Pogoj je element, ki mora biti v ponudbi v celoti izpolnjen tako, kot je predviden v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila, in je izključne narave. Izločevanje ponudnikov na podlagi pogojev mora biti objektivno opravičljivo. Namen zahtev, ki jih naročniki vključijo v postopek javnega naročanja bodisi kot tehnične specifikacije ali pogoje za ugotavljanje
sposobnosti bodisi kot zahteve glede finančnih zavarovanj ali pogodbene kazni, je zmanjšati tveganje za nepravočasno in nekakovostno izvedbo naročila (Koršič Potočnik idr. 2017, str.
232−233).
ZJN-3 je pogoje za izkazovanje sposobnosti gospodarskih subjektov razvrstil na izključitvene in na pogoje za sodelovanje (Primec 2016, str. 41). Pri tem pozna obvezne in neobvezne razloge za izključitev iz javnega naročanja, pri čemer so nekateri od neobveznih razlogov tudi takšni, da jih naročniki lahko uporabijo ne glede na to, ali so jih predhodno vključili v razpisno dokumentacijo (Matas in Planinšič 2016, str. 37). Ob izključitvenih pogojih za izkazovanje sposobnosti obstajajo še pogoji za sodelovanje, v okviru katerih lahko naročnik določi objektivna pravila in pogoje, ki se lahko nanašajo na ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, ekonomski in finančni položaj ter tehnično in strokovno sposobnost. Vse zahteve morajo biti povezane in sorazmerne s predmetom javnega naročanja (Koršič Potočnik idr. 2017, str. 232−233).
Merila za oddajo javnega naročila so elementi za ugotavljanje ekonomske ugodnosti in medsebojno primerjavo ponudb. Naročnik z njimi ugotavlja, kdo od ponudnikov mu zagotavlja največjo možno ekonomsko korist, ki jo zasleduje z izvedbo naročila. Naročnik je avtonomen pri odločitvi, katera in koliko meril bo določil in uporabil, kolikšne vrednostne uteži jim bo pripisal in na kakšen način jih bo uporabil. Merilo je vnaprej podan razlikovalni znak med ponudbami, katerega izbira odraža naročnikovo presojo pomembnosti posameznih okoliščin, povezanih s predmetom ali izvedbo naročila. Merila za oddajo naročila morajo biti objektivna in upoštevati temeljna načela javnega naročanja.
Določitev posameznih meril, na podlagi katerih bo naročnik poiskal najboljše razmerje med ceno in kakovostjo oz. ekonomsko najugodnejšo ponudbo, je prepuščeno naročniku. Vendar pa merila ne smejo biti določena tako, da je z njimi naročniku podeljena neomejena svoboda pri izbiri najugodnejše ponudbe. Tako mora naročnik v dokumentaciji vsakemu merilu določiti relativno utež, razen če se kot edino merilo uporabi najnižja cena (Koršič Potočnik idr. 2017, str. 309).
Za večino javnih naročil velja, da samo cena ni dovolj velik dejavnik za prepoznavo najboljše ponudbe. Upoštevati je treba tudi druge pomembne vidike, kot so značilnosti blaga ali dodatne povezane storitve, ki izboljšajo raven kakovosti posamezne ponudbe. Višja kot je raven kompleksnosti predmeta javnega naročila, večji je pomen necenovnih elementov pri ocenjevanju in izbiri najugodnejšega ponudnika. Najnižja cena kot edino merilo za izbor ponudbe je primerna predvsem za enostavna javna naročila, kjer je cena edini pomemben kriterij za izbor ponudbe, kot je na primer pri nabavi nekaterih vrst energije, hrane ali pisarniške opreme (Carpinetti, Piga in Zanza 2006, str. 28) ter tam, kjer so celotni stroški izpolnitve zelo dobro znani vnaprej (Bergman in Lundberg 2011, str. 1). To merilo je primerno za nezapletene projekte, ki so vnaprej dobro opisani in imajo enostavno specifikacijo, kjer je majhna verjetnost
nepredvidljivih sprememb in okoliščin ter kjer so stroški nadzora zaradi enostavnosti projektov nizki (Kovač 2010).
Za učinkovito javno naročanje mora naročnik javno naročilo oddati ponudniku, katerega cena ustreza položaju, ko so mejni stroški enaki mejnim koristim (Bergman in Lundberg 2011, str.
18).
Ekonomsko najugodnejšo ponudbo je mogoče ovrednotiti na podlagi:
najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno,
najnižje cene,
stroškov ob uporabi pristopa stroškovne učinkovitosti.
Pri merilu ekonomsko najugodnejše ponudbe naročnik izbere izvajalca tako, da ceni in drugim kvalitativnim merilom doda uteži in sestavi ustrezno formulo, katere cilj je doseči najboljšo kakovost po najnižji ceni. Oblikovanje in vodenje javnih naročil z merilom ekonomsko najugodnejše ponudbe je sicer nekoliko dražje, saj zahteva vrednotenje morebitnih zelo zahtevnih in kompleksnih kvalitativnih lastnosti, vendar pa je najprimernejše, ko je kakovost ključna lastnost in je potrebna fleksibilnost za obvladovanje optimalnega razmerja med kakovostjo in ceno (Dini, Pacini in Valletti 2006, str. 293−294).
Druga možna merila ob najnižji ceni ZJN-3 navaja v drugem in petem odstavku 84. člena:
okoliščine, povezane s predmetom naročanja: kakovost, vključno s tehničnimi prednostmi, estetske, funkcionalne lastnosti, dostopnost, oblikovanje, prilagojenost vsem uporabnikom, socialne, okoljske in inovativne značilnosti ter trgovanje in pogoji v zvezi z njim;
okoliščine na strani ponudnika: organiziranost, usposobljenost in izkušenost osebja;
okoliščine, ki spremljajo predmet naročanja: poprodajne storitve, tehnična pomoč, rok za izvedbo naročila.
ZJN-3 določa, da mora naročnik v primeru, če meni, da je pri določenem naročilu glede na njegove zahteve ponudba neobičajno nizka glede na cene na trgu ali če v zvezi z njo obstaja dvom o možnosti izpolnitve naročila, preveriti, ali je ponudba neobičajno nizka ter zahtevati od ponudnika podrobne podatke in utemeljitev ponudbe, za katere meni, da so odločilni za izpolnitev naročila (Matas in Planinšič 2016, str. 42.).
Razlika med pogojem in merilom je v tem, da je namen pogojev, da zainteresirani ponudniki vedo, kakšen je minimalen prag, da se njihova ponudba sploh uvrsti v fazo ocenjevanja ponudb, pri čemer morajo biti okoliščine v celoti izpolnjene in je izključevalne narave, medtem ko je namen meril in njihovega vrednotenja v tem, da zainteresirani ponudniki vnaprej vedo, katere okoliščine bodo vplivale na razvrstitev njihove ponudbe v okviru meril in bodo vplivale na izbiro ponudbe (Koršič Potočnik idr. 2017, str. 233).