Zlaganje zadev (map) v zbirke dokumentarnega gradiva
Čeprav narašča število zadev, ki jih hranimo v elektronski obliki, jih še vedno veliko hranimo v papirni. Moţni načini zlaganja so: vodoravno (mape zlagamo eno na drugo), pokončno v rednike (registratorje), viseče zlaganje v predalnike ali ţične okvirje ipd.
Oblikovanje dokumentov
Sestavljanje dokumentov se začne z zbiranjem podatkov. Glede na vrsto dokumenta oz. glede na rešitev zadeve je odvisna tudi vrsta in obseg podatkov – informacij. Vsak dokument v uradnem dopisovanju naj bi imel elemente iz uredbe. Uredba velja za uradne dokumente (npr.
upravne enote, sodišča), sicer pa za večino dokumentov ni predpisana vsebina in jih vsaka organizacija določi sama. Pomembno je, da jih enotno upoštevajo na vseh dokumentih, ki se sestavijo v organizaciji.
Več o tem najdete v gradivu, dostopnem na: http://www.zavod-irc.si/docs/Skriti_dokumenti/Poslovno_komuniciranje-Pockar.pdf in http://www.zavod-irc.si/docs/Skriti_dokumenti/Poslovno_sporazumevanje_v_slovenskem_jeziku-Peklenik.pdf Pisarna1 je prostor, v katerem se izvajajo opravila in naloge, povezane s funkcijami upravljanja in ravnanja, ter drugi administrativni opravki in naloge. Torej je pisarna v funkcionalnem smislu središče obravnavanja informacij: izdelave, obdelave, shranjevanja in prenosa informacij. Pri tem potrebujejo strokovno usposobljeni ljudje različna tehnična sredstva.
V praksi uporabljamo za pisarno še izraz glavna pisarna, ki jo ponekod imenujejo vloţišče.
Izraz vloţišče je predpisan del organizacije za ravnanje z zapisi v drţavnih upravnih organih.
V praksi in strokovni literaturi se srečamo še z izrazoma »avtomatizirana pisarna« in
»pisarna prihodnosti«. Avtomatizirana pisarna je pisarna s sodobno računalniško opremo.
Obsega uporabo sodobne strojne in programske opreme: urejevalnike besedil, komunikacijsko opremo, avtomatizirano pošiljanje dokumentov po telefaksu in elektronski pošti (e-pošti), izračunavanje in obdelavo tabelaričnih podatkov ter opremo za shranjevanje in uporabo skupnih baz podatkov.
Pisarniško poslovanje ni samo dejavnost (nekateri avtorji jo imenujejo pomoţna dejavnost), ampak je tudi:
- osebje in prostori, povezani z iskanjem, zbiranjem, izdelavo in shranjevanjem različnih dokumentov ter nadaljnjo obdelavo in posredovanje sporočil,
- aktivnosti, pri katerih zaposleni uporabljajo razne med seboj povezane veščine, metode ali postopke; upoštevajo pravila, vrednote, etičnost in kulturo dela,
- oprema in druga sredstva, ki podpirajo naštete dejavnosti.
Vsi ti dejavniki in dejavnosti sestavljajo osrednji, aţurni komunikacijsko-informacijski sistem organizacije.
Urejenost in racionalnost področja pisarniškega poslovanja urejajo pravila, ki so zapisana v obliki poslovnikov, dogovorjene poslovne navade in običaji.
1.2.1 Pisarniške naloge
Za pisarniško nalogo lahko rečemo, da je sestavljena iz časovnega in logičnega zaporedja pisarniških opravil in ima določen začetek in konec, saj je vezana na izvedbo pisarniškega
1 Glej J. Jereb (1994), str. 15
Sodobno vodenje pisarne Pisarniško poslovanje
izdelka. Posamezna naloga je običajno sestavljena iz večjega števila opravil in se v procesu dela večkrat ponavlja.
Za vsako delovno nalogo morata obstajati najmanj dva subjekta, prvi je nalogodajalec, drugi pa nosilec oz. izvajalec naloge.
Nalogo opredeljujejo naslednje komponente:
- kdo bo nalogo opravil, - s čim bo nalogo opravil,
- na kakšen način bo nalogo izvedel, - kje se bo naloga izvedla,
- zakaj je potrebno nalogo izvesti, - kdaj bo naloga opravljena.
Obstaja več tipov pisarniških nalog. Tipe nalog in njihove značilnosti prikazuje Slika 2.
Tipi nalog so posebej pomembni za uvajanje sodobne informacijske tehnologije v pisarno.
Spoznali smo, da je zato potrebno najprej opraviti analizo nalog in opravil, ki bi jih ţeleli s to novo sodobno tehnologijo podpreti.
Od posameznega tipa nalog je odvisna vsebina nalog, reševanje problemov pri nalogi, struktura in formalizacija nalog ter strokovna znanja potrebna za izvajanje nalog.
Vsebina nalog
Na področju komuniciranja bi pri tipu vodenja kot vsebino nalog opredelili vse naloge od prejemanja in posredovanja informacij ter skrb za medsebojne odnose. Naloga strokovnjakov je komuniciranje s strokovnjaki (strokovna terminologija), tehnično administrativno osebje bo opravljalo naloge obdelave dokumentov, pri tipu pomoţnih nalog pa gre za preprosta opravila v zvezi z informacijami.
Reševanje problemov pri nalogi
Pri nalogah vodenja je reševanje problemov povezano s sprejemanjem odločitev in tveganj;
pri strokovnih delavcih se predvideva ustvarjalnost pri reševanju problemov, tehnično-administrativne naloge se nanašajo na rutinsko reševanje problemov, pri pomoţnih nalogah pa na enostavno reševanje problemov.
Struktura in formalizacija nalog
Struktura in formalizacija nalog se v večji meri nanaša na ponavljajoče se postopke, procese, zato je pri nalogah vodenja nizka, pri strokovnih nalogah delna, pri administrativno-tehničnih nalogah je visoka in pri pomoţnih nalogah najvišja.
Strokovna znanja, potrebna za izvajanje nalog
Pri tipu nalog vodenja so strokovna znanja zelo visoka, potrebne so različne spretnosti in interdicsiplinarnost; pri strokovnih nalogah se prav tako pričakuje visoka, posebna funkcionalna znanja. Za administrativno-tehnične naloge zadostuje peta stopnja izobrazbe in funkcionalna znanja iz določenih področij (poslovni in pravopisni bonton …), pomoţne naloge pa je mogoče izvajati z dokončano osnovno šolo ter usposabljanjem z delom.
Značilnosti nalog
Tipi nalog
Naloge vodenja Strokovne naloge Teh.-admin. naloge Pomožne naloge Vsebina nalog - vodenje in motiviranje
sodelavcev
Strokovna znanja - široko splošno znanje - konceptualno znanje Pri analizi pisarniških nalog definiramo za posamezno nalogo število opravil, pogostost naloge, potreben čas za izvedbo le-te ter katere naloge in v kakšnem obsegu je smiselno podpreti z ustrezno pisarniško tehnologijo.
V gospodarsko razvitih drţavah gospodarski in drţavni subjekti nenehno sistematično preučujejo, izboljšujejo in racionalizirajo posamezne delovne postopke in le na ta način ostajajo na vrhu.
1.2.2 Pisarniški izdelki
V pisarniškem poslovanju se vsakodnevno srečujemo z mnoţico pisarniških izdelkov.
Pisarniške izdelke lahko delimo po različnih kriterijih. Najpogostejša je delitev glede na naziv in vrsto (ponudba, naročilnica, račun, odločba, poročilo, poslovni dopis …) pisarniškega izdelka.
Zelo pomembna je kakovost in oblika pisarniškega izdelka, saj govori o stopnji znanja in organiziranosti pošiljatelja. Vse to pa določa vrednost in koristi posameznega pisarniškega izdelka.
Lahko torej rečemo, da vrednost pisarniškega izdelka določajo vsebina, kakovost in hitrost izdelave izdelka ali pretočni čas (Jereb, 2000).
Najbolj pomembna je vsebina pisarniškega izdelka, saj ta določa tudi druge parametre, ki so pomembni za samo izdelavo izdelka (način pisanja, ciljne prejemnike, obliko in vrsto izdelka, število prejemnikov, način posredovanja …). Informacija, ki jo pisarniški izdelek vsebuje, ima lahko za prejemnika različne vrednosti. Z vrednostjo vsebine opredelimo vrednost informacije, ki jo ima le-ta za prejemnika in mu pomaga doseči cilj, reševati problem ali omogoča boljšo organiziranost v določeni situaciji.