Kot lahko ugotovimo na podlagi vseh prikazanih dejstev, je računovodstvo javnega zavoda v marsičem zelo specifično. Ugotavljamo tudi, da so nekatere računovodske rešitve oziroma zakonske določbe nelogične in mnogokrat tudi premalo dorečene oziroma pomanjkljive.
Ena od takih je zagotovo dvojno vodenje računovodstva – po načelu fakturirane realizacije in po načelu denarnega toka. Menimo, da je dvojno vodenje nepotrebno, saj so podatki o gibanju javnofinančnih sredstev dostopni pri izplačevalcu proračunskih sredstev, torej pri občinah in ministrstvih. Po našem mnenju je za spremljanje poslovanja javnega zavoda bolj primerno vodenje računovodstva po načelu fakturirane realizacije. Za zavod je bolj pomembno, da ima pregled nad tem, koliko prihodkov ustvari v obračunskem obdobju z izvajanjem svoje dejavnosti in kolikšni so stroški v istem obdobju. Tudi planiranje po načelu fakturirane realizacije je bistveno bolj enostavno, saj vemo, da je v praksi laţje predvideti obseg opravljenih storitev kot pa to, kdaj bodo izvedena plačila uporabnikov. Seveda je razumljivo, da prihaja do manjših zamikov pri plačilih. Naloga računovodstva je, da poskrbi za čim bolj sprotno izterjavo terjatev, posledično pa s tem omogoči čim bolj sprotno plačevanje svojih obveznosti.
Druga nejasnost se pojavlja pri vzgojno-izobraţevalnih zavodih, ki v okviru istega zavoda opravljajo različne dejavnosti – v primeru Zavoda XY osnovnošolsko dejavnost in dejavnost predšolske vzgoje. Delitev prihodkov načeloma ne predstavlja večjih teţav, problem se pojavi pri razdelitvi splošnih stroškov. To področje je nedorečeno, zavodi so prepuščeni sami sebi.
Merila, ki jih uporabljajo za delitev, so mnogokrat rezultat lastne presoje računovodje ali računovodje in ravnatelja. Posledica tega je, da mnogokrat prihaja do prevelikega prelivanja sredstev iz ene dejavnosti v drugo in se s tem ne prikazujejo več dejanski podatki. Če ţelimo doseči preglednost in transparentnost poslovanja posamezne dejavnosti, si moramo prizadevati za čim bolj natančno in dosledno ločevanje po dejavnostih. Zaradi nenatančnega spremljanja prihodkov in odhodkov bi se kaj hitro lahko zgodilo, da bi pri eni ali drugi dejavnosti neupravičeno izkazali negativno poslovanje. Smiselno bi bilo na ravni drţave določiti enotne kriterije, kako ločeno spremljati obe dejavnosti. Na ta način bi dosegli, da bi vsi zavodi, ki opravljajo enake dejavnosti, uporabljali enaka merila za delitev prihodkov in odhodkov na različne dejavnosti. S tem bi omogočili tudi laţjo primerjavo med vzgojno-izobraţevalnimi zavodi na ravni drţave. Na primeru Zavoda XY se je izkazalo, da je delitev splošnih stroškov po številu oddelkov delno pravilna oziroma pravilna za nekatere vrste stroškov. Za delitev stroškov ogrevanja bi bilo bolj smiselno uporabiti ogrevano prostornino, za delitev stroškov elektrike bi morali namestiti ločene števce. Nekatere stroške porabljenega materiala (razni material za potrebe pouka, toaletne potrebščine itd.) bi lahko delili glede na število učencev, nekatere pa tudi glede na število zaposlenih (pisarniški material, toaletne potrebščine, strokovna literatura …). Menimo pa, da so še vedno določeni stroški, ki jih ni
mogoče uvrstiti v nobeno od teh kategorij in zanje je število oddelkov najbolj primerno merilo za delitev.
Naslednje vprašanje, ki se poraja med analiziranjem podatkov, se nanaša na financiranje osnovnošolske dejavnosti iz drţavnega in občinskega proračuna, konkretneje na financiranje splošnih materialnih stroškov. Večina sredstev iz drţavnega proračuna za izvajanje osnovnošolske dejavnosti je strogo namenskih in jih zavod porabi za pokritje točno določenih stroškov (plače, izobraţevanje, učila, šole v naravi in tečaji, ekskurzije učencev, zdravstveni pregledi, obrabnina učbenikov, regresirana prehrana ipd.). Poleg tega zavod mesečno glede na obseg dejavnosti (število oddelkov in število učencev) prejema iz drţavnega proračuna tudi sredstva za pokritje splošnih materialnih stroškov. Tukaj se ţe pojavi vprašanje, za pokritje katerih stroškov so ta sredstva namenjena? V skladu z Zakonom o organizaciji vzgoje in izobraţevanja se namreč osnovni šoli zagotavljajo sredstva tudi iz občinskega proračuna.
Zakon pravi, da je občina šoli dolţna zagotoviti sredstva za plačilo stroškov za uporabo prostora in opreme, investicije in investicijsko vzdrţevanje ter za dodatne dejavnosti.
Financiranje je urejeno s pogodbo o sofinanciranju dejavnosti za posamezno koledarsko leto.
Investicije in investicijsko vzdrţevanje ter dodatne dejavnosti so ţe vnaprej točno definirane in tudi finančno ovrednotene, tako da lahko govorimo o namenskih sredstvih. Sredstva za kritje stroškov v zvezi z uporabo prostora in opreme pa niso točno definirana.
Tako ugotovimo, da se materialni stroški krijejo iz drţavnega in občinskega proračuna. Pri tem je treba opozoriti na dejstvo, da so mnenja o tem, kateri materialni stroški naj se krijejo iz drţavnega in kateri iz občinskega proračuna, deljena. Če izhajamo iz dejstva, da je občina kot ustanovitelj lastnik opreme in objektov, je dolţna pokriti vse stroške, ki nastanejo pri uporabi opreme in objektov. Drţava naj bi na drugi strani pokrila vse stroške, ki so vezani neposredno na izvajanje dejavnosti osnovne šole. V praksi se mnogokrat pojavljajo stroški, pri katerih smo v dilemi, v katero skupino bi jih uvrstili oziroma iz katerega vira naj jih pokrijemo.
Menimo, da bi se na ravni drţave morali dogovoriti, kateri stroški se krijejo iz drţavnega in kateri iz občinskega proračuna. Na ta način bi tudi zagotovili podatke o tem, ali mogoče kateri od financerjev prispeva preveč ali premalo za izvajanje dejavnosti.
Konkretno v Zavodu XY je z občino sklenjen dogovor, katere stroške krije občina. Občina sredstva nakaţe na podlagi mesečnega zahtevka po dejanskih stroških preteklega meseca.
Dogovor je bil sklenjen leta 2008 in ta rešitev se je izkazala kot zelo dobra. Šola prejme sredstva takrat, ko so stroški dejansko nastali, s tem pa je zagotovljena tudi boljša likvidnost.
Dilema se pojavlja le še pri tem, ali so v dogovor vključeni vsi stroški, ki naj bi jih pokrila lokalna skupnost. Da bi rešili tudi to vprašanje, je potreben ţe omenjeni dogovor med Ministrstvom za šolstvo in šport in občinami, ki bi veljal za vse vzgojno-izobraţevalne zavode.
Radi bi opozorili na še eno specifiko, ki se pojavlja v vzgojno-izobraţevalnem zavodu, in sicer na razmerje koledarsko leto in šolsko leto. Obseg dejavnosti oziroma obseg programov
je določen za posamezno šolsko leto (od 1. septembra od 31. avgusta), letno poročilo pa se izdeluje za koledarsko leto (od 1. 1. do 31. 12.). Posledično iz finančnih podatkov v letnem poročilu ni jasno razvidno, kdaj in v kakšnem obsegu je prišlo do povečanja ali zmanjšanja obsega dejavnosti. Zato je za vzgojno-izobraţevalni zavod zelo pomembno spremljati prihodke in odhodke tudi za šolsko leto, čeprav tak računovodski izkaz ni predpisan. Analiza poslovanja za šolsko leto je zelo uporabna za notranje uporabnike, saj bolj jasno pokaţe morebitne spremembe v obsegu dejavnosti in je tudi v veliko pomoč pri planiranju in sprejemanju poslovnih odločitev. Verjetno ni smiselno razmišljati v to smer, da bi poslovno leto prilagodili šolskemu letu in bi torej tudi letna poročila sestavljali za obdobje šolskega leta.
Pri obračunu davka od dohodkov pravnih oseb je nerazumljivo dejstvo, da je del prihodkov, ustvarjen pri opravljanju javne sluţbe, obravnavan kot pridobitni prihodek (to so vsa plačila iz zasebnih virov, se pravi vsi prispevki staršev). Menimo, da bi bilo bolj smiselno kot pridobitne upoštevati le prihodke od opravljanja trţne dejavnosti, prihodki od opravljanja javne sluţbe pa bi bili v celoti obravnavani kot nepridobitni. Ţe iz same definicije javne sluţbe namreč izhaja, da se izvaja kot nepridobitna dejavnost, katere cilj ni pridobivanje dobička.