5. DOSEGANJE ZASTAVLJENIH POSLOVNIH USMERITEV IN CILJEV
5.4. O BVLADOVANJE STROŠKOV – SPREJETE AKTIVNOSTI , UKREPI IN SANACIJSKI PROGRAMI ZA
Na osnovi analize rezultatov poslovanja zavoda UKC Ljubljana za prvo trimesečje leta 2007 so bile sprejete ključne aktivnosti in ukrepi za izboljšanje ekonomike poslovanja.
Mesečno smo analizirali vzroke odstopanj med planiranim in realiziranim programom ter ukrepe poslovanja sproti dopolnjevali. Posebno pozornost smo namenili ugotavljanju in odpravljanju odstopanj predvsem na naslednjih področjih:
1. v delovnem programu
- doseganju delovnega programa na področju števila bolnišničnih obravnav in izvajanju plana prospektivnih primerov,
- realizaciji plana obiskov in točk v specialistično – ambulantni dejavnosti, - uravnavanju plana izvajanja funkcionalne diagnostike v specialistično –
ambulantni dejavnosti,
2. povečanju stroškov porabe zdravil, s posebnim poudarkom na antibiotikih in drugih skupinah dragih zdravil,
3. porastu stroškov vgradnih medicinskih materialov in drugih materialov za enkratno uporabo,
4. rasti stroškov storitev tujih zavodov (ZTM, OI, MF), 5. porastu stroškov dela,
6. izboljšanju organizacije delovnih procesov, sodelovanja in komuniciranja med organizacijskimi enotami in službami UKC.
Organizacijske enote, pri poslovanju katerih so bila ugotovljena odstopanja v smislu preseganja delovnega programa in finančnega poslovanja, so pripravile sanacijske programe in ukrepe, z jasno opredeljenimi cilji, roki in nosilci.
Na podlagi pripravljenih sanacijskih programov so bile na nivoju UKC izdelane prioritete ukrepov, ki veljajo za vse organizacijske enote in jih sproti spremljamo.
5.4.1 Ukrepi na področju doseganja delovnega programa
Na področju uravnavanja obsega in strukture delovnega programa smo:
- nadaljevali z vodenjem terminskih planov načrtovanja dela, katerih nosilci so predstojniki OE, skupaj s strokovnimi in poslovnimi direktorji klinik,
- sprotno, tedensko spremljali realizacijo prospektivno načrtovanih primerov ter takoj ukrepali v primeru preseganja ali nedoseganja plana,
- izboljšali kakovost kodiranja in obračuna zaključenih primerov po SPP sistemu,
- spremljali in odpravljali manjša odstopanja na področju specialistično – ambulantne dejavnosti ter MRI preiskav, kjer zaradi premajhnih
kapacitet in povečanja števila preiskav za ležeče paciente, program ni dosežen; s ciljem nadaljnjega skrajševanja čakalnih dob, smo pospešili izvajanje programa s sobotnim delom in dodatnimi reorganizacijami dela na KIR-u.
Primer konkretnih aktivnosti na področju spremljanja delovnega programa z nosilci in roki:
Postavka Ukrep Zadolžen Rok
Razgovori o neustreznih napotitvah v UKC z osebnimi zdravniki s ciljem
zmanjševanja napotitev. nadzorni zdravnik stalno
hospitalni program Pripravljanje korigiranih mesečnih planov do konca leta 2007 s ciljem, da se ne preseže letni plan
vodstvo KO vodstvo klinike
do zadnega dne v mesecu Izdelava programa možnosti izboljšanja preprečevanja okužb in izolacije
bolnikov z okužbami
strokovni direktor klinike, predstojnik KO, GMS do 30.09.07
ambulantni program Uravnavanje dotoka in prilagoditev naročanja bolnikov stalno
funkcionalne enote Uravnavanje števila obravnav stalno
DELOVNI PROGRAM
Kljub aktivnostim za uravnavanje programa, ni bilo mogoče uskladiti realiziranega programa s planiranim, kar se je odrazilo v visoki prekoračitvi programa. Tako stanje smo tudi predvidevali, zato smo tekom leta vodili aktivnosti za povečanje programa, a brez uspeha.
5.4.2 Ukrepi na področju porasta stroškov zdravil
Posebno pozornost smo v letu 2007 namenili problematiki porasta stroškov zdravil, predvsem porastu stroškov antibiotikov in racionalizaciji porabe na tem področju s:
- tekočim, mesečnim nadziranjem porabe zdravil po OE, s poglobljeno analizo vzrokov povečanja in ukrepanjem (problematika je bila sprotno spremljana na dnevnih raportih in strokovnih kolegijih na OE),
- krepitvijo vloge kliničnih farmacevtov Lekarne UKC, ki se aktivno vključujejo v racionalizacije naročanja in porabe zdravil na OE ter sodelujejo z zdravniki – specialisti pri načrtovanju,
- posebna pozornost je bila namenjena porabi antibiotikov (protibakterijskih in protiglivičnih učinkovin), ker je Komisija za antibiotike pripravila natančen protokol predpisovanja antibiotikov in antimikotikov z rezervne liste, ki je v izključni pristojnosti specialistov – infektologov. Okrepljena in razširjena je bila konziliarna služba specialistov – infektologov na posameznih KO, predvsem v enotah intenzivnih terapij in intenzivnih neg. Nadaljevali smo z edukacijo kadra – smernice za racionalno rabo,
- Lekarna UKC je pričela s projektom reorganizacije delovanja v smislu zagotavljanja 24-urne izdaje zdravil, s ciljem ukinitve lekarniških depojev po OE;
- za večjo racionalizacijo stroškov gotovih zdravil načrtujemo v letu 2008 aktivno vključevanje zunanjih strokovnjakov s področja farmakoekonomike s Fakultete za farmacijo, Univerze v Ljubljani, - vodstvo UKC se je ponovno obrnilo na farmacevtska podjetja s ciljem
urejanja odnosov med javnim zavodom in farmacevtsko industrijo.
5.4.3 Ukrepi na področju stroškov porabe vgradnih in drugih medicinskih materialov
Na področju racionalizacije stroškov porabe vgradnih medicinskih in ostalih materialov smo v letu 2007 nadaljevali z aktivnostmi sistematičnega urejanja področja. V okviru rednih notranjih strokovnih nadzorov smo v skladu s kakovostno obravnavo pacientov, vključili tudi nadzor nad porabo materialov.
Na področju racionalizacije porabe potrošnih materialov, na katere vpliva zdravstvena nega, glavne medicinske sestre v sodelovanju s poslovnimi direktorji klinik in predstojniki analizirajo porabo materialov na podlagi poročil za posamezno OE. V pripravi so ukrepi za racionalizacijo porabe za vsako vrsto materiala posebej.
V letu 2007 so bile s strani Službe za notranji nadzor izvedene tri izredne interne revizije porabe vgradnih medicinskih materialov na različnih klinikah oziroma kliničnih oddelkih in kliničnih inštitutih, ki niso pokazale nepravilnosti.
Pregled aktivnosti na področju spremljanja materialnih stroškov in stroškov vzdrževanja, z nosilci in roki:
Postavka Ukrep Zadolžen Rok
Ne sprejema se donacij take opreme, ki zahteva, nove, drage, dodatne
idente materialov za funkcioniranje poslovni direktor klinike stalno
Primerjava stroškov na obravnavanega bolnika v enotah intenzivne terapije v
UKC SPKPI 30.9.2007
Minimiziranje ali opustitev zalog na oddelkih po OE predstojnik KO in GMS stalno
Nabava materala preko javnih razpisov pomočnik GD UKC stalno
Izdelava rezervne liste cenejših materialov predstojnik KO, GMS, pomočnik GD za kom. 31.10.07
gotova zdravila Korigiranje planov glede na regulacijo števila bolnikov poslovni direktor klinike
in predstojnik KO mesečno Uporabljanje identov zdravil, ki so že v naboru poslovni direktorklinike stalno Nove idente se vključuje le v primeru, če se utemeljeno zmanjšajo stroški
obravnave
poslovni direktor klinike, strokovni direktor klinike in predstojnik KO
stalno
Obravnavanje pisnih poročil o porabi desetih najdržjih zdravil predstojnik KO,
obravnava strok.kolegij mesečno Obravnavanje analize o porabi zdravil, ki jo pripravlja lekarna UKC in
sodelovanje s farmacevtom strokovni kolegiji mesečno
Pismena strokovna utemeljitev za uvajanje novih zdravil na račun strokovne
izpopolnitve oz. uvajanja novih smernic predstojnik KO stalno
V primeru okužb: MRSA, ESBL predpisovanje v sodelovanju z konzultanti
infektologi predstojnik KO stalno
medicinsjki material za enkratno uporabo Izvajanje minimalnih standardov zdravstvene nege GMS KO stalno Racionalno delo z novimi aparati , ki uporabljajo medicinske materiale za
enkratno uporabo stalno
Nadzor nad naročanjem materiala in upravičenostjo zahtevkov poslovni direktor klinike predstojnik KO stalno diagnostična sredstva, ki se ne vnašajo v
organizem:
Racinalno naročanje (največ za mesečno porabo) in uporabljanje reagentov, ki so vezani na aparature v laboratoriju
poslovni direktor klinike predstojnik KO stalno nezdravstveni material Stroški nezdravstvenega materialha do konca leta ne smejo presegati
lanskoletne reailizacije / planirane višine poslovni direktor klinike stalno
MATERIALNI STROŠKI in STROŠKI VZDRŽEVANJA
5.4.4. Ukrepi za obvladovanje stroškov tujih zavodov
Naše aktivnosti na področju obvladovanja stroškov storitev tujih zavodov so bile usmerjene predvsem v pregled napotitev na mikrobiološke preiskave. Imenovan je bil poseben strokovni tim, ki intenzivno analizira napotitve in pripravlja nabor najdražjih napotitev, ki bodo v izključni pristojnosti odobritve specialista infektologa.
Pregled aktivnosti na področju spremljanja stroškov storitev, z nosilci in roki:
Postavka Ukrep Zadolžen Rok
Vsi teami (zdravniki) morajo biti seznanjeni s cenikom storitev GMS stalno Za 10 finančno najzhtevnejših preiskav se uvede dvojni podpis
(zdravnik naročnik preiskave in najmanj nadzorni zdravnik.) stalno
Zdravnik lahko samostojno podpiše naročilo do vrednosti 150 Evrov,
za večje vrednosti je obvezen sopodpisnik najmanj vodja oddelka stalno
Iskanje naj cenejših izvajalcev storitev, ne glede na to ali so to zunanji
izvajalci ali pa izvajalci v okviru UKC. stalno
stroški inštitutov MF Sprotno preverjanje vrednosti in seznanjanje uporabnikov z vrednostjo naročenih storitev
poslovni direktor klinike in predstojnik KO stalno
storitve ZTM Sprotno preverjanje vrednosti in seznanjanje uporabnikov z vrednostjo naročenih storitev
poslovni direktor klinike in predstojnik KO stalno
STROŠKI STORITEV
5.4.5. Ukrepi na področju racionalizacije stroškov dela:
- zmanjšali smo število nemedicinskega kadra za 1,3 odstotka v službah upravljanja, administrativnih službah, v tehnično – vzdrževalni službi ter v oskrbovalnih službah,
- izvedene so bile številne reorganizacije, uvedla so se nova področja dela v cilju okrepitve strateškega upravlja (služba za kakovost, organizacijo in logistiko),
- administrativno smo omejili odsotnost zaposlenih zaradi izobraževanja na največ 15 dni na leto. Vse izjeme, ki so v strokovnem interesu UKC odobrava strokovna direktorica UKC.
Za uspešno izvajanje sanacijskih ukrepov smo uvedli stimulacijski dodatek.
Merilo za uspešno izvedbo sanacijskih ukrepov je izboljšano stanje oz. premik v pozitivno smer. Uspešne klinike/KO bodo za svoje delo nagrajeni z 1 odstotkom ali največ 2 odstotkoma dodatka za stimulacijo. Neuspešnim klinikam delovna
uspešnost ni dodeljena. Poslovni direktorji ter predstojniki se sami odločajo, kako bodo pridobljeni dodatek za stimulacijo razporedili v okviru OE.
Uspešnost poslovanja ugotavljamo mesečno, dodatek izplačujemo četrtletno.
Na podlagi 6. člena Uredbe Vlade RS o povečanem obsegu dela oziroma nadpovprečni obremenitvi zaposlenih v zdravstveni dejavnosti (Uradni list RS. št.
100/06) je Ministrstvo za zdravje UKC Ljubljana izdalo soglasja in sicer zaradi:
- pomanjkanje osebja za izvajanje operacij na odprtem srcu na KO za kirurgijo srca in ožilja, Kirurška klinika,
- pomanjkanje osebja na KIR, - EDP na Ortopedski kliniki.
- EDP na KO za abdominalno kirurgijo Kirurške klinike.
Pregled aktivnosti na področju spremljanja stroškov dela, z nosilci in roki:
Postavka Ukrep Zadolžen Rok
redno delo Novo zaposlovanje mora biti uokvirjemo v planirano število zaposlenih Varianta : zamrznitev stanja dokonca leta na stanje na dan 30.09.2007
poslovni direkor klinike, strokovni direktor klinike in GMS
stalno Vzpostavitev povezave med stroški dela študentov preko študentskega
servisa, zaposlenostjo, nadurami in odsotnostmi. poslovni direktor klinike stalno Pripravljanje, izvanjanje razporedov in evidentiranje na predpisanem
enotnem obrazcu (dosledno upoštevanje postavk Pravilnika, DEPO)
predstojnik KO in
GMS KO stalno
Uvedba fleksibilnega delovnega časa skladno z logistoko procesov. predstojnik KO in
GMS KO 31.10.07
Postavitev časovnega okvira prisotnosti delavcev MF (obstoječe %) Pravilnik 31.10.2007 Zagotovitev enakomerne in uravnotežene obremenitve vseh zaposlenih predstojnik KO in
GMS KO stalno
viški ur Poostren nadzor nad evidentiranjem viška ur kakor tudi nad odsotnostjo
(uvedba obrazca).
predstojnik KO in
GMS KO stalno
Odsotnost zaradi izobraževanja mora odobriti in potrditi predstojnik KO (posameznik se lahko izobražuje maksimalno 12 dni letno)
poslovni direktor klinike in predstojnk KO stalno nadurno delo Uravnavanje obsega nadurnega dela glede na obseg delovnega programa,
zaposlenosti, odsotnosti in storitev štud.servisa
poslovni direktor klinike in predstojnik KO stalno Učinkovita izkoriščenost (vključitev v delovni proces) specializantov,
sekundarijev in mladih raziskovalcev.
poslovni direktor klinike in predstojnik KO stalno
STROŠKI DELA
5.4.6. Aktivnosti za izboljšanje organizacije delovnih procesov, sodelovanja in komuniciranja med organizacijskimi enotami in službami UKC
Postavka Ukrep Zadolžen Rok
seje, kolegiji, sestanki, vizite in raporti sejje SPS (vodstvo SPS, predstojniki KO, ostali vabljeni strokovni direktor klinike vsakih 14 dni
strokovni kolegiji KO predstojnik KO vsakih 14
dni
kolegiji zdravstvene nege na KO gl. med. sestra KO vsakih 14
dni sestanek administracije posameznih KO
(vodja administracije in strokovni sodelavci) poslovni direktor klinike 1 x mesečno sestanek s službo za planiranje, kontroling in poslovno informiranje - SPKPI
(direktor SPS in zdadolženi v SPKPI) poslovni direktor klinike 1 x mesečno
redne dnevne vizite in raporti po KO predstojnik KO,
vodja oddelka dnevno
zapisniki pisni zapisniki vseh sej, kolegijev in sestankov vsebujejo sklepe, ki opredeljujejo aktivnosti, roke in nosilce
zapisnike prejemajo sodelujoči in odgovorni za vodenje KO oz. procesa poslovni direktor klinike promptno
arhiv vseh zapisnikov na enem mestu poslovni direktor klinike promptno
podatki in informacije natančno in enolično zajemanje podatkov na mestih nastajanja dogodkov vodstva oddelkov stalno priprava zahtevka za nabor podatkov za učinkovito vodenje
(nivoji, obdobja, elementi, z roki in prejemniki)
poslovni direktor klinike
in SPKPI do 30.09.07
PROCES VODENJA, TIMSKO DELO, INFORMIRANJE IN KOMUNIKACIJE MED ZAPOSLENIMI
Postavka Ukrep Zadolžen Rok
storitve KNM
storitve KIR racionalizira / omeji se naročanje urgentnih preiskav v KIR storitve KIKKB racionalizira / omeji se naročanje urgentnih preiskav v KIKKB
Lekarna Prilagoditev spremljanja interne realizacije spremenjenemu načinu
poslovanja OE (evidentiranje porabljenega materiala in storitev) 31.12.2007 Reševalna postaja
Oskrbovalne službe Logistika zagotavljanja učinkovite oskrbe OE UKC
(kurirje, prenos materialov, čiščena) 31.12.2007
U A S Poraba vseh materialov do višine planiranih pomočniki GK UKC stalno
Dograditev informacijskega sistema za planiranje, spremljanje poslovanja in
odločanje (MIS) 31.12.2007
Bolniška prehrana Ukinitev kuhinje na BPD
Uvedba enotnega postopka naročanja enteralne prehrane v UKC 31.10.07
Zmanjševanje števila pripravljenih obrokov s promptnim odjavnljanje H
bolnikov na OE GMS OE stalno
TVS Priprava ukrepov in navodil uporabnikom za učinkovito izrabo energetskih
virov vodja 30.09.07
Priprava ukrepov za racionaliacijo stroškov varovanja in zavarovanj vodja 30.09.07 Popis prostorov in vzpostaviev pregleda vzdržavanj osnovnih sredstev UKC vodja
Priprava plana investicijskega in tekočega vzdrževanja po OE UKC do konca
leta 2007 vodja 30.09.07
INTERNA RAZMERJA MED ORGANIZACIJSKIMI ENOTAMI UKC LJUBLJANA in DEJAVNOSTI SKUPNEGA POMENA ZA UKC
5.4.7. Realizacija sprejetih sanacijskih ukrepov
Kljub sprejetim sanacijskim ukrepom in aktivnostim za izboljšanje ekonomike poslovanja, katerih uresničevanje smo sproti spremljali in dopolnjevali, ugotavljamo, da so glavni razlogi za prekoračitve oz. odstopanja:
- preseganja delovnega programa glede na dodeljen premajhen obseg, - podcenjenost transplantacij,
- večja količinska poraba zdravil,
- več mikrobioloških preiskav kot posledica obvladovanja okužb, - nepriznavanje stopnje inflacije po UMAR-ju,
- neustrezno vrednotenje ambulantnega dela.
Nelogičnost sistema financiranja, togost ZZZS ter
ne-reagiranje na naše prošnje je rezultiralo v tem, da smo za več opravljenega dela od planiranega dobili 3,5 mio evrov manj plačila.
Poglavitni pozitivni učinki sanacijskih ukrepov so se vidno odrazili na:
- prihrankih pri nabavi – javni razpisi, popusti (4,5 milijonov evrov), - prihranki zaradi realiziranih reorganizacij in racionalizacij v
diagnostičnih in nemedicinskih dejavnosti (2 milijona evrov).