Na osnovi 28. in 71. člena Statuta ZZZS (Uradni list RS, št. 20/05) ter Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05) je leta 2017 vršilec dolžnosti generalnega direktorja ZZZS izdal najnovejši Pravilnik o upravljanju z dokumentarnim gradivom.
4.2.1 Informacijska podpora
Na ZZZS so se oblikovale vsebinske in tehnične zahteve za aplikacijo. Izvedeno je bilo javno naročilo za podporo poslovanju z dokumentarnim gradivom z vključitvijo popolnega elektronskega poslovanja, uvajanja uporabnikov in vzdrževanja. Izbrana sta bila aplikativna rešitev SPIS, ki deluje v okolju Lotus Notes, in sistem upodabljanja dokumentarnega gradiva IMIS. S tem se je omogočilo, da se celotne zadeve z vsemi dokumenti shranjujejo v elektronski obliki. Konec leta 2002 se je na ZZZS izbrana aplikacija testirala v okviru projektne skupine.
Po prilagoditvi informacijskemu sistemu in z nekaterimi popravki se je začela uvedba v treh organizacijskih enotah. Tako so se oblikovali vsebinski okvirji enotnega evidentiranja.
Stabiliziralo se je tudi delovanje aplikacije v informacijskem sistemu. Aplikacija se je sproti prilagajala. Uvedba vseh območnih enot in izpostav v sistem se je končala oktobra 2004.
Nadgradnje in posodobitve so potekale postopno. Zelo pomembna je bila zaščitna shema, ki onemogoča vpogled vsem delavcem v vse zadeve. Pri tem so določene stopnje pooblastil, glede na delovno mesto (ZZZS 2018a, 2018b).
Slika 4: Okolje Lotus Notes
4.2.2 Načrt klasifikacijskih in načrt signirnih znakov
Načrt klasifikacijskih znakov ZZZS se uporablja za vsebinsko razvrščanje (klasificiranje) in enakovrstno označevanje vsebinsko enakih oziroma podobnih zadev, dosjejev in dokumentov.
Vsak nov oziroma dodaten znak se vpisuje v arhivski izvod Načrta klasifikacijskih znakov ZZZS. Za klasificiranje dokumentarnega gradiva, ki se evidentira v aplikacijo SPIS, se uporabljata tri- in štirimestni klasifikacijski znak. V klasifikacijskem načrtu so navedeni tudi roki hrambe dokumentarnega gradiva. Na zavodu nastaja gradivo, ki se hrani 2, 5, 10 in 20 let, nastaja pa tudi gradivo, ki se hrani trajno (T) in p arhivsko (A), ki se prav tako hrani trajno, a se predaja pristojnemu arhivu. Rok hrambe v letih je določen tudi za gradivo, ki prvotno ni nastalo na ZZZS (prejeta gradiva v vednost) in gradivo, ki ima določeno vrednost le za krajše časovno obdobje (ZZZS 2017).
Slika 5: Izsek klasifikacijskega načrta ZZZS
Načrt signirnih znakov se vodi v informacijsko podprti evidenci in je sestavljen iz številčne oznake in naziva delovnega mesta. Zaradi pomoči pri delu in preglednosti se za signirnim znakom vpisujeta tudi ime in priimek delavca. Številčna oznaka signirnega načrta je sestavljena iz osemmestne številke, ki označuje organizacijsko enoto (prva in druga številka), notranjo organizacijsko enoto (od tretje do šeste številke) in delovno mesto (sedma in osma številka).
Spremembe v signirnem načrtu lahko izvaja le za to pooblaščena oseba (ZZZS 2017).
Slika 6: Izsek iz signirnega načrta ZZZS
4.2.3 Sprejemanje in razvrščanje dokumentarnega gradiva
Na vsaki območni enoti sta vsaj dva delavca, ki ju direktor organizacijske enote pooblasti za prevzem pošte. Za prevzem pošte na sedežu ZZZS je pooblaščena glavna pisarna. Pošto v fizični obliki in pošto elektronskega predala sprejme delavec v glavni pisarni, ki tudi najprej izloči pošto, ki se ne odpira v glavni pisarni. Delavec glavne pisarne ne odpira naslednje pošte:
− pošiljk, ki so naslovljene »osebno« na delavca ZZZS;
− pošiljk, ki imajo oznako stopnje tajnosti in jih odpirajo samo direktorji;
− pošiljk, za katere iz oznak izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis in jih lahko odpira le za to določena komisija;
− pošiljk, ki so naslovljene na oddelek nadzornih zdravnikov oziroma zdravstveno komisijo;
− pošiljk, ki so naslovljene na drug organ in so bile dostavljene pomotoma.
Na prejeto fizično dokumentarno gradivo delavec glavne pisarne odtisne prejemni žig, ki je oblikovan po predpisih, in gradivo razvrsti po vsebinskih področjih ter po notranje organizacijskih enotah ali strokovnih delavcih. Dokumentarno gradivo nato evidentira v aplikacijo SPIS (ZZZS 2017).
4.2.4 Evidentiranje dokumentarnega gradiva
Za evidentiranje se uporabljajo enotne informacijsko podprte evidence (zbirke podatkov). V evidence se evidentirajo vse zadeve, dosjeji in dokumenti, ki jih ZZZS prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Glede na vrsto dokumentarnega gradiva poznamo evidence v aplikaciji SPIS, evidence specifičnega gradiva in evidence drugih podpornih aplikacij. V aplikaciji SPIS se vodi evidenca zadev in dosjejev vseh tistih dokumentov, ki niso evidentirani v evidencah specifičnega gradiva ali ostalih aplikacijah ZZZS. Vhodni dokumenti, prejeti v fizični obliki, se skenirajo, razen če ni za specifično gradivo določeno drugače, in se dodelijo (signirajo) v reševanje (ZZZS 2017).
Slika 7: Evidenca vhodnih dokumentov na dan 23. 5. 2018 v aplikaciji SPIS
4.2.5 Priprava in odprema dokumentarnega gradiva
Zaradi celostne podobe ZZZS se dokumenti praviloma pripravijo po vzorčno tipskih dokumentih. Vsak izhodni dokument, ki nastane na ZZZS, praviloma vsebuje:
− zaščitni znak oziroma logotip s pripisom organizacijske enote,
− naslov prejemnika,
− kraj in datum nastanka dokumenta,
− številko dokumenta,
− kratek opis zadeve,
− vsebino dokumenta,
− ime in priimek pripravljavca in podpisnika dokumenta,
− odtis žiga in podpis oziroma elektronski podpis,
− način pošiljanja dokumenta,
− opis in število morebitnih prilog.
Delavec, ki dokument pripravi, navadno poskrbi, da je evidentiran v aplikaciji SPIS, kot izhodni dokument, in poskrbi za odpremo ali posreduje natančna navodila delavcu glavne pisarne.
Kadar se dokument v glavno pisarno dostavi v zaprti kuverti, mora ta vsebovati naslov, način pošiljanja, šifro dokumenta oziroma kar je potrebno za uspešno odpremo (ZZZS 2017).
4.2.6 Vodenje »zadeve«
Ko glavna pisarna dokument dodeli v reševanje (signira), se lahko presignira na drugega uporabnika ali pa se ustvari »zadeva«, pod katero se vodi dokument. Zadevi se določi klasifikacijski znak (najbolj primeren za zadevo po opisu v klasifikacijskem načrtu), ki je del številke zadeve. V številki zadeve sta za klasifikacijsko številko še zaporedna številka dokumenta in leto nastanka. Ko je »zadevo« ustvarjena, se pod njo uvrščajo vsi vhodni, izhodni in lastni dokumenti, ki imajo ustrezne predznake oziroma puščice, da se lahko spremlja smer gibanja posameznega dokumenta (ZZZS 2017).
Slika 8: Zadeva v aplikaciji SPIS in uvrščeni dokumenti