11 POROČILO O SPREMLJANJU IN ZAGOTAVLJANJU KAKOVOSTI UNIVERZE V
11.3 Realizacija predlogov in ukrepov iz poročila UL o kakovosti 2010
133
134
vpisnih mest, kar omogoča izbiro kandidatov
Doreči način obračunavanja opravljanih obveznosti izven matičnega dr. programa
Ostaja na ravni predloga
Več članic dela medsebojne poračune, na sistemski ravni še iščemo skupno rešitev.
Informacijski dnevi za mentorje Ostaja na ravni predloga
Med mentorji v letu 2011 ni bilo dovolj zanimanja
Mednarodna dejavnost
Integriran e-sistem za elektronske prijave in vodenje evidenc za izmenjave vključno z izmenjavami izven večjih izmenjalnih programov
Se izvaja V pripravi je elektronska prijava za odhajajoče in prihajajoče študente Po članicah izboljšujejo informacijsko podporo mednarodni dejavnosti Sodelovanje z javnimi akterji pri
zagotavljanju dodatnih finančnih sredstev za mednarodne aktivnosti in za zagotavljanje večjega števila nastanitev za tuje študente v študentskih domovih
Se izvaja Zagotovljeno dodatno financiranje preko Javnega sklada za razvoj kadrov in štipendiranje
Zagotovljeno dovolj veliko število nastanitev v študentskih domovih Upoštevanje dela z
izmenjalnimi študenti v habilitacijskih merilih,
nadaljnji razvoj tutorstva za tuje študente na vseh članicah dodatna strokovna pomoč za izvajanje in koordinacijo mednarodnih aktivnosti
Ostaja na ravni predloga
Deloma izvedeno
Se izvaja po članicah
Na nekaterih članicah, ki še niso imele te oblike tutorstva, smo v letu 2011
vzpostavili tudi tutorstvo za tuje študente
Selektivno sklepanje partnerstev glede na kakovost partnerske institucije
Se izvaja V skladu s priporočili UL na članicah upoštevamo vidik kakovosti pri sklepanju partnerstev
Več poučevanja tudi v tujih jezikih
Izvedeno Število predmetov, ki se poučujejo (tudi) v tujem jeziku, se je povečalo
Raziskovalna, razvojna in umetniška dejavnost
Neustrezen način financiranja raziskovalne dejavnosti na nivoju države - sprememba sistema financiranja raziskovalne dejavnosti je odvisna od »dobre volje«
države. Sprememba bi morala biti postopna.
Se izvaja UL sodeluje pri pripravi strateških dokumentov in glede na možnosti poskuša vplivati na ustrezno urejanje sistema.
Posredovanje pobude vladi k zagotovitvi dodatnih sredstev za raziskovalno delo (za zagotovitev sofinanciranja raziskovalnih projektov) in ureditvi ustreznih pogojev za
Ni izvedeno
135 javne univerze v razpisih glede
zagotavljanja lastne udeležbe Nadaljevati z uvedbo ustrezne informacijske podpore raziskovalnemu delu, ki bo omogočala raziskovalcem vodenje projektov, strokovnim službam na članicah in rektoratu pa pregled, zajemanje in izmenjavo potrebnih podatkov o raziskovalni dejavnosti.
Deloma izvedeno Univerzitetna služba za evropske projekte je v letu 2011 vzpostavila evidenco partnerjev in izboljšala preglednost sodelovanja.
Zajemanje in zanesljivost podatkov je potrebno izboljšati. Na članicah vzpostavljamo in izboljšujemo informacijsko podporo raziskovalni dejavnosti.
Smiselno bi bilo začeti s testnim full cost sistemom na eni od članic
Ni bilo izvedeno V EU projektih se pojavljajo nove možnosti uporabe pavšalov za posredne stroške, zato se potreba po full cost sistemu zmanjšuje
Z uvedbo programa za projektno vodenje bi se izboljšalo tekoče spremljanje porabe sredstev in boljše črpanje. Potrebno pa bi bilo tudi stalno izobraževanje nosilcev projektov in raziskovalcev in izmenjave izkušenj.
Ni bilo izvedeno Ni še prišlo do implementacije programa.
Z ustreznejšo informacijsko podporo (boljše spletne strani, intranet, SharePoint ali kaj drugega), bi bilo obveščanje članic lažje in učinkovitejše, pridobivanje podatkov s strani članic pa zanesljivejše.
Deloma izvedeno Univerzitetna služba objavlja različne informacije o razpisih, novice in navodila na straneh intraneta UL, do katerih imajo dostop vse članice, tedensko pa se novice pošiljajo tudi po e-pošti.
Pedagoški delavci nimajo dovolj časa za raziskovalno delo po drugi strani pa ne uporabljajo možnosti, da bi se začasno razbremenili pedagoško in se bolj posvetili raziskovalnemu delu. Določiti bi bilo potrebno strukturo priprave na pedagoško uro (delež raziskovanja v pripravi).
Ostaja na ravni predloga
Članice imajo različno organizirane strokovne službe za podporo raziskovalnemu delu, praktično povsod pa so strokovne službe kadrovsko prešibke za kakovostno in celovito podporo raziskovalcem, ki se zato morajo sami ukvarjati s precej administrativnega dela.
Z usposabljanjem za projektno vodenje bi raziskovalcem
Deloma izvedeno V letu 2011 so bila organizirana izobraževanja po članicah o pripravi kakovostnih prijav na 7OP in o vrstah stroškov. Univerzitetna služba za evropske projekte pa redno izvaja tudi individualna svetovanja nosilcem projektov in administrativnim delavcem na članicah. Opažamo pa tudi, da na nekaterih članicah zaposlujejo nove kadre za finančno in administrativno vodenje projektov, mnoge članice pa tudi
136 omogočili boljše vodenje
projektov in sodelovanje s strokovnimi službami.
pošiljajo svoje zaposlene na različna izobraževanja.
Raziskovalna oprema je zastarela ali pa je ni dovolj, dodaten problem pa je razdrobljenost raziskovalne opreme po različnih članicah in oddelkih. Potrebno je povečati sodelovanje pri uporabi raziskovalne opreme.
Deloma izvedeno Na članicah povečujemo sodelovanje pri uporabi opreme v okviru infrastrukturnih centrov. Pridobili smo tudi nova sredstva za opremo. Pričakujemo, da bomo uspešni na zaključenem razpisu ARRS za veliko raziskovalno opremo. Zaradi gospodarske krize predstavlja težavo zagotavljanje lastne udeležbe v višini 20 – 40% nabavne vrednosti raziskovalne opreme.
Knjižnična dejavnost
Profesionalizacija nalog na ravni knjižničnega sistema in ustanovitev Univerzitetne knjižnice UL
Vključeno v program dela 2012
Aktivnosti v letu 2011 še niso omogočile ustanovitve Univerzitetne knjižnice UL
Vzpostavitev institucionalnega repozitorija za obvezno shranjevanje visokošolskih del, objav raziskovalcev in drugih publikacij univerze
Vključeno v program dela 2012
Aktivnosti v letu 2011 še niso pripeljale do vzpostavitve institucionalnega repozitorija
Povečati obseg izobraževanja uporabnikov knjižnic in informacijskega opismenjevanja v okviru študijskih programov
Ostaja na ravni predloga
Naloga je preobsežna, da bi načrt izvedbe pripravili in izvedbo izpeljali v obstoječi organiziranosti (Univerzitetna služba in Delovna skupina za
informacijsko pismenost Komisije za razvoj knjižničnega sistema UL).
Informacijski sistem
S projektom PAUL bo vzpostavljena rešitev za avtomatsko zbiranje in posredovanje podatkov na ravni UL in bo pokrivala vsa področja, ne samo študijskega.
V pripravi UL smo v letu 2011 pričela s projektom PAUL (podatkovna agregacija UL).
Rezultat projekta bo platforma za povezovanje vseh informacijskih
sistemov UL, ki bo zagotovila enostaven pregled nad delovanjem UL in omogočila učinkovito notranje in zunanje poročanje.
V okviru projekta se je že začela prva faza, in sicer analiza informacijskih potreb po podatkih.
UL mora celovito urediti problematiko študijske informatike, zlasti v povezavi s projektom PAUL.
V teku
Prehod večine članic na ustreznejši, fleksibilnejši in uporabniku prijaznejši sistem študijske informatike, ki omogoča tudi izvedbo e-študentskih anket V preteklem letu so bili storjeni prvi ključni koraki (prekinitev vzdrževanja eŠtudent, prehodi članic na VIS, začetek projekta PAUL) za ureditev razmer na študijskem področju, vendar področje še
137
ni dokončno urejeno. Zaradi
pomembnosti področja pomanjkljivost ostaja izpostavljena, potrebno je nadaljevati z začetimi aktivnostmi.
Razdrobljeno izvajanje projektnih aktivnosti informatizacije po članicah
Spodbuditi
povezovanje in medsebojno
sodelovanje članic na projektih
informatizacije in vzpostavitev projektne pisarne za spremljanje skupnih projektov.
S projektom PAUL bo vzpostavljena rešitev za avtomatsko zbiranje in posredovanje podatkov na ravni UL in bo pokrivala vsa področja, ne samo študijskega. UL bi morala sprejeti konsenz o poenotenju informacijskih sistemov.
V teku, vključeno v program dela 2012
Na UL smo v letu 2011 pričeli s
projektom PAUL (podatkovna agregacija UL). Rezultat projekta bo platforma za povezovanje vseh informacijskih
sistemov UL, ki bo zagotovila enostaven pregled nad delovanjem UL in omogočila učinkovito notranje in zunanje poročanje.
V okviru projekta se je že začela prva faza, in sicer analiza informacijskih potreb po podatkih.
UL mora celovito urediti problematiko študijske informatike, zlasti v povezavi s projektom PAUL.
V teku
Prehod večine članic na ustreznejši, fleksibilnejši in uporabniku prijaznejši sistem študijske informatike, ki omogoča tudi izvedbo e-študentskih anket V preteklem letu so bili storjeni prvi ključni koraki (prekinitev vzdrževanja eŠtudent, prehodi članic na VIS, začetek projekta PAUL) za ureditev razmer na študijskem področju, vendar področje še ni dokončno urejeno. Zaradi
pomembnosti področja pomanjkljivost ostaja izpostavljena, potrebno je nadaljevati z začetimi aktivnostmi.
Spodbuditi povezovanje in medsebojno sodelovanje članic na projektih informatizacije in vzpostavitev projektne pisarne za spremljanje skupnih projektov.
Delno se že izvaja s sodelovanjem članic pri pripravi skupnih javnih naročil.
Zaradi razdrobljenega izvajanja projektnih aktivnosti informatizacije po članicah moramo povečati sodelovanje na skupnih projektih in zagotoviti spremljanje projektov.
Investicije
Angažiranje zunanjih strokovnjakov za pripravo
Se izvaja Omogočen pregled nepremičnin UL in
138
evidence nepremičnin urejeno stanje na ZK in GURS
Zagotovitev stalne podpore pravne službe
Ostaja na ravni predloga Človeški viri
Oblikovanje smernic in ukrepov za vzpodbujanje dodatnega pedagoškega usposabljanja na UL, razmislek o možnostih vrednotenja dodatnega usposabljanja.
Ostaja na ravni predloga, deloma na nekaterih članicah
Na nekaterih članicah smo sprejeli sklepe za vzpodbujanje pedagoškega usposabljanja.
Priprava ukrepov za odstranjevanje ovir pri uporabi sobotnega leta
Ostaja na ravni predloga
Ovire pri omogočanju uporabe sobotnega leta ostajajo zaradi preobremenitev zaposlenih in pomanjkanja srestev
Oblikovanje in sprejem Kadrovske Strategije za raziskovalce in pridobitev EU certifikata
V pripravi Pričeli smo z oblikovanjem Strategije pri zaposlovanju raziskovalcev v skladu z Evropsko listino za raziskovalce in Kodeksom ravnanja pri zaposlovanju raziskovalcev.
Izdelava strategije kariernega razvoja zaposlenih, vključno z upravnimi in strokovno-tehničnimi sodelavci
Deloma - v pripravi ali izvajanju po članicah
Na več članicah načrtujemo vzpostavitev celovitejše politike upravljanja s človeškimi viri, uvedbo letnih razgovorov za pedagoške in strokovne delavce, pripravo kariernih načrtov
Uvedba anket med zaposlenimi o kakovosti
Začetek uvajanja Na članicah smo začeli uvajati ankete o zadovoljstvu zaposlenih in podobne elemente, s katerimi želimo pridobiti povratne informacije zaposlenih
Upoštevanje dela
koordinatorjev tutorjev in dela z izmenjalnimi študenti pri habilitaciji
Ostaja na ravni predloga
Storitve za študente, študentski sveti, interesne dejavnosti
Oblikovati bi bilo potrebno enotnejši pristop k urejanju področja študentov s posebnimi potrebami, zagotoviti strokovno podporo, spremljati razpise, uporabiti dobre prakse in izkušnje posameznih članic ter vzpostaviti sodelovanje z akterji na tem področju.
Deloma izvedeno V okviru kariernega centra smo vzpostavili karierno svetovanje za študente s posebnimi potrebami. V letu 2011 smo izvedli povezovanje z organizacijami, ki delujejo na področju, ponovno smo izvedli usposabljanja za delo s študenti s posebnimi potrebami (tema duševne motnje). V teku je priprava predloga sprememb statuta, s katerim nameravamo bolje urediti področje na ravni UL.
Vključitev tutorskega dela v habilitacijska merila – točkovanje pedagoške
Ostaja na ravni predloga
139 dejavnosti, saj bi s tem
pedagoške delavce dodatno motivirali za izvajanje tutorstva.
Seznanjanje študentov o delovanju ŠS že ob vpisu, sodelovanje ŠS z vodstvi članic in strokovnimi službami,…
Se deloma izvaja po članicah
Iz poročil članic je mogoče razbrati, da študentski sveti namenjajo več
pozornosti obveščanju študentov in prepoznavnosti, predvsem z izvajanjem vsebinskih projektov.
Sistem kakovosti
Priprava in izvedba ankete diplomantov UL o zaposljivosti po enotni metodologiji v okviru projekta Karierni centri na UL.
V teku Pripravljen je osnutek predloga gradiva za delovno skupino, začeli smo zbirati soglasja diplomantov za izvajanje ankete Posodobitev pravil za pripravo
poročil o kakovosti in večja povezanost z letnim poročilom ter strateškimi cilji, ki so v pripravi, priprava akcijskih načrtov za uresničevanje izboljšav
Izvedeno Poročilo o kakovosti 2011 je vključeno v Poslovno poročilo 2011 in se obravnava tudi na upravnem odboru, s čimer je zagotovljena večja vključenost vodstva v obravnavo poročila o kakovosti. Iz poročil o kakovosti 2011 članic je bolje razvidna zanka kakovosti in
uresničevanje predlogov ukrepov za izboljšave, prav tako na ravni UL.
Izboljšave informacijske podpore zbiranju podatkov, omogočanje priprave analiz, posodobitev kazalnikov
Ni izvedeno V pripravi je informacijska podpora za zajemanje podatkov
Dopolnjevanje celovitega sistema kakovosti, Priprava Poslovnika kakovosti.
Izvedeno. Na UL sistem kakovosti urejajo Pravila za sistem spremljanja in zagotavljanja kakovosti, ki imajo bistvene elemente poslovnika. V letu 2011 smo pripravili delovni osnutek poslovnika.
Priprava celovite in uporabnikom (članicam in študentom) prijazne rešitve za izvajanje elektronskih anket, ki bi poleg na UL določene vsebine in postopka,
omogočala tudi dodajanje za članice specifičnih vsebin.
V pripravi Na članicah imamo z večinskim prehodom na VIS možnost izvedbe e-študentskih anket v modulu za ankete (na nekaterih informacijska podpora še vedno ni zagotovljena).
Komisija za kakovost je imenovala delovno skupino za izboljšanje vsebine in metodologije študentske ankete.
140