Izboljšanje učinkovitosti izdelave tovornega lista v cestnem prometu s pomočjo ustreznih računalniških rešitev

(1)

UNIVERZA V LJUBLJANI

FAKULTETA ZA POMORSTVO IN PROMET

DIPLOMSKA NALOGA

Izboljšanje učinkovitosti izdelave tovornega lista v cestnem prometu s pomočjo ustreznih računalniških rešitev

Mateja Pustovrh

Portorož, avgust 2021

(2)

UNIVERZA V LJUBLJANI

FAKULTETA ZA POMORSTVO IN PROMET

DIPLOMSKA NALOGA

Izboljšanje učinkovitosti izdelave tovornega lista v cestnem prometu s pomočjo ustreznih računalniških rešitev

Mentorica: doc. dr. Patricija Bajec Somentorica: doc. dr. Evelin Krmac Študentka: Mateja Pustovrh

Jezikovni pregled: Mojca Blažej Cirej, prof. slov. jezika Vpisna številka: 09180019

Študijski program: Prometna tehnologija in transportna logistika (VSS)

Portorož, avgust 2021

(3)

(4)

I

PREDGOVOR

Kot avtorica tega diplomskega dela sem obvezno prakso opravljala v enem od logističnih podjetij. Opazila sem, da zaposleni podatke iz pridobljenih dokumentov v informacijski sistem za izdelavo tovornega lista v cestnem prometu (CMR) še vedno večinoma vnašajo ročno. Med opravljanjem prakse sem razmišljala, kako bi lahko to delo v podjetju ustrezno posodobili, pospešili in zmanjšali možnosti morebitnih napak. Namen diplomske naloge je raziskati možnosti, ki nam jih v ta namen ponuja informacijska tehnologija. Cilj naloge pa je najti rešitev, ki bi olajšala delo zaposlenih.

Ob tej priložnosti bi se rada zahvalila mentorici doc. dr. Patriciji Bajec in somentorici doc. dr.

Evelin Krmac za nasvete, potrpežljivost in strokovno pomoč pri izdelavi diplomskega dela.

Zahvala gre tudi moji družini, še posebej mami in očetu, ki sta mi omogočila študij in mi z vso ljubeznijo in potrpljenjem stala ob strani v vseh lepih in slabih trenutkih. Hvala tudi mojemu bratu in ožjim družinskim članom, najboljši prijateljici in prijateljem, ki so me ves čas spodbujali.

(5)

II KAZALO

PREDGOVOR ... I POVZETEK ... IV SUMMARY ... V

1 UVOD ... 1

1.1 Predmet obdelave ... 1

1.2 Namen naloge ... 2

1.3 Cilji naloge ... 2

1.4 Struktura naloge ... 2

2 VITKA LOGISTIKA ... 4

2.1 Metoda kaizen ... 5

2.1.1 Postopki metod kaizen ... 8

3. RAZLIČNE TEHNOLOGIJE ZA PRENOS PODATKOV MED PODJETJI ... 9

3.1 Pošiljanje dokumentov po elektronski pošti ... 9

3.2 OCR tehnologija ... 9

3.3 Programski vmesniki ... 10

3.3.1 Splošno o API-jih ... 10

3.3.1.1 Vrste API-jev ... 11

3.3.1.2 Pomen API-jev za poslovanje ... 11

3.3.1.3 Primeri uporabe API-ja ... 12

3.3.2 Spletna stran kot vmesnik ... 12

3.5 E-poslovanje ... 13

3.6 Blockchain ... 14

3.6.1 Delovanje tehnologije veriženja podatkovnih blokov ... 16

3.6.2 Ključni izzivi, ki zadevajo tehnologijo veriženja podatkovnih blokov ... 16

3.6.3 Tehnologija veriženja podatkovnih blokov v logistiki ... 16

3.6.4 Tehnologija veriženja podatkovnih blokov v pomorskem prometu... 17

4 OPIS TRENUTNE IZVEDBE AKTIVNOSTI ... 19

5 PREDLOGI IZBOLJŠAV IZVEDBE AKTIVNOSTI ... 26

5.1 Predlog izboljšave 1 ... 26

(6)

III

6 ZAKLJUČEK ... 40

7 LITERATURA IN VIRI ... 42

8 KAZALO SLIK ... 45

9 KAZALO GRAFOV ... 46

(7)

IV

POVZETEK

Diplomska naloga se ukvarja z možnostjo izboljšave procesa izpolnjevanja CMR v logističnem podjetju. V ta namen je najprej predstavljena vitka logistika in ena od metod za doseganje vitke logistike – metoda kaizen.

V nalogi je poudarek na prenosu podatkov iz enega poslovnega informacijskega sistema v drugega. Zato so v tretjem poglavju predstavljene različne informacijske tehnologije, kot so elektronska pošta, tehnologija optičnega prepoznavanja znakov (OCR), vmesniki za programiranje aplikacij (API), spletna stran kot vmesnik in veriženje podatkovnih blokov (Blockchain). Poudarek je predvsem na najnovejši tehnologiji, in sicer tehnologiji veriženja podatkovnih blokov, ki omogoča sledenje in onemogoča zlorabo podatkov.

V nadaljevanju je prikazan proces, kot poteka v podjetju. Opisani so štirje predlogi, kako bi ta proces lahko naredili bolj vitek. Za vsak predlog sta izdelana analiza prednosti, slabosti, priložnosti in tveganja (analiza SWOT) in izračun prihrankov.

V zadnjem, šestem poglavju, je podano še moje osebno mnenje o tehnologiji veriženja podatkovnih blokov; da je to tehnologija prihodnosti, saj se hitro razvija in širi na različna področja uporabe, tudi v logistična podjetja.

Ključne besede: tovorni list, računalniške rešitve, tehnologija veriženja podatkovnih blokov, API, vitka logistika.

(8)

V

SUMMARY

This paper studies the possibility of CMR enhancement in a logistics company. For this purpose, lean logistics and one of the methods to achieve lean logistics are first presented.

This paper focuses on data transfer from one business information system to another. The third chapter thus presents different information technologies, such as e-mail, Optical Character Recognition technology (OCR), Application Programming Interface (API), website as an interface, and Blockchain technology. An emphasis is put on the latest technology—the Blockchain technology, which enables data tracking and prevents data misuse.

The paper goes to present how this process takes place in a company. Four suggestions on how to make this process leaner are described. For each suggestion, an analysis of its strengths, weaknesses, opportunities, and threats (SWOT) was conducted, and a calculation of savings was made.

The last, sixth chapter presents my personal opinion on the Blockchain technology—this is a technology of the future, as it evolves rapidly and expands to different fields of use, including logistics companies.

Keywords: waybill, IT solutions, Blockchain technology, API, lean logistics.

(9)

1

1 UVOD

Najboljši način za nenehni trajni napredek in izboljšave v poslovanju organizacij je danes vitkost. Z uporabo strategije vitkosti lahko vsaka organizacija ne glede na velikost in področje dela izboljša svoje poslovanje. Vitkost pomeni narediti izdelek/storitev po zahtevah kupca (naročnika) bolje, v krajšem času, z manj zalogami, z uporabo manj prostora, z manj viri, hitreje in narediti stvari prav že prvič tako, da odstranimo vse vrste izgub (transport, zaloge, gibanje, čakanje, preveč procesiranja, napake).

Med opravljanjem obvezne prakse v podjetju sem opazila, da zaposleni iz računov, ki jim jih pošiljajo prejemniki, vsak dan ročno vnašajo podatke v program za izdelavo CMR. Vse originalne račune zaposleni prejmejo v pdf obliki po e-pošti. Prav tako prejmejo od pomorskega agenta za posamezno pošiljko tudi skenirano »hišno« ladijsko nakladnico v pomorskem prometu (Bill of Lading, skrajšano B/L). Agent zaposlenim tudi sporoči, v katerih kontejnerjih je pošiljka, skupaj z določenimi zalivkami, ki ostanejo ves čas enake, če se kontejner po poti ne odpira. Vsak dan morajo zaposleni izdelati dokumentacijo za več kot 200 tovornjakov. Pred pandemijo je bila ta številka še enkrat višja.

Opisani proces sem si izbrala za diplomsko nalogo, ker bi rada raziskala, kje in kako bi lahko to delo v podjetju naredili bolj vitko. Tako zaposlenim ne bi bilo treba podatkov o tovoru, ki jih dobijo na računu in »hišnem« B/L, dvakrat ali večkrat ročno vnašati v informacijski sistem Trinet Logistic Management (TLM), namenjen izdelavi CMR.

V diplomski nalogi se osredotočam na učinkovit prenos podatkov med različnimi poslovnimi partnerji, z namenom povečati učinkovitost, zmanjšati čas izvajanja in posledično zmanjšati stroške.

1.1 Predmet obdelave

V diplomski nalogi pišem o tem, kako bi lahko obstoječi prenos informacij izboljšali s tem, da bi odpravili ročno vnašanje podatkov v sistem. Z ustreznimi vmesniki in avtomatizacijo procesa bi omogočili prenos podatkov od dobavitelja (podatki o tovoru, lastniku tovora, poreklo blaga, namemben kraj itd.) in samodejni vnos v informacijski sistem logističnega podjetja. Tako bi se določena polja v programskem orodju za izpolnjevanje CMR samodejno izpolnila in tako bi izboljšali učinkovitost in pospešili postopek njegove izdelave.

(10)

2 1.2 Namen naloge

Namen naloge je najti rešitev za samodejni (avtomatiziran) prenos podatkov iz informacijskega sistema prejemnika tovora v informacijski sistem logističnega podjetja z namenom zmanjšati čas izdelave CMR in tveganja za napačni vnos podatkov v polja dokumenta. Tako bi zaposlene v logističnem podjetju razbremenili ročnega vnosa podatkov v informacijski sistem in posledično izboljšali njihovo učinkovitost.

V diplomski nalogi raziskujem, ali programi in vmesniki, s katerimi je mogoče rešiti ta izziv, na trgu že obstajajo, kateri od njih bi bili uporabni za rešitev problema te diplomske naloge in v kolikšni meri problem rešujejo. Prav tako preučujem možnosti izdelave ustreznih programskih vmesnikov po meri oziroma naročilu.

1.3 Cilji naloge

Ključni cilj naloge je raziskati nekaj morebitnih možnosti avtomatizacije procesa prenašanja podatkov iz enega informacijskega sistema v drugega in z izbiro ene od rešitev bom predstavila časovne in stroškovne prihranke logističnega podjetja pri izdelavi CMR. Rešitev je uporabna za vsa podjetja, ki bi želela časovno in finančno privarčevati in razbremeniti svoje zaposlene pri podobnem delu.

Ostali cilji naloge so:

teoretična predstavitev vitke logistike,

teoretična predstavitev orodja kaizen (čeprav gre v našem primeru le za nekaj korakov kaizen),

predstavitev pomena in vloge programskih vmesnikov in uporabnosti informacijskih rešitev,

opis trenutnega načina dela,

predstavitev predlaganega novega načina dela,

primerjava stroškov in časa izvedbe dela pred implementacijo rešitve in po njej.

1.4 Struktura naloge

Naloga je razdeljena na 5 glavnih poglavij. V prvem poglavju opisujem vitko logistiko. V drugem poglavju opisujem možnosti različnih vmesnikov oziroma tehnologij, ki omogočajo avtomatiziran pretok podatkov in s tem zmanjšujejo možnosti napak, ki bi se sicer zgodile pri ročnem vnašanju podatkov v informacijski sistem, pospešujejo delovni proces,

(11)

3

razbremenjujejo zaposlene, ki so zato lahko na voljo za izvajanje drugih nalog. Pri vsaki možni rešitvi na kratko opišem, kaj je posamezni vmesnik, čemu je namenjen in kakšno izboljšanje bi lahko posamezna tehnologija prinesla za podjetje. V tretjem poglavju opisujem, kako v logističnem podjetju trenutno izvajajo svoj delovni proces, v četrtem poglavju pa predlagam, kako bi lahko izdelali CMR, da bi porabili manj časa in bi v prihodnosti dosegli večjo učinkovitost.

(12)

4

2 VITKA LOGISTIKA

Dandanes organizacije nenehno iščejo načine, kako bi izboljšale svoje poslovne procese, da bi na trgu dosegle potrebno konkurenčnost. Organizacije menijo, da je zmanjšanje časa in različnih stroškov dokazan način za to izboljšanje, vitka logistika pa je orodje, da se to zagotovi. Vitka logistika se torej nanaša na način prepoznavanja in odstranjevanja nepotrebnih dejavnosti z namenom povečanja pretoka in hitrosti izdelkov oziroma storitev.

namen uporabe orodij za zagotavljanje vitke logistike v podjetjih je, da bi odstranili nepotrebne aktivnosti, ki ne dodajajo vrednosti na vseh področjih – torej izgube (Stratigo, 2018).

Prvo podjetje, ki je uvedlo vitko razmišljanje, je bilo Toyota. Ta dobra praksa z Japonske se je kmalu zatem uveljavila tudi drugod po svetu na vseh proizvodnih področjih. Vitka logistika se osredotoča predvsem na neprekinjen materialni krog, kjer se išče, kako bi lahko svoje storitve še izboljšali, da bi izdelku ali storitvi kar se da povečali vrednost in odstranili izgube – vse procese, ki povečujejo stroške in povzročajo dodatno delo.

Vitko razmišljanje ima v logistiki pomembno vlogo. Vsako podjetje, ki vitko razmišljanje uvede v svoj proces, s tem ogromno pridobi, hkrati pa zmanjša količino dodatnega dela. Za primer naj omenim, da se s pomočjo vitkega razmišljanja in njegovo uvedbo v proizvodnji zmanjšajo zaloge izdelkov, v krajšem času in z manj truda lahko naredimo več, delamo z nižjimi stroški, povečamo kakovost storitev, izboljša se sodelovanje zaposlenih itd.

V logističnih podjetjih pa lahko vitko razmišljanje omogoči, da se določene podatke prenese iz sistema v sistem s pomočjo informacijske tehnologije in programov, narejenih za to, namesto da te podatke zaposleni prepisujejo. S tem se jim prihrani dragocen čas, ki ga lahko porabijo za druge stvari (Stratigo, 2018).

Z vitko logistiko organizacije pridobijo dodano vrednost, organizacija je lahko zaradi nje bolj produktivna, pa tudi kakovost storitev ali izdelkov se z njeno pomočjo izboljša. Vitko logistiko se v podjetje vpeljuje po korakih. Pred uvedbo se preuči stanje v podjetju in se predlaga, kaj bi radi v organizaciji izboljšali in na podlagi tega se nato naredi načrt izvedbe.

Vključevanje vitke logistike v organizacijo poteka po vnaprej določenih standardih, prilagojeno je vsakemu podjetju posebej, oziroma glede na njegove potrebe, kje in kako si želi vpeljati v proces vitko logistiko in s tem zmanjšati izgube (Demetra leanway, 2021).

Prva uporaba vitke logistike se je pojavila v predelovalni industriji, kjer se tudi dandanes še vedno največ uporablja, pogosto pa se uporablja tudi pri oblikovanju novih izdelkov. Danes jo

(13)

5

najdemo tudi v pisarnah in bolnišnicah, kjer njena uporaba zares zmanjša možnosti pojavljanja napak in s tem rešuje življenja (Lean logistics, 2021).

Nekaj tipov izgub v logistiki:

čezmerna proizvodnja, ki pomeni, da proizvedemo več, kot pa smo zmožni prodati. S tem nastajajo dodatni stroški skladiščenja,

čakanje izdelkov v proizvodnji, če se na primer naslednji korak še ni sprostil zaradi izdelave prejšnjega izdelka,

vsako nepotrebno gibanje, ki za uspešen konec procesa ni potrebno, neurejeno skladiščenje in posledično izgubljanje časa z iskanjem izdelkov,

neprimerna obdelava izdelkov v smislu, da za njihovo dodelavo uporabljamo stroje ali načine, ki samo dražijo izdelek ali storitev, in s tem ne pripomorejo k nobeni dodatni vrednosti izdelka,

napake ali okvare na izdelku, ki nastanejo med proizvodnjo. Za te izdelke ali storitve je zato potreben dodaten čas, denar in trud ali pa se te izdelke enostavno zavrže in s tem se ustvari odpadke oziroma izgubo v proizvodnji – tako časovno, materialno kot tudi denarno (Creative safety supply, 2017).

2.1 Metoda kaizen

Beseda kaizen pomeni »change for the better«, ki v slovenščini pomeni izboljšavo procesa.

Metoda kaizen je eden od pristopov za doseganje vitke logistike in z njeno pomočjo lahko v podjetju izvajajo stalne izboljšave. Pri metodi kaizen so v proces stalnih izboljšav vključeni vsi zaposleni, ki povedo, kje opažajo, da se pojavljajo problemi, kateri so ti problemi in kako jih rešiti. Kaizen se osredotoča predvsem na posameznika ali na skupino zaposlenih na delovnem mestu, kjer skušajo izvajati stalne izboljšave. Obstaja pa tudi kaizen, ki se osredotoča na menedžment, ki sčasoma izboljša poslovanje podjetja. Metodo kaizen je na Japonsko prvi prinesel Edwards Deming (slika 1) in z njeno pomočjo vzpostavil japonsko industrijsko proizvodnjo in boljše poslovanje v podjetjih (Horžen, A., Šunta, M. in Zorko, B., 2003).

(14)

6

(Vir: Kaizen, 2021)

Slika 1. Edwards Deming.

Prednosti metode kaizen so:

izboljšanje učinkovitosti (gre za nenehno iskanje načinov, kako zmanjšati ali izločiti odpadke oziroma izgube, ki nastanejo, ko se ustvarjajo zaloge v proizvodnji, čakanje na naslednji korak, ker se predhodni pri določenem izdelku še ni končal, opravljanje čezmernega dela itd.),

izboljšanje najboljših praks (stalno izboljševanje najboljših praks organizacije je pomembno, ker se te prakse uporabljajo pri usposabljanju novih zaposlenih in merjenju uspešnosti trenutno zaposlenih),

izboljšanje zadovoljstva zaposlenih (skrbi za vsesplošno boljše počutje zaposlenih), izboljšana varnost,

zmanjšano število izgub,

krepitev timskega dela (s skupnimi močmi vseh zaposlenih do hitrejšega in bolj učinkovitega reševanja problemov, večja produktivnost in več medsebojnega sodelovanja),

izboljšanje vodstvene sposobnosti (za to delo ni treba, da ga vodi vodja oddelka, pač pa je to lahko tudi eden od zaposlenih, ki ima vizijo, ideje in voljo opravljati delo vodje in želi spremeniti stvari na boljše).

Metoda kaizen temelji na sodelovanju in zavzetosti ter je v nasprotju s pristopi, ki za doseganje preobrazbe uporabljajo spremembe od zgoraj navzdol. Kaizen je jedro vitke proizvodnje. Metodo so razvili v proizvodnem sektorju, da bi zmanjšali napake, odpravili

(15)

7

izgube, povečali produktivnost in učinkovitost, spodbujali odgovornost in inovacije (Searcherp Techtarget, maj 2021).

Filozofija metode kaizen spodbuja kulturo na delovnem mestu, sodelovanje pri predlaganju izboljšav in uporabi novih standardov. Da bi podjetje res postalo vitko, mora ta filozofija postati način razmišljanja tako zaposlenih na višjih položajih kot tudi proizvodnih delavcev (Reliable plant, 2021).

Poznamo dva tipa metode kaizen (Energos consulting group, 2018):

1. Sistemski kaizen, ki je namenjen menedžmentu in se osredotoča na celotni tok vrednosti.

2. Procesni kaizen pa je namenjen za delovne time in njihove vodje ter se osredotoča na odstranjevanje napak in iskanje izboljšav v procesih.

(16)

8 2.1.1 Postopki metod kaizen

Metoda kaizen za izboljšavo procesov je sestavljena iz petih korakov, kot je prikazano na sliki 2 (Energos consulting group, 2018):

prvi korak je, da se identificira in dokumentira proces, nariše se diagram procesa izvajanja aktivnosti in obstoječega dela,

v drugem koraku se podrobno analizira proces v podjetju,

v tretjem koraku se naredi načrt možnih izboljšav, ki bodo pripomogle podjetju k zmanjšanju izgub,

v četrtem koraku se uvede krog »načrtuj, naredi, preveri in ukrepaj«, angleško plan, do, check, act (PDCA krog),

v petem koraku se ta novi proces standardizira, v šestem koraku pa se postopek ponovi.

(Vir: Reliable plant, 2021)

Slika 2. Metoda kaizen.

(17)

9

3. RAZLIČNE TEHNOLOGIJE ZA PRENOS PODATKOV MED PODJETJI

Ko podjetja izvajajo svoje poslovne procese, morajo komunicirati z drugimi podjetji. To se dogaja s posredovanjem oz. izmenjavo podatkov. V zadnjem času je ta komunikacija vse bolj elektronska. Podatki se lahko posredujejo v besedilu elektronske pošte ali v pripeti datoteki, bolj varen način pošiljanja pa je prek posebej v ta namen razvitih aplikacij. Te so lahko enostavne in skrbijo samo za varno posredovanje, lahko pa so kompleksnejše in ob posredovanju poskrbijo tudi za samodejni zapis podatkov v bazo prejemnika. Medtem ko je elektronska pošta dandanes že standard, pa so ostale oblike elektronskega komuniciranja odvisne od informacijske razvitosti tako osnovnega kot tudi partnerskega podjetja.

3.1 Pošiljanje dokumentov po elektronski pošti

Elektronska pošta se je v zadnjih desetletjih močno uveljavila tudi v poslovnem svetu in dandanes v veliki meri nadomešča klasično pošiljanje dokumentov. Njene prednosti so hitra in točna dostava naslovniku, ne glede na oddaljenost prejemnika od pošiljatelja. Z razvojem interneta je zdaj omogočeno tudi pošiljanje različnih priponk, ki so sicer glede velikosti omejene, je pa omejitev tako visoka, da to pri običajni komunikaciji ni ovira.

Ne glede na priljubljenost in uporabnost pa ima elektronska pošta tudi nekaj slabosti. Brez ustrezne zaščite in odgovornega ravnanja zaposlenih lahko prek elektronske pošte v podjetje vdrejo različni virusi in druga škodljiva programska oprema. Druga slabost je možnost prestrezanja vsebin, kar v poslovnem svetu pomeni veliko tveganje za razkritje poslovnih skrivnosti. Temu se podjetja (npr. v avtomobilski industriji) poskušajo izogniti s kriptiranjem podatkov, ki jih pošiljajo, vendar to zahteva pri vseh sodelujočih dodatno programsko opremo. Najpomembnejša slabost elektronske pošte pa je to, da je treba podatke iz priponk ročno vnesti v ustrezne sisteme in podatkovne baze, kar pomeni dodatno delo in dodatno možnost napak.

3.2 OCR tehnologija

Optično prepoznavanje znakov (angl. Optical Character Recognition, OCR) je tehnologija, ki omogoča, da natisnjeno datoteko ali datoteko v pdf obliki pretvorimo v digitalno obliko, kjer nato lahko podatke tudi poljubno urejamo. To pomeni, da nam olajša delo s tem, da nam ni treba celotnega besedila ročno pretipkati. Če imamo opravka s slabšim optičnim bralnikom,

(18)

10

lahko pri slabi kopiji prebere in zapiše napačen podatek, zato je treba podatke preveriti. Se pa na koncu še vedno bolj splača uporabiti to tehnologijo, saj se prihrani dragocen čas tipkanja, ki ga zaposleni lahko nameni čemu drugemu. Boljši kot bo OCR program, bolj natančno bo razbral, za kateri znak gre, in ga pretvoril v pravilni elektronski znak.

OCR tehnologija se najbolj uporablja na naslednjih področjih (Eyewated, 2021):

za avtomatsko obdelavo in vnos podatkov,

za pretvarjanje ročno napisanih ali natisnjenih besedil v elektronsko obliko, za zbiranje in prenos podatkov v računovodske programe.

OCR skenerji so dražji od navadnih. Tudi nakup programa in njegova implementacija sta draga, saj je treba za vsak dokument opisati, kateri podatki so kje in kam naj se zapišejo.

Programiranje vmesnika za vnos v bazo je poceni, saj lahko program napišejo informatiki, ki so zaposleni v podjetju (zapis programa ni zahteven). Takemu programu se reče program za masovni vnos (batch input).

3.3 Programski vmesniki 3.3.1 Splošno o API-jih

API je kratica za Application Programming Interface, ki v slovenskem prevodu pomeni, da gre za vmesnik za programiranje aplikacij in je programski posrednik, ki omogoča, da se dve aplikaciji med seboj pogovarjata. Je množica rutin, protokolov in orodij za gradnjo programske opreme in aplikacij (Iprom, 2021). Aplikacijski vmesniki so zgrajeni iz dveh elementov. Prvi element predpisuje pravila, na kakšen način se prenašajo podatki med dvema aplikacijama, in deluje na principu pošiljanja zahteve in prejemanja odgovora. Drugi element pa sledi tem danim zahtevam in na podlagi teh vrača odgovore in jih prikaže na spletni strani oziroma v aplikaciji.

API-ji dovolijo in odobrijo dostop do podatkov, ki jih zahtevajo uporabniki in druge aplikacije. Dostop do storitve ali dela funkcionalnosti je overjen glede na vnaprej določene vloge, ki določajo, kdo ali katera storitev lahko dostopa do določenih dejanj ali podatkov.

API-ji ponujajo tudi revizijsko sled, ki podrobno opisuje dostop do sistema: kdo, kaj in kdaj.

Aplikacije, ki kličejo API-je, so bile tradicionalno napisane v določenih programskih jezikih.

(19)

11

Spletne API-je je mogoče poklicati prek katerega koli programskega jezika (Search App Arhitecture).

Naraščajoče število spletnih storitev, ki jih prek API-jev ponujajo ponudniki v oblaku, spodbuja tudi ustvarjanje aplikacij, specifičnih za oblak in aplikacij za podporo mobilnim napravam in uporabnikom. API-ji dodajo digitalno plast za predstavitev podatkov podjetja in sredstev podjetja prek API-jev z zahtevanim upravljanjem in varnostjo, kar lahko izboljša interakcijo s strankami, zaposlenimi in partnerji. Večja funkcionalnost in obseg storitev povečujeta vrednost, pridobljeno za uporabnike, in izboljšujeta uporabniško izkušnjo (Search App Arhitecture).

3.3.1.1 Vrste API-jev

Glede na uporabo jih delimo na zasebne, javne, partnerske in sestavljene (Search App Arhitecture):

Zasebni ali interni API-ji so interno objavljeni, da jih lahko razvijalci podjetja izboljšajo za lastne izdelke in storitve ter niso izpostavljeni tretjim osebam.

Javni ali odprti API-ji so javno objavljeni in jih lahko uporablja katera koli tretja oseba. Zanje ni nobenih omejitev.

Partnerske API-je lahko uporabljajo samo določene stranke, za katere se podjetje strinja, da bo z njimi delilo svoje podatke. Najpogosteje se uporabljajo za integracijo programske opreme med partnerskimi podjetji.

Sestavljeni združujejo za reševanje sorodnih ali soodvisnih nalog več API-jev in v primerjavi s posameznimi pogosto izboljšajo hitrost in zmogljivost.

3.3.1.2 Pomen API-jev za poslovanje

Uporaba API-jev omogoča medsebojno povezovanje različnih platform, aplikacij in sistemov, kar je pomembno predvsem za podjetja, ki pri svojem poslovanju uporabljajo več različnih aplikacij. Ta enostavna integracija različnim programom omogoča, da svoje medsebojne odnose reorganizirajo glede na potrebe podjetja, s tem pa potem lahko podjetje doseže boljše rezultate. Dobra integracija omogoča tudi avtomatizacijo določenih procesov ali delov procesov, predvsem ročnih opravil, kar podjetjem dolgoročno prihrani čas in stroške. API-ji omogočajo podjetjem, ne glede na tip industrije, da poenostavijo svoje delovanje in/ali zagotovijo strankam boljšo izkušnjo, ne da bi za to porabili veliko sredstev, saj ponujajo

(20)

12

široko uporabne funkcije, ki omogočajo zmanjšanje časa in stroškov razvoja ter zmanjšujejo tveganje za napake (Data Scope, 2021).

3.3.1.3 Primeri uporabe API-ja

Splošen primer: če želi uporabnik pogledati, kakšno je vreme v nekem kraju, odpre (spletno) aplikacijo in vanjo vnese podatek, za kateri kraj ga zanima vreme. Takoj se aktivira prvi element API-ja, ki predpisuje pravila, kako se podatki prenašajo. API pošlje zahtevo po iskanem podatku v strežnik – iskanje podatkov o vremenu za izbrani kraj. Ko strežnik pridobi iskane podatke, jih pošlje nazaj s pomočjo API-ja, ta pa jih nato ustrezno pretvori in na berljiv način pokaže uporabniku.

Primer iz logistike: ko brskamo po spletni strani za določenimi izdelki, se prek API-ja povežemo s podatkovno bazo podjetja, iz katere pridobimo podatke, koliko izbranih izdelkov je še na zalogi, opis izdelka, kakšna je cena izdelka in mnenja o njem. Ko izpolnimo naročilo izbranih izdelkov, ki jih nameravamo kupiti, API te podatke posreduje v bazo podjetja, kjer pridobijo status rezervirano in hkrati sproži drug API, ki nam pošlje po elektronski pošti sporočilo s povezavo za potrditev naročila. Ko kliknemo nanjo, sprožimo naslednji API, ki naročilo potrdi oz. v bazi podjetja spremeni status iz rezerviranega v naročeno. V naslednjem koraku, ko plačamo izdelke, si podjetje avtomatsko zabeleži podatke o prodanem izdelku in plačilu. V klasičnem podjetju, kjer pride naročilo po elektronski pošti ali telefonu (brez API podpore), pa mora komercialist na oddelku prodaje ročno zapisati, da je prodal neko storitev oziroma izdelek.

3.3.2 Spletna stran kot vmesnik

Poleg API-jev se lahko kot vmesnik med več podjetji uporabi spletna stran. To se največkrat uporablja pri e-trgovanju.

Pri elektronskem trgovanju (e-commerce) med podjetjem in kupcem gre za nakupovanje najrazličnejšega fizičnega blaga kot tudi raznoraznih storitev po spletu. Za nakup blaga ali storitve se izpolnijo obrazci z ustreznimi podatki in na koncu se izvede plačilo – izvede se denarna transakcija kupca podjetju. Pri tem procesu je v ozadju tudi sodelovanje z bankami, s pomočjo katerih se lahko transakcije sploh izvršujejo. Čeprav je e-trgovanje v zadnjem desetletju doseglo višek popularnosti, pa njegovi začetki segajo že v šestdeseta leta prejšnjega stoletja. Že takrat je bil namen elektronskega trgovanja, da bi si podjetja s pomočjo njega

(21)

13

lažje, hitreje, z manj napakami, bolj varno in učinkovito pošiljala in prejemala (od podjetij) račune, podatke o blagu in druge pomembne dokumente (Britannica 2021).

E-trgovanje deluje prek spletne strani oziroma spletnega mesta, ki se vzpostavi zato, da so na njem spletni obrazci, ki drugemu podjetju omogočajo vnos podatkov na daljavo. Hkrati so ti spletni obrazci odličen način za zajemanje podrobnosti o obiskovalcih spletnega mesta – zapišejo oziroma shranijo njihove podatke, kot so: ime, e-poštni naslov, nastavitve, komentarji in povratne informacije. Vsi podatki, posredovani prek elektronskih obrazcev (Super Office, 2021), se s pomočjo ustreznih programskih vmesnikov samodejno prenesejo oziroma shranijo v podatkovno bazo poslovnega informacijskega sistema drugega podjetja.

Običajno se ta način uporablja pri e-naročanju, pa tudi v primerih, ko poslovni partner ni računalniško dovolj opremljen, da bi se lahko kakorkoli programsko povezoval z drugimi poslovnimi partnerji.

3.5 E-poslovanje

Elektronsko poslovanje (angleško electronic business) ni nova tehnologija, uvedli so ga že v šestdesetih prejšnjega stoletja in takrat se je uporabljalo predvsem med podjetji. Do danes se je ta tehnologija izpopolnila, izboljšala pa tudi razširila na več področij. Pri elektronskem poslovanju gre predvsem za izboljšavo poslovanja podjetja. Vsaka izboljšava poslovanja podjetju prinese tudi višji dobiček, učinkovitost, hitrost pri izvrševanju raznih nalog, prepoznavnost itd. Pri elektronskem poslovanju ne gre za nič drugega, kot da se pri poslovanju uporablja informacijska tehnologija, njena naloga pa je, da komunicira in izvaja transakcije z vsemi, ki so v določenem poslovanju soudeleženi. Najbolj pogosti področji elektronskega poslovanja sta poslovanje med podjetjem in končnim kupcem (B2C, angleško Business to Customer) in poslovanje med podjetji (B2B, angleško Business to Business), elektronsko poslovanje potrošnika s podjetjem (C2B, angleško Costumer to Business), poslovanje med potrošniki (C2C, angleško Costumer to Costumer), poslovanje podjetja z zaposlenimi (B2E, angleško Business to Employees), poslovanje med podjetji in vladnimi organizacijami (B2G, angleško Business to Government), poslovanje med vladnimi organizacijami (G2G, angleško Government to Government) in poslovanje med vladnimi organizacijami in državljani (G2C, angleško Government to Citizens) (Pay Space Magazine, 2021).

Elektronsko poslovanje temelji na standardu za izmenjavo poslovnih dokumentov, kot so naročila, elektronske dobavnice, prevzemnice, nalogi za odpremo, napovedi za odpremo, računi med dobavitelji in njihovimi poslovnimi partnerji. V 70' so izdelali koncept, ki

(22)

14

elektronsko posreduje datoteke s podatki oziroma dokumenti iz enega informacijskega sistema neposredno v drug informacijski sistem, imenovan EDI. Kratica EDI je okrajšava za Electronic Data Interchange, kar po slovensko pomeni elektronsko izmenjavo podatkov in se je nekoč uporabljal samo v velikih podjetjih, kot so multinacionalke, prek zasebnih omrežij.

Ta zasebna omrežja so pred prihodom interneta predstavljala velik finančni strošek in so se zato uporabljala samo v velikih podjetjih oziroma multinacionalkah. Večja elektronska izmenjava podatkov med podjetji je zaživela šele po prihodu interneta, ki je bil dostopen vsem, tudi finančno. Pri EDI-ju gre za standardizirane oblike izmenjave poslovnih informacij med dvema ali več neodvisnimi aplikacijami, ne da bi za posredovanje potrebovali človeka (Britannica, 2021).

Prednosti uporabe EDI-ja so predvsem nižji stroški, hitrejša obdelava, manj možnih napak in nenazadnje tudi izboljšanje odnosov s poslovnimi partnerji. EDI se večinoma uporablja v logistiki, kjer je nenehno treba pošiljati dobaviteljem podatke, kaj vse potrebuje proizvodnja, da lahko kar se da nemoteno proizvaja izdelke naprej (Visit, 2018).

Drug primer, kjer se uporablja sistem EDI, bi lahko bila serijska proizvodnja avtomobilov.

Najprej se podjetje z dobavitelji dogovori o pogojih naročanja in prodajanja za vnaprej. Ko je ta dogovor sklenjen, se informacijski sistem podjetja nadgradi s programsko opremo EDI, ta pa se uporabi za avtomatsko pošiljanje naročilnice dobavitelju. Naročilnica se pri dobavitelju nato avtomatsko poknjiži in izdela se račun, ki se ga pošlje kupcu. Prejet račun pa se na koncu še brez posredovanja človeka poknjiži v kupčev informacijski sistem (Edi basics, 2021).

3.6 Blockchain

Vsakih nekaj let se pojavi oziroma razvije nova tehnologija, ki prinaša napredek in nas vedno preseneti, saj si nismo nikoli predstavljali, da bo to kdaj obstajalo in da bomo to uporabljali v vsakdanjem življenju, kot so na primer telefoni, računalniki in internet. Zdaj pa je na dlani nova tehnologija, in sicer Blockchain, ki po slovensko pomeni tehnologijo veriženja podatkovnih blokov in katere namen je predvsem zagotavljati originalnost in unikatnost dokumentov, ki si jih podjetja izmenjujejo (Catham House, 2018).

Nekoč so podjetja gradila na principu zaupanja med več strankami. Tehnologijo veriženja podatkovnih blokov lahko definiramo kot tehnologijo porazdeljene knjige, ki beleži vse transakcije med strankami (Blockchain in logistics, 2018). Gre za decentraliziran oziroma distribuiran sistem. Beseda distribuiran pomeni porazdeljen, kar pomeni, da so podatki pri veriženju podatkovnih blokov porazdeljeni med več računalnikov v istem omrežju

(23)

15

(Distributed computing, 2021). Sistem je zgrajen tako, da nima hierarhije in osrednjega upravljavca. Osnovna ideja veriženja podatkovnih blokov je, da bi se shranjevanje podatkov decentraliziralo, da ne bi bilo nobene osrednje osebe z dovoljenjem/močjo, ki bi imela možnost nadzorovati ali manipulirati s podatki v digitalnih denarnih transakcijah (Chatham House, 2018).

Z uporabo veriženja podatkovnih blokov pri deljenju podatkov med več partnerji, kot so na primer banke, če gre za denarne transakcije med podjetji, se odpravi potrebo po posrednikih.

Navadno je naloga posrednikov, da igrajo vlogo zaupanja vredne tretje osebe, ki preverja, beleži in usklajuje podatke in transakcije.

Primer iz logistike kot ga navaja članek Vse o blockchainu – 1. del (2018, stran 28): s pomočjo veriženja podatkovnih blokov bi ustvarjali pregledne dobavne verige za vse vrste izdelkov v vsakem delu življenjskega cikla izdelka. S tem bi izdelkom zagotovili večjo preglednost, od kod izvira izdelek oziroma blago in na podlagi tega bi se kupec lahko lažje in bolj premišljeno odločil, kaj bo kupil (Blockchain in logistics, 2018).

Verige podatkovnih blokov pomembno vplivajo na logistiko. To pa zato, ker so globalne oskrbovalne verige zelo kompleksne, z različnimi zainteresiranimi stranmi in s številnimi posredniki – ti veriženje podatkovnih blokov zelo dobro uporabljajo. V logistični industriji so verige lahko izkoriščene na dva načina. Prvi je za poganjanje učinkovitosti, drugi pa omogoča nove poslovne modele. Pri prvem načinu uporaba veriženja podatkovnih blokov omogoča izboljšave na področju svetovne trgovine, kjer bi lahko znatno zmanjšali birokracijo in papirologijo. To bi dosegli tako, da bi dolge in zapletene nedigitalne postopke zamenjali z digitalnimi na avtomatiziran način. Veriženje podatkovnih blokov bi za nas avtomatsko shranjevalo podatke v digitalni obliki, z njimi pa ne bi mogli manipulirati, saj bi bili ustrezno zaščiteni. Drug način pa bi bila uporaba digitalne identitete, plačil, dokumentov, ki bi bili ustrezno zaščiteni s šiframi, da s podatki ne bi bilo mogoče manipulirati. Tehnologija veriženja podatkovnih blokov je s seboj prinesla izboljšave, saj se trenutnih slabih poslovnih praks in modelov ne bo dalo več uporabljati. Ne bo se več dalo ponarejati raznih listin, storitev, transakcij, ne bo več nepreglednosti, kaj se v resnici z njimi dogaja (Blockchain in logistics, 2018).

Logistika globalne trgovine je zelo zapletena, saj vključuje različne stranke, ki imajo med seboj pogosto nasprotujoče si interese in različne prednostne naloge. Poleg tega vsaka izmed njih uporablja svoj sistem sledenja pošiljkam. Tehnologija veriženja podatkovnih blokov ima velik potencial za optimizacijo sledenja pošiljkam in poslovanja v pomorskem, cestnem,

(24)

16

letalskem in železniškem prometu, oskrbovalni verigi in logistiki. Glede na to, da posamezen hladilni kontejner z blagom lahko obravnava več kot 30 oseb in različnih organizacij, preden ta prispe na cilj, pove veliko. S pomočjo tehnologije veriženja podatkovnih blokov bi vsem tem korakom oziroma predajam tega kontejnerja med ljudmi in organizacijami lahko sledili, kupec pa bi točno vedel, kaj se je s tem tovorom dogajalo med potjo od začetka do konca, pa tudi kje je na določen dan, v čigavi lasti je tisti trenutek, kakšna je temperatura v kontejnerju in podobno.

3.6.1 Delovanje tehnologije veriženja podatkovnih blokov

Tehnologija veriženja podatkovnih blokov temelji na principu porazdeljene podatkovne baze, ki knjiži vse digitalne transakcije. Ob vsaki transakciji, ki se jo izvede v tem omrežju, se v omrežju računalnikov preveri, ali je transakcija izvedena pravilno, in če je vse v redu, se jo doda k obstoječemu bloku v verigi podatkovnih blokov. Na ta način dodajanja podatkovnih blokov se tvori »veriga«. Ta veriga podatkovnih blokov omogoča varne izvedbe transakcij brez posrednikov, kot so recimo banke, ki bi preverjale in preprečevale dvojno porabo, oziroma da bi se izvajala dvojna plačila več uporabnikom hkrati (Podjetje in delo, 2019).

3.6.2 Ključni izzivi, ki zadevajo tehnologijo veriženja podatkovnih blokov

Tehnologija veriženja podatkovnih blokov prinese ogromne časovne in posledično tudi denarne prihranke. Kot pri vseh tehnologijah, kjer se srečujemo z različnimi izzivi, se z njimi srečujemo tudi pri tehnologiji veriženja podatkovnih blokov. Največji izziv za to tehnologijo je pridobitev zaupanja v industriji in logistiki. Cilj tehnologije je, da bi lahko izvajali natančno in varno izmenjavo podatkov znotraj skupnosti. Več kot bo v tej skupnosti sodelovalo podjetij, večja bo pridobitev uporabe tehnologije veriženja podatkovnih blokov. Z njeno pomočjo se bo lahko sledilo izdelkom (Blockchain in logistics, 2018).

3.6.3 Tehnologija veriženja podatkovnih blokov v logistiki

Logistika mora dobro sodelovati z vsemi členi v oskrbovalni verigi, če želi optimizirati pretok fizičnega blaga ter tudi tok informacij in tok transakcij. Večja vključenost različnih podjetij v oskrbovalni verigi povzroča nizko preglednost, nestandardizirane procese, različne ravni sprejema tehnologije in zbirke podatkov, ki so v isti oskrbovalni verigi izolirani od drugih

(25)

17

podjetij, kar pomeni, da drugim delom v oskrbovalni verigi niso dostopni (Blockchain in logistics, 2018). Če bi odpravili te zbirke informacij, ki so izolirane od drugih podjetij oziroma organizacij v skupnem procesu, bi lahko pridobili prave informacije ob pravem času, s tem pa bi nenazadnje tudi zmanjšali možne stroške shranjevanja podvojenih informacij (Alooma, 2021).

Podjetja v logistiki se morajo zelo pogosto zanašati na pravilen ročni vnos podatkov in na papirno dokumentacijo. Vse to pa otežuje sledenje blaga in status pošiljk po celotni oskrbovalni verigi. Uporaba tehnologije veriženja podatkovnih blokov bi lahko potencialno pomagala premagati trenja v logistiki in hkrati uresničiti znatne dobičke in učinkovite procese v logistiki. Še več, tehnologija veriženja podatkovnih blokov lahko zmanjša stroške s tem, da procese bolj avtomatizira, s tem pa prepreči tudi možnosti napak in dvojnih vnosov. Z možnostjo sledenja blaga omogoča odgovorno in trajnostno oskrbovalno verigo, ki preprečuje ponarejanje oziroma manipuliranje s podatki, kot je na primer podatek o poreklu blaga.

Glavni cilj uporabe veriženja podatkovnih blokov je, da bi se s pomočjo tega izboljšala preglednost dobavne verige in bi se zagotovila sledljivost izdelkov. Ta sledljivost izdelkov pove, iz česa je izdelek narejen, od kod prihajajo njegove surovine, kako se je z njimi upravljalo in nato mu tehnologija sledi vse do končnega kupca. Vsi ti podatki so shranjeni v sistemu, ki temelji na tehnologiji blokov. Na ta način lahko podjetja dokazujejo pristnost porekla za manj in bolj dragoceno blago. Te novosti pa prinašajo koristi tudi potrošnikom, in sicer lahko tako ljudje o izdelkih, ki jih kupujejo, izvejo več. Primer bi bil lahko že samo, ali je bil izdelek pridobljen etično, po principu pravične trgovine, ali je originalen in ali je ostal med transportom po celotni oskrbovalni verigi nespremenjen (Blockchain in logistics, 2018).

3.6.4 Tehnologija veriženja podatkovnih blokov v pomorskem prometu

V pomorskem prometu se tehnologija veriženja podatkovnih blokov vse bolj uveljavlja. V Sloveniji se je že kar nekaj podjetij odločilo, da bo pri svojem poslovanju tudi v pomorskem prometu v svoj proces vključilo uporabo platforme za prenos dokumentov. Ta platforma se imenuje CargoX. V nasprotju s starimi postopki prenosa papirnatih dokumentov je to za transportno industrijo varna, pametna in stroškovno učinkovita rešitev. Platforma omogoča prenos izvirnih in zaupnih trgovinskih dokumentov v zaupanja vrednem digitalnem okolju.

Lastništvo pametnega knjigovodskega dokumenta se digitalno in nedvoumno prenese na novega lastnika, ki lahko zakonito zahteva lastniške pravice (CargoX, 2021).

(26)

18

Tovorni list v pomorskem prometu – Bill of Ladding (B/L) oziroma ladijska nakladnica – je eden izmed najpomembnejših dokumentov v pomorskem prevozu in je potrdilo o prejemu in pogodba za blago, ki se pošilja. Informacije na ladijski nakladnici, kot so opis pošiljke, količina, namembni kraj, navodila, kako je treba z blagom ravnati in ga obračunati, so pomembne, saj niso za javnost, temveč samo za poslovne partnerje, s katerimi podjetje sodeluje. Zato se razvijajo sistemi, ki temeljijo na tehnologiji veriženja podatkovnih blokov, kar omogoča predvsem zelo dobro sledljivost. Z njo ni mogoče manipulirati, saj se vsaka sprememba zabeleži v sistemu, je digitalna in decentralizirana, kar pomeni, da se do te ladijske nakladnice da dostopati od kjer koli, je zakodirana, zato je tudi varna pred ljudmi, ki jih ta vsebina ne zadeva. Ker je digitalizirana, pomeni manjšo možnost napak, ni podvojenih vnosov, vedno se ve, kje je tovor te ladijske nakladnice. S pomočjo tehnologije se znebimo papirnega poslovanja in zmanjšamo operativne stroške vseh sodelujočih strank v procesu.

(27)

19

4 OPIS TRENUTNE IZVEDBE AKTIVNOSTI

V enem izmed logističnih podjetij sem na oddelku za tranzit (iz pristanišča Luke Koper se izvaja tranzit blaga v naročnikov distribucijski center v Avstriji) opravljala obvezno prakso.

Naročniki logistične storitve so dobavitelji iz Avstrije. Ko sem začela opravljati prakso, so mi zaposleni najprej razložili postopek odpreme tovora iz pristanišča Luka Koper v distribucijski center naročnikov logistične storitve v Avstriji. Naročniki iz Avstrije nabavijo tovor v različnih državah sveta. Nato logističnemu podjetju pošljejo seznam tovora na posamezni ladji, hišne ladijske nakladnice, pakirno listo in račune, da se pripravi dispozicije.

Dispozicija je dokument, na katerem so zapisani pomembni podatki, in sicer kdo je naročnik, na katerem terminalu je tovor, kdo je ladjar in s katero ladjo je bil tovor pripeljan. Z vidika te naloge so bili zame najbolj pomembni podatki od vseh navedenih, za kateri kontejner je narejena dispozicija, koliko kosov je v kontejnerju, kaj se prevaža v njem, zalivka kontejnerja in njegova bruto teža.

Preden se začnejo izdelovati dispozicije, logistično podjetje najprej preveri, ali so naročnikovi kontejnerji že na pozicijah v pristanišču, oziroma kje kontejnerji so. Če zahtevanih kontejnerjev ni na pozicijah, logistično podjetje o tem obvesti pravega naročnika. Naročnika obvesti tudi, če je v pristanišču napačen kontejner, oziroma kontejner z drugo vsebino in količino, kot je zapisano.

Logistično podjetje večino tovora prepelje s pomočjo tovornjakov, za katere mora ročno izdelovati CMR, nekaj blaga pa prepelje tudi po železnici. Poleg izdelovanja tovornih listin v podjetju izdelujejo tudi obračune, ki jih pripravijo konec meseca in jih pošljejo v plačilo svojim naročnikom.

Moja prva naloga, ko sem prišla na tranzitni oddelek, je bilo ročno obdelovanje računov in izračunavanje, koliko bo znašala pošiljka blaga na tovornjaku. Moja druga naloga večino časa med opravljanjem prakse na tem oddelku je bila izdelava CMR za vsak tovornjak posebej.

Zaposlena oziroma moja sodelavca sta po elektronski pošti vsak dan dobila od špediterskega podjetja v Avstriji seznam kontejnerjev, za katere so se morale pripraviti dispozicije in CMR, da so jih lahko pripeljali do njihovega razkladališča.

Jaz se z izdelavo dispozicij nisem ukvarjala, to so delali zaposleni. Z oddelka, kjer sem izdelovala dispozicije, vem samo toliko, da si moral v programu TLM v ustrezna polja vpisati vse podatke, kot so vrsta blaga, s katero ladjo bo prišel tovor, pomorskega agenta, za kakšno pogodbo gre, kdo je plačnik in tako naprej. Na dispozicijo se zapišejo vsi podatki, ki so

(28)

20

zaposlenemu znani, kot je to zapisano na primeru dispozicije na sliki 3. Podatke o tovoru za posamezni kontejner sem vedno iskala po elektronski pošti, kjer sem pod številko kontejnerja poiskala pravo pošto, v kateri sem našla hišno ladijsko nakladnico, račune in pakirno listo, včasih pa tudi sliko tovora.

(Vir: Lasten)

Slika 3. Primer dispozicije.

V pakirni listi so podatki o kontejnerjih, tipu kontejnerja, teži, številu kosov tovora in poreklu tovora. Na hišni ladijski nakladnici pa so naslednji podatki: o pošiljatelju blaga, podatki o prejemniku blaga, kontakt osebe, ki jo je treba obvestiti, ko tovor prispe v pristanišče, ime ladje, odpremno in namembno pristanišče, opis blaga, podatki o kontejnerju, številka ladijske nakladnice. Iz tega dokumenta potem zaposleni v programu TLM izdelajo dispozicije. Ko so dispozicije izdelane, jih natisnejo. Nato po elektronski pošti dobijo navodilo (v obliki seznama kontejnerjev) iz razkladališča v Avstriji, katere kontejnerje se bo odpremilo po železnici in katere s tovornjaki. Na tem seznamu naročnika, kaj se bo prevažalo po cesti, so naslednji podatki:

ime stranke, številka izdelka,

oznaka, da gre s tovornjakom, velikost kontejnerja,

oznaka kontejnerja,

(29)

21 število kosov v kontejnerju,

tarifna številka blaga, opis blaga.

Ko se izve, kateri kontejnerji bodo šli s tovornjaki, se lahko vnaprej izdela CMR, vendar se ne zapiše dveh podatkov: datuma izdaje tovornega lista (ta se napiše za isti dan, kot bo blago prevzeto in odpeljano v namembni kraj) ter registrske številke tovornjaka (predvsem zato, ker še ne vemo, katero vozilo bo odpeljalo tovor).

Torej za izdelavo tovornih listin sem bila v času opravljanja obvezne prakse zadolžena jaz. Pri izdelavi tovornih listin sem najprej na podlagi seznama kontejnerjev (ki ga je oddelek dobil na elektronski naslov) razbrala, za katere kontejnerje je treba izdelati CMR in na podlagi tega seznama kontejnerjev zbrala ustrezne dispozicije. Nato sem odprla program TLM in za vsak kontejner posebej izdelala CMR. Da nisem ročno v program vpisala čisto vseh podatkov, sem uporabila način kloniranja, ki mi je kloniral iste podatke o stranki, kot so:

podatki pošiljatelja (to je to logistično podjetje), podatki prejemnika (razkladališče v Avstriji), kraj prevzema blaga,

predvideno razkladališče (kraj in država), pošiljateljeva navodila.

Vse ostale podatke, kot so denimo številka izdelka in računa, število kosov, teža in vrsta blaga, številka kontejnerja, številka zalivke, tarifna številka blaga in poreklo blaga pa sem v elektronski pošti poiskala z vpisom podatka o kontejnerju ali številko izdelka v iskalnik elektronske pošte. Na podlagi vpisanega kontejnerja ali vpisane številke izdelka so se mi nato izpisale datoteke v pdf obliki. Da sem lahko izpolnila CMR, sem najprej pregledala, ali se številka kontejnerja na seznamu ujema s tisto na dispoziciji, na »hišni« ladijski nakladnici in v pakirni listi. Nato sem pregledala, ali so oznake vseh kontejnerjev na seznamu enake oznakam na ladijski nakladnici. Preverila sem tudi, ali se podatki količinsko in kosovno med seboj ujemajo. V polju CMR »Spremni dokument« sem dopisala številko izdelka in številko računa, ki sodi h kontejnerju. Včasih so lahko številke izdelkov enake številkam računov. V polju

»Opis blaga« na CMR sem nato izpolnila še podatke o tovoru, in sicer:

koliko kosov je v kontejnerju, kaj se prevaža, zapisano z besedo, oznaka kontejnerja,

(30)

22

plomba ali zalivka kontejnerja (če plomba ni poškodovana, to zagotavlja, da kontejner med transportom ni bil odprt in se njegova vsebina ni spremenila),

tarifna številka blaga, poreklo blaga.

V polje bruto teža tovora sem zapisala bruto težo tovora kontejnerja. Nato sem izpolnjeni dokument shranila in odprla naslednjega in postopek ponavljala, dokler nisem pripravila vseh tovornih listov. Primer izpolnjenega CMR je prikazan na sliki 4. Ko sem na elektronsko pošto dobila iz razkladališča v Avstriji še registrske številke tovornjakov in datum prevzema blaga, sem odprla ustrezne vnaprej pripravljene tovorne liste, jim dodala registrske številke tablic in zapisala ustrezen datum prevzema blaga. Datum izdaje CMR mora biti isti kot datum natovarjanja blaga na cestno vozilo v Luki Koper.

Ko sem v dokument vpisala vse potrebne podatke, sem nato tovorni list natisnila v petih izvodih. Nato sem preverila podatke, ali se skladajo s tistimi na dispoziciji in ali sem prave kontejnerje res dodelila ustreznim vozilom, na katerih jih bodo odpeljali.

Ko so tovorni listi izpolnjeni, natisnjeni in preverjeni, ali se skladajo z dispozicijo, se predajo zunanji službi, ki te podatke še enkrat preveri in jih preda voznikom, ki bodo tovor odpeljali v namembno državo.

Vsaka izmed aktivnosti vzame kar nekaj časa. Glede na to, da ladje vsak dan vplujejo v koprsko pristanišče in da ima skoraj vsaka ladja tovor, ki se ga mora prepeljati v Avstrijo, je teh kontejnerjev zelo veliko. Samo v času opravljanja prakse sem vsaj dvakrat na teden doživela, da je bilo treba izdelati več sto dispozicij in tudi CMR. Vse se mora na koncu tudi natisniti in preveriti, ali so podatki med seboj skladni in če niso, se mora vse ročno popraviti, preverjati za nazaj, tudi po elektronski pošti. Torej če ni nobenega informacijskega sistema, s katerim bi lahko zadevo pohitrili, to vnašanje podatkov v sistem vzame kar precej časa. Po moji oceni se v povprečju izda nekje osemdeset takih dokumentov na dan.

(31)

23

(Vir: Lasten)

Slika 4. Primer izpolnjenega CMR.

FX7854543 Logistično podjetje

Prejemnik (različna podjetja) Vojkovo nabrežje 116

Werendorf 8402

Razkladališče v Avstriji GMBH terminal 155

LOGISTIČNO PODJETJE Vojkovo nabrežje 116

6000 KOPER – CAPODISTRIA SI MARINA TURK

(32)

24

Za izdelavo CMR potrebujemo za en kontejner skupno 14 minut:

Iskanje izdelka v elektronski pošti: 2 minuti.

Tiskanje hišne ladijske nakladnice s seznamom kontejnerjev in računov: 1 minuta.

Vnos podatkov dispozicije: 4 minute.

Tiskanje dispozicij: 1 minuta.

Vnos podatkov za CMR: 4 minute.

Tiskanje CMR: 1 minuta.

Preverjanje podatkov: 1 minuta.

Če povprečno število izdelav CMR na dan za 80 kontejnerjev pomnožimo s časom izdelave enega dokumenta, lahko izračunamo, da je treba na dan opraviti za skoraj 19 ur dela (18,666 ure). Ker pa so v pisarni oddelka za tranzit trije zaposleni, pa vsak od njih za izdelovanje dispozicij in CMR porabi približno 6 ur in 14 minut neto dela na dan. V ostalem času pa se ukvarjajo tudi z napovedjo in pripravo dokumentov za železniški promet, obračune strankam itd.

Diagram procesa na naslednji strani (slika 5) prikazuje trenutno izvajanje procesa v logističnem podjetju. Na sliki je prikazano, da se trenutno v programe podjetja vnaša vse ročno, kar pa je zelo zamudno. Namesto da bi delavci večino časa preusmerili v kaj drugega v podjetju, se vsak dan srečujejo z ročnim vnašanjem podatkov v informacijski sistem.

(33)

25

(Vir: Lasten)

Slika 5. Diagram procesa AS-IS (kot je trenutno).

(34)

26

5 PREDLOGI IZBOLJŠAV IZVEDBE AKTIVNOSTI

5.1 Predlog izboljšave 1

Glede na to, da podjetje trenutno podatke vnaša v sistem ročno, bi kot prvo možno izboljšavo predlagala, da bi zaposleni v podjetju uporabili OCR tehnologijo, ki omogoča, da programska oprema prebere podatke na poslanem dokumentu v formatu pdf na zaslonu in jih avtomatsko pretvori v številke in črke ter jih spravi v ustrezno obliko, ki je primerna za masovni vnos v podatkovno bazo podjetja in tudi za kasnejšo morebitno obdelavo. Primer izboljšave v diagramu procesov prikazuje slika 6.

Predlagana rešitev za podjetje ni velik finančni zalogaj. Kot lahko razberemo iz analize SWOT na sliki 7, bi podjetje za izboljšanje obstoječega procesa moralo investirati v dober OCR program, ki bi dobro razbiral znake, črke in številke, oziroma vse podatke na zaslonu, tudi tiste, kjer bi bila kakovost prejetega skeniranega dokumenta nižja od standarda. Vendar pa bi še vedno bila potrebna oseba, ki bi te prebrane podatke preverila in jih nato ročno vnesla v bazo podatkov podjetja. Bi pa s tem bistveno prihranili na času, poleg tega pa bi bilo tudi manj možnosti za napake.

Za prvo predlagano izvajanje kompletnega izdelovanja CMR bi za en kontejner skupno potrebovali 10,4 minute.

Branje podatkov s programom OCR: 1 minuta.

Urejanje podatkov in priprava za masovni vnos: 3 minute.

Kopiranje ali masovni vnos pripravljenih podatkov v program TLM: 1 minuta.

Priklic podatkov dispozicije na ekran: 0,2 minute.

Priklic podatkov CMR na ekran: 0,2 minute.

Če to število povprečnih 80-ih kontejnerjev pomnožimo s številom minut, lahko izračunamo, da je treba na dan opraviti za skoraj 14 ur dela (13,866).

(35)

27

(Vir: Lasten)

Slika 6. Diagram procesa 1 TO-BE (kot bi lahko bil).

(36)

28

PREDNOSTI SLABOSTI

 Pretipkavanje podatkov iz dokumenta v lastni program ni potrebno.

 Za vsak tip dokumenta je treba sprogramirati, na katerem delu dokumenta bo program prebral določeno vrsto podatka.

 Še vedno je potreben nadzor podatkov.

 Potrebna je investicija v OCR program.

PRILOŽNOSTI NEVARNOSTI

 Možno je nadgraditi sistem z

razvojem programa za vnos prebranih podatkov v bazo podatkov podjetja.

 Pri slabši kakovosti dokumenta obstaja nevarnost, da program napačno prepozna in zapiše črke/številke.

 Če stranka spremeni obliko dokumenta, bodo podatki

pomanjkljivo oz. napačno prebrani.

(Vir: Lasten)

Slika 7. Analiza SWOT izboljšave 1.

(37)

29 5.2 Predlog izboljšave 2

Drugi predlog za izboljšavo je, da bi naročnik vse svoje podatke, dokumente, pakirne liste in nasploh vse podatke o tovoru, ki se prevaža in se bo prevažal, poslal po elektronski pošti.

Tako bi nato podjetje lahko te podatke uredilo v ustrezno obliko (lahko ročno s pomočjo bližnjice kopiraj & prilepi ali pa s pomočjo ustreznega programa) in razvilo lastni API (programski vmesnik), ki bi omogočal vnos poslanih podatkov v informacijski sistem podjetja.

S to predlagano rešitvijo bi postopek malo bolj avtomatizirali. Če bi dobili vse podatke in potrebne dokumente v elektronski obliki, bi tako bistveno skrajšali proces dela, saj ne bi bilo treba ročno pretipkovati podatkov, lahko bi jih samo kopirali in lepili v ustrezna polja (to bi bilo mogoče samo pod pogojem, da bi bili ti dokumenti shranjeni v ustreznem formatu – ne v sliki ali pdf). Pa tudi možnost zatipkanja bi tako spravili na minimum. Kot je razvidno v analizi SWOT na sliki 9, bi bilo še vedno prisotno ročno delo, s katerim bi še vedno morali nekatere podatke ustrezno urediti. Če bi podatke dobili v Excelovi datoteki, pa bi bilo urejanje še toliko lažje. Prednost Excela je, da je namenjen predvsem za upravljanje kompleksnejših številskih podatkov, ki jih želimo podrobno analizirati. Prednost uporabe Excela je tudi, da lahko podatke iz tega programa izvozimo v kateri koli program, s katerim upravljamo z večjo ali manjšo količino podatkov. Podjetje bi lahko razvilo še programski vmesnik, v katerem bi določili, iz katerega polja na primer v naročnikovi ladijski nakladnici in pakirni listi naj se podatki vpišejo v določeno polje v programu podjetja, kjer izdelujejo na primer tovorne listine, kot je CMR. Z uporabo ustreznega programskega vmesnika bi tako lahko prihranili dragocen čas delavca, ki bi lahko v tem času opravljal kakšna druga dela. Bi se pa s tem investicija v izdelavo programskega vmesnika v nekaj letih zagotovo povrnila, s predpostavko, da ima podjetje ekipo informatikov, ki so sposobni sprogramirati ta vmesnik v rednem delovnem času. Primer procesa z vključeno drugo izboljšavo je prikazan na sliki 8.

(38)

30

Za drugo predlagano izdelavo CMR bi za en kontejner skupno potrebovali 9,4 minute.

Urejanje podatkov in priprava za masovni vnos: 3 minute.

Kopiranje ali masovni vnos pripravljenih podatkov v program TLM: 1 minuta.

Priklic podatkov dispozicije na ekran: 0,2 minute Tiskanje dispozicij: 1 minuta.

Preverjanje podatkov: 1 minuta. Za drugo predlagano izdelavoa CMR bi

Če to število povprečnih 80 kontejnerjev pomnožimo s številom minut, lahko izračunamo, da je treba na dan opraviti za skoraj 13 ur dela (12,533 ure).

Pri tem predlogu investicije v strojno opremo niso potrebne, zato je izračun prihranka enostaven, saj imamo opraviti samo s stroški dela. Kot študentka poznam vrednost študentskega dela, zato bom predpostavila, da delo v oddelku tranzita opravljajo študenti. S strankami se v podjetju ukvarjajo tržniki, zato bom v svojem izračunu pogajanje s strankami prepustila njim.

Predpostavke:

BVt – Ocenjena bruto vrednost urne postavke tržnika: 20 EUR.

BBVt – Bruto bruto vrednost tržnika = 20 * 1,1162 = 23,24 EUR (dejanski strošek dela za podjetje).

BVš – Bruto vrednost urne postavke študentskega dela: 6 EUR.

Dt – Priprava pogodbe s stranko za elektronsko posredovanje podatkov: 5 ur.

ŠtS – Število ključnih strank, ki predstavljajo 90 % prometa: 10.

ŠtK – Število kontejnerjev na dan: 80.

Tpred – Čas izvajanja aktivnosti za en kontejner v današnjem procesu: 14 min.

Tpo – Čas izvajanja aktivnosti za en kontejner po uvedbi predlagane spremembe: 9,4 minute.

(39)

31 Izračun:

Strošek dela pred spremembo = Tpred / 60 * ŠtK * BVš = 14/60 * 80 * 6 = 112 EUR (na dan).

Skupni strošek po spremembi = Enkratni strošek dela tržnika + strošek dela po spremembi.

Enkratni strošek dela tržnika = Dt * ŠtS * BBVt = 5 * 10 * 23,24 = 1162 EUR.

Strošek dela po spremembi = Tpo / 60 * ŠtK * BVš = 9,4/60 * 80 * 6 = 75,2 EUR (na dan).

Rezultat:

Rezultat je predstavljen na grafu 1, kjer vidimo, da se »investicija« v dogovoru s strankami povrne v 32 delovnih dneh.

Graf 1. Prikaz stroška dela po spremembi (zelena barva).

0 1000 2000 3000 4000 5000 6000

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43

Strošek [EUR]

Dnevi

strošek dela prej strošek dela potem

(40)

32

(Vir: Lasten)

(41)

33

PREDNOSTI SLABOSTI

 Podatki so posredovani v ustreznem formatu, kar pomeni, da ni napak zaradi slabe kakovosti originala ali tipkarskih napak.

 Skrajšan proces dela in s tem prihranek časa zaposlenih.

 Potrebno je ročno urejanje podatkov in priprava za masovni vnos v bazo podatkov.

 Možno je nadgraditi sistem z

razvojem programa za vnos urejenih podatkov v bazo podatkov podjetja.

 Obstaja možnost, da je stranka podatke potem, ko jih je že

posredovala podjetju, še spreminjala.

(Vir: Lasten)

(42)

Ena od možnih rešitev je tudi, da se podjetje s svojim naročnikom oziroma partnerskim podjetjem dogovori za uporabo spletne aplikacije, ki bi omogočala vnos podatkov neposredno v informacijski sistem podjetja. To pomeni, da je treba sprogramirati spletno aplikacijo, ki bo omogočala posredovanje ustreznih podatkov tako, da partner izpolni ustrezne spletne obrazce, ki predstavljajo posamezne dokumente (naročilnice ipd.). Ti podatki, ki jih partner izpolni, pa se zapišejo neposredno v podatkovno bazo podjetja.

S predlagano rešitvijo (slika 10) bi pridobili na času (v sistemu ne bi bilo podvojenih vnosov), prihranili bi tudi čas, potreben za pripravo transportnih dokumentov, zmanjšali bi možnost napak na minimum, proces bi bil že konkretno avtomatiziran in dodatnih zaposlenih, ki bi preverjali točnost prenesenih podatkov, ne bi več potrebovali, saj bi za vse to poskrbela spletna aplikacija, ki bi avtomatsko vnašala podatke v prevozne listine. Zaposlene bi potrebovali le še za zahtevnejše procese, kjer se v istem kontejnerju prevaža tovor več različnih strank. Glavne prednosti, slabosti, možne izboljšave in tveganja te predlagane izboljšave so prikazani v analizi SWOT na sliki 11.

Za tretjo predlagano izdelavo CMR bi za en kontejner skupno potrebovali 7,4 minute:

Navzkrižno preverjanje skladnosti podatkov z dokumenti: 2 minuti.

(43)

35

(Vir: Lasten)

(44)

36

PREDNOSTI SLABOSTI

 Za vnos podatkov je odgovorna stranka.

 Primerno samo za enostavne procese, kjer je v kontejnerju blago samo ene stranke.

 Ni zagotovila, da je stranka

posredovala enake podatke, kot so na tiskanih dokumentih, zato je še vedno potreben nadzor.

 Možna nadgradnja, da se stranka elektronsko/digitalno podpiše in s tem potrdi verodostojnost in pravilnost vnesenih podatkov.

 Morebitne napake stranke je težko zaznati in primerno reagirati.

(Vir: Lasten)

(45)

Zadnja izboljšava, ki bi jo predlagala (slika 12), da bi jo podjetje uvedlo v svoj sistem, je tehnologija veriženja podatkovnih blokov, ki pa je vsebinsko in tudi finančno najzahtevnejša.

Da bi zadeva delovala, bi bilo treba, da bi si tudi vse njihove stranke, s katerimi sodelujejo, implementirale to tehnologijo. Ta nova tehnologija namreč vključuje protokole, ki člane mreže povezuje brez posrednikov, ki bi lahko s temi podatki manipulirali, zato je uporaba te tehnologije še toliko bolj varna. Čeprav je bila razvita tehnologija najprej namenjena nastanku digitalnega denarja, pa je veriženje podatkovnih blokov (angl. Blockchain) uporabno tudi na drugih področjih, kot je na primer izpolnjevanje prevoznih listin, sledenje blaga itd. Trenutno se tehnologija veriženja podatkovnih blokov veliko uporablja v pomorskem prometu za izmenjavo ladijske nakladnice. Stranka bi morala v tem primeru dokumente, ki se bodo izmenjali, pripraviti v ustrezni obliki. Nato pa bi jih naložila samo v ustrezno aplikacijo za veriženje podatkovnih blokov (npr. CargoX platformo), ustrezno podpisati in odposlati. Ko bi logistično podjetje ta dokument prejelo, bi lahko prejete podatke z ustreznim API-jem preneslo v bazo podatkov.

S predlagano rešitvijo bi ustrezno avtomatizirali proces, zagotovili sledljivost tovora, z razvojem tehnologije bi pridobili nove funkcionalnosti. Kot je prikazano v analizi SWOT te možne izboljšave (slika 13), obstaja strah pred tehnologijo, ker je na trgu še čisto nova in nepreizkušena. Uporabljati jo morajo vse stranke v oskrbovalni verigi, drugače tehnologija ne more delovati v svoji najboljši obliki.

Za četrto predlagano izdelavo CMR bi za en kontejner skupno potrebovali 5,9 minute:

Preverjanje neprekinjenosti verige podatkovnih blokov: 0,5 minute.

(46)

38

(Vir: Lasten)

(47)

39

PREDNOSTI SLABOSTI

 Avtomatiziran proces, ki ne potrebuje dodatnega preverjanja.

 Zagotovljena sledljivost tudi ob morebitnih spremembah podatkov.

 Ni podvojenih vnosov.

 Vse stranke morajo uporabljati tehnologijo veriženja podatkovnih blokov.

 Potrebna je investicija v program in izobraževanje.

 Z razvojem tehnologije možnost razvoja novih funkcionalnosti.

 Tehnologija je nova, zato obstaja strah, da še ni dovolj preizkušena.

(Vir: Lasten)