3 MEDOSEBNO IN POSLOVNO KOMUNICIRANJE
3.3 V RSTE POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA – POSLOVNI RAZGOVOR
3.3.3 Poslovni sestanek
Sestanek je srečanje določene skupine ljudi z določenim ciljem. Na sestanku se o določenih stvareh pogovarja, razpravlja, dogovarja in tudi sklepa. Sestanek je zbor dveh ali več ljudi, ki imajo skupne cilje in je govorno komuniciranje temeljni način za dosego cilja.
Poznamo dve vrsti sestankov, in sicer
1. informativni sestanki so namenjeni posredovanju informacij vsem udeležencem (vodjem oddelkov, zaposlenim v istem oddelku, članom določenega projektnega tima ...). Cilji informativnega sestanka so lahko (Tavčar, 1995, 47):
- seznanjanje z novimi usmeritvami, postopki, metodami, urejenostjo podjetja, predstavljanje izdelkov, predstavljanje zamisli in predlogov;
- seznanjanje s potekom načrtov, podvigov, projektov s poročili o delovanju enot, delovnih skupin itd.;
- usklajevanje nalog delovnih skupin, oddelkov itd.;
- seznanjanje z novimi in posebnimi znanji ter veščinami – seminarji, posvetovanja, krajša izobraževanja itd.
Vodja informativnega sestanka ima naslednje naloge:
- zagotavlja gradiva, prostore in potek sestanka;
- vodi priprave, oblikuje dnevni red in poskrbi, da so vabila pravočasno odposlana;
- usmerja, vodi in moderira potek sestanka;
- skrbi o vsebini razgovorov in jih primerno usmerja, skrajšuje ter koordinira;
- skrbi za časovni potek sestanka;
- poskrbi, da je o sestanku voden zapisnik;
- udeležence sestanka seznanja z ugotovitvami in zaključki;
2. sestanki za urejanje zadev in snovanje novih misli (tedenski kolegij direktorjev, sestanek projektne skupine, sestanek skupine za pripravo določenega dogodka. Cilji urejevalnih sestankov so (Tavčar, 1995, 48):
- opredeljevanje in analiziranje zadev – prednosti, slabosti, priložnosti, nevarnosti;
- snovanje skupnih usmeritev, konceptov, pravil delovanja, možnih rešitev za urejanje zadev, delitev dela in snovanje novih možnosti, usmeritev, pristopov;
- usklajevanje stališč, obvladovanje nasprotij, pogajanja, sprejemanje skupnih odločitev.
Vodja sestanka za urejanje zadev ima naslednje naloge:
- vodi organizacijske in vsebinske priprave za sestanek;
- skrbno izbira udeležence, ki bodo ustvarjalno in prizadevno sodelovali na sestanku;
- zagotavlja gradiva, prostore in potek sestanka;
- vodi priprave, oblikuje dnevni red in poskrbi, da so vabila pravočasno odposlana;
- spodbuja sodelovanje, razpravo, skrbi za »rdečo nit« sestanka, zagotavlja primeren potek za doseganje ciljev;
- usmerja, vodi in moderira potek sestanka;
- skrbi o vsebini razgovorov in jih primerno usmerja, skrajšuje ter koordinira;
- skrbi za časovni potek sestanka;
- združuje stališča, zamisli, pomaga oblikovati soglasne sklepe sestanka;
- poskrbi, da je o sestanku voden zapisnik;
- udeležence sestanka seznanja z ugotovitvami in zaključki.
Najbolj značilni koraki v poteku sestanka so (Tavčar et al., 1998, 151):
- priprave na sestanek (odločitev glede koristi in stroškov):
- snovanje sestanka in začetek (smoter in cilji sestanka; udeleženci, kraj, prostor in oprema, sedežni red, čas, dnevni red);
- spodbujanje udeležencev k sodelovanju (vedenje udeležencev, vloge v skupinah, vodenje);
- usmerjanje poteka sestanka in razprav (mnenja udeležencev, snovanje in iskanje alternativ, spodbujanje ...);
- obvladovanje sestanka, zlasti težav (spori in zapleti);
- konec sestanka, sklepi, izvajanje dogovorov.
Deset priporočil in napotkov za vodenje sestankov - Določi za vsak sestanek jasen smoter in cilje.
- Pravočasno razpošlji dnevni red in vabila.
- Osebno se dobro pripravi na sestanek.
- Izberi primeren prostor za sestanek, poskrbi za razpored in opremo.
- Trdno se drži dnevnega reda.
- Podpri informiranje, razpravo in snovanje z vizualnimi pripomočki.
- Skrbno odmeri, kdaj in koliko časa boš govoril.
- Uporabljaj znanja in veščine vseh udeležencev.
- Obvladuj preveč zgovorne in preveč vase zaverovane udeležence.
- Na sestanku preudarno gospodari s časom.
Deset svaril glede priprave in izvedbe sestanka
- Ne skliči sestanka, niti »rednega« ne, če ni zares potreben.
- Ne vabi na sestanke ljudi, ki jih tam nihče ne pogreša.
- Ne sprejmi vabila na sestanek, če za udeležbo nimaš dobrih razlogov.
- Ne čakaj na zamudnike, če zato ni prav posebnih razlogov.
- Ne pusti, da bi tvoji občutki do udeležencev vplivali na potek sestanka.
- Nikar ne skušaj biti ustvarjalen in kritičen v eni sapi.
- Ne dopuščaj vzporednih razprav na sestankih in se sam ne vpletaj vanje.
- Ne poskušaj uveljaviti odločitev, dokler udeleženci o njej niso dovolj razpravljali.
- Ne polemiziraj neposredno z drugimi udeleženci: govori vselej vodji sestanka.
- Če vodiš sestanek, pojasni svoje poglede samo, če je to bistveno potrebno.
Sestanki se vedno sklicujejo z določenim namenom. Dolžnost udeležencev je, da pomagajo doseči cilj in izpolniti namen vsakega sestanka. Vsi udeleženci sestanka so na neki način soodgovorni, da sestanek uspe. Zato morajo udeleženci sestanka (Žmitek, 2002, 68):
- biti na sestanek pripravljeni;
- med seboj strokovno, tehtno in argumentirano sodelovati;
- se osredotočiti na teme sestankov;
- pomniti oz. poznati informacije in dogovore s sestankov ter jih upoštevati;
- brati zapisnike;
- upoštevati voditelja in sklepe;
- izpolnjevati dogovore sestankov;
- poznati poslovni bonton in protokol ter se po njem ravnati;
- biti dostojni;
- razumeti svojo vlogo na sestankih, biti verodostojni, temeljiti na pravih podatkih in ne zavajati;
- v naprej pridobiti informacije, ki jih potrebujejo, da opravijo svojo vlogo na sestanku;
- biti točni;
- se pravočasno opravičiti, če se sestanka ne morejo udeležiti;
- sporočiti zamudo, če do nje pride zaradi zares nujnih razlogov;
- v naprej najaviti predčasen odhod.
Poleg naštetih dolžnosti imajo udeleženci sestanka tudi pravice (Žmitek, 2002, 70):
- da so v naprej poučeni o namenu in vsebini sestanka ter o svoji vlogi na njem;
- pričakovati spoštljiv odnos voditelja in drugih udeležencev;
- da lahko na primeren način izražajo svoja stališča;
- da pridejo do potrebnih informacij za pripravo sestanka;
- da dobijo povratne informacije o rezultatih oz. posledicah dogovorov;
- da prejmejo vabilo dovolj zgodaj, da se lahko na sestanek ustrezno pripravijo;
- da imajo možnost uskladitve termina glede na druge obveznosti;
- da vplivajo na kraj in predvideno trajanje sestanka;
- da zapustijo sestanek, če traja dalj, kot je bilo predvideno.
Po končanem sestanku se dober vodja vselej zamisli in poskuša oceniti vsebino ter cilje in zaključke sestanka. Kajti namen ocenjevanja je pogoj za izboljšanje.
Dvajset vprašanj za ocenjevanje sestanka
- Za sestanek so udeleženci pravočasno prejeli vabilo z dnevnim redom.
- Udeleženci so lahko sodelovali pri snovanju dnevnega reda.
- Udeleženci so dovolj zgodaj prejeli obvestilo o času in kraju sestanka.
- Sestanek je bil v primernem in dovolj udobnem prostoru.
- Sestanek se je začel ob dogovorjenem času.
- V naprej je bilo odločeno, do kdaj bo sestanek trajal.
- Vodja je skrbel, da je sestanek potekal po časovnem sporedu.
- Vsak izmed udeležencev je imel priložnost, da pove svoje mnenje.
- Udeleženci so se med seboj pozorno poslušali.
- Vodja je med potekom sestanka skrbel za vmesne povzetke.
- Noben izmed udeležencev ni skušal prevladati v razpravi.
- Vsak izmed udeležencev sestanka je lahko vplival na odločitve.
- Sestanek se je končal s povzetkom dosežkov.
- Sestanke, kakršen je bil ta, udeleženci občasno ocenjujejo.
- Udeleženci so zagotovo uresničili na sestanku sprejete dogovore.
- Po sestanku je vsak izmed udeležencev dobil povzetek ugotovitev in sklepe.
- Vodja sestanka je zasledoval, kako udeleženci izvajajo dogovore s sestanka.
- Na sestanku so sodelovali primerni in potrebni sodelavci.
- Proces snovanja odločitev je bil primeren za število udeležencev.
- Tehnična oprema, potrebna za sestanek, je bila zadostna in je delovala.