Uspešna organizacija je tista, ki dela »prave stvari«, učinkovita pa dela »stvari prav«.
To je zelo enostavno povedati, izvajati v praksi pa je težka naloga. Vendar, če želijo organizacije delovati na dolgi rok, se morajo temu približevati. Zanje pa je ta pot še težja, če pomislimo na nenehne spremembe na globalnem trgu. Spremembe so bile že v preteklosti, vendar ne tako hitre. Pomislite, kako se vedno hitreje pojavljajo novi modeli avtomobilov, telefonov, računalnikov (razmislite, kaj še). Tem spremembam morajo organizacije slediti.
»In vendar se spreminja«, bi lahko parafrazirali Galileja.
Prilagoditev globalnim spremembam je pogoj preživetja. Spremembe niso le hitrejše, kompleksnejše, bolj turbulentne in bolj nepredvidljive. So nova realnost, ki zahteva popolnoma nov pogled na svet. Kakor ne moremo ukiniti noči, če se bojimo mraka, tako ne moremo negirati napredka, če se bojimo sprememb. Spremembe pomenijo nenehne izzive, ki preizkušajo celotne narode, organizacije in posameznike. Zato se mora renesansa (preporod) naše civilizacije začeti v naših glavah. Četudi vsak normalen pripadnik človeške vrste misli, da je center univerzuma in je prav zato ujet v lastne stereotipe o sebi in svetu, nas nenehno spreminjanje naše okolice sili v popolnoma drug stil razmišljanja, delovanja in obnašanja.
Razviti in sprejeti moramo popolnoma nove in primernejše tehnike, orodja in kulturne paradigme. Stanja brez spreminjanja ni (več) (Mulej, 1994).
Za uspeh potrebujemo popolnoma nova pravila in spremembo miselnih vzorcev.
Osnovni principi, ki lahko vodijo posameznike in organizacije pri ustvarjanju dinamične prihodnosti, so:
1. Ustvarjanje tega, kar ni še nikoli obstajalo, in ne le izboljševanje že obstoječega.
2. Oblikovanje močnih medsebojnih povezav in ustvarjalno sodelovanje vseh ljudi.
3. Zazrtost v prihodnost in ne obremenjenost s preteklostjo.
Spremembe pa zahtevajo od družbe, organizacije in posameznikov, da so inovativni – predlagajo izboljšave v procesih, novosti v proizvodnji (naštejte, kje še), ki se uresničijo in prinašajo korist organizaciji.
Inovativna družba uporablja vse dosežke razvoja svetovne civilizacije, hitro prevzema in uporablja lastne in tuje inovacije, z lastnim znanjem dograjuje tuje znanje, zato da razvija in uspešno uporablja sodobno proizvodno, organizacijsko in drugo tehniko in tehnologijo. Tako dosega visoko mednarodno konkurenčnost in kakovost življenja. Inventivnost (invencija = dajanje idej, predlogov) in inovativnost (inovacija = novost, ki prinaša korist) sta zato kot lastnost in dejavnost ljudi razviti do evropsko običajne ravni, enako tudi pogoji zanju. Razvit je kult ustvarjalnega (so)delavca, visoko cenijo znanstvene in druge inventorje in inovatorje, ker so najkoristnejši in najpomembnejši sodelavci in občani. Po drugi strani pa imajo neustvarjalni ljudje težave, okolje jih ne ceni, ker ne ustvarjajo, kolikor bi zmogli (Mulej, 1994).
Kot pravi Kovač (Kovač, 2000, 5), je čas, da vodilni menedžerji spoznajo pravo poslovno resnico, ki jo je pred leti parafrazirala Erika Jong: strah pred spremembami. Večina vodilnih menedžerjev neprestano ponavlja, da so poslovno okolje in zaposleni v podjetju največja ovira za korenite poslovne spremembe v podjetju.
Ker je izhodišče poslovnih sprememb človek, njegovi interesi, znanje, vrednote, poslovna energija in želja po uveljavljanju, je uspešno obvladovanje sprememb odvisno od učinkovitosti pri reševanju nasprotij med posameznikom in organizacijo. Najboljša pot, kako pripraviti zaposlene na spremembe, je ta, da jim podjetje ne da druge možnosti izbire. Spremembe morajo postati vodilo.
Menedžerji morajo razumeti, da so odpori naravni in da je premagovanje odporov normalna sestavina njihovega dela. Za menedžerje, ki so uspešni pri vodenju poslov, vendar slabi vodje, je značilno, da dojemajo odpore čustveno, da jih zavračajo kot nesprejemljive in da zaradi odporov zavračajo posameznike. Izkušnje kažejo, da so med uporniki zelo pogosto ustvarjalni in zavzeti ljudje.
Po knjigi avtorja Michaela E. Gerberja: Mit o podjetniku (Gerber, 2004) so povzeti naslednji nasveti, navodila in praktični primeri za uspešnost organizacije.
O najuspešnejših podjetjih obstaja ena sama preprosta resnica, ki smo jo spoznali z leti, in sicer, da imajo njihovi ljudje posluh za drobne, majhne stvari, ki jih opravljajo z veliko volje in potrpežljivosti, obenem pa se zavedajo, kako pomembno je to za uspešno delovanje podjetja.
Cilj vsakega podjetja je njegov razvoj; da si lahko izmišlja vedno nove stvari, ki bodo zadovoljile potrebe njegovih kupcev, tako kot tega ni storil še nihče pred njim – da torej živi svobodno in ustvarjalno.
Podjetje propade zaradi pomanjkanja znanja, spretnosti in izkušenj pri njegovem vodenju, predvsem pa zato, ker ni dovolj ambicioznosti, da bi uspešno podjetje dejansko vodili.
Najboljša podjetja so zasnovana po določenem modelu poslovanja, modelu, ki je zares učinkovit. To je model podjetja, ki inovativno izpolnjuje vse cilje, postavljene za pridobitev strank, ki so razdeljene v posamezne skupine.
Podjetniški model ne sloni na podjetju, ampak na kupcih, zaradi katerih podjetje proizvaja svoje izdelke ter poskuša razumeti njihove zahteve in potrebe.
Podjetnik vidi v kupcu možnost zaslužka, saj ve, da vedno novi in drugačni izdelki zadovoljijo vse kupčeve potrebe. Vse, kar mora storiti, je, da ugotovi, kakšne so te potrebe in kako se bodo sčasoma spreminjale.
Model podjetja naj kupcem, zaposlenim, dobaviteljem in upnikom zagotavlja konstantno vrednost, ki naj bo večja od njihovih pričakovanj. Delo v podjetju mora potekati gladko in brezhibno. Vsi delovni postopki v podjetju morajo biti dokumentirani v posebnih »delovnih priročnikih«. Model mora biti zastavljen tako, da je kupec vedno enako zadovoljen. Ljudje pravijo, pa tudi sami verjamemo v to, da velika, uspešna podjetja niso rezultat izjemno uspešnih posameznikov, pač pa povsem običajnih ljudi, ki opravljajo delo izjemno uspešno.
Če želimo biti uspešni, seveda potrebujemo ustrezno ureditev in metode. Z njihovo pomočjo lahko nadomestimo pomanjkanje znanja in izkušenj, kar bi utegnilo povzročiti težave zaposlenim.
Tako ureditev postane orodje, ki ga zaposleni uporabljajo, da bi povečali svojo učinkovitost in delo izpeljali tako, kot je za uspešno delovanje podjetja najbolje, obenem pa učinkovito tekmovali s konkurenti. Naloga podjetja pa je, da jim bo to orodje vedno na voljo, in naučiti jih, kako se z njim ravna. Naloga zaposlenih je, da vse to s pridom uporabljajo in da na podlagi svojih izkušenj predlagajo, kako bi ureditev lahko še izpopolnili.
V podjetju, ki je odvisno od nestanovitnih posameznikov, se kar naprej postavlja vprašanje, kako motivirati zaposlene in kako motivacijo tudi ohraniti. Praktično nemogoče je vzdrževati konstantne rezultate v podjetjih, ki so odvisna od izjemnih posameznikov. Nobenemu podjetju to ne uspeva na dolgi rok. Izjemna podjetja tega niti ne poskušajo, raje se opirajo na urejenost.
Podjetje, ki je že na prvi pogled videti urejeno, daje kupcem vedeti, da zaposleni vedo, kaj delajo. Zaposlenim pa daje občutek, da dobro veste, kaj hočete, in da so stvari na tem svetu, ki jih je še mogoče izpeljati tako, kot je treba. Tako stranke in zaposleni zaupajo podjetju in vidi se, da delo v njem poteka, kot se pričakuje.
Priročniki seznanjajo zaposlene z najučinkovitejšim delovnim postopkom. So dokaz, da ima vsaka stvar v podjetju svoj namen. Dokumentacija je torej potrditev, da v podjetju kraljuje red.
Model mora biti zastavljen tako, da je kupec vedno enako zadovoljen.
Za podjetje ni dovolj samo, da je videti urejeno, ampak mora tako tudi biti. Poslovati mora po natančno določenem in predvidljivem načrtu.
In kar je najpomembnejše: za uspešno poslovanje je potrebno izoblikovati postopek, neko prakso, s pomočjo katere lahko dobite koristne informacije in si na njihovi podlagi izdelate delovno metodo, po kateri boste poslovanje obvladovali.
Ustvarjanje »prototipa« uspešne organizacije je dolgotrajen postopek, ki se imenuje razvoj podjetja in temelji na treh različnih, vendar med seboj povezanih postopkih, s pomočjo katerih se lahko podjetje nemoteno razvija. To so inovacija, merljivost in organizacija.
Še nekaj mnenj strokovnjakov o uspešnosti in učinkovitosti. Podrobneje si poglejte v navedeni literaturi.
Po Watersu (Waters, 1996) obstajajo štirje načini, kako povečati učinkovitost in uspešnost:
izboljšanje uspešnosti z boljšimi odločitvami;
izboljšanje učinkovitosti s porabo manj vložkov za doseganje enakih izidov;
izboljšanje uspešnosti v nekaterih preostalih dejavniki, kakor so boljša kakovost, manj nezgod, neprekinjenost proizvodnega procesa;
izboljšanje vedenja, ki prinaša več sodelovanja in spodbujanja ustvarjalnosti.
Tudi Daft (Daft, 2000) navaja načine izboljšanja učinkovitosti podjetja: zmanjšanje vložkov ob enakih izidih, zmanjševanje tako vložkov kot izidov, povečanje izidov ob enakih vložkih, zviševanje vložkov in izidov ter zmanjševanje vložkov ob povečanju izidov.
Če povzamemo, je učinkovitost delati stvari prav, uspešnost pa naj bi bila delati prave stvari oziroma, kot pravi Markič, idealno bi bilo delati prave stvari prav in pravočasno (Markič, 2004, 18).