SODOBNA ORGANIZACIJA IN UPRAVLJANJE GRADIVA

Bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, je v ohranjanju vsebine dokumentov, ki mora biti dostopna, razumljiva ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov.

Hkrati mora arhiv zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe.

Vsako podjetje se dnevno srečuje tako s papirno kot tudi z digitalno korespondenco; s

analizami ipd. Vsakodnevna potreba, da delo poteka hitreje, bolje, bolj obvladljivo, bolj prilagodljivo, bolj dobičkonosno, nas prisili v intenzivno uporabo elektronske pošte, tvorjenje in hranjenje internih dokumentov na skupnih deljenih diskih in izmenjavo elektronskih dokumentov s partnerji. Posledica številne notranje in zunanje korespondence je gora dokumentov, ki leţijo po predalih, po številnih fasciklih, po e-predalih usluţbencev in še kje.

Neustrezno urejena in shranjena poslovna dokumentacija predstavlja tako eno izmed večjih poslovnih neprijetnosti, saj zaposleni porabijo preveč časa za iskanje določenih informacij ali podatkov, ki se nahajajo v dokumentih, ali pa kar je še huje, sploh ne najdejo dokumenta, ki bi jim prišel še kako prav pri njihovem delu. Zaradi tega ostane veliko znanja in nadvse uporabnih informacij, ki so shranjene v dokumentih popolnoma neuporabnih. Da niti ne omenjamo tega, da je neurejeno poslovno dokumentacijo povrh vsega še teţko obvladovati in nadzorovati pred vpogledi nepooblaščenih oseb.

Vse tovrstne teţave niso unikatne, saj so skupne mnogim uporabnikom v podjetjih. Kako shranjevati elektronske dokumente, da bodo dostopni (samo) ustreznim uporabnikom ob ustreznem času? Kako zagotavljati nadzor nad različicami dokumentacije, pogodb, dogovorov in vedeti, kdo, kdaj in kako jih je spreminjal? Kako najti informacije ali ključno besedo, shranjeno v gori dokumentov, zapisanih v različnih formatih. Kako opremiti dokumente z opisom, klasifikacijo, dodatnimi podatki?

Papirnati dokumenti pa so spet zgodba zase. Polnijo omare in so popolnoma nepregledni, le še najstarejša tajnica obvlada umetnost, kako najti pravega (in ga tudi pravilno vrniti). Prelepo bi bilo, če bi tudi vse papirne dokumente lahko lepo pretvorili v elektronsko obliko, jih opremili s podatki ter shranili tako, da bi bili uporabnikom dostopni tudi pozneje, da bi lahko vso dokumentacijo shranjevali v elektronski obliki in na tak način, ki bi zadovoljil tudi davčne, finančne, delovne in še kakšne inšpektorje.

S sistematičnim razvrščanjem gradiva zagotovimo sebi in svojim sodelavcem preglednost in uporabnost dokumentarnega gradiva. V pisarniškem poslovanju poznamo več vrst razvrščanja gradiva.

Abecedno razvrščanje je najpreprostejša oblika razvrščanja gradiva in se pogosto uporablja tam, kjer se dokumenti nanašajo na nek konkreten predmet, osebo ali pojem. Zadeve so urejene po zaporedju črk abecede in se pogosto uporabljajo tudi v kombinaciji z drugimi načini razvrščanja. Za to obliko razvrščanja ne potrebujemo nobene evidence.

Slika 7: Abecedno razvrščanje

Vir: www.lampret-consulting.si/.../Predavanje%20za%20studente%20Power%20Point.ppt

Sodobno vodenje pisarne Ravnanje z zapisi – hramba gradiva

Dokumentarno gradivo razvrščamo po krajih oziroma krajevnih območjih in se uporablja predvsem tam, kjer ima organizacija svoje poslovne enote v različnih krajih oziroma krajevnih območjih. Pri tem načinu razvrščanja se neka zadeva najprej razvrsti glede na lokacijo subjekta, znotraj tega pa se lahko uporabi številčno ali vsebinsko razvrščanje.

Slika 8: : Krajevno razvrščanje

Vir: www.lampret-consulting.si/.../Predavanje%20za%20studente%20Power%20Point.ppt Značilnost številčnega načina razvrščanja gradiva je v tem, da vsaka zadeva ob svojem nastanku dobi pripadajočo zaporedno številko. Zaporedno številko lahko dobimo na dva načina:

- na začetku leta oštevilčimo tolik map, kolikor zadev pričakujemo v tistem letu. Številka zadeve je vnaprej napisana na mapi, ko zadeva nastane, na mapo zapišemo le podatke o njej. Da zadevo hitreje najdemo, vpišemo podatke v abecedni indeks. To je uporabno v organizaciji, kjer imajo manj zadev (do 300 na leto);

- za vsako zadevo ob njenem nastanku vpišemo v delovodnik zaporedno številko in nato osnovne podatke o zadevi še v abecedni indeks. Uporabno je v organizacijah, kjer imajo do 1500 zadev letno.

Slika 9: Številčno razvrščanje

Vir: www.lampret-consulting.si/.../Predavanje%20za%20studente%20Power%20Point.ppt Kronološko razvrščanje je zelo podobno številčnemu razvrščanju. Razlika je le v tem, da so zadeve najprej razvrščene po datumu nastanka, znotraj datuma pa po abecedi oziroma zaporedni številki. Ta način razvrščanja je primeren za zadeve, ki so vezane na potek določenega roka.

Slika 10: : Kronološko razvrščanje

Vir: www.lampret-consulting.si/.../Predavanje%20za%20studente%20Power%20Point.ppt V praksi pa se gradivo razvršča tudi po vsebini. Vsebinsko razvrščanje je razporejanje gradiva po vsebinskih geslih in temelji na opisu stvari in pojmov. Vsebina zadeve se ugotovi iz prispelega dokumenta. Za vsebinsko razvrščanje potrebujemo klasifikacijski načrt in ustrezni sistem evidentiranja dokumentarnega gradiva, kar pa smo ţe obravnavali v prvem poglavju.

Podrobnejši premislek potrjuje, da je obvladovanje dokumentacije in informacij ena ključnih organizacijskih odlik podjetja in da lahko v marsičem prispeva k večji urejenosti, predvsem pa konkurenčnosti ter zniţevanju dela in stroškov.

Če ţeli podjetje poiskati odgovore na vprašanja, kot so: kako na najbolj učinkovit način dostopati do dokumentov, kako pospešiti pretok in črpanje informacij, ki se nahajajo v poslovnih dokumentih, kako dobiti pravo informacijo ob pravem času, kako zmanjšati stroške poslovanja, ki nastanejo kot posledica neurejene in nepravilno shranjene poslovne dokumentacije, potem mora zagotoviti učinkovito upravljanje z dokumentarnim gradivom.

Upravljanje dokumentarnega gradiva je orodje vodenja in je tesno povezano z odločitvami vodstva organizacije o kreiranju, vzpostavitvi in pravilnem izvajanju sistema upravljanja gradiva. Če uvajamo elektronsko poslovanje, se lahko spremeni tudi potek izvajanja neke poslovne aktivnosti, zato mora vodstvo odgovorno sodelovati s ponudniki sistemov upravljanja dokumentarnega gradiva.

POVZETEK

Spoznali ste, da je bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, ohranjanje vsebine dokumentov, ki mora biti dostopna, razumljiva ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov. Arhiv mora zagotavljati dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe. Ločimo elektronski in klasični arhiv. Klasični arhiv je največkrat nepregleden, zahteva veliko prostora, iskanje dokumentov je dolgotrajno, zamudno ter draţje od arhiviranja dokumentov v elektronski obliki.

Z elektronskim arhiviranjem podatkov povečamo učinkovitost arhiviranja in s tem doseţemo večjo vrednost arhiva za podjetje. Arhiviramo arhivsko in trajno gradivo ter gradivo z določenim rokom trajanja.

Sodobno vodenje pisarne Ravnanje z zapisi – hramba gradiva

Sodobna terminologija ne uporablja izraza arhiviranje, temveč uporablja izraz upravljanje dokumentarnega gradiva, ki pa je orodje vodenja.

Kakšen bo vaš arhiv, elektronski?

Vprašanja za utrjevanje

1. Na primeru razloţite postopek arhiviranja.

2. Analizirajte ter pojasnite nekaj razlogov za arhiviranje.

3. Analizirajte zakonsko podlago arhiviranja.

4. Primerjajte DG in arhivsko gradivo.

5. Razloţite, kaj zajema arhivsko gradivo.

6. Presodite pravilnost trditve: Trajno gradivo je lahko arhivsko.

7. Kako poskrbite za arhiviranje v zasebnem ţivljenju, kaj arhivirate, kdaj in na kakšen način?

Utrjevanje in poglabljanje

1. naloga

Izdelajte interni pravilnik o arhiviranju.