Strahinj 99, 4202 Naklo Telefon: (04) 27721 11, Faks: (04) 27721 18 e-pošta: info@bc-naklo.si Ime dokumenta: KATALOG PROCESOV

(1)

Strahinj 99, 4202 Naklo

Telefon: (04) 27721 11, Faks: (04) 27721 18 e-pošta: info@bc-naklo.si

Ime dokumenta: KATALOG PROCESOV

Oznaka: KP-010-/2011-2 Verzija: 1

Veljavnost od: 2. 11. 2011 Veljavnost do: nove izdaje

(2)

1 Organizacijska enota Skupne službe

Identifikacija procesov

Direktor Ravnatelj SŠ Ravnatelj VSŠ Pomočnik ravnatelja Vodja MIC Učitelj Predavatelj Strokovni delavecv centrali učnega Svetovalni delavec Knjižničar Referent za študijske zadeve Administrator Poslovni sekretar Računovodja Knjigovodja Vzdrževalec računalniške opreme Hišnik Čistilka

Podporni procesi

Zagotavljanje knjižničnega gradiva S S S S S S S S S N S S S S

Pridobivanje in razvoj kadrov N S S S S S

Finančno računovodski proces N S S S S N S

Nabava materialnih sredstev in storitev N S S S S S S S S S S S S S N S S S

Vzdrževanje in čiščenje N S S S S N N

Legenda:

N – Nosilec oz. lastnik procesa (sprejema odločitve, vodi, sklicuje sestanke) S – Sodeluje pri odločitvah in opravlja aktivnosti v procesu

Prazno ne sodeluje v procesu

(3)

2 Strahinj 99, 4202 Naklo

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

TIP PROCESA: PODPORNI PROCES

Skrbnik procesa: Urška Simjanovski

Izdelal/-a, dne: Urška Simjanovski, 1. 6. 2011

Stran/strani: 1/3

Pregledal/-a, dne: Tatjana Geč Podpis:

e-pošta: info@bc-naklo.si Oznaka: 1-SS/2011

PROCES/AKTIVNOST Zagotavljanje knjižničnega gradiva Pravna podlaga:

• Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI) (Ur.l. RS, št. 12/1996 (23/1996 popr.).

• Pravilniki o upravljanju učbeniških skladov ( Ur.l. RS, št. 43/2002, sprememba Ur.l.

RS, št. 65/2007, 37/2010).

• Zakonu o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/1999, sprememba Ur.l. RS, št. 30/2002-ZJF- C).

• Zakonu o javnih naročilih, (Ur.l. RS, št. 39/2000 (102/2000 popr.), sprememba Ur.l.

RS, št. 2/2004-ZPNNVSM, 2/2004, 36/2004-UPB1, 128/2006-ZJN-2).

Namen in opis procesa

Namen: Namen zagotavljanja knjižničnega gradiva je zagotavljati posameznikom in skupinam dostopnost in uporabo lastnega gradiva, medknjižnične izposoje in zunanjih dostopnih informacijskih virov s pomočjo načrtovanja zbirk dokumentov, učbeniškega sklada in poslovanje z njimi v knjižnici centra ter posredovanje gradiva za sedanje in prihodnje potrebe dijakov in zaposlenih v centru. Knjižnično gradivo obsega: primarno gradivo (knjige, revije, časopise, članke, prospekte, učbenike) in sekundarno gradivo (kataloge, bibliografije) . Opis procesa:

NAČRTOVANJE PRIDOBIVANJA KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

• Zbiranje bibliografskih virov gradiva

Za ustrezno pokrivanje strokovnega in leposlovnega področja, knjižničar zbira in spremlja kataloge založb, reklamne prospekte, strokovne revije, ocene in sezname nove literature.

• Ocena in izbor gradiva za naročila Knjižničar izbere gradivo za naročilo tako da:

- presodi ali je naročilo za center aktualno (glede na smotre nabavne politike in finančne zmožnosti centra) oz. izloči naročilo gradiva, ki za center ni več aktualno;

- preveri obseg in globino področja, za katera je knjižnica po svojem namenu zadolžena, da skrbi za načrtno nabavo gradiva;

- se posvetuje z zaposlenimi na centru;

- s profesorji načrtuje naročilo učbenikov in drugih učnih gradiv po predmetnikih in javno veljavnih programih

- izbor učbenikov, ki jih predlaga strokovni aktiv profesorjev za naslednje šolsko leto, potrdi ravnatelj

- ravnatelj mora za naslednje šolsko leto do datuma navedenega v rokovniku v Navodilih za upravljanje učbeniških skladov pridobiti pisno soglasje Sveta staršev za nabavo učnih gradiv

(4)

3

• Sprejem naročila

Uporabnik, ki želi naročiti gradivo, ga pošlje knjižničarju, le-ta pa:

- preveri katalog knjižnega gradiva in ugotovi ali je publikacija že v knjižnici oz. preveri ali je publikacija že naročena;

- preveri katalog učbenikov za tekoče šolsko leto.

• Obveščanje uporabnika

- v kolikor naročila ni mogoče izvesti o tem obvesti uporabnika,

- knjižničar obvesti dijake, katera učna gradiva se bodo uporabljala v prihodnjem šolskem letu, sezname in naročilnice jim razdeli po razredih in pedagoginja obvesti po pošti bodoče dijake,

- kopijo seznama, namenjenega dijakom oz. njihovim staršem , šola pošlje na MŠŠ po e- pošti ucbeniskiskladi.mss@gov.si.

• Medbibliotečna izposoja

Kadar iskanega gradiva ni v lastnem fondu, knjižničar poskrbi primarne dokumente iz drugih informacijskih centrov oz. knjižnic. Po računalniških informacijskih virih poizveduje, kje se primarni dokument nahaja v Sloveniji in ga naroči (z dopisom, faksom ali po elektronski pošti). Ko gradivo prispe v knjižnico, ga knjižničar sprejme, evidentira in obvesti uporabnika.

Dokumente, ki spremljajo gradivo pospravi za računovodstvo in lastno evidenco. Po poteku izposojevalnega roka knjižničar gradivo vrne v izposojevalni center oz. knjižnico.

NAROČANJE GRADIVA

• Nabava gradiva

Odobrena naročila (s podpisano naročilnico) dopolni in uskladi bibliografske podatke, ki so potrebni za nabavo posamezne vrste gradiva in izbere ustreznega dobavitelja ter z dopisom, faksom ali po elektronski pošti posreduje naročilo dobavitelju. Pri naročilu gradiva upošteva posamezne elemente, ki so za naročilo potrebni.

Naročilo za knjige, domače revije in neknjižno gradivo knjižničar izvede takoj (v skladu s finančnimi možnostmi), naročila za tuje revije pa enkrat letno za naslednje leto, prav tako tudi učbenike za US. Učbenike naročimo z malim ali velikim javnim naročilom.

• Kontrola prejetega gradiva

Prispele pošiljke knjižničar preveri tako, da:

- prejeto gradivo primerja z naročilom;

- pregleda materialno stanje gradiva.

Če prejeto gradivo ni naročeno označi: ogled, če je prispelo z ogledno pošiljko, zamenjava ali dar, če gradivo podari posameznik ali institucija.

Če gradivo ni bilo naročeno in je prispelo na ogled, knjižničar oceni ali bo gradivo sprejeto v fond knjižnice.

Če gradivo ni sprejeto, ga knjižničar vrne dobavitelju z dopisom.

STROKOVNA OBDELAVA KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

• Strokovno obdelava gradiva

Knjižničar pregleda vsebino sprejetega gradiva. Strokovno obdelavo gradiva izvaja po metodologiji analize, klasifikacije in indeksiranja gradiva.

Za vsebinsko opredelitev gradiva določi:

- gesla iz vsebine gradiva

(5)

4 - UDK vrstilec za določeno gradivo

- povzetek (knjiga, članek) - postavitev gradiva v knjižnici

Gradivu, ki je naročeno za US določi posebne inventarne številke in se ga postavi na posebno mesto določeno za učbenike iz US.

• Vnos bibliografskih podatkov

Knjižničar vnaša bibliografske in vsebinske podatke (knjiga, članek, učbenik) v COBISS.

Prevzema podatke iz sistema COBISS v svojo lastno bazo, kjer doda podatke o nabavi, ceni,…

Ko je vnos podatkov pravilen izpiše inventarno knjigo. Izdela lahko izpise knjig po signaturah, inventarnih številkah.

Enkrat mesečno izdela izpis novosti in ga razpošlje po elektronski pošti zaposlenim na centru.

Revijo označi z žigom in jo postavi na polico.

Knjižničar in zaposleni določijo izbor člankov za vnos v bazo COBISS.

POSREDOVANJE ,VRAČILO IN IZLOČANJE GRADIVA

Po opravljeni vsebinski obdelavi gradivo, ki je bilo naročeno za določenega uporabnika, knjižničar posreduje uporabniku. Gradivo, ki je bilo naročeno v izobraževalne namene izbere in jih predstavi kot novosti. Novosti zamenjuje po potrebi.

Po določenem roku izposoje (14 dni ali pa stalno) uporabnik gradivo vrne v knjižnico.

Knjižničar gradivo pregleda in računalniško obdela vrnitev gradiva.

Knjižničar skrbi da revije in časopisi ne zapustijo knjižnice. Članke na željo uporabnika kopira.

Učbenike v mesecu septembru posreduje dijakom. In jih v mesecu maju oz. juniju tudi pobere nazaj. Izračuna natančne vrednosti za plačilo izposojevalnine in računovodstvo pripravi položnice, ki jih pošljejo staršem.

Do datuma določenega v rokovniku v Navodilih za upravljanje učbeniških skladov pošlje knjižničar izpolnjen vprašalnik o US za tekoče šolsko leto po e- pošti na ucbeniskiskladi.mss@gov.si

Vrnjeno gradivo knjižničar pospravi po dogovorjenem sistemu: knjige po UDK, revije v odložne koške oz. predalčke, učbenike na police namenjene hrambi US.

Izločanje zastarelega gradiva poteka glede na zastarevanje gradiva (stroka, učbeniki), glede na frekvenco izposoje (leposlovje) in uporabnost informacij (periodika).

Poteka pa po dogovoru z direktorjem centra, ravnateljem in uporabniki. Izločeno gradivo ponudi uporabnikom ali drugi knjižnici, ostalo pa se odda v odpad (reciklaža).

Vhodi v proces:

LDN, naročilnica za izposojo učbenikov za US

Izhodi procesa:

LDP, poročilo o US

Seznam dokumentov :

Naročilnica za US, LDN, LDP, poročilo o US, evidenca vseh učbenikov, del. zvezkov in vaj (hranimo 5 let).

Izvajalci: knjižničar.

Opombe:

Kazalniki: /

(6)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE

PROCES: PRIDOBIVANJE KADROV

Skrbnik procesa: Tatjana Geč

Izdelal/-a, dne: Tatjana Geč, 1. 7. 2011

Pregledal/-a, dne: Mg. Marijan Pogačnik, direktor

Podpis:

PROCES/AKTIVNOST Pridobivanje kadrov

Pravna podlaga:

• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR), (Ur. l. RS št. 71/1993, št. 42/2002 , št. 103/2007

• Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), (Ur. l.

št. 12/1996, št. 23/1996 , št. 64/2001 , št. 108/2002 , št. 14/2003, št. 34/2003 , št. 55/2003 , št. 79/2003 , št. 115/2003 , št. 65/2005 , št. 98/2005, št. 129/2006 , št. 16/2007 , št. 36/2008 , št. 58/2009 , št. 64/2009 , št. 65/2009 , št. 20/2011 .

• Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja, (Ur. l. št. 52/1994 in spremembe Uradni list RS, št. 49/1995 z dne 25. 8. 1995, Uradni list RS, št. 34/1996 z dne 29. 6. 1996, Uradni list RS, št. 51/1998 z dne 17. 7. 1998, Uradni list RS, št.

28/1999 z dne 22. 4. 1999, Uradni list RS, št. 39/1999 z dne 25. 5. 1999, Uradni list RS, št. 39/2000 z dne 12. 5. 2000, Uradni list RS, št. 56/2001 z dne 6. 7. 2001, Uradni list RS, št. 64/2001 z dne 3. 8. 2001, Uradni list RS, št. 56/2002 z dne 28. 6.

2002, Uradni list RS, št. 52/2007 z dne 12. 6. 2007, Uradni list RS, št. 52/2007 z dne 12. 6. 2007, Uradni list RS, št. 33/2010 z dne 23. 4. 2010 , Uradni list RS, št.

83/2010 z dne 22. 10. 2010).

• Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Ur. l. št. 56/2002, št. 72/2003 , št. 115/2003, št. 126/2003 , št. 20/2004 , št. 70/2004 , št. 24/2005, št. 53/2005 , št. 70/2005 , št.

14/2006, št. 32/2006 , 68/2006 , št. 110/2006, št. 57/2007, 95/2007 , št. 17/2008 , št.

58/2008 , št. 80/2008 , št. 48/2009 , , št. 91/2009 , št. 108/2009, št. 13/2010, št.

59/2010, št. 85/2010, št. 107/2010).

• Zakon o višjem strokovnem izobraževanju Uradni list RS, št. 83/2010 z dne 22. 10. 2010.

• Pravilnik o postopku za imenovanje v naziv predavatelj (Uradni list RS, št. 29/2006 z dne 21. 3. 2006)..

• Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest.

Namen: Pridobivanje kadrov je proces s katerim center zadovoljuje svoje potrebe, glede na načrtovano vrsto dejavnosti, zaradi povečanega obsega dela ali zaradi odhoda zaposlenih iz različnih razlogov.

Opis procesa:

V poslovnem načrtu se s posameznimi vodji določi koliko in kakšne ljudi zavod potrebuje in ugotovi kdaj jih potrebujemo. V pomoč je sistemizacija delovnih mest, obstoječi podatki, podatki iz preteklosti in izkušnje. Potem sledi faza pridobivanja kadrov. Kader pridobivamo

(7)

6

znotraj ali zunaj zavoda. Če je notranji vir pridobivanja kadrov izčrpan, se usmerimo na zunanje vire, tako, da k sodelovanju povabimo kandidate z oglasi v sredstvih javnega obveščanja in na Zavodu za zaposlovanje z obrazcem Prijava potreb po delu obr. PD-1. Rok za prijavo ne sme biti krajši od 5 dni. V primeru, da se prosto delo objavi tudi v sredstvih javnega obveščanja prične teči rok naslednji dan po zadnji objavi. Priprava razpisa sloni na zahtevah delovnega mesta, zahtevanih kompetencah na delovnem mestu, ter dodatnih pogojih za zaposlitev. Sledi aktivnost, ko zbiramo prijave na razpisano delovno mesto, tukaj je seveda potrebno biti pozoren, da prijav prispelih po roku, določenem v objavi ne upoštevamo. Če je prijava oddana zadnji dan razpisa kot priporočena pošiljka se šteje, da je prispela pravočasno.

V postopku izbire mora kandidat predložiti dokazila (diplome, spričevala, …), obvestiti o pomembnih dejstvih (dejstva, ki onemogočajo ali bistveno omejujejo opravljanje dela), obvestiti o pomembnih omejitvah. Med prijavljenimi kandidati direktor selekcionira tiste, ki ustrezajo zahtevam in jih povabi na razgovor. Selekcioniranim kandidatom poslovna sekretarka pošlje vabilo na razgovor. Gre za individualne intervjuje, kjer direktor predstavi prosto delovno mesto (njegove delovne naloge, odgovornosti, plačo…) in center, hkrati pa ugotavlja zahtevane in pričakovane lastnosti pri kandidatu. Pozorni so na splošno ustrezanje zahtevam, kar zadeva izobrazbe, prejšnje zaposlitve, specifične izkušnje, dosežke, spretnosti… Po opravljenih razgovorih se izbere najprimernejšega kandidata. Izbranemu kandidatu se priporočeno s povratnico pošlje obvestilo o izbiri. Poslovna sekretarka kandidata pred sklenitvijo pogodbe napoti na zdravniški pregled, kjer se ugotovi zdravstveno stanje kandidata. Tri dni pred sklenitvijo pogodbe se kandidatu izroči predlog pogodbe. Po uspešno opravljenem zdravniškem pregledu s podpisom sklenemo pogodbo o zaposlitvi in kandidat zasede delovno mesto. Prične se uvajanje v delo. Vodja enote delavca seznani z ljudmi v zavodu, z njegovimi pravicami, obveznostmi, odgovornostjo in varstvom pri delu. Neizbrane kandidate se po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi v 8 dneh obvesti, da niso izbrani.

V osmih dneh poslovna sekretarka novo zaposlenega delavca prijavi v obvezno zdravstveno zavarovanje z obrazcem Prijava v pokojninsko, invalidsko in zdravstveno zavarovanje – Obr.

M-1. K prijavi je potrebno priložiti pogodbo o zaposlitvi.

Vhodi v proces: Poslovni načrt, vloge na razpis, zainteresirani kandidati.

Izhodi procesa: Končno poročilo, pridobljene kompetence sodelujočih (zbrano in poročano v končnem poročilu ali dodatku h končnemu poročilu), promocija šole.

Seznam dokumentov: potreba po delavcih oz. razpisna dokumentacija, potrdilo o zdravniškem pregledu, dokazila o izpolnjevanju pogojev, obvestilo o izbiri, predlog pogodbe, pogodba o zaposlitvi, obvestilo neizbranim kandidatom.

Rok hranjenja - trajno.

Personalne mape A vzorčno oz T

Izvajalci: direktor, ravnatelj, vodje organizacijskih enot, tajništvo.

Opombe:

Kazalniki: /

(8)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

PROCES: NABAVA MATERIALNIH

SREDSTEV IN STORITEV

Skrbnik procesa: Mira Poklukar

Izdelal/-a, dne: Mira Poklukar, 1. 7. 2011

Pregledal/-a, dne: Roksanda Kostić Podpis:

PROCES/AKTIVNOST

Nabava materialnih sredstev in storitev Pravna podlaga:

• Zakon o javnem naročanju, Uradni list RS, št. 128/2006 z dne 8. 12. 2006 in popravki Uradni list RS, št. 16/2008 z dne 15. 2. 2008, Uradni list RS, št. 19/2010 z dne 12. 3. 2010, Uradni list RS, št. 18/2011 z dne 15. 3. 2011.

• Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb, Uradni list RS, št. 117/2006i z dne 16. 11. 2006 in popravki Uradni list RS, št. 90/2007 z dne 5. 10. 2007, Uradni list RS, št. 56/2008 z dne 6. 6. 2008, Uradni list RS, št. 76/2008 z dne 25. 7. 2008, Uradni list RS, št. 92/2008 z dne 30. 9. 2008, Uradni list RS, št. 5/2009 z dne 23. 1.

2009, Uradni list RS, št. 96/2009

z dne 27. 11. 2009, Uradni list RS, št. 43/2010 z dne 31. 5. 2010, Uradni list RS, št.

59/2011 z dne 25. 7. 2011.

• Zakon o dohodnini, Uradni list RS, št. 117/2006 z dne 16. 11. 2006 in spremembe Uradni list RS, št. 33/2007 z dne 13. 4. 2007, Uradni list RS, št. 45/2007 z dne 25. 5.

2007, Uradni list RS, št. 90/2007 z dne 5. 10. 2007, Uradni list RS, št. 10/2008 z dne 30. 1. 2008, Uradni list RS, št. 78/2008 z dne 30. 7. 2008, Uradni list RS, št.

92/2008 z dne 30. 9. 2008, Uradni list RS, št. 125/2008 z dne 30. 12. 2008, Uradni list RS, št. 20/2009 z dne 16. 3. 200, Uradni list RS, št. 10/2010 z dne 12. 2. 2010, Uradni list RS, št. 13/2010 z dne 22. 2. 2010, Uradni list RS, št. 28/2010 z dne 6. 4.

2010, Uradni list RS, št. 43/2010 z dne 31. 5. 2010, Uradni list RS, št. 51/2010 z dne 28. 6. 2010, Uradni list RS, št. 106/2010 z dne 27. 12. 2010, Uradni list RS, št.

9/2011 z dne 11. 2. 2011, Uradni list RS, št. 13/2011 z dne 28. 2. 2011.

• Pravilnik o izvajanju zakona o davku na dodatno vrednost, Uradni list RS, št.

141/2006 .

z dne 30. 12. 2006, Uradni list RS, št. 52/2007 z dne 12. 6. 2007, Uradni list RS, št.

120/2007 z dne 27. 12. 2007, Uradni list RS, št. 21/2008 z dne 29. 2. 2008, Uradni list RS, št. 123/2008 z dne 29. 12. 2008, Uradni list RS, št. 105/2009 z dne 21.

12.2009, Uradni list RS, št. 27/2010 z dne 2. 4. 2010, Uradni list RS, št. 104/2010 z dne 23. 12. 2010, Uradni list RS, št. 110/2010 z dne 31. 12. 2010.

• Uredbe.

Namen: Namen nabave je zagotovitev surovin, izdelanega materiala, energije, nadomestnih delov, naprav in storitev, ki jih center potrebuje. Namen je tudi zagotavljati kakovostne dobrine po ugodnih cenah, primernih količinah in ob pravem času.

(9)

8

Opis procesa: Proces nabave poteka po naslednjih korakih od določitve prioritete potreb, iskanja dobaviteljev, izbora dobavitelja, odobritve dobavitelja za proizvode in storitve, ki so skladni s predhodno postavljenimi zahtevami. Pri našem delu nastopajo kot dobavitelji proizvajalci določenih storitev, nabavo sredstev za opravljanje vzgojno-izobraževalnega procesa, nabavo živil za šolsko prehrano, mlekarsko delavnico (HACCAP program).

Ob dobavi blaga in opreme izvaja naročnik (vodja kuhinje, tajništvo, vodja mlekarske delavnice, laborant in posamezni naročnik) skladnosti s specificiranimi zahtevami iz naročila.

Če blago ni skladno z zahtevami se oprema reklamira in izdela reklamacijski zapisnik.

Odgovorna oseba za javna naročila je direktor, skrbnik javnih naročil je knjigovodja, ki za sestavo povpraševanj in izbor ponudb vključi, glede na vsebin naročila tudi ustrezne sodelavce.

Podatki za nabavo so specificiran na dokumentih, ki vsebujejo vse ključne podatke potrebne za izvedbo naročila.

Ti dokumenti so: naročilnica, letna pogodba, dokumentacija za javni razpis, itd.

ENOSTAVNI POSTOPEK - NAROČILNICA

NAROČILNICA se uporablja za naročila blaga, storitve do 20.000 EUR brez DDV oziroma gradnje do 40.000 EUR brez DDV.

Odgovorna oseba za nabavo mora preveriti cene na trgu pri najmanj dveh ponudnikih in izbrati najugodnejšo ponudbo. Izpolnjen obrazec - predlog za izdajo naročilnice s priloženimi ponudbami predloži v odobritev in podpis direktorju.

Na podlagi obrazca - Predloga za izdajo naročilnice s priloženimi ponudbami se v računovodstvu v programu »JANA« vnesejo podatki o predmetu nabave blaga, storitve ali gradnje, z navedbo ocenjene vrednosti brez DDV, proračunsko postavko (konto), ime in priimek osebe za nabavo, točen naslov ponudnikov, način in datum prejema in vrednost ponudb. Naročilnico izpišemo v dveh izvodih. Naročilnico podpiše direktor.

Nabavo po naročilnici izvede odgovorna oseba za nabavo.

V programu »JANA« je vodenje naročilnic po kronološkem zaporedju in predmetu nabave blaga, storitve in gradnje.

JAVNA NAROČILA (JN)

V pogodbenem razmerju pri javnih naročilih se pojavljajo naročniki (BC NAKLO) in ponudniki (dobavitelji). Zakon o javnem naročanju (ZJN-2C) določa glede na vrednost različno uporabo postopkov javnih naročil oz. ali gre za javna naročila, ko je potrebna objava v Uradnem listu Evropske unije (ULEU) ali javna naročila, ko je potrebna objava na Portalu za javna naročila (v nadaljevanju PJN). Oseba, ki vodi JN mora pred nabavo blaga v finančnem načrtu preveriti v kakšnem obsegu ima predvidena sredstva. Direktor zavoda - odgovorna oseba za JN se glede na vrednost odloči za postopek JN.

Če je vrednost javnega naročila enaka ali višja od 20.000,00 EUR brez DDV za blago in storitve enaka ali višja od 40.000,00 EUR brez DDV za gradnje so naslednji postopki JN:

1. Naročila male vrednosti (NMV)

vrednost od 20.000-40.000 EUR brez DDV za blago in storitve in 40.000-80.000 EUR brez DDV za gradnje (objava PJN);

2. Postopek zbiranja ponudb po predhodni objavi

vrednost 40.000-125.000 EUR brez DDV za blago in storitve in 80.000-274.000 EUR brez DD za gradnje (objava na PJN);

3. Odprti postopek, postopek s pogajanji brez predhodne objave, postopek s pogajanji po predhodni objavi, konkurenčni dialog, postopek s predhodnim

(10)

9

ugotavljanjem sposobnosti – vrednost od 125.000-193.000 EUR brez DDV za blago in storitve in od 274.000-4.845.000 EUR brez DDV za gradnje (objava na PJN);

4. Odprti postopek, postopek s pogajanji brez predhodne objave, postopek s pogajanji po predhodni objavi, konkurenčni dialog, postopek s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti – vrednost od 125.000 oz. 193.000 EUR brez DDV za blago in storitve in od 4.845.000 EUR brez DDV za gradnje (objava na ULEU);

Oseba, ki vodi javna naročila pripravi terminski plan poteka izbranega postopka.

Odgovorna oseba za JN s sklepom o začetku postopka oddaje naročila določi predmet JN, ocenjeno vrednost JN brez DDV, komisijo za odpiranje in ocenjevanje ponudb in proračunsko postavko, na kateri ima zagotovljena sredstva za izvedbo JN.

Komisijo za odpiranje in ocenjevanje ponudb (v nadaljevanju komisija) sestavlja predsednik in dva člana, ki sodelujeta pri nabavi predmeta naročila in poznata blago in tehnične specifikacije.

Člani komisije pripravijo sezname predmeta JN, lahko določijo sklope blaga, ocenjeno vrednost JN po sklopih, izračun ocenjene vrednosti, tehnične specifikacije, zahteve in merila za izbiro ponudbe.

Z delitvijo blaga na sklope se lahko prijavijo na razpis manjši ponudniki, hkrati pa je večja konkurenca med ponudniki.

Ocenjeno vrednost brez DDV določimo na podlagi dobav v preteklem letu, pri tem pa moramo upoštevati obseg poslovanja in rast življenjskih stroškov v naslednjem letu. Pri seznamih predmeta JN oziroma opisu želenega blaga ne smemo navajati blagovnih znamk. V primeru, da ne moremo opisati predmeta blaga si pomagamo tako, da pri opisu blaga napišemo zahtevano blagovno znamko in dodamo besedico »ali enakovredno”.

Merilo za izbiro ponudbe je lahko cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba.

Oseba, ki vodi JN na podlagi sprejetih odločitev komisije in odgovorne osebe za JN pripravi razpisno dokumentacijo. Razpisna dokumentacija je najpomembnejša faza javnega naročanja, saj mora naročnik sprejeti odločitve, ki bodo imele pomembno vlogo pri izvedbi in sprejeti odločitvi javnega naročila. Jasno in natančno določimo zahteve in pogoje na podlagi podatkov članov komisije.

Razpisna dokumentacija vsebuje:

- Povabilo k oddaji ponudbe

- Navodila ponudnikom za izdelavo ponudbe

- Pogoje za ugotavljanje sposobnosti in navodila o načinu dokazovanja sposobnosti ponudnika

- Splošne in posebne pogoje, ki bodo sestavni del pogodbe - Elemente za pripravo predračuna z navodilom o izpolnitvi - Morebitna finančna in druga zavarovanja

Dokumentacijo lahko sestavljajo tudi drugi dokumenti glede na način izvedbe javnega naročila.

Oseba za izvedbo JN predlaga datum zbiranja in odpiranja ponudb v skladu z zakonom v potrditev komisiji. Pri NMV in postopku zbiranja ponudb po predhodni objavi rok za prejem ponudb v zakonu ni določen. Rok za prejem ponudb v odprtem postopku mora biti najmanj 40 dni od datuma pošiljanja obvestila javnega naročila v objavo.

Razpisno dokumentacijo pošlje v pregled in potrditev komisiji in odgovorni osebi za JN.

Potrjeno razpisno dokumentacijo pošlje v objavo na PJN (in objavo na ULEU - glede na izbrani postopek). Ponudniki zastavijo vsa vprašanje v vezi z javnim naročilom na PJN.

Na ali preko PJN je potrebno ogdovarjati na vsa vprašanja, objavljati vse spremembe in dopolnitve razpisne dokumentacije.

(11)

10

Odpiranje ponudb je javno. Komisija odpira pravočasne ponudbe po časovnem zaporedju, glede na prejem ponudbe in o tem vodi zapisnik o odpiranju. Oseba za izvedbo JN zapisnik izroči prisotnim ponudnikom na javnem odpiranju ali pošlje vsem ponudnikom po pošti najkasneje v treh delovnih dneh.

Komisija izvede pravilnost ponudb, preveri računske napake, analizo in preveri ali je ponudba, ki je bila ocenjena kot najugodnejša, popolna. Če naročnik ugotovi, da je najugodnejša ponudba nepopolna, mora dopustiti dopolnitev take ponudbe. Rok za dopolnitev določimo sami. Če ponudnik v roku, ki ga določi naročnik, ponudbe ustrezno ne dopolni, mora naročnik tako ponudbo izločit. Ponudnik ne sme spreminjati cene in ponudbe v okviru meril tistega dela ponudbe, ki se veže na tehnične specifikacije predmeta JN oziroma tistih elementov ponudbe, ki bi lahko vplivali na drugačno razvrstitev njegove ponudbe glede na ostale ponudbe.

Po pregledu in ocenjevanju ponudb pri postopkih NMV in postopku zbiranja ponudb po predhodni objav komisija sprejme odločitev – izbiro ponudnika/ov v roku 45 dni, pri ostalih postopkih 60 dni.

Oseba za izvedbo JN mora o odločitvi ponudb pisno obvestiti vse ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe. V odločitvi mora obrazložiti in navesti ugotovitve ter razloge za zavrnitev ponudb in prednosti sprejete ponudbe v razmerju do ponudnika, ki ni bil izbran. Ponudnike mora opozoriti o možnem pravnem varstvu ter navesti:

- kje in v kakšnem roku se vloži zahteva za zagotovitev pravnega varstva v postopku javnega naročanja,

- višino takse za postopek pravnega varstva v postopku javnega naročanja,

- transakcijski račun, na katerega se le ta vplača in

- sklic, ki se pri tem navede.

Odločitev se vroči v skladu z zakonom, ki ureja upravni postopek.

Ponudnik, ki ni bil izbran lahko vloži pri naročniku v roku treh delovnih dni zahtevo za dodatno obrazložitev odločitve o oddaji. Ponudnik po sprejemu odločitve lahko zahteva vpogled v druge ponudbe in ostalo dokumentacijo. Naročnik mora obvestiti ponudnika, katerega bo izveden vpogled, da je prisoten na vpogledu v njegovo ponudbo, ter ima možnost varovati svoje interese.

Po datumu pravnomočnosti obvestila o izbiri sklenemo pogodbo ali Okvirni sporazum (OS).

OS lahko sklenemo z enim ali več dobaviteljem, brez odpiranja konkurence ali z odpiranjem konkurence, za eno ali več let. Okvirne sporazume sklepamo za sukcesivne nabave predvsem blaga in storitev, ki jih količinsko in časovno ne moremo vnaprej določiti.

Odgovorna oseba za nabavo je odgovorna za izvajanje nabave po pogodbi oziroma OS.

Spremljati mora izvajanje posla z izbranim ponudnikom. V primeru kršitve določila ponudnika, navedena v razpisni dokumentaciji, pogodbi ali OS, se mora pisno pozvati ponudnika k odpravi nepravilnosti ali popravku cen. V kolikor to ne stori lahko naročnik prekine pogodbo oz. OS.

Po sklenitvi pogodbe oz. OS, oseba za izvajanje JN pošlje v roku 48 dni po oddaji naročila obvestilo o oddaji JN v objavo na PJN (in objavo na ULEU - glede na izbrani postopek).

Pripravi končno poročilo o oddaji JN, kjer navede ime in naslov naročnika, predmet poročila, ocenjeno vrednost EUR brez DDV, ime izbranega ponudnika, navede razlog za izbiro, imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za zavrnitev ponudb.

Oseba za izvajanje JN mora voditi dokumentacijo o vsakem JN, sporoča statistiko na PJN.

Vhodi v proces: Letni delovni načrt. Izhodi procesa: Letno poročilo.

(12)

11

Seznam dokumentov: Predlog za izdajo naročilnico, naročilnice, pogodbe, okvirni sporazumi, sklepi, obvestila….

Izvajalci: direktor, ravnatelj, vodje organizacijskih enot, računovodstvo.

.

Opombe:

Kazalniki: /

(13)

12

Strahinj 99, 4202 Naklo Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

PROCES: ČIŠČENJE

Skrbnik procesa: Tatjana Geč

Izdelal/-a, dne: Tatjana Geč, 1. 7. 2011

Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik, direktor

Podpis:

PROCES/AKTIVNOST Čiščenje

Pravna podlaga:

• Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje izobraževalnih programov za pridobitev poklicne in srednje strokovne izobrazbe ( Uradni list RS, št. 76/2003 z dne 4. 8. 2003 in spremembe Uradni list RS, št. 78/2004 z dne 16. 7. 2004, Uradni list RS, št. 85/2006 z dne 10. 8. 2006, Uradni list RS, št. 100/2007 z dne 2. 11. 2007, Uradni list RS, št. 67/2008 z dne 4. 7. 2008, Uradni list RS, št. 62/2010 z dne 30. 7.

2010 ).

Namen:

Poenoteno čiščenje s kakovostno izvedbo.

Opis procesa:

Direktor razdeli čistilno površino za čiščenje objekta glede na predpisan normativ s strani Ministrstva za šolstvo in šport. Direktor določi plan dela čiščenj v določenem sosledju faz in postopkov kar pomeni, da čistilke opravljajo dela in naloge v skladu s sistemizacijo delovnih mest.

Dnevno čiščenje obsega:

Pobiranje smet

Ob prihodu čistilke izpraznijo koše za smeti in koše označene s posebnimi odpadki.

Pobiranje odpadkov-sortiranje

Čistilne komunalne odpadke zberejo in jih odvržejo v zato pripravljene kontejnerje.

Pometanje

Vsak prostor čistilke pometejo z metlo na teleskopskem držalu z krpo »Mop«.

Brisanje prahu

Čistilke pobrišejo prah po vseh delovnih površinah in pohištvu s krpami za prah.

Čiščenje umivalnikov

Delovne površine čistijo z uporabo čistilnih raztopin in bombažnimi krpami.

Čiščenje posod za smeti

Za čiščenje posod za smeti uporabljajo čistilne raztopin, bombažne krpe.

Čiščenje vrat in podbojev

(14)

13

Pri tem čiščenju uporabljajo bombažne krpe, čistilne raztopine, vedra.

Čiščenje sanitarij

Sanitarije čistilke čistijo s čistilnimi raztopinami. Pri tem uporabljajo vera in zaščitne rokavice.

Mokro brisanje tal

Tla brišejo z metlo na teleskopskem držalu s krpo »Mop«, s čistilnimi raztopinami in uporabljajo vedro.

Zamenjava sanitarnih pripomočkov (mila, brisače, toaletni papir….)

Čistilke ob začetku delovnega dneva pregledajo sanitarije, zamenjajo oziroma dodajo sanitarne pripomočke. Isto opravijo tudi ob koncu delovnega časa. V dopoldanskem času občasno pregledajo porabo sanitarnih pripomočkov in jih ob porabi namestijo.

Občasno čiščenje obsega:

Čiščenje stekel

Čistilke čistijo stekla občasno in po potrebi s čistilnim raztopinami, bombažnimi krpami, s strgalom za okna in uporabo vedra.

Čiščenje telefonskih aparatov

Čistilke občasno čistijo tudi telefonske aparate s čistilno raztopino in z bombažnimi krpami.

Čiščenje kljuk

Kljuke čistijo s čistilno raztopino, bombažnimi krpami in tekočo vodo.

Čiščenje okenskih polic

Okenske police čistijo z bombažnimi krpami in čistilno raztopino.

Čiščenje radiatorjev

Radiatorje čistijo s čistilno raztopino, krpo in s pomočjo sesalnika.

Ribanje in mazanje prostorov

Čistilke prostore ribajo s stroji in z uporabo čistilnih raztopin. Pri tem upoštevajo navodila glede uporabe.

Čiščenje opreme (mize, stoli, omare…)

Opremo čistijo z uporabo čistilne raztopine, bombažne krpe, tekoče vode in vedra.

DIAGRAM POTEKA DNEVNEGA ČIŠČENJA

NOSILEC AKTIVNOST

Čistilka Pobiranje smeti

Čistilka Pobiranje odpadkov

Čistilka Brisanje prahu

Čistilka Čiščenje sanitarij

Čistilka Čiščenje delovnih površin Čistilka Čiščenje posod za smeti Čistilka Čiščenje vrat in podbojev

Čistilka Mokro brisanje tal

Čistilka Zamenjava sanitarnih

pripomočkov (mila, brisače, toaletni papir…)

Kontrolo nad ustreznostjo čiščenja izvaja vodja čistilk.

(15)

14 DIAGRAM POTEKA OBČASNEGA ČIŠČENJA

NOSILEC AKTIVNOST

Čistilka Čiščenje stekel

Čistilka Čiščenje kljuk

Čistilka Čiščenje telefonskih aparatov Čistilka Čiščenje okenskih polic Čistilka Čiščenje radiatorjev

Čistilka Čiščenje opreme (mize, stoli, omare…)

Vhodi v proces: prostori za čiščenje Izhodi procesa: Končno poročilo, pridobljene kompetence, očiščeni prostori.

Seznam dokumentov: Plan čiščenj.

Izvajalci: Čistilka.

.

Opombe: Čiščenje je odstranjevanje nečistoče pri kateri uporabljamo vodo in čistilna sredstva. Pri čiščenju ločimo mokro in suho čiščenje.

Kazalniki: Zadovoljstvo zaposlenih in dijakov s čistočo.

(16)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

ORGANIZACIJSKA ENOTA:

SKUPNE SLUŽBE

PROCES: VZDRŽEVANJE

računalniške opreme

Skrbnik procesa: Marko Valant

Izdelal/-a, dne: Marko Valant, 11. 8. 2011

Pregledal/-a, dne: Tatjana Geč Podpis:

PROCES/AKTIVNOST Vzdrževanje

Pravna podlaga:

• Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje izobraževalnih programov za pridobitev poklicne in srednje strokovne izobrazbe ( Uradni list RS, št. 76/2003 z dne 4. 8. 2003 in spremembe Uradni list RS, št. 78/2004 z dne 16. 7. 2004, Uradni list RS, št. 85/2006 z dne 10. 8. 2006, Uradni list RS, št. 100/2007 z dne 2. 11. 2007, Uradni list RS, št. 67/2008 z dne 4. 7. 2008, Uradni list RS, št. 62/2010 z dne 30. 7.

2010 ).

Namen:

Namen je odprava napak na strojni opremi informacijskega sistema v biotehniškem centru Naklo.

Opis procesa:

V grobem so faze procesa dela naslednje:

- Sprejem sporočila o napaki;

- Postavitev prioritete;

- Ogled naprave in proučitev napake;

- Nabava rezervnih delov;

- Odprava napake;

- Preskus;

Sprejem sporočila o napaki

Sporočanje o napakah služba za vzdrževanje računalniške opreme sprejema od zaposleni na Biotehniškem centru , vodstva ali iz lastnega nadzora opreme. Obveščanje o napakah se običajno izvaja po telefonu, e-pošti ali ustno. Sporočilo o napaki vsebuje lokacijo, informacijo o napravi in opis napake.

Postavitev prioritete

Odvisno od vrste napake in pomena opreme v poslovnih procesih centra, se postavi stopnja prioritete. Glede na določeno stopnjo in razpoložljivost vzdrževalcev se začne postopek odprave napake.

(17)

16 Ogled naprave in proučitev napake

Najprej se na podlagi sporočila opravi ogled strojne opreme na lokaciji, kjer je nameščena.

Ugotovi se, kateri koraki so potrebni za odpravo napake in se jih začne izvajati.

Nabava rezervnih delov

V primeru, da je na strojni opremi potrebno zamenjati okvarjen del naprave, se najprej ugotovi ali je na zalogi na centru. V nasprotnem primeru se sproži proces nabave. Običajno se preko interneta ali telefona poišče 2-3 ponudbe. Izpolnijo se obrazci za naročanje, kjer so napisani osnovni podatki o predmetu in namenu nabave, ter ponudniki s posebej izpostavljenim izbranim ponudnikom. Glavni kriterij za ponudbe je cena. Formularji se izročijo računovodski službi, ki jih v običajno v istem ali naslednjem dnevu vrne, podpisane z odobritvijo nabave s strani vodstva. Naročilnica se pošlje na izbrano podjetje. Rok za dobavo rezervnega dela je od enega do več dni. Naročeno blago navadno pride po pošti ali ga dvignemo pri podjetju.

Odprava napake

Odprava napake se začne na lokaciji naprave ali se jo prenese v prostore za vzdrževanje.

Trajanje odprave napake je odvisno od zahtevnosti napake, razpoložljivosti ali dobave rezervnih delov in tudi od razpoložljivosti vzdrževalcev.

Preskus

Po odpravljeni napaki se strojna oprema priključi nazaj in se testira. Test lahko zajema preverjanje delovanja s posebnimi programskimi orodji v kolikor je to potrebno in preskus delovanja programov, ki se sicer izvajajo na tej strojni opremi.

Vhodi v proces: Strojna oprema z napako. Izhodi procesa: Popravljena strojna oprema.

Seznam dokumentov: Navodila, garancijski listi.

Izvajalci: Vzdrževalec računalniške opreme.

.

Opombe:

Kazalniki: /

(18)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

SKUPNE SLUŽBE

PROCES: FINANČNO RAČUNOVODSKI

PROCES

TIP PROCESA: PODPORNI PROCES Skrbnik procesa: Irma Sajovic

Izdelal/-a, dne: Irma Sajovic, 11. 8. 2011 Stran/strani: 1/2

Pregledal/-a, dne: Roksanda Kostić Podpis:

e-pošta: info@bc-naklo.si Oznaka: 5-SS/2011 PROCES/AKTIVNOST

FAKTURIRANJE Pravna podlaga:

• Zakon o DDV (Ur.l. RS, št. 117/2006 in spremembe Ur.l. RS, št. 33/2009, 85/2009, 10/2010-UPB2, 85/2010, 13/2011-UPB3, 18/2011).

• Zakon o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/1999 in spremembe Ur.l. RS, št. 30/2002- ZJF-C).

Namen:

Izdaja finančnih dokumentov kupcem.

Opis procesa:

Za opravljeno storitev se v računovodstvu izdajajo računi na podlagi pisnega navodila. Računi se vodijo po zaporednih številkah. Račun mora vsebovati:

- datum izdaje računa,

- zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa (sistem zaporednih številk izberemo sami pomembno je da je račun možno kasneje identificirati zgolj s klicem na njegovo zaporedno številko.)

- identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev,

- ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika,

- količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev, - datum, ko je bila opravljena dobava blaga ali datum, ko je bila storitev opravljena

oziroma končana,

- davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma člen na katerega se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršnakoli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,

- stopnja DDV- ja

- znesek DDV- ja (razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero zakon ta podatek izključuje).

Podatke za izstavitev računov pridobimo v računovodstvo iz različnih področij oziroma od različnih vodij enot:

(19)

18

- Izstavljanje računov za opravljene tečaje, delavnice… Organizator tečajev posreduje pisno navodilo, ki mora vsebovati naslov prejemnika, naziv opravljene storitve, znesek opravljene storitve, valuto plačila in popuste če se upoštevajo. V računovodstvu se pripravijo računi, ki v spodnjem delu vsebujejo tudi izpisan plačilni nalog

- Izstavljanje računov za referat VSŠ: na podlagi pisnega navodila referenta VSŠ se izstavljajo računi za šolnine, izpite, priznavanje izpitov, višješolske revije Moje podeželje. Tu se računi izpisujejo kot zbirni računi, saj na oddelku VSŠ sami pripravljajo račune (z dodanimi plačilnimi nalogi) za posameznike. Zbirni računi so osnova za knjiženje prihodkov, terjatev ter obveznosti za davek

- Izstavljanje računov za izobraževanje odraslih: na podlagi pisnega navodila referenta izobraževanja odraslih se izstavljajo računi za šolnine, izpite, module , predavanje...

- Izstavljanje računov na podlagi plačil: v primeru da stranke plačajo v gotovini na blagajni storitev ali blago, se jim na podlagi podatkov tajništva, kjer se vodi blagajna, izstavi račun. Računi se izstavijo takoj, ali v doglednem času, v tem primeru se strankam pošlje račun v vednost po pošti

- Izstavljajo se zbirni računi za stroške dijakov na podlagi podatkov – obračunanih in izdanih položnic dijakom za malico, ekskurzije, športne dneve, tabore, delovna obleka, učbeniki…. Zbirni računi so osnova za knjiženje prihodkov, terjatev ter obveznosti za davek

- Mesečno se izstavljajo računi za najemnine in uporabnine telovadnic ter učilnic na podlagi letnih pogodb ali posameznih sklenjenih poslov

- Mesečno se izstavljajo računi za oddajo mleka

- Zaposleni imajo možnost nakupa izdelkov ter prehranjevanja v okviru šolske kuhinje.

Na podlagi podatkov iz kuhinje ter trgovine se izstavljajo računi zaposlenim za malice ter nakupe v trgovini. Pripravljeni podatki so osnova za pripravo odtegljajev zaposlenim pri obračunu plač

- Prodaja blaga v trgovini se vodi posebej. V ta namen uporabljajo program fakturiranje, s katerim vodijo evidenco prodanega blaga. Dnevno se vodi prodaja z blagajniškimi iztržki, prodaja zaposlenim pa se vodi lahko tudi preko dobavnic in se zbirno fakturira konec meseca. Ti zbirni računi se pripravijo v računovodstvo enkrat mesečno, takrat jih tudi natisnemo in dostavimo kupcem (zaposlenim in ostalim).

Vse račune tiskamo in knjižimo v glavno knjigo na ustrezne konte in STM. V računovodstvu se preverjajo tudi plačila in izstavljajo opomini za neplačnike. Opomini se izstavljajo najmanj dvakrat letno: konec koledarskega leta oziroma v začetku januarja ter konec šolskega leta oziroma v mesecu juniju, juliju.

Vhodi v proces: Zainteresirane skupine. Izhodi procesa: Plačani računi.

Seznam dokumentov: Izdani računi.

Izvajalci: Knjigovodja, računovodja.

.

Opombe:

Kazalniki: /

(20)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

SKUPNE SLUŽBE

PROCES: FINANČNO RAČUNOVODSKI

PROCES

TIP PROCESA: PODPORNI PROCES Skrbnik procesa: Roksanda Kostić

Izdelal/-a, dne: Roksanda Kostić, 11. 8. 2011 Stran/strani: 1/3

Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik, direktor Podpis:

e-pošta: info@bc-naklo.si Oznaka: 6-SS/2011 PROCES/AKTIVNOST

Obračun plač Pravna podlaga:

• Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Ur. l. RS, št. 56/2002 in spremembe Ur.l. RS, št. 72/2003, 115/2003-UPB1, 126/2003, 20/2004-UPB2, 70/2004, 24/2005- UPB3, 53/2005, 70/2005-UPB4, 14/2006, 27/2006 Skl.US: U-I-60/06-12, 32/2006- UPB5, 68/2006, 110/2006-UPB6, 1/2007 Odl.US: U-I-60/06-200, U-I-214/06-22, U-I-228/06-16, 57/2007, 95/2007-UPB7, 110/2007 Skl.US: U-I-275/07-

5, 17/2008,58/2008, 69/2008-ZTFI-A, 69/2008-ZZavar- E, 80/2008, 120/2008 Odl.US: U-I-159/08-18, 20/2009-

ZZZPF,48/2009, 91/2009, 98/2009-ZIUZGK, 107/2009 Odl.US: U-I-10/08-

19, 108/2009-UPB13, 8/2010 Odl.US: U-I-244/08-14, 13/2010, 16/2010 Odl.US: U- I-256/08-27, 50/2010 Odl.US: U-I-266/08-

12, 59/2010, 85/2010,107/2010, 35/2011).

• Zakon o delovnih razmerjih ( Ur. l. RS, št. 42/2002 in spremembe Ur.l. RS,

št. 79/2006-ZZZPB-F, 46/2007 Odl.US: U-I-45/07, Up-249/06-2, 103/2007, 45/2008- ZArbit, 83/2009Odl.US: U-I-284/06-26) z dne 15. 5. 2002.

• Kolektivna pogodba za javni sektor ( Ur. l. RS, št. 57/2008 in spremembe Ur. l.

RS,št. 86/2008, 3/2009, 16/2009, 23/2009, 33/2009, 48/2009, 91/2009, 8/2010 Odl.

US: U-I-244/08-14,31/2010, 83/2010, 89/2010, 89/2010, 59/2011).

• Uredba o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede ( Ur. l.t RS, št.

51/2008 z dne 23. 5. 2008).

• Uredba o delovni uspešnosti izza naslova povečanega obsega dela v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 53/2008 z dne 30. 5. 2008).

• Uredba o delovni uspešnosti iz naslova prodaje blaga in storitev na trgu (Ur. l.

RS, št. 69/2008 z dne 8. 7. 2008).

• Uredba o merilih in kriterijih za določitev višine položajnega dodatka (Ur. l. RS, št. 57/2008 z dne 10. 6. 2008).

• Uredba o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju (Ur.l. RS, št. 122/2005 in spremembe Ur.l. RS,

št. 58/2003, 20/2006, 55/2006, 136/2006, 70/2007, 109/2007).

Namen:

Izplačila plač zaposlenim.

(21)

20 Opis procesa:

Obračun plač se izvaja na podlagi zbranih podatkov, ki se zbirajo tekom meseca: Lista prisotnosti, pogodbe o zaposlitvi, aneksi k pogodbam o zaposlitvi, sklepi, obračuni mesečne prehrane, obračune mesečnih prevozov, izdani računi za odtegljaje zaposlenim.

Zbrane podatke računovodkinja vnese v program obračun plač predvidoma po naslednjem vrstnem redu:

- vnos novih obračunskih podatkov, lestvic, podatkov o minimalni plači, v kolikor je prišlo do spremembe v primerjavi s preteklim mesecem,

- vnos podatkov o novih delavcih: ime in priimek, rojstni datum, naslov, emšo, davčna številka, podatki o delovnem mestu(šifra delovnega mesta, prevedeno delovno mesto, procent zasedenosti delovnega mesta), podatki o povečanem obsegu dela, podatki o ostalih morebitnih dodatkih, podatki o vzdrževanih članih, o kreditih….,

- vnos sprememb pri že zaposlenih delavcih: spremembe se lahko nanašajo na kateri koli vneseni podatek zaposlenega delavca: lahko gre za spremembo naslova, imena , delovnega mesta, dodatka, vzdrževanih članov, kreditov, dodatkov ….,

- vnos mesečnih podatkov: na podlagi podatkov o prisotnosti se pri vsakem zaposlenem vnese podatek o dejansko opravljenih urah rednega dela, službene odsotnosti, koriščenja ur, letnega dopusta, izrednega dopusta, študijskega dopusta, bolniške odsotnosti…..

Podatke na podlagi prisotnosti pripravijo v tajništvu, v računovodstvu pa jih prekontroliramo, primerjamo z ostalimi dokumenti, po potrebi preračunamo. Vnesejo se tudi podatki o mesečnih povračilih za stroške prevoza in prehrane, ki jih pripravijo v tajništvu , ter podatki o mesečnih odtegljajih,

Pred dokončnim obračunom se vnesejo še morebitni poračuni in popravki, ki se pripravijo (izračunajo) zaradi napačno obračunanih plač v preteklih mesecih. Do tega večinoma pride zaradi naknadno ugotovljenih dejstev : npr. delavcu je za pretekli mesec pripadal dodatek za povečan obseg dela, vendar podatki niso bili pravočasno dostavljeni do računovodstva in se zato dodatek delavcu ni pravočasno obračunal in izplačal.

Sledi dokončni obračun plač za tekoči mesec ter izvedba kontrol vnesenih podatkov in pravilnosti izračuna.

Po obračunu se pripravijo izpisi plačilnih list in skupnega seznama. En izvod plače se arhivira, drug izvod se na plačilni dan izroči zaposlenemu. Plačilni nalogi se oddajo na Ujp in izračunani zneski se nakažejo na transakcijske račune delavcev. Odtegljaji na podlagi kreditov ter drugih izplačilnih prepovedi se nakažejo na ustrezne račune, prav tako se prispevki in davki po obračunu nakažejo na ustrezne račune

Obrazi s oddajajo na Kapitalsko družbo (podatki o plačilu dodatnega pokojninskega zavarovanja), Ajpes (obrazci Ispap, obrazec 1a, obrazec 1 zapm) Durs (obrazec REK)

Na koncu se plače ažurirajo (evidentirajo v programu plače) in poknjižijo tudi v glavno knjigo. Zaradi potreb posebnega evidentiranja po stroškovnih mestih je potrebno knjižbe v glavno knjigo naknadno korigirati – prerazporediti na posamezna stroškovna mesta.

K opravilu obračun plač spadajo tudi priprave morebitnih zahtevkov v zvezi s plačami za Ministrstvo za šolstvo in šport, Občino, Zavod za zaposlovanje, ostale šole….

(22)

21

Vhodi v proces: Zaposleni. Izhodi procesa: Obračunana plača in izplačilo.

Seznam dokumentov: Pogodbe o zaposlitvi, lista prisotnosti, sklepi, obračuni prevoza in prehrane, računi za odtegljaje zaposlenim, plačilni listi.

Izvajalci: Knjigovodja, računovodja.

.

Opombe:

Kazalniki: /

(23)

22

Proces Podproces

Direktor Ravnatelj VSŠ Predavateljski zbor Strokovni aktivi Svetovalni delavec oz.vodja Študijska komisija Predavatelj Organizator praktičnega izobraževanja Komisija za kakovost Knjižničar Referent za študijske zadeve Študenti

Izobraževalni raziskovalni proces - Višja strokovna šola

Letni načrt dela

S N S S S S S S

S S S S

Delo študentskega

referata S S S S S S S N S

Praktično izobraževanje

S S S S S S N

S S

Poročilo o kakovosti

N S

Legenda:

N – Nosilec oz. lastnik procesa (sprejema odločitve, vodi, sklicuje sestanke) S – Sodeluje pri odločitvah in opravlja aktivnosti v procesu

Prazno ne sodeluje v procesu

(24)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

VIŠJA STROKOVNA ŠOLA

PROCES: VZGOJNO-IZOBRAŽEVALNI

POROCES

TIP PROCESA: GLAVNI PROCES

Skrbnik procesa: Ravnatelj mag. Marijan Pogačnik Izdelal/-a, dne: Milena Jerala, 1. 8. 2011

e-pošta: info@bc-naklo.si Oznaka: 1-VŠ/2011

PROCES/AKTIVNOST

Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela (predmet, modul) Pravna podlaga:

• Zakon o višjem strokovnem izobraževanju (ZVSI), Ur. l. RS, št. 86/2004.

• Zakon o poklicnem in strokovnem izobraževanju, Ur. l. RS, št. 12/1996.

• Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), Ur. l. RS, št. 12/1996 (23/1996 popr.).

• Pravilnik o ocenjevanju znanja v višjih strokovnih šolah, Ur. l. RS, št. 71/2009.

• Pravilnik o študijskem koledarju v višjih strokovnih šolah, Ur. l. RS, št. 54/1996.

• Zakon o priznavanju in vrednotenju izobraževanja, Uradni list RS, št. 73/2004.

Namen: Višješolski študijski programi so ovrednoteni s 120 kreditnimi točkami in trajajo dve leti. Višješolsko izobraževanje je izrazito praktično usmerjen študij, ki temelji na usklajenih in jasno definiranih potrebah delodajalcev. Programi so zasnovani kot posebna oblika terciarnega izobraževanja in so izrazito poklicno naravnani Kar 40 % programa je namenjenega praktičnemu usposabljanju v podjetjih. Programi omogočajo pridobitev višje strokovne izobrazbe za delo v poklicih, navedenih v poklicnem standardu.

Opis procesa:

Strokovni delavci v višjih strokovnih šolah so predavatelji, inštruktorji in knjižničarji, strokovni sodelavci pa laboranti. Izobrazbo, ki jo morajo imeti, predpiše minister s pravilnikom. Predavatelj mora biti imenovan v naziv, imeti mora ustrezno univerzitetno izobrazbo, pedagoško-andragoško izobrazbo, tri leta ustreznih delovnih izkušenj in vidne

dosežke na svojem strokovnem področju.

Inštruktor mora imeti ustrezno visokošolsko izobrazbo in pedagoško-andragoško izobrazbo.

Knjižničar mora imeti ustrezno visokošolsko izobrazbo in pedagoško-andragoško izobrazbo.

Laborant mora imeti najmanj višjo strokovno izobrazbo.

Začetek in konec študijskega leta traja od 1. oktobra do 30. septembra. Študentovo delo v posameznem študijskem letu traja od 37 do 42 tednov po 40 ur na teden (redni študij). Za izredni študij se, če narava študija to omogoča, študentovo delo v posameznem študijskem letu lahko razporedi na daljši čas, vendar ne več kot v študijsko leto in pol.

Študijsko leto ima najmanj 34 tednov organiziranega izobraževalnega dela: predavanja in

(25)

24

vaje, praktično izobraževanje, strokovne ekskurzije. Na teden je lahko predavanj in vaj najmanj 20 in največ 40 ur. Razporeditev izobraževanja, izobraževanja proste dneve, trajanje in razporeditev počitnic za študente, razporeditev letnega dopusta in strokovnega izpopolnjevanja za strokovne delavce določi direktor oziroma ravnatelj v skladu s koledarjem, ki ga sprejme minister.

Vhodi v proces:

LDN, izvedbeni kurikulum

Izhodi procesa:

LDP, pridobljene kompetence

Seznam dokumentov:

Dnevnik in osebni izvedbeni kurikulum Izvajalci:

predavatelj, organizator praktičnega izobraževanja, študent, delodajalec, direktor, ravnatelj, predavateljski zbor, svetovalni delavec oz. vodja programskega področja, strokovni aktivi, komisija za spremljanje in zagotavljanje kakovosti

Opombe:

Kazalniki:

- zadovoljstvo študentov, ugotovljeno z anketo o pedagoškem delu , samoevalvacijsko poročilo _(v njem je vrsta kazalnikov)

(26)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

POROCES

e-pošta: info@bc-naklo.si Oznaka: 2-VŠ/2011 PROCES/AKTIVNOST

Letni načrt dela

Pravna podlaga:

• Zakon o višjem strokovnem izobraževanju (ZVSI), Ur. l. RS, št. 86/2004 Namen in opis procesa: Izobraževalno delo se izvaja po letnem delovnem načrtu.

Namen: Izobraževalno delo se izvaja po letnem delovnem načrtu, ki mora vsebovati:

– obseg (trajanje) in razporeditev predavanj, vaj in drugega izobraževalnega dela po predmetniku,

– načrt vpisa,

– razporeditev študentov v letnike in skupine, – roke za opravljanje izpitov,

– ugotavljanje in zagotavljanje kakovosti s samoevalvacijo,

– strokovno izpopolnjevanje predavateljev in drugih strokovnih delavcev, – sodelovanje z drugimi šolami, delodajalci, zbornicami, društvi in združenji ter – druge naloge.

Ob sprejemanju letnega delovnega načrta se posebej preveri njegova finančna izvedljivost.

Šola mora študentom v posebni publikaciji predstaviti njihove pravice in dolžnosti, značilnosti študijskega programa in organizacijo dela na šoli.

Ravnatelj pripravlja letni delovni in finančni načrt, je odgovoren za njuno izvedbo ter pripravi letno poročilo o njuni realizaciji,, Strateški svet predlaga letni delovni načrt šole,

predavateljski zbor daje mnenje o letnem delovnem načrtu.

Vhodi v proces: Izhodi procesa:

LDN, študentska publikacija

Seznam dokumentov in njihov čas hranjenja, če ni drugje določen:

Izvajalci:

predavatelj, organizator praktičnega izobraževanja, študent, delodajalec, direktor, ravnatelj, predavateljski zbor, svetovalni delavec oz. vodja programskega področja, strokovni aktivi, komisija za spremljanje in zagotavljanje kakovosti, knjižničar, referent

(27)

26 Opombe:

Kazalniki: /

(28)

Tel.: 04/277 21 11 Faks: 04/277 21 18

POROCES

e-pošta: info@bc-naklo.si Oznaka: 3-VŠ/2011 PROCES/AKTIVNOST

Praktično izobraževanje (PRI)

Pravna podlaga:

• Zakon o višjem strokovnem izobraževanju (ZVSI), Ur. l. RS, št. 86/2004

• Zakon o poklicnem in strokovnem izobraževanju, Ur. l. RS, št. 12/1996

• Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), Ur. l. RS, št. 12/1996 (23/1996 popr.)

• Pravilnik o ocenjevanju znanja v višjih strokovnih šolah, Ur. l. RS, št. 71/2009

• Pravilnik o študijskem koledarju v višjih strokovnih šolah, Ur. l. RS, št. 54/1996

• Zakon o priznavanju in vrednotenju izobraževanja, Uradni list RS, št. 73/2004 Namen in opis procesa

Namen:

Šole morajo sodelovati z delodajalci, ki izvajajo praktični del izobraževanja. Šola, delodajalec in študent sklenejo pogodbo o praktičnem izobraževanju v skladu s študijskim programom.

Praktično izobraževanje (PRI) predstavlja povezavo med teoretičnimi vsebinami posameznih modulov in praktičnim delom na izbranem delovišču ter tako omogoča študentom, da se seznanijo s konkretnimi nalogami, ki jih čakajo v bodočem poklicu.

Opis procesa:

Praktično izobraževanje (PRI) predstavlja povezavo med teoretičnimi vsebinami posameznih modulov in praktičnim delom na izbranem delovišču ter tako omogoča študentom, da se seznanijo s konkretnimi nalogami, ki jih čakajo v bodočem poklicu.

Splošni cilji predmeta so:

- praktično utrjevanje kompetence strokovnih in splošnih modulov in predmetov, - pridobljena znanja preizkusiti v praksi,

- organizirati lastno delo in načrtovati svoje praktično izobraževanje, - pripraviti praktično zasnovo diplomskega dela,

- komunicirati z okolico v okviru svojega strokovnega področja.

Pri praktičnem izobraževanju si študenti poleg generičnih pridobijo naslednje kompetence:

- izbrati ustrezno tehnologijo pridelave,

- izvajati tehnologijo reje živali po etoloških načelih,

- voditi upravljanje in vzdrževanje športnih in rekreacijskih zelenih površin, - organizirati delo na kmetijskem gospodarstvu,

(29)

28 - izvajati promocijo in trženje za podeželje,

- izbrati najprimernejšo dejavnost na kmetijskem gospodarstvu v določenem okolju

- gospodariti na kmetijskem gospodarstvu in biti odgovoren za varovanje okolja, kulturne krajine in naravnih dobrin

- komunicirati z okoljem,

- organizirati in izvajati dejavnost v skladu s pravili varnega dela.

Praktično izobraževanje usklajuje organizator praktičnega pouka (predavatelj) med študentom, mentorjem na delovišču in predavatelji modulov. V ta namen se podpiše pogodba, v kateri so določene pravice in dolžnosti študenta, delovišča in višješolske organizacije.

Praktično izobraževanje obsega 400 ur v vsakem letniku (10 tednov), lahko poteka čez vse leto ali pa strnjeno ob koncu vsakega študijskega leta.

Študent, šola in delodajalec sklenejo tripartitno pogodbo o praktičnem izobraževanju, v kateri se določijo študentove pravice in odgovornosti ter naloge in odgovornosti šole in delodajalca.

Po zakonu podrobne pogoje za prostor, opremo in mentorje, ki jih mora izpolniti delodajalec, določi pristojna zbornica. Delodajalec lahko sklene pogodbo o izvajanju praktičnega izobraževanja za študente, če:

– ima ustrezne prostore in opremo,

– njegovo poslovanje obsega dejavnost poklica, za katerega se študent izobražuje, – ima zaposlenega, ki je lahko mentor ali mentorica (v nadaljnjem besedilu: mentor)

študentu višje strokovne šole.

Podrobne pogoje za prostor in opremo ter za mentorje, ki jih mora izpolnjevati delodajalec, določi pristojna zbornica, ki vodi register delodajalcev, ki izpolnjujejo pogoje iz prejšnjega odstavka.

Študent mora pripraviti poročilo o praktičnem izobraževanju. Znanje pri praktičnem izobraževanju ocenjuje predavatelj, ki opravlja naloge organizatorja praktičnega izobraževanja. Pri tem upošteva študentovo poročilo o opravljenem delu in seminarske naloge oziroma druge izdelke, ki jih določa študijski program, z zagovori. Pri ocenjevanju si pridobi tudi pisno mnenje mentorja študenta pri praktičnem izobraževanju in predavateljev tistih modulov, s katerimi se praktično izobraževanje povezuje. Lestvica ocen sega od 1 do 10, pri čemer je 10 najvišja ocena, 6 pa najnižja še pozitivna.

Možnost priznavanja PRI – mnenje organizatorja PRI potrdi študijska komisija.

Na delovišču morajo študenti aktivno sodelovati z mentorji in ostalimi delavci pri načrtovanju in uresničevanju delavnih nalog in opravil.

Študenti si delovišča poiščejo sami, le izjemoma posreduje organizator praktičnega pouka. V PRI na delovišču se študent lahko vključi šele na osnovi pogodbe o praktičnem izobraževanju VSŠ, ki jo sklenejo študent, zastopnik delovišča (kmetije, vrtnarije, agencije, kmetijskega obrata…) in zastopnik VSŠ Upravljanja podeželja in krajine.

Na delovišču spremlja delo študentov mentor, katerega vloga je:

• načrtovanje in organiziranje poteka praktičnega izobraževanja študenta skupaj z organizatorjem PRI na šoli,

• predstavitev študenta sodelavcem in drugim osebam s katerimi bo študent sodeloval,

• vodenje, usmerjanje in svetovanje študentu,

• sodelovanje s organizatorjem PRI na šoli,

(30)

29

• izbira in določitev storitve in zagovora za pridobitev ocene

• vodenje evidenčnega lista o prisotnosti in opravljenih vsebinah

• ocena študentovega praktičnega dela po priloženih kriterijih Vhodi v proces: zainteresirani delodajalci,

vsi potrebni obrazci in navodila so objavljeni na spletni strani

Izhodi procesa:

Sklenjene pogodbe, končno poročilo, pridobljene kompetence študentov

Seznam dokumentov in njihov čas hranjenja, če ni drugje določen:

Zapisnik o izpitu, s katerim se evidentira prijava k izpitu, potek izpita in dosežena ocena, se trajno hrani.

Tripartitna pogodba.

Študent/-ka mora za uspešno opravljen modul PRI oddati organizatorju praktičnega izobraževanja:

1. Plan izvajanja praktičnega izobraževanja (obr. 3) – pred pričetkom izvajanja.

2. Evidenčni list prisotnosti in opravljenih vsebin (obr. 7), ki ga izpolni mentor/-ica in s tem izkazuje opravljene ure PRI.

3. Poročilo študenta/-ke o praktičnem izobraževanju (obr. 6), ki je usklajen z evidenčnim listom.

4. Vlogo za projektno nalogo (obr. 4).

5. Projektno nalogo, napisano v skladu z navodili in v dogovoru z organizatorjem praktičnega izobraževanja, če se je študent/-ka tako odločil/-a.

6. Vlogo za seminarsko nalogo (obr. 5).

7. Seminarsko ali projektno nalogo, v kateri je predstavljen izdelek ali storitev, ki jo je izbral/-a študent/-ka za pridobitev ocene. Ali obstaja interni Pravilnik o kriterijih za ocenjevanje ?

Izvajalci:

Organizator praktičnega izobraževanja, študent, delodajalec, direktor, ravnatelj, predavateljski zbor, strokovni aktivi, svetovalni delavec oz. vodja programskega področja, študijska komisija, predavatelji, komisija za spremljanje in zagotavljanje kakovosti

Opombe:

Kazalniki:

1) vprašalnik zadovoljstva sodelujočih študentov in delodajalcev 2) število vlog na razpis za subvencioniranje PRI

(31)

30 Organizacija enota Srednja šola

Identifikacija procesov Vodstvo, učiteljski in predavateljski zbor

Proces Podproces

Direktor Ravnatelj, SŠ Pomočnik ravnatelj(a)ice Vodja MIC Vodja PUZ-sa Organizator praktičnega pouka Učiteljski zbor Programski učiteljski zbor Strokovni aktivi Vodja aktiva Svetovalni delavec Učitelj, predavatelj Komisija za kakovost Knjižničar Dijaki

Glavni procesi

VZGOJNO- IZOBRAŽEVLNI

PROCES

Razvojni načrt Srednje šole

S N S S S S

Letni delovni načrt S N S S S S S S S S S S S S

Letno poročilo o delu S N S S S S S S S S S S S

Priprava in izvedba vzgojno izobraževalnega

dela (predmet, modul)

N S S S S S S

Odprti kurikul*

N S S S S S S

Praktično usposabljanje z delom*

N S S S S S S S

Vpis dijakov N S S S

Ugotavljanje in zagotavljanje kakovosti

N S S S S S S S S