Informacijski sistem

Informacijska podpora študijskemu procesu

Za podporo kakovostnemu izvajanju študijskega procesa je potrebno zagotoviti informacijsko podporo obveščanju študentov, zaposlenih in javnosti; posredovanju in hrambi študijskih in drugih gradiv; ter spletni podpori študijskemu procesu. Za ta namen uporabljamo spletne strani, LCD prikazovalnike in spletno učilnico. V praksi so spletne učilnice urejene z odprtokodno rešitvijo Moodle (http://moodle.org/), njihova uporaba pa narašča tako pri učiteljih kot študentih. Sicer se pri širjenju uporabe informacijskih tehnologij v študijskem procesu srečujemo z pomanjkanjem motivacije zaposlenih za njihovo uporabo in s pomanjkanjem potrebnih IT znanj. Zato bi UL morala posebno pozornost posvetiti dodatnemu usposabljanju zaposlenih na tem področju.

Informacijska podpora poslovanju

110

Na UL uporabljamo več rešitev za informacijsko podporo posameznim področjem poslovanja. Samo za študijsko področje imamo danes pet različnih rešitev: VIS, eŠtudent3G, eŠtudent ter lastni rešitvi EF in FU. Rešitve praviloma med seboj niso povezane. Posledično zajemaje podatkov poteka ročno (članice večino podatkov izvozijo iz svojih elektronskih sistemov, na ravni UL se pa združujejo ročno). Tako prihaja do množice napak, nenehnega preverjanja podatkov in velikih časovnih pritiskov. UL je zato v letu 2011 pričela s projektom PAUL (podatkovna agregacija UL). Rezultat projekta bo platforma za povezovanje vseh informacijskih sistemov UL, ki bo zagotovila enostaven pregled nad delovanjem UL in omogočila učinkovito notranje in zunanje poročanje. V okviru projekta se je že začela prva faza, in sicer analiza informacijskih potreb po podatkih. Menimo, da je v bodoče za izboljšanje dela potrebno uvesti en model oz rešitev za vse članice UL. Kot primer dobre prakse navajamo izvedbo skupnega javnega naročila za izbiro dokumentnega sistema za celotno UL.

Spremljanje študentov je informacijsko podprto z že prej omenjenimi petimi rešitvami. Zaradi nezadovoljstva uporabnikov na platformi eŠtudent so se članice odločile za prehod na VIS, kjer so s podporo zadovoljnejše (zamenjavo sistema v poročilih omenjajo FFA, FPP, PeF, FKKT, FRI, AGRFT, AG, FMF, TeoF, ZF, FE).

Poleg omenjenih tudi druge članice pripravljajo izboljšave obstoječih sistemov:

Na osnovi predlogov učiteljev in študentov želimo na BF ažurirati sistem VIS in izgraditi enovito informacijsko komunikacijsko platformo za podporo pedagoškemu delu.

Na VF uporabljamo eŠ3G, vendar so zapleti pogosti, zanesljivost aplikacije pa neustrezna. Težave so se pojavile tudi ob vpisu, zaradi česar je bilo študente potrebno vpisati ročno. Pripravljamo navodila za uporabo, kar bi izboljšalo uporabnost sistema.

Na FU smo vzpostavili on-line prijave na drugostopenjske študijske programe in s tem poenostavili postopek.

Na FF razvijamo celovit informacijski sistem, ki omogoča elektronski vpis, dostop do podatkov in objavljanje študijskih gradiv.

Na FŠ uporabljamo eŠ3G, preko sistema je potekalo prijavljanje na izpite in vsa študijska evidenca starih in novih programov. Preko spletne strani je urejeno obveščanje, v bodoče pa bomo dopolnili opise predmetov na spletu tam, kjer še manjkajo, pripraviti nameravamo tudi sodobne predstavitvene materiale. Študente in kandidate obveščamo tudi preko »pogosto zastavljenih vprašanj«.

Na EF pripravljamo celovito prenovo lastne informacijske rešitve. V letu 2011 smo izvedli prvo fazo prenove študijske informatike, vzpostavili informacijsko podporo procesu načrtovanja in merjenja doseganja učnih ciljev. Pričeli smo s poenotenjem načina dela in informacijske podpore na vseh treh stopnjah in prenovili spletno stran.

Prenovili smo rešitev za podporo procesa akreditacije NAKVIS in pričeli prilagajanje študijske informatike e-VŠ.

Podobno nezadovoljstvo, kot v primeru e-študenta, se pojavlja tudi na področju kadrovske in poslovne informatike, npr:

- TeoF opozarja, da služi kadrovska evidenca Quick Time le osnovnim potrebam za sodelovanje z UL, zaradi nepovezanosti s sistemi poslovne in študijske informatike pa je delo kadrovske službe zamudno in zahtevno.

111

- Zaradi zastarelosti kadrovske evidence Quick Time namerava FMF v letu 2012 uvesti kadrovski modul sistema VIS.

Skupaj s ponudniki bo potrebno najti ustrezne rešitve.

Za dobro delovanje članic je pomembno povezovanje informacijskih rešitev oz posameznih modulov (npr. študijska informatika, kadrovska FRS itn), s čimer se lahko odpravi podvajanje dela in težave pri zajemanju podatkov. Prav tako načrtujemo prenovo in informatizacijo poslovnih procesov.

Skupna podpora infrastrukturi

Hrbtenično omrežje Metulj zagotavlja kakovostno mrežno povezavo in dostop v Internet vsem članicam. Vsaki članici je zagotovljena hitrost prenosa 1 Gb/s. V preteklem obdobju je bila izvedena konsolidacija omrežja Metulj iz treh vozlišč na dve vozlišči, ki bo zagotovila nižje stroške vzdrževanja omrežja v prihodnje. Ključni del omrežja je Aktivni imenik, storitev na celotni UL, ki v tem trenutku zagotavlja vsaj minimalno raven upravljanja uporabniških identitet. Upravljanje identitet je zagotovo strateško področje, kjer mora UL v prihodnjem obdobju narediti pomemben korak naprej, posamezne aktivnosti pa že potekajo (uvedba enotne identitete študenta). Na UL se uvaja nova storitev ArnesAAI (bazirana je na AD), ki uporabnikom omogoča enostaven dostop do novih spletnih storitev z obstoječimi uporabniškimi imeni. Na področju infrastrukture izpostavljamo kadrovsko podhranjenost, ki jo rešujemo z ne vedno optimalnim zunanjim izvajanjem.

Zaradi izboljševanja zanesljivosti in varnosti informacijskih sistemov na UL stalno skrbimo za posodabljanje računalniške opreme in postopkov njenega upravljanja. Pri nadaljnjem razvoju informacijskih storitev bomo upoštevali najnovejše principe računalništva v oblaku. Pred kratkim pripravljene varnostne politike so kvalitetno orodje za uvajanje postopkovnih izboljšav.

UL je z vidika informatike velika in zelo kompleksna organizacija, s šibko povezanimi članicami. Informacijskih izzivov se prevečkrat lotevamo parcialno. Zaradi kadrovskih pomanjkanj intenzivnejša koordinacija na ravni uprave UL ni mogoča, zato je verjetna rešitev samoiniciativnost članic pri povezovanju na sorodnih projektih. Izkušnje na projektih, ki so bili izpeljani v sodelovanju večjega števila članic, so zelo pozitivne. Npr. TeoF je s sodelovanjem med informacijsko službo fakultete in univerze zadovoljna, odzivnost je hitra, koordinacija aktivnosti in obveščanje dobro. VF pa ocenjuje, da se je s skupnim javnim razpisom UL za nabavo računalniške opreme na UL bistveno zmanjšalo administrativno breme postopka.

Posebno skrb bomo na UL še naprej posvečali povezovanju vseh informatikov. Nadaljevali bomo s Šolo informatike in z rednimi srečanji informatikov, ki zaradi poglabljanja osebnih stikov potekajo po članicah. Nadaljevali bomo s tesnim sodelovanjem na skupnih projektih.

Izvajali bomo še druge aktivnosti, ki bodo prispevale k večji motivaciji in boljšemu sodelovanju sodelavcev.

Ključni dosežki, izzivi in ukrepi

112

Tabela 44 Ključni dosežki in izzivi na področju informacijskega sistema Ključni dosežki, prednosti in dobre prakse na področju

(tri)

Obrazložitev vpliva na kakovost

Ureditev varnostnega kopiranja v računalniškem centru rektorata in izdelane varnostne politike UL

Na področju zagotavljanja varnosti sta bila izvedena dva pomembna koraka, ki zagotavljata višjo raven informacijskih storitev.

Skupno javno naročilo za dokumentni sistem Izvedba skupnega javnega naročila za celotno UL je primer dobre prakse za uvajanje informacijskih rešitev.

Ena rešitev za UL je stroškovno in časovno optimalna rešitev.

Prehod večine članic na ustreznejši, fleksibilnejši in uporabniku prijaznejši sistem študijske informatike, ki omogoča tudi izvedbo e-študentskih anket

Večja zanesljivost sistema, omogočanje vodenja sprotne evidence opravljanja študijskih obveznosti, priprave osnovnih analiz, nadgradnje sistema z drugimi moduli…

Konsolidacija računalniških centrov in infrastrukture Vsak korak konsolidacije računalniške opreme olajša upravljanje in zmanjšuje stroške delovanja.

Ključne pomanjkljivosti, priložnosti za izboljšave in izzivi na področju (tri)

Predlogi ukrepov za izboljšave

Nepovezani in nezdružljivi informacijski sistemi članic S projektom PAUL bo vzpostavljena rešitev za avtomatsko zbiranje in posredovanje podatkov na ravni UL in bo pokrivala vsa področja, ne samo študijskega.

Neustreznost rešitev eŠtudent in eŠ3G za potrebe študijskega procesa in posledično nezmožnost izvajanja elektronskih anket kot enega od temeljev zagotavljanja kakovosti.

V preteklem letu so bili storjeni prvi ključni koraki (prekinitev vzdrževanja eŠtudent, prehodi članic na VIS, začetek projekta PAUL) za ureditev razmer na študijskem področju, vendar področje še ni dokončno urejeno. Zaradi pomembnosti področja pomanjkljivost ostaja izpostavljena, potrebno je nadaljevati z začetimi aktivnostmi.

Razdrobljeno izvajanje projektnih aktivnosti informatizacije po članicah

Spodbuditi povezovanje in medsebojno sodelovanje članic na projektih informatizacije in vzpostavitev projektne pisarne za spremljanje skupnih projektov.

Kljub temu, da so prvi konkretni koraki povezovanja na projektih že vidni, ostaja možnost izboljšav zelo velika.

V prihodnje bomo k sodelovanju na skupnih projektih v čim večji meri povabili sodelavce s članic.

Najpomembnejše točke, ki so v preteklem letu najbolj vplivale na kakovost področja (tri izmed zgoraj navedenih)

Nepovezani in nezdružljivi informacijski sistemi članic

Neustreznost rešitev eŠtudent in eŠ3G za potrebe študijskega procesa in posledično nezmožnost izvajanja elektronskih anket kot enega od temeljev zagotavljanja kakovosti.

Ureditev varnostnega kopiranja in izdelane varnostne politike