IV. PROJEKTNI MENEDŽMENT
5.1 POSTOPEK UVAJANJA SISTEMA PROJEKTNEGA VODENJA
Pri prvi stopnji uvajanja sistema projektnega vodenja ima glavno vlogo direktor podjetja, ki pozna poslovne procese, usmeritve, probleme in želi spremembe v smeri doseganja boljših poslovnih rezultatov. Če direktor sistema projektnega vodenja ne pozna, se mora z njim seznaniti s strani strokovnjaka za projektno vodenje, ki predstavi bistvene značilnosti projektnega vodenja, njegove prednosti in slabosti za podjetje. Uvajanje sistema projektnega vodenja sproži v podjetju preoblikovanje organizacijske strukture (o kateri smo že govorili).
Sledi izbor osebe, ki bo kot pomočnik direktorja za projektno vodenje skrbela za celotni sistem projektnega vodenja. V izboru lahko stori sledeče:
• Odloči za enega dosedanjih članov poslovodstva in ga dodatno obremeni (Rešitev ni optimalna! Razmislite, zakaj?).
• Izbere osebo izmed zaposlenih, za katero smatra, da ima široka strokovna znanja in je pripravljen na dodatna usposabljanja.
• Zaposli primernega strokovnjaka za projektni menedžment (lahko tudi pogodbeno, za čas uvajanja sistema).
Sledi sprejetje uradnih sklepov o uvajanju sistema projektnega vodenja v podjetje s strani poslovodstva.
Ko smo se odločili za pomočnika direktorja za projektno vodenje, določimo njegova bodoča dela in naloge, mu dodelimo primerni prostor in ga tudi tehnično opremimo.
Sledi izbor in usposabljanje bodočih vodij projektov, ki jih izbere pomočnik direktorja za projektno vodenje. Osredotoči se predvsem na njihove značajske karakteristike, intelektualne in strokovne lastnosti in njihove dosedanje rezultate. Število vodij bo odvisno od velikosti podjetja in potreb. V začetku uvajanja se odločimo za manjše število krajših in enostavnejših projektov.
uresničevanje idej in reševanje nastalih problemov ter postopke in dejanja za obvladovanje tveganj pripravljajo, izvajajo in nadzorujejo v projektni obliki, govorimo o sistemu projektnega vodenja.
Medtem ko se bodoči projektni menedžerji usposabljajo, pomočnik direktorja za projektno vodenje pripravi dokumente, s katerimi bomo določili delovanje sistema. Trije najpomembnejši dokumenti so:
1. Poslovnik o projektnem vodenju.
2. Osnutek osnovne projektne dokumentacije in
3. Pravilnik o stimulaciji vodij in članov projektnih timov.
Pri uvajanju sistema projektnega vodenja se lahko soočimo tudi s problemi kot so:
• Nekorektno informiranje in potenciranje negativnosti ter odklonilna stališča že v začetku uvajanja.
• Laični “strokovnjaki” – neprimerni izbor pomočnika direktorja za projektno vodenje.
• Dolgotrajnost postopka – do prvih rezultatov preteče daljši čas, kar mnoge direktorje odvrne od nadaljevanja uvajanja.
• Napačna izbira bodočih vodij.
• Preobremenjenost sodelavcev in članov projektnih timov in drugi problemi.
Ko smo z zaključevanjem prvih projektov dosegli prve pozitivne rezultate, se bomo v nadaljevanju lotili tudi obsežnejših projektov in temu primerno prilagajali tudi sistem projektnega vodenja. Pri tem bomo skrbeli za stalno izobraževanje in usposabljanje ter prenos dosedanje projektne prakse med zaposlene.
6 DELO V SISTEMU PROJEKTNEGA VODENJA
Avtorji različno predstavljajo strukturo faz posameznega projektnega cikla. Predstavili bomo v praksi preizkušen proces, ki v bistvu upošteva vse faze, dopolnjuje pa jih s standardiziranimi obrazci za uvajanje (več o uvajanju v Golob, 2002, 113–154).
Celoten proces je sestavljen iz:
1. Priprave projekta – ideja, predstavitev osnovne zamisli, priprava osnovne projektna dokumentacije, predstavitev osnovne projektne dokumentacije,priprava natančnejše finančne konstrukcije, obravnava končnega predloga projekta na poslovodstvu, zaključek priprave projekta.
2. Izvedbe projekta – spremljanje in nadzor izvedbe projekta, poročanje vodje projekta, mesečna poročila pomočnika direktorja za projektno vodenje, zaključno poročilo, projektna praksa.
3. Spremljanja učinkov projekta – doseženi učinki in stimulacija, zaključek projekta.
Pri uvajanju projektov lahko pride do določenih problemov, na katere moramo biti pripravljeni in jih sproti razreševati.
ZAKLJUČEK ČETRTEGA POGLAVJA
Najpomembnejši pogoj za uspešno poslovanje podjetij je nenehno uvajanje sprememb, zato podjetje, ki preneha spremljati rezultate svetovnega razvoja ali izkoriščati lastne razvojne potenciale, na globalnem tržišču nima perspektive. Izboljšav se torej moramo lotevati vsakodnevno. Najboljša metoda za obvladovanje sprememb pa je projektno vodenje, predvsem zaradi naslednjih štirih značilnosti (Golob, 2002, 154):
1. Z natančno pripravo projekta skrajšamo čas izvedbe in se izognemo problemom in težavam.
2. Planiranje izvedb projektov omogoča, da spoznamo in določamo prihodnost podjetja.
3. Z natančnim definiranjem virov projekta zagotavljamo njegovo racionalizacijo dela ter povečamo učinkovitost projekta.
4. Projektno vodenje temelji na osebni odgovornosti vsakega posameznega udeleženca, s čimer izboljšujemo poslovno kulturo zaposlenih in podjetja v celoti.
Vprašanja za razmislek in preverjanje znanja
Pojasnite osnovna spoznanja o projektnem menedžmentu.
Vrste projektov – na kratko jih opredelite.
Kakšen je pomen osnovne projektne dokumentacije in katere elemente vsebuje.
Pojasnite bistvo tabele faz in nalog.
Pojasnite oblike projektne organizacijske strukture.
Kakšna je vloga in obveznosti pomočnika direktorja za projektno vodenja.
Kdo sestavlja trikotnik vplivnih pri projektu in kakšne so njihove naloge.
Pojasnite vlogo terminskega plana.
Pojasnite tabelo tveganj.
Pojasnite stroške in učinke projekta.
Kako poteka uvajanje sistema projektnega vodenja v podjetje.
Pojasnite dela v sistemu projektnega vodenja.
UPORABLJENA LITERATURA IN VIRI
Angelovski, B. Trženje in komercialno poslovanje (zapiski predavanj). Maribor: Prometna šola Maribor – Višja prometna šola, 2003.
Državni proračun R Slovenije (online) (citirano 7. 02. 2009), dostopno na naslovu:
http://www.mf.gov.si/slov/proracun/sprejet_proracun/2009/SP09_SPL.pdf
Glas, M. in Pšeničny, V.. Podjetništvo – izziv za 21. stoletje. Ljubljana: Gea College, 2000.
Glas, M., Ekonomija, Ljubljana: DZS, 2000.
Golob, R., Direktor se odloči, Ljubljana: GV Založba, 2002.
Hauc, dr. A., Projektni management, Ljubljana: GV Založba, 2002.
Hočevar, M. Kalkulacija stroškov kamionskega (tovornega) prometa. Ljubljana: Ekonomska fakulteta v Ljubljani, 2008. Dostopno na naslovu: http://ww.mzp.gov.si/ (7.1.2009)
Kodrin, L. Trženje storitev, Celje: Visoka komercialna šola, 2008.
Kotler, P. Marketing management: Trženjsko upravljanje, Ljubljana: Slovenska knjiga, 1998.
Kotler, P. Management trženja, Posušje: Mate, Ljubljana, GV založba, 2004.
Križman, A., Ekonomika za prometne tehnike, zapiski predavanj, Maribor: Prometna šola Maribor, 2003.
Križman, A. Ekonomika in management podjetja, Maribor: Višja prometna šola, 2005.
Logožar, mag. K., Zapiski predavanj pri predmetu Gospodarjenje v poslovni logistiki, Maribor: Univerza v Mariboru, EPF, 1999
Marolt, J., Gomišček, B., Management kakovosti, Kranj: Moderna organizacija, 2005 Melavc, D. Kako gospodariti, Kranj: Moderna organizacija, 2000.
Možina, S. in ostali, Management – nova znanja za uspeh, Radovljica: Didakta, 2002.
Oblak, H. in Mulej, M. Organiziranje poslovanja prometnih podjetij, Maribor: Univerza v Mariboru, Društvo za poslovno logistiko, 1998.
Ogorelc, A. Logistika – Organiziranje in upravljanje logističnih procesov, Maribor: Univerza v Mariboru, EPF, 1995.
Postma, P. Nova doba trženja. Ljubljana: GV Založba, 2001.
Potočnik, V. Kalkulacije in DDV, Ljubljana: GV Založba, 1995.
Rajter, M. Priročnik za izdelavo poslovnega načrta. Maribor: BMR, 2007.
Rajter, M. Priložnost, izziv ali nujna poslovna odločitev?: Internacionalizacija poslovanja malih in srednje velikih podjetij. Obrtnik, let. 37, št. 1, 2008, 80–81.
Rajter, M. Rast podjetja: najzahtevnejša faza v delovanju podjetja. Obrtnik, let. 37, 2008a, št.
4, 73.
Rebernik, M., Ekonomika podjetja, Ljubljana: GV Založba, 1995
Slovenski računovodski standardi, 2001, Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo, 2001.
Smilor, R. W. in Kuhn, R. L.. Corporate creativity: robust companies and the entrepreneurial spirit. New York: Praeger, 1984.
Tavčar, I. Trženje v prometu, Univerza v Ljubljani, 1996
Tajnikar, M. Tvegano poslovanje: knjiga o rastočih poslih in gazelah. Ljubljana: Gea College, 1997.
Turk, I. Uvod v ekonomiko gospodarske družbe, Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo, 1997.
Projekt Impletum
Uvajanje novih izobraževalnih programov na področju višjega strokovnega izobraževanja v obdobju 2008 11
Konzorcijski partnerji:
Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada ter Ministrstvo RS za šolstvo in šport.
Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007
prioritete ‘Razvoj človeških virov in vseživljenjskega učenja’ in prednostne usmeritve ‘Izboljšanje kakovosti in učinkovitosti sistemov izobraževanja in usposabljanja’.
Uvajanje novih izobraževalnih programov na področju višjega strokovnega izobraževanja v obdobju 2008
Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada ter Ministrstvo RS za šolstvo in šport.
Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007
človeških virov in vseživljenjskega učenja’ in prednostne usmeritve ‘Izboljšanje kakovosti in učinkovitosti sistemov izobraževanja in usposabljanja’.
Uvajanje novih izobraževalnih programov na področju višjega strokovnega izobraževanja v obdobju 2008–
Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada ter Ministrstvo RS za šolstvo in šport.
Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007–2013, razvojne človeških virov in vseživljenjskega učenja’ in prednostne usmeritve ‘Izboljšanje kakovosti in