2 TEORETIČNI DEL
2.5 Sestavni deli uradnega dopisa
V uradnih dopisih, kot so zahvala, opravičilo, vabilo in obvestilo, razodevamo svojo jezikovno in splošno kulturo, zato moramo paziti na jezikovno pravilnost, vljudnost in estetskost zapisa (Križaj, Bešter Turk, Končina, Bavdek in Poznanovič, 2019). Uporabljati moramo zborni jezik, značilno obliko in zgradbo (Križaj, Bešter Turk, Končina, Bavdek, Poznanovič, Ambrož in Židan, 2019). Pedagoški delavci zavzemajo vlogo uradne osebe, saj opravljajo določeno delo, skladno s splošnimi pravili, pravilniki in pravili službe, torej so uradne osebe (Pavlin, 2010).
Naslovnika, to so v primeru vrtca največkrat starši, mora pedagoški delavec v besedilu vikati.
Uporabljati mora predpisan uradni začetek in zaključek, ki vsebuje ime in priimek s strokovnim nazivom in podpisom (Križaj idr., 2019). Zunanja oblika uradnega dopisa je šablonska, kar pomeni, da mora vsebovati vse podatke uradnega besedila (Skaza, 2010). Sestavni deli uradnega dopisa so: naslov sporočevalca, kraj in datum, naslov naslovnika, naslov dopisa oz. ime besedilne vrste, vsebina dopisa, pozdrav, podpis in priloge (Križaj idr., 2019). Tudi M. Pavlin (2010) za sestavo uradnega dopisa določa naslov sporočevalca in naslovnika, kraj in datum, naslov besedilne vrste, vsebino dopisa, pozdrav, podpis in priloge. Skaza (2010) dodaja datiranje s podpisom uradne osebe po vsebini in pred prilogo. V nadaljevanju se bomo osredinili na obliko, ki jo navajajo avtorji v učbeniku za slovenski jezik (Križaj idr., 2019).
PODATKI O POŠILJATELJU
Shema 1: Zgradba uradnega dopisa (Križaj idr., 2019)
V zgornjem levem delu pošiljatelj navede svoje podatke, ki morajo vsebovati: ime in priimek, ulico in hišno številko, številko in naziv pošte. Lahko navedemo tudi telefonsko številko in elektronski naslov (Križaj idr., 2019). Vsak sklop podatkov mora biti zapisan v svoji vrstici (Pavlin, 2010).
V isti vrsti kot navedemo poštno številko in pošto na desni strani, zapišemo kraj in datum (Križaj idr., 2019). Najprej navedemo kraj in nato datum, zapis med podatkoma ločimo z vejico (Skaza, 2010). Pri zapisovanju datuma moramo biti pozorni, da za obema pikama naredimo presledek, pri deseticah pa ne zapišemo sprednje ničle, npr. 14. 5. 2021 (Petek, 2020). M. Pavlin (2010) navaja, da datume vedno zapišemo s številkami in ne z besedo. Vendar novejša literatura (Dobrovoljc, 2020) opozarja, da je mogoča tudi uporaba zapisa meseca z besedo, npr. 14. maj 2021.
V novi vrstici sledi navedba podatkov naslovnika, pri katerih navedemo podatke kot pri sporočevalcu, le da izpustimo telefonsko številko in elektronski naslov (Križaj idr., 2019).
Pedagoški delavci v vrtcu ob tvorjenju obvestil in vabil nagovarjajo vse starše v skupini, zato ta del izpustijo, razen če je besedilo namenjeno točno določenemu naslovniku.
Pod naslovnikovimi podatki sledi naslov oz. ime besedilne vrste. Lahko uporabimo rubriko
»Zadeva:« (Križaj idr., 2019). Sledi nagovor naslovnika (Pavlin, 2010), pri čemer moramo biti pozorni, da ne uporabimo nagovora še enkrat, če smo ga že pri navedbi naslovnikovih podatkov (Križaj idr., 2019). Kadar začnemo besedilo z nagovorom, npr. Spoštovani, za tem postavimo vejico ali klicaj. Če uporabimo klicaj, vsebino v novi vrstici začnemo z veliko začetnico. Kadar uporabimo vejico, besedilo v novi vrstici nadaljujemo z malo začetnico, saj gre za nekončno ločilo (Petek, 2020).
Vsebina uradnega besedila, ki ga tvori pedagoški delavec, mora biti zapisana v prvoosebni glagolski obliki, saj vabi oz. obvešča starše v svojem imenu (Križaj idr., 2019). Enogovorna besedila so sestavljena iz več povedi, za katere je značilno: da so povedi medsebojno logično povezane, da vsaka poved vsebuje kakšen podatek iz prejšnje, da se poved začne z znanim podatkom iz prejšnje povedi in konča z novim (Jesenovec in Lenardič, 2016). Vsebina je vedno odvisna od namena sporočanja, pri čemer moramo biti pozorni, da zapišemo vse ključne informacije za razumevanje besedila našemu naslovniku (Pavlin, 2010). Začnemo z navedbo razloga pisanja, nadaljujemo s konkretnimi informacijami in z utemeljitvami, na koncu povzamemo vsebino (Gomboc, 2020).
Uradni dopis končamo z uradnim pozdravom, ki ga lahko tvorimo kot stavek ali preprost pozdrav (Križaj idr., 2019). Kadar dopis začnemo z nagovorom, npr. Spoštovani, je smiselno končati z Lep pozdrav in ne S Spoštovanjem, saj se s tem izognemo ponavljanju. Če se odločimo za takšen pozdrav, na koncu ne uporabimo ločila, saj gre za nestavčno obliko, v primeru uporabe stavčne oblike pa je končno ločilo nujno (npr. Lep dan želim.) (Petek, 2020).
Na koncu uradnega dopisa se v desnem spodnjem kotu podpišemo z imenom in s priimkom ter z nazivom, če ga imamo (Križaj idr., 2019). Če vsebina tako določa, lahko besedilu dodamo še priloge, ki jih ustrezno poimenujemo (Pavlin, 2010).
Besedilni vrsti, s katerima se vzgojitelj v praksi največkrat sreča, sta vabilo in obvestilo, zato se bomo v nadaljevanju osredinili na zgradbo zapisanih neumetnostnih, objektivnih, uradnih ter javnih besedil (Križaj idr., 2018).
2.5.1 Uradno vabilo
Pozivno besedilo, ki nastane z določenim namenom in v okoliščinah, imenujemo vabilo. Ločimo zasebno, uradno in javno (Skaza, 2010). Kot tudi vsa druga besedila je vabilo, ki ga tvori pedagoški delavec, zasebno in uradno. V uradnem vabilu sporočevalec vabi v imenu ustanove (Gomboc, 2020). V primeru vzgojitelja kot sporočevalca in staršev kot naslovnikov gre za uradno vabilo, ker je sporočevalec pooblaščena oseba uradne ustanove, naslovnik pa manjša skupina, v tem primeru so to starši. Vabilo ima predpisano pisno obliko, ki jo je treba upoštevati. Podatki o sporočevalcu morajo biti v levem zgornjem kotu, naslovnikovi podatki pod njimi, datum v desnem kotu zgoraj. Sledijo naslov besedila, nagovor ter vsebina, pri kateri moramo zajeti namen, čas in kraj dogodka. Vabilo končamo s pozdravom in podpisom sporočevalca (Križaj idr., 2019). Jezik mora biti knjižni, besedilo moramo napisati v prvi osebi množine, naslovnika vikamo (Skaza, 2010).
Besedilo, s katerim koga vabimo na dogodek, je vabilo. Uradno vabilo je vedno pisno, upoštevati moramo pravila uradovalnega jezika (Pavlin, 2010). Vabilo mora biti pravilno tvorjeno, vsebovati mora podatek o vrsti prireditve oz. dogodka, kraju dogajanja in času, ob kateri uri, če pišemo vabilo na roditeljski sestanek, mora biti predviden dnevni red (Gomboc, 2020).
2.5.2 Uradno obvestilo
V zasebnem in javnem življenju so obvestila zelo pogosta (Križaj idr., 2018). Tudi vzgojitelji v vrtcu vsaj tedensko tvorijo obveščevalna besedila. To so tista, ki jih tvorimo z namenom, da naslovnika naznanimo, da se bo nekaj zgodilo (Križaj idr., 2018). Kratko sporočilo, ki nas s čim seznanja, je obvestilo (Pavlin, 2010). Tvorimo ga kot druga uradna besedila in vključimo vse sestavne dele uradnega dopisa (Križaj idr., 2019). Obvestilo mora vsebovati: kdo in koga obvešča, o čem ga obvešča, kdaj in kje bo dogodek potekal ter druge ključne informacije, ki so pomembne za vsebino, ki jo želimo sporočiti (Križaj idr., 2018). Besedilo mora vsebovati besedno zvezo obveščamo vas. Paziti moramo, da so podatki točni in natančni (Pavlin, 2010). V obveščevalnem besedilu, obvestilu, moramo glagole zapisovati v prihodnjiku ali dovršnem sedanjiku (Križaj idr., 2018).