2 Management projektov
2.3 Projektne strukture organiziranosti
Marchewka (2006, 84) meni, da ni enostavnega odgovora na vprašanje, katera projektna struktura organiziranosti je najboljša. Na to vplivajo različni faktorji, kot so izdelki in storitve organizacije, družbeno okolje in kultura v organizaciji. Z vidika projektov je funkcijska struktura organiziranosti primerna takrat, kadar imamo v organizacijah malo internih projektov. Po drugi strani je projektna struktura organiziranosti primerna takrat, ko imamo v organizacijah veliko število zunanjih projektov. Matrična struktura organiziranosti pa je primerna zlasti tedaj, kadar imamo v organizaciji projekte, ki zahtevajo visoko stopnjo vključenosti več različnih funkcij znotraj posamezne organizacije.
V Project Management Institute (2004, 28-32) ugotavljajo, da strukture organiziranosti bistveno vplivajo na management projektov. Tabela 2.1 prikazuje glavne značilnosti struktur organiziranosti oziroma njihov vpliv na management projektov.
Tabela 2.1 Vpliv strukture organiziranosti na management projektov Struktura organiziranosti
Matrična Značilnosti
projekta Funkcijska
Šibka Uravnotežena Močna Projektna Pooblastila
nikakršna Omejena Nizka do zmerna
manager Kombinirano Manager projekta
Vir: Project Management Institute 2004, 28
Funkcijska struktura organiziranosti je prikazana na sliki 2.4. V njej ima vsak zaposleni jasno določenega nadrejenega. Zaposleni so organizirani v okviru poslovnih funkcij, kot so na primer razvoj, tehnologija, trženje, finance in podobno. V organizacijah s to strukturo organiziranosti izvajajo projekte, vendar je njihov obseg ponavadi omejen z mejami funkcije. Če se v funkcijski organizacijski enoti, ki izvaja projekt, pojavi potreba po znanjih ali storitvah drugih funkcijskih enot, tok informacij poteka navzgor oziroma navzdol po organizacijski ukazovalni hierarhiji. To pomeni, da koordiniranje projekta poteka na ravni funkcijskih managerjev organizacije.
Slika 2.4 Funkcijska struktura organiziranosti
Direktor
Funkcijski manager
Funkcijski manager Funkcijski
manager
Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni Zaposleni Koordiniranje
projekta
(Sivi pravokotnik pomeni, da zaposleni sodeluje v projektu.)
Vir: Project Management Institute 2004, 29
Na drugi strani je čista projektna struktura organiziranosti, ki je prikazana na sliki 2.5. Člani tima so pogosto zbrani na isti lokaciji. Večina organizacijskih virov je vključenih v projekt. Manager projekta ima velik delež neodvisnosti in pooblastil. Čista projektna struktura organiziranosti ima pogosto tudi druge organizacijske enote, ki pa so podrejene neposredno managerju projekta oziroma mu zagotavljajo podporne procese za več različnih projektov.
Slika 2.5 Čista projektna struktura organiziranosti
Direktor
Manager projekta
Manager projekta Manager
projekta
Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni Zaposleni Koordiniranje
projekta
(Sivi pravokotnik pomeni, da zaposleni sodeluje v projektu.)
Vir: Project Management Institute 2004, 29
Poleg funkcijske strukture organiziranosti in čiste projektne strukture organiziranosti poznamo tudi matrične strukture organiziranosti, ki so mešanica značilnosti predhodno omenjenih. Šibke matrične strukture organiziranosti, prikazane na sliki 2.6, kažejo in združujejo mnoge značilnosti funkcijske strukture organiziranosti.
Manager projekta je tako bolj v vlogi koordinatorja ali pospeševalca izvajanja aktivnosti. Na podoben način imajo močne matrične strukture organiziranosti, ki so prikazane na sliki 2.7, mnogo značilnosti čiste projektne strukture organiziranosti.
Lahko imajo managerje projektov zaposlene za poln delovni čas in za polni delovni čas zaposleno tudi administrativno osebje. Uravnotežena matrična struktura organiziranosti, ki je prikazana na sliki 2.8, priznava potrebo po managerju projekta, vendar mu obenem ne priznava polnih pooblastil nad projektom in njegovim proračunom.
Slika 2.6 Šibka matrična struktura organiziranosti (Sivi pravokotnik pomeni, da zaposleni sodeluje v projektu.)
Vir: Project Management Institute 2004, 30
Slika 2.7 Močna matrična struktura organiziranosti
Direktor (Sivi pravokotnik pomeni, da zaposleni sodeluje v projektu.)
Manager vseh
Vir: Project Management Institute 2004, 31
Slika 2.8 Uravnotežena matrična struktura organiziranosti Direktor
Funkcijski manager
Funkcijski manager Funkcijski
manager
Zaposleni
Zaposleni
Manager projekta
Zaposleni
Zaposleni Zaposleni
Zaposleni
Zaposleni Zaposleni
Koordiniranje projekta (Sivi pravokotnik pomeni, da zaposleni sodeluje v projektu.)
Vir: Project Management Institute 2004, 30
Najmodernejše, kombinirane strukture organiziranosti vključujejo vse navedene strukture na različnih ravneh in v različnem obsegu, kar prikazuje slika 2.9. Tudi čista funkcijska struktura organiziranosti lahko oblikuje poseben projektni tim, da obvladuje samostojen projekt. Takšen tim ima značilnosti projektnega tima v čisti projektni strukturi organiziranosti. Vključuje lahko osebje za poln delovni čas iz različnih funkcijskih organizacijskih enot, lahko pripravi lasten nabor postopkov poslovanja in lahko deluje zunaj standardne formalizirane strukture organiziranosti.
Slika 2.9 Kombinirana struktura organiziranosti (Sivi pravokotnik pomeni, da zaposleni sodeluje v projektu.)
Manager vseh
Vir: Project Management Institute 2004, 31
Poleg predstavljenih struktur organiziranosti je potrebno omeniti tudi posebno organizacijsko enoto za management projektov. V praksi velikokrat naletimo na termin projektna pisarna. V Project Management Institute (2004, 32) opredeljujejo projektno pisarno kot organizacijsko enoto, v kateri centraliziramo in koordiniramo management projektov. Območje funkcije projektne pisarne v organizaciji sega od svetovalnega vpliva, omejenega s priporočili konkretnih smernic in postopkov v posameznem projektu, do formalne podelitve pooblastil izvršilnega managementa. V primeru pooblastil izvršilnega managementa lahko projektna pisarna delegira pooblastila posameznemu managerju projekta. Manager projekta bo imel administrativno podporo v projektni pisarni, v njemu podrejenem osebju ali v skupnem osebju, ki si ga delijo različni projekti in projektna pisarna. Člani projektnega tima so lahko neposredno razporejeni v projekt, lahko je to skupno osebje, ki si ga deli več projektov, ali pa so v celoti pod pristojnostjo projektne pisarne. Projektno pisarno je možno umestiti v katerokoli strukturo organiziranosti, tudi v funkcijsko strukturo organiziranosti.
Najpogosteje pa jo najdemo v organizacijah s čisto projektno strukturo organiziranosti.
Crawford in Cabanis-Brewinova (2004, 7) o projektni pisarni pravita, da je ta pozitivna rešitev za managerje projektov in člane projektnih timov. V projektnih pisarnah se namreč usmerjajo predvsem k usposabljanju, k nagrajevanju in h kariernim usmeritvam strokovnjakov s področja managementa projektov. Poleg tega pomagajo
tudi pri preoblikovanju sposobnosti posameznikov, da ti bolje managerirajo projekte in portfelje ter da bolje udejanjajo postavljene strategije.
Englund, Graham in Dinsmore (2003, 38-40) pa pravijo, da projektna pisarna povečuje sposobnosti organizacij, da v teh uspešno izvajajo projekte. S tem posredno vplivajo na maksimiranje koristi, ki jih prinašajo proizvodi projektov. To pomeni, da projektna pisarna s svojim vplivom na razvoj praks na področju managementa projektov pomembno prispeva h kreiranju nove vrednosti za celotno organizacijo.
Poleg različnih struktur organiziranosti, ki predstavljajo raven celotne organiziranosti, je potrebno v zvezi s projektnimi strukturami organiziranosti osvetliti tudi raven posameznih projektov. V Project Management Institute (2004, 24-26) pravijo, da so udeleženci projekta tako posamezniki in organizacije, ki so aktivno vključeni v projekt, kot tudi posamezniki in organizacije, katerih interesi so lahko zaradi izvedbe ali končanja projekta ogroženi. Ti lahko tudi vplivajo na cilje projekta in njegove izide. Na sliki 2.10 je prikazano načelo organiziranosti projekta in soodvisnost med nekaterimi udeleženci. Ko udeleženci sodelujejo v projektu, je njihov obseg odgovornosti in pooblastil različen, ter se med potekom življenjskega cikla projekta lahko tudi spreminja. Ključni udeleženci vsakega projekta naj bi tako bili:
− sponzor projekta – oseba ali skupina, ki zagotavlja finančne vire za projekt;
− manager projekta – oseba, ki managerira projekt;
− uporabnik, kupec, odjemalec – oseba ali organizacija, ki bo uporabljala izid projekta;
− izvajalska organizacija – organizacija, v kateri so zaposleni najbolj neposredno vključeni v projekt;
− člani projektnega tima – skupina, ki izvaja delo pri projektu;
− vodstveni tim projekta – člani projektnega tima, ki so najbolj neposredno vključeni v aktivnosti managementa projekta;
− vplivniki – ljudje ali skupine, ki niso neposredno povezani s pridobivanjem ali uporabo izida projekta, toda glede na posamezen položaj v odjemalski ali izvajalski organizaciji lahko pozitivno ali negativno vplivajo na potek projekta;
− projektna pisarna – organizacijska enota za podporo managementa projektov če v izvajalski organizaciji ta obstaja.
Slika 2.10 Projekt in udeleženci projekta
Udeleženci projekta Projektni tim Vodstveni tim
projekta Manager projekta Sponzor projekta Projekt
Vir: Project Management Institute 2004, 25