Podatkovne baze

Podatkovne baze

in osnove programa Microsoft Access 3. del: obrazci in poročila

Podatkovne baze 2

Glavno kazalo

Obrazci

Poročila

Drobnarije

Obrazci

„ S pomočjo obrazcev lahko udobneje vstavljamo, popravljamo in pregledujemo podatke.

„ Obrazec je sestavljen iz okna, v katerem so različne kontrole, ki služijo za:

„ prikaz podatkov (Polje z besedilom, Oznaka),

„ vnos in popravljanje podatkov (Polje s seznamom, Kombinirano polje, ...)

„ izvajanje akcij (Ukazni gumb, ...) ,

„ dekoriranje obrazca (Slika),

„ ...

Podatkovne baze 4

Povezava obrazca in tabele

„ Obrazec je ponavadi vezan na tabelo ali poizvedbo.

„ V obrazcu naenkrat vidimo en zapis iz tabele ali poizvedbe.

„ Podobno kot pri tabeli v obliki preglednice se tudi tu lahko z gumbi v statusni vrstici sprehajamo med zapisi.

Enostavni obrazci

„ Enostavne, a dovolj uporabne obrazce lahko naredimo s pomočjo čarovnika.

„ Na strani Obrazci izberemo Novo in nato Čarovnik za obrazce.

„ Izbrati moramo tabelo oziroma poizvedbo, katere zapisi naj se prikažejo v obrazcu.

„ Potem lahko izberemo, katera polja naj se prikažejo v obrazcu.

„ Na koncu izberemo še način, kako naj bodo prikazana polja (po stolpcih, vrsticah, ...) in obrazec je narejen.

„ Narejeni obrazec lahko pozneje sami popravimo v Načrt načinu.

Podatkovne baze 6

Ročno izdelovanje obrazcev

„ Če obrazec odpremo v načinu Načrt, potem lahko spreminjamo njegov izgled:

„ dodajamo nove kontrole,

„ spreminjamo obstoječe kontrole,

„ spreminjamo videz obrazca (barve, pisave, ...),

„ ...

„ Možnosti je zelo veliko, saj lahko s pomočjo programiranja naredimo veliko naprednejše obrazce, jih povežemo in naredimo povsem samostojen program za obdelavo podatkov.

„ Pogledali si bomo nekaj stvari, ki jih lahko naredimo brez kakršnegakoli znanja o programiranju.

Nov obrazec

„ Ko naredimo nov prazen obrazec brez čarovnika, ga moramo povezati s tabelo ali poizvedbo (če bo to obrazec za prikaz vsebine tabele).

„ To naredimo tako, da izberemo iz seznama pravo tabelo oziroma poizvedbo.

„ Potrdimo izbiro in v Pogled-u načrt-a lahko dodajamo polja v obrazec.

Podatkovne baze 8

Dodajanje novih kontrol

„ Ko je obrazec odprt v Pogledu načrt, imamo na zaslonu orodno vrstico s kontrolami, ki jih lahko dodamo.

„ Kontrolo dodamo tako, da jo izberemo v Orodjarni in nato z miško na obrazcu označimo njen položaj in velikost.

„ Ko se kontrola pojavi na obrazcu, lahko s nastavitvijo njenih lastnosti/

čarovnika dosežemo, da bo delovala tako, kot želimo.

Oznaka in Polje z besedilom

„ Oznaka uporabljamo za napise na obrazcu.

„ Vsebino vpišemo takoj, ko na obrazcu naredimo napis.

„ V lastnostih lahko med drugim določimo:

„ Povezavo: Hiperpovezavo

„ pisavo: Barvo, ... , Podčrtavanje

„ barvo polja in okvirja

„ Polje z besedilom uporabljamo za polja zapisa.

„ Kontrola je sestavljena iz napisa in vsebine polja.

„ Za pisavo in barve velja enako kot pri napisih, najpomembnejše pri Polju z besedilom pa je, da določimo, katero polje se tu prikazuje. Za to imamo lastnost Vir v zavihku Podatki, kjer izberemo polje iz seznama ali pa vpišemo izraz, če gre za polje, katerega vrednost se računa.

Podatkovne baze 10

Polje s seznamom, Kombinirano polje, Potrditveno polje

„ Podobno kot Polje z besedilom uporabljamo tudi Polje s seznamom in Kombinirano polje.

„ V zavihku Podatki podobno kot v definiciji tabele pri poljih tipa Lookup nastavimo od kod jemljemo vrednosti.

„ Ko uporabljamo čarovnika, se nastavitve preberejo iz definicije tabele.

„ Če tabelo pozneje spremenimo, se to v obrazcu ne popravi avtomatično!

„ Potrditveno polje uporabljamo za polja tipa Da/Ne.

Podobrazci

„ Če je tabela povezana z drugo tabelo z relacijo ena-proti-več, potem lahko zapise iz povezane tabele v obrazcu prikažemo avtomatično.

„ Za to uporabljamo podobrazce (subforms)

„ Pri podobrazcu v Podatki nastavimo:

„ Izvorni predmet: tabela oz.

Poizvedba s podatki vezanimi na originalni vir podatkov v obrazcu.

„ Poveži podrejena polja:

polja z referencami v podobrazcu

„ Poveži nadrejena polja:

polje na katerega se nanašajo reference.

Podatkovne baze 12

Vnos in popravljanje podatkov

„ V obrazcu lahko podatke mirno popravljamo in dodajamo.

„ Če obrazec ne vsebuje vseh polj iz tabele, ostanejo manjkajoča polja prazna.

„ Če popravljamo zapise v povezani tabeli v podobrazcu, se polje za referenco avtomatično napolni s pravo vrednostjo.

Ukazni gumb

„ V obrazcu imamo lahko tudi kontrolne gumbe. Dogajanj ob samem pritisku gumba najbolje kontroliramo s svojim programom v Visual Basicu, nekatere osnovne stvari pa zna narediti tudi čarovnik, ki se (če je vključen) pokaže vsakič ko na obrazec damo nov gumb

„ Tako lahko naredimo gumb, kjer se ob pritisku:

„ premaknemo v drug obrazec,

„ premikamo po zapisih v tabeli navzdol in navzgor,

„ podvoji zapis, zbriše zapis, ...

Podatkovne baze 14

Dodajanje polj iz povezanih tabel

„ Vsa polja, ki jih uporabljamo v obrazcu (razen izračunanih), morajo biti vsebovana v viru podatkov.

„ Če na začetku v čarovniku izberemo tabelo, potem pa ugotovimo, da potrebujemo še podatek, na katerega se sklicujemo v drugo tabelo, moramo v lastnostih obrazca Vir zapisov spremeniti iz tabele v poizvedbo, ki vsebuje vse iskane podatke.

Kazalo

Obrazci

Poročila

Drobnarije

Podatkovne baze 16

Poročila

„ Medtem, ko so obrazci namenjeni za prikaz podatkov na zaslonu in vnos podatkov, so poročila namenjena za izpisovanje podatkov na papir.

„ Za izpisovanje podatkov lahko uporabljamo tudi obrazce, tako da nekaj lastnosti, ki jih bomo spoznali pri poročilih velja tudi za obrazce.

Poročila s pomočjo čarovnika

„ Tudi za poročila velja, da jih lahko enostavno naredimo s čarovnikom, potem pa izpis ročno popravimo in prilagodimo temu, kar smo želeli.

„ Novo poročilo s pomočjo čarovnika izberemo v oknu Poročila, kjer izberemo Ustvari poročilo v pogledu načrta ali Ustvari poročilo s čarovnikom.

„ Najprej moramo izbrati podatke (katere tabele in poizvedbe in katera njihova polja pridejo v poštev).

„ Nato moramo izbrati, kako bodo podatki urejeni in izbrati enega izmed že definiranih oblikovnih slogov.

Podatkovne baze 18

Ročno izdelovanje poročil

„ Podobno kot v obrazce tudi v poročila dodajamo nove kontrole.

„ Pri obrazcu so pomembne tudi skupine, po katerih izpisujemo podatke.

„ Skupine določimo s čarovnikom ali meniju Pogled|Razvrščanje in združevanje.

„ Tu določimo skupine in vrstni red.

„ Poročilo je razdeljeno na več delov:

„ Glava poročila, Noga poročila: Kar se pri vsakem poročilu izpiše na začetku in kaj na koncu.

„ Glava strani, Noga strani: kaj se izpiše na vrhu vsake strani in na dnu vsake strani.

„ Glava skupine, Noga skupine (odvisno od imena skupine): kaj se izpiše pred vsako skupino in kaj na koncu vsake skupine

„ Podrobnosti: Zapisi iz vira podatkov za poročilo.

Primer razdelitve poročila ...

Podatkovne baze 20

... in poročilo

Dlookup funkcija

„ S pomočjo funkcije Dlookup lahko v poročilo ali obrazec vpišemo vrednost, ki jo poberemo iz druge tabele (podobno kot Lookup polja).

„ V polje Vir zapisov v Lasnosti vpišemo nekaj v stilu:

„ =DLookUp("[tekst]“;"Imena ocen";"[Stevilka]=[Expr2]")

„ Prvi argument je ime polja, ki vsebje iskano vrednost v tabeli, katere ime podamo kot drugi argument. V tretjem parametru vpišemo kriterij, kako pridemo do ustreznega zapisa. Pri tem lahko kot argumente uporabljamo vsebine Polja z besedilom, ostalih kontrol na poročilu in podobno.

Podatkovne baze 22

Nalepke

„ Za izdelavo poštnih nalepk imamo na voljo posebnega čarovnika.

„ Vključimo ga, če na strani Poročila izberemo Novo|Čarovnik za nalepke.

„ Izberemo nalepke, ki jih bomo uporabljali, polja iz tabele z naslovi in vse skupaj sestavimo v napis za nalepke.

Kazalo

Obrazci

Poročila

Drobnarije

Podatkovne baze 24

Raznobarvna polja

„ Polja imajo lahko različno pobarvan tekst.

„ Pri numeričnih poljih (Število, Valuta) podamo obliko zapisa podatka v obliki: prvi;drugi;tretji;četrti

„ Pri tem je:

„ Prvi: oblika za pozitivno vrednost

„ Drugi: oblika za negativno vrednost

„ Tretji: oblika za vrednost 0

„ Četrti: oblika, če je polje prazno

„ Tako

#.##0,00" €"[Green];-#.##0,00" €"[Red];#.##0,00" €"[Blue];[Cyan]

povzroči izpis zneskov, ki so pobarvani zeleno (pozitivni), rdeče (negativni) in modro (nič).

Yes/No polja

„ Pri poljih tipa Da/Ne lahko določimo vrednosti, ki naj se izpisujeta.

„ Če v polje Oblika vpišemo ;“Opravil”[Green];”Ni opravil”[Red], se bo v primeru Da (0) izpisalo Opravil v zeleni barvi, v primeru Ne (-1) pa Ni opravil v rdeči barvi.

Podatkovne baze 26

Funkcija LIKE

„ Pri kriterijih v tekstovnih poljih pride v poštev funkcija Like. Primeri uporabe so:

„ Like “A*”: V poštev pridejo vsa polja, ki se začenjajo z A

„ Like “*tor” : v poštev pridejo polja, ki se končujejo s tor.

„ Like “[A-D]*”: v poštev pridejo polja, ki se začenjajo z A,B,C ali D.

„ Like “*ab*”: v poštev pridejo polja, ki kjerkoli vsebujejo ab.

„ Like “gob?”: v poštev pridejo polja dolžine 4, prvi trije znaki so gob, četrti pa je poljuben.

Nekaj uporabnih funkcij za poizvedbe

„ Round(vrednost): Zaokroži število

„ Str(število): pretvori število v niz

„ Iif(pogoj, rezultatYes, rezultatNo): rezultat je odvisen od logičnega izraza pogoj. V primeru izpolnjenega pogoja se vrne rezultatYes, sicer pa rezultatNo.

„ Now(): vrne trenutni datum in uro

„ Date(): vrne trenutni datum

„ Nz(polje, vrednost): če ima polje vrednost Null, vrne vrednost, sicer pa vrne pravo vrednost polja.

„ IsNull(vrednost): vrne True, če je vrednost prazna, sicer pa False.

„ Left(niz, k): prvih k črk niza

„ Right(niz, k): zadnjih k črk niza

„ Mid(niz, k, l): l znakov niza od k-tega znaka naprej

Podatkovne baze 28

Samo različni zapisi v poizvedbah

„ Če označimo pozvedbo, lahko v lastnostih nastavimo, da naj se pojavljajo samo različni zapisi:

„ Unique Values: V poštev pridejo le rezultati, ki imajo drugačno kombinacijo vseh polj (nobena kombinacija polj v rezultatu se ne ponovi)

„ Unique Records: V poštev pridejo le različni zapisi (različni glede na originalno tabelo), lahko pa se njihova polja, ki nastopajo v poizvedbi ujemajo.

„ Poizvedbo označimo tako, da v oknu poizvedbe kliknemo na prazen prostor v zgornjem delu, potem pa izberemo View|Properties