesek;
• specifikacija zapiranja za terjatve in obveznosti;
• potrditev obeh udeležencev kompenzacije z žigom in podpisom.
Pravilno opremljeni dokument z žigom in podpisom se posreduje stranki, ki kompenzacijo potrdi z žigom in podpisom, nato pa ga vrne. Obojestransko podpisana kompenzacija predstavlja osnovo za knjiženje. V primeru, ko se nasprotna stran s kakšnim elementom MK ne strinja, je treba to obojestransko uskladiti ali stornirati. Kompenzacija postane veljavna z dnem, ko jo potrdita oba udeleženca. Na dan potrditve na bi bila tudi knjižena. Tako kot velja za dobaviteljeve fakture velja tudi za vse vrste kompenzacij, da se fizično shranjujejo v centralnem arhivu.
2.2.2 Verižne kompenzacije
Ko za to zadolžene osebe na saldakontih pripravijo MK, se oblikujejo rezervacije za tiste zneske, ki so v celoti ali delno vključeni v MK. To pomeni, da teh rezerviranih postavk ne more vključiti v kakšno drugo vrsto plačila nihče drug brez dogovora z osebo, ki je oblikovala MK. Naslednji korak pri plačevanju obveznosti predstavljajo VK. Na osnovi računalniške obdelave se izpišejo partnerji, pri katerih so knjižene odprte postavke, te pa niso v celoti ali delno rezervirane, kar pomeni, da se lahko vključijo v VK. Na začetku obdelave so navedeni tisti partnerji, ki imajo odprte in ne rezervirane zneske največje. Temu kriteriju je dodan še podatek o zapadlosti. Velikost odprtega zneska na posameznem dobavitelju in datum zapadlosti sta pri vrstnem redu zelo pomembna. Zadolženi osebi podatek, kdaj določeni zneski zapadejo, daje informacijo, katere VK mora obdelovati prednostno. V nadaljevanju se na podlagi osnovnih podatkov iščejo verige, s katerimi se zapirajo obveznosti. Primer takšne verige je naslednji: Dobavitelj 1, d. o. o., dolguje Dobavitelju 5, d. d., Dobavitelj 5, d. d., dolguje Dobavitelju 10, s. p., Dobavitelj 10, s. p., dolguje Dobavitelju 1, d. o. o., … Vsi udeleženci VK morajo soglasno potrditi velikost zneska pokrivanja, valuto kompenzacije in specifikacijo pokrivanja. Knjiženje VK z vsemi zahtevanimi elementi pa že lahko močno
obveznosti se na prelomu meseca določene kompenzacije knjižijo na zadnji dan preteklega leta oziroma prvi dan novega leta.
Iskanje verig za VK je precej težje opravilo kot priprava MK. Osebe za to delo potrebujejo precej časa, da na osnovi telefonskih klicev in informacij, ki jih tako pridobijo, lahko pripravijo kakovostno VK. Obstajata dve vrsti VK: lastne in tuje. Lastne VK so tiste, ki jih pripravijo v posebnem oddelku za to usposobljene osebe in iščejo verige za zapiranje tako terjatev kot tudi obveznosti. Podjetje je v takšnem primeru začetnik verige. Predlogi za tuje VK pridejo po navadni pošti, faksu ali e-pošti. Prejete kompenzacije je treba najprej zavesti v programu, jih oštevilčiti in pregledati vse udeležence vsake posamezne kompenzacije. Če so vsi elementi nesporni, se v računalniškem programu zavedejo rezervacije na ustreznih partnerjih in kontih. Tako obdelan dokument, podpisan in opremljen z žigom, se vrne začetniku kompenzacije. Vsak udeleženec v verigi priloži seznam obveznosti, ki jih plačuje v kompenzaciji. V seznamu so navedene številke dobaviteljevih faktur in zneski za posamezne fakture. Specifikacija je osnova za knjiženje na strani kupca in dobavitelja ter osnova za usklajenost med njima. Skupni znesek na seznamu pa je usklajen z zneskom na VK.
Predlagatelj zbere vsa soglasja in jih podpisana posreduje vsem udeležencem v verigi, dokument pa predstavlja tudi osnovo za knjiženje.
2.2.3 Večstranski pobot
Večstranski pobot finančniki nadomeščajo z izrazom multilateralna kompenzacija. Dolžnik, ki je v zamudi s plačilom, je dolžan neporavnano obveznost prijaviti v obvezni pobot le enkrat, in sicer le v tisti krog pobota pri Ajpesu, ki sledi datumu nastanka zamude pri poravnavi njegovih obveznosti (Ajpes 2011c).
Obveznost ali preostanek obveznosti, ki je dolžniku ni uspelo pobotati v obveznem pobotu pri Ajpes, je ta dolžan poravnati na druge načine, vključno z možnostjo ponovne prijave v prostovoljni večstranski pobot pri Ajpes ali pri katerem koli drugem upravljavcu sistema večstranskega pobota.
Slika 3: Večstranski pobot Vir: Ajpes 2011b.
V večstranski pobot prijavijo obveznosti pravne osebe, ki so vpisane v Poslovni register Slovenije. V Poslovnem registru Slovenije so zbrani vsi registrirani gospodarski subjekti in javno dostopni podatki teh subjektov. Obstajata dve vrsti pobota:
• obvezni večstranski pobot (ZPreZP), ki velja od 16. 3. 2011;
• neobvezni (prostovoljni) večstranski pobot.
V preglednici 8 je prikazan urnik pobotov za leto 2011. Prikazani so datumi, od kdaj do kdaj so podjetja dolžna posredovati svoje neporavnane obveznosti v večstranski pobot. Zvezdica v preglednici 8 označuje zadnji dan prijave za navedeni mesec, in sicer do 13. ure (Ajpes 2011a).
Preglednica 8: E-pobot Ajpes – večstrankarski pobot medsebojnih obveznosti (urnik za