Uvajanje nove pisarniške tehnologije

Če hočemo biti z novo tehnologijo uspešnejši, si moramo zastaviti vprašanje, kako bi nam nova tehnologija lahko pomagala, da bi delali tisto, česar še nismo sposobni delati?

Zato je treba vloţiti več napora, kot da neko ročno delo nadomestimo s strojem ali pa, da obstoječ tehnološki postopek nadomestimo z novo tehnologijo. Tak primer je primer Xeroxa, ki je odkril tehnologijo suhega fotokopiranja. Fotokopirni stroji so bili namenjeni zadovoljevanju potreb, ki jih do takrat še sploh ni bilo. Omogočili so izdelovanje poljubnega števila identičnih kopij posameznih dokumentov.

Dokler niso bili izumljeni osebni avtomobili, televizorji, telefoni, elektronska pošta in telekonference, je bila večina ljudi zadovoljna s konjskimi vpregami, klasičnimi poštnimi storitvami, tradicionalnimi pismi in klasičnimi sestanki. Pravo nadomestilo ni nova tehnologija, temveč da tisto, kar delamo, poskusimo delati drugače, zasnovano na novih idejah, načelih, tehnologijah in navadah. Namen nove tehnologije ni samo, da delamo hitreje, bolje, kakovostneje ali natančneje. Nova tehnologija ustvarja nove probleme in potem zanje ponuja svoje rešitve.

Pri uvajanju tehnologije moramo čim bolj izkoristiti moţnosti uporabe tehnologije v smislu reorganizacije poslovanja in prerazporeditve zaposlenih. Ne smemo si dovoliti, da bi nabavili novo tehnologijo in od delavcev zahtevali, da jo uporabljajo brez izobraţevanja. Danes ţe vsi ponudniki nove tehnologije ponujajo tudi izobraţevanje. Veliko moţnosti uporabe ostane neizkoriščene prav zaradi neznanja pri rokovanju z novo tehnologijo.

Primer 21:

Ali uporabljate vse funkcije, ki jih nudi vaš mobilni telefon?

Pri uvajanju novosti seznanimo zaposlene z razlogi uvajanja nove tehnologije in s prednostmi, ki jih le-te prinašajo. Ko uvajamo novosti, ne pozabimo na koordinacijo v okviru podjetja in v povezavi z okoljem. Sprejemljivost nove tehnologije je pogojena s pripravljenostjo na novosti uporabnika, organizacijskega okolja in od značilnosti tehnološkega sistema (kaj ponuja, ali je enostaven za uporabo itd.).

Pomemben kriterij, ko se odločamo o nakupu nove tehnologije, je primerjava stroškov nabave in prednosti, ki jo prinaša nova tehnologija.

Poleg imena proizvajalca moramo biti pri nabavi določene opreme pozorni še na druge kriterije, predvsem pa si odgovoriti na vprašanja:

- kateri so cilji, ki jih ţelimo doseči z nabavo opreme,

- imamo dovolj informacijsko-računalniškega znanja, če gre za programsko-strojno opremo,

- katere izboljšave bomo dosegli z novo tehnologijo.

Sprejemljivost s strani uporabnikov lahko ocenimo šele po uvedbi nove tehnologije.

Pri uvajanju sodobnega pisarniškega poslovanja moramo upoštevati določeno postopnost, tako v časovnem kot vsebinskem pogledu. Ločimo: učenje in uvajanje, začetno uporabo in nadaljnji razvoj sistema.

Ko se soočimo z izpostavljenim problemom, smo na poti, da posodobimo pisarniško poslovanje. Zato izpostavljen problem pomeni, da se bodo zadeve spremenile na bolje.

Seveda, če bomo pozitivno pristopili k problemu.

POVZETEK

Spoznali ste, da je sodobna pisarna prizorišče z izredno bogatim naborom dejavnosti in opravil. Zato vseh pisarniških prostorov ne moremo urediti in opremiti na enak način. Pri izbiri primerne opreme moramo paziti na raznolikost delovnih nalog in opravil, ţe prisotne strukture in predvsem potrebe in ţelje zaposlenih. Samo tako lahko učinkovito načrtujemo končno podobo pisarniških površin in s tem zagotovimo, da bo ţe sam prostor spodbujal učinkovito in motivirano delo ter ohranjal zdravje zaposlenih.

Pisarne v vsakem primeru odraţajo resnost in značaj podjetja, gradijo imidž, s tem pa večajo vrednost podjetja v očeh obiskovalca. Po drugi strani pa mora pisarna svojim uporabnikom nuditi udobje in ugodje ter profesionalno ozračje za sodobne delovne procese, kjer tesno sodelujeta človek in tehnika.

Pisarniško delovno okolje, ki je urejeno v skladu s psihosocialnimi načeli, ugodno vpliva na dobro počutje in delovno zmogljivost zaposlenih. Moderna pisarna je usmerjena v prihodnost, v spreminjanje potreb trgov in ljudi. To pa zahteva sposobnost hitrega reagiranja, pogum za hitre odločitve in voljo za hitre spremembe. Bolj kot kdaj koli morajo danes delovna okolja omogočati napredovanje, v nekaterih primerih celo izzivalnost, kreativnost, spontanost in komunikacijo med vsemi zaposlenimi.

Vprašanja za utrjevanje

1. Sestavite napisno tablo za vašo organizacijo.

2. Poiščite ključne elemente za oblikovanje pisarniškega načrta.!

3. Analizirajte ustreznost velikosti posameznih pisarniških prostorov glede na področje dela.

4. Ocenite vpliv mikroklimatskih pogojev na delovno učinkovitost poslovnega sekretarja.

Sodobno vodenje pisarne Pisarniški prostori in tehnologija

5. Analizirajte pomen varstva pri delu pisarniških usluţbencev.

6. Navedite primer ergonomsko oblikovanega delovnega mesta.

7. Kaj sodi med modularno pohištvo in kakšni so razvojni trendi na področju pisarniškega pohištva in opreme?

8. Analizirajte vpliv uporabe pisarniške tehnologije na učinkovitost poslovnega sekretarja.

9. Izdelajte načrt nabave pisarniškega materiala in ga stroškovno ovrednotite.

10. Analizirajte kriterije, ki jih upoštevate pri nabavi pisarniške tehnologije.

Utrjevanje in poglabljanje

1. naloga

Izberite pisarno in pripravite predlog za nov pisarniški načrt; komunikacije, oprema, postavitev …

2. naloga

Simptomi izčrpanosti od stresa se pojavljajo v različnih oblikah zaradi neustreznega delovnega okolja:

- telesni (glavobol, napetost, nespečnost, prebavne motnje …),

- umski (pozabljivost, zmedenost, otopelost, vse manj stikov s prijatelji …), - čustveni(tesnoba, skrb, izbruhi joka, strah, razdraţljivost …) in

- duševni (izguba smisla, praznina, dvom, cinizem …).

Med temeljnimi strategijami za zmanjšanje stresa se pojavljajo:

- obvladovanje časa, - telesna kondicija in - pravilna prehrana.

1. Kateri so po vašem mnenju najpogostejši vzroki za stres na delovnem mestu?

2. Razvrstite jih po stopnji stresa od 1 do 10.

3. Opredelite svoj načrt zmanjšanja stresnih dejavnikov v vašem ţivljenju.

4. Katere strategije boste uporabili?

5. Kdaj boste ocenili uspešnost načrta?

3. naloga

V pisarno ţelite uvesti novo tehniko in tehnologijo. Katera vprašanja bi vas zanimala pri uvajanju novosti? Kako bi se lotili načrtovanja, nakupa, zakupa …? Kateri so kriteriji za nabavo nove pisarniške tehnologije?

4. naloga

Ergonomija v pisarni pomeni prilagajanje delovnega mesta delavcu z namenom, da bi bilo za delavca čim ugodneje in čim manj naporno, da ne bi bilo prizadeto njegovo zdravje in da bi bila njegova storilnost visoka.

Razloţite naslednje trditve:

- cilj ergonomije je v humanizaciji dela in visoki produktivnosti, - dajte pisarniškim usluţbencem barve in roţe,

- pisarniški usluţbenci se branijo nove tehnike zaradi svojega zdravja,

- pomembna je funkcija pohištva, nato estetika, razkošje bolj škoduje kot koristi.

Sodobno vodenje pisarne