Vsak simbol skladiščenja ima svoje pripadajoče podatkovno okno na sliki 2.18 s podatki o:
- količini stanja enot izdelka 𝐾𝑆 [kos], - času dosega stanja 𝑡𝑑𝑜𝑠 [Dd].
Čas dosega stanja se določi po enačbi 2.4:
𝒕𝒅𝒐𝒔= 𝑲𝑺
𝑵𝒍𝒆𝒕∙ 𝑫𝒅𝒏𝒊. (2.4)
Čas dosega, ki ga izračunamo nam pove količino materiala v temu vmesnem skladišču z upoštevanjem varnostnih zalog, ki jih posamezna operacija potrebuje.
Teoretične osnove in pregled literature
22
2.2.2.4 Popis poslovnega procesa
Da se proizvodni procesi lahko izvedejo in se predmeti dela gibljejo brez neželenih motenj, so potrebne krmilne informacije, ki jih pripravi poslovni proces oziroma sistem planiranja in krmiljenja proizvodnje. Poslovni proces proizvaja, popravlja in shranjuje informacije, ki so potrebne za planiranje in krmiljenje proizvodnih procesov oziroma izvedbo delovnih nalogov. Poslovni proces se simbolizira s pravokotnikom ter se identificira z oznako poslovnega procesa kot je prikazano na sliki 2.19 [5].
Slika 2.19: Simbol za poslovni proces [5]
2.2.2.5 Popis informacijskega toka
Informacijski tok prenaša podatke in dokumente h kupcu, dobavitelju in k proizvodnim procesom. To so povezave med posameznimi operacijami z delavci in zaposlenimi, ki nam povedo vse kar nas o posamezni operaciji ali o predmetu dela zanima. Povezave informacijskega toka so simbolizirane s tanko puščico, ki je predstavljena na spodnji sliki 2.20 [5].
Slika 2.20: Simbol za informacijski tok [5]
2.2.2.6 Popis dobavitelja kupljencev
Prvi proizvodni proces v toku vrednosti izdelka je dobava kupljencev oziroma materiala.
Simbol dobavitelja kupljencev se nariše v zgornji levi kot risbe toka vrednosti. Slika 2.20 na naslednji strani prikazuje simbol dobavitelja kupljencev, ki vsebuje podatke o:
- imenu dobavitelja, - lokaciji dobavitelja,
- oznaki dobavljenih predmetov dela oziroma materiala [5].
Teoretične osnove in pregled literature
Slika 2.21: Simbol dobavitelja kupljencev [5]
Vsak simbol dobavitelja kupljencev ima pod seboj svoje pripadajoče podatkovno okno na sliki 2.22, v katerem so zapisani podatki o:
- dostavni količini enot izdelka 𝐷𝐾 [kos/dostavo], - času ponovne oskrbe 𝑡𝑜𝑠𝑘 [Dd].
Čas ponovne oskrbe se izračuna preko spodnje enačbe 2.5:
𝒕𝒐𝒔𝒌= 𝒕𝒓𝒂𝒛+ 𝒕𝒕𝒓𝒂+ 𝒕𝒅𝒐𝒃, (2.5)
kjer je 𝑡𝑟𝑎𝑧 [Dd] čas razpisa naročila, 𝑡𝑡𝑟𝑎 [Dd] čas transporta in 𝑡𝑑𝑜𝑏 [Dd] čas dobave [5].
Slika 2.22: Podatkovno okno dobavitelja kupljencev [5]
Teoretične osnove in pregled literature
24
2.2.2.7 Določitev proizvodnega pretočnega časa in časa obdelave enot izdelka
Za izvedbo celotne VSM analize se ob modeliranju doda tudi časovna črta, ki pove kako dolgo trajajo vse operacije skupaj s skladiščenjem v celotnem proizvodni procesu. Časovno črto se lomljeno nariše v spodnjem delu risbe toka vrednosti izdelka, ki s primerjavo proizvodnega pretočnega časa in časa obdelave enote izdelka omogoča vrednotenje proizvodnih procesov. S pomočjo časovne črte je analizo toka vrednosti kasneje možno izboljšati iz trenutnega stanja v prihodnje stanje [5].
Proizvodni pretočni čas enote izdelka je čas, ki ga predmet dela potrebuje, da pride od vhoda do izhoda iz proizvodnega procesa in predstavlja vsoto vseh časov obdelave enote izdelka v zgornjem delu in časov dosega stanja v spodnjem delu te lomljene črte [5].
Pretočni čas enote izdelka se izračuna po enačbi 2.6:
𝒕𝒑𝒓𝒆= ∑ 𝒕𝒐𝒃𝒅𝒊 operacij in 𝑚 [/] število skladišč v proizvodnem procesu ter 𝑡𝑝𝑟𝑒 [Dd] pretočni čas.
Časi obdelave izdelka se torej vnesejo pod posamezno operacijo na spodnje dele lomljene črte, časi doseganja stanj pa pod posamezno vmesno skladišče na zgornje dele lomljene črte in tako skupaj tvorijo časovnico analize toka vrednosti izdelka, ki je prikazana tudi na sliki 2.23 [5].
Slika 2.23: Časovnica analize toka vrednosti izdelka [5]
Pretočni čas enote izdelka je tako ob vsaki VSM analizi zapisan na desni strani lomljene črte. Ker je čas obdelave navadno zelo majhen v primerjavi s časom, ki ga polizdelki preživijo v skladiščih se ga zanemari in upošteva samo čas za dosego stanja varnostnih zalog.
Seveda je skupni obdelovalni čas enote izdelka pomemben, zato ga zapišemo na svoje mesto v risbi toka vrednosti izdelka [5].
Iz razmerja vsote časov obdelave enote izdelka in proizvodnega pretočnega časa enote izdelka se ugotovi, kakšna je stopnja toka proizvodnje, ki se jo določi po enačbi 2.7 na naslednji strani:
Teoretične osnove in pregled literature
𝑺𝑻𝑷 = ∑𝒏𝒊=𝟏𝒕𝒐𝒃𝒅𝒊
∑𝒎𝒋=𝟏𝒕𝒅𝒐𝒔𝒋∙ 𝒕𝒅𝒆𝒍
∙ 𝟏𝟎𝟎, (2.7)
kjer je 𝑆𝑇𝑃 [%] stopnja toka proizvodnje.
Izkoristek procesa je višji, kadar je visoka stopnja toka proizvodnje. Torej je z večjo številko proces bolj optimiziran in prinaša več dobička kot proces z majhnim procesnim izkoristkom.
Rezultat trenutnega stanja ali JE-stanja VSM analize lahko prikažemo s primerom na spodnji sliki 2.24.
Slika 2.24: Primer JE-stanja analize toka vrednosti izdelka
2.2.3 Ugotovitev možnih izboljšav toka vrednosti izdelka
Po izvedbi trenutnega stanja analize toka vrednosti se navadno lotimo izboljševanja stanj in strmimo k višji učinkovitosti, krajših časovnih intervalih proizvajanja izdelkov in k nižjim proizvodnim stroškom. Da vse to dosežemo si pomagamo z VSM analizo za novo stanje.
Proces oblikovanja novega stanja poteka podobno kot proces za JE-stanje le, da naredimo pri tem nekaj manjših sprememb:
Teoretične osnove in pregled literature
26
2. na mestih izgub prikažemo simbole za Kaizen in ostale izboljšave novega stanja, 3. vrednosti na časovnici se posodobijo in dobimo drugačno stopnjo toka proizvodnje,
če so te vrednosti nižje kot pri trenutnem stanju potem smo proizvodni proces izboljšali, drugače pa moramo izboljšave narediti na drugih operacijah v proizvodnji.
Rezultat prihodnjega stanja analize toka vrednosti izdelka pokaže razliko v primerjavi s trenutnim stanjem, saj se pretočni čas navadno bistveno zmanjša in poveča stopnja toka proizvodnje. Z izboljšavami pridobimo tudi transparentnost, sposobnost reagiranja in tudi gospodarnost proizvodnje se z uvedbo teh ukrepov bistveno poveča. Najbolj ključno za podjetje pa je, da se zmanjšajo predvsem stroški izdelave izdelka.
2.3 Stroški v proizvodnji
Stroški v proizvodnji se od ostalih stroškov v gospodarstvu ne razlikujejo prav veliko. Zato si poglejmo teoretična ozadja stroškov.
Strošek je v denarnih sredstvih izražena poraba prvin poslovnega procesa za doseganje poslovnih učinkov, torej za ustvarjanje proizvodov oziroma za opravljanje storitev. Stroški so v širšem pomenu povezani z razpoložljivimi viri in sicer delovno silo, materialom opremo, orodji, stroji in napravami, prostori, zalogami itd., ki so nujno potrebni za izvajanje delovnih aktivnosti in izdelave izdelka. Za dobro organizacijo je nujno potrebno poznavanje stroškov. Boljše poznavanje stroškov pripomore k boljši kakovosti poslovnega procesa, saj izboljša sledljivost poslovnega procesa z ekonomskega vidika [15].
Upravljanje stroškov v podjetju dobiva vedno večji pomen. Zaradi rasti konkurence na globalnih trgih podjetja potrebujejo vedno bolj natančne izračune donosnosti in stroškov njihovih izdelkov. Ključno vlogo igra razumevanje nastalih stroškov različnih aktivnosti, vse od stroškov skladiščenja in materiala do stroškov plačila dela zaposlenih v podjetju. Če želi podjetje ostati konkurenčno na trgu, mora z načinom upravljanja stroškov hitro zaznati spremembe in se primerno odzivati nanje. V primeru, da teh sprememb stroškov ne zazna, se te stroški ne ujemajo s postopki, dejavnostmi in dinamiko izdelka. Sistem stroškov postane zastarel in ne popiše dejanskega stanja, kar pa daje lažne informacije o stroških podjetja [17].
2.3.1 Obravnava razlag pogostih uporabljenih pojmov v stroškovnih analizah
Stroški imajo v poslovnem procesu svojo vlogo in za njeno razumevanje je treba opredeliti glavne stroškovne pojme, ki se uporabljajo pri stroškovnih sistemih. Obravnavali bomo le nekatere pojme, ki so za razumevanje stroškovnih analiz najbolj pomembni in ključni v nadaljevanju obravnave stroškov v proizvodnji.
Teoretične osnove in pregled literature
2.3.1.1 Poslovni proces
Poslovni proces je definiran kot proces v katerem obračunavamo stroške. Poslovni proces je lahko celotna organizacija, ki lahko proizvaja več različnih tipov proizvodov, poslovni proces je lahko omejen tudi na samo en tip proizvoda, organizacija je v tem primeru razdeljena na več poslovnih procesov. Vseeno je kljub temu lahko poslovni proces opredeljen tudi drugače, le stroški se morajo obračunavati znotraj delovanja organizacije [16].
2.3.1.2 Sestavina dejavnosti
Poslovni proces je sestavljen iz več posameznih sestavin dejavnosti. To je element, oziroma sestavni del poslovnega procesa, ki je predstavljen kot aktivnost, operacija, material ali tudi sam kot strošek znotraj organizacije. Sestavina dejavnosti sama ne nujno predstavlja stroška, se pa strošek pojavi v povezavi z njo, ko jo obravnavamo samo zase. Torej sestavino dejavnosti vedno povezujemo s stroški, saj nam pove kako se znotraj poslovnega procesa izdelek spreminja z vsako aktivnostjo, kjer pa se vedno pojavijo tudi stroški [16].
2.3.1.3 Stroškovno mesto
Stroškovno mesto je tisto mesto, na katerem spremljamo stroške. Stroške vrednotimo glede na podobnost razmerja med posrednimi in neposrednimi stroški. Če se na primer enako ovrednoten strošek pojavi na več delovnih mestih, lahko ta mesta združimo v skupno stroškovno mesto. Ugotavljanje stroškov po stroškovnih mestih ima namen tako omogočiti pravilnejšo razporeditev posrednih stroškov na stroškovne nosilce, kot tudi omogočiti pregled gibanja stroškov na tistih mestih, za katera je nekdo odgovoren. Stroškovna mesta vnašamo v proces, saj s pomočjo njih stroške razporejamo na stroškovne nosilce [16].
2.3.1.4 Stroškovni nosilec
Stroškovni nosilec je element poslovnega procesa, ki nosi stroške. Obstajajo končni in začasni stroškovni nosilci. Končni stroškovni nosilec je lahko proizvod ali storitev, ki jo moramo prodati, da pokrijemo stroške. Začasni stroškovni nosilec pa je proizvod ali storitev za notranje potrebe. Začasni stroškovni nosilec je lahko tudi sestavina dejavnosti ali kaj drugega, kar temu začasno pripiše stroške, ki jih nato pozneje pripisujemo končnim stroškovnim nosilcem [16].
Teoretične osnove in pregled literature
28
2.3.2 Delitev stroškov v kategorije
Najpomembnejši korak pri analizi stroškov je razvrstitev stroškov, kjer so stroški razvrščeni v opredeljene kategorije. Znanih je več delitev stroškov [17]:
- Neposredni in posredni stroški,
najbolj pogosto uporabljena delitev stroškov razdeli stroške med neposredne (direktne) in posredne (indirektne) stroške. Neposredni stroški predstavljajo stroške, ki jih lahko dodelimo določenemu stroškovnemu mestu. Medtem ko posrednim stroškom ne moremo dodeliti svojega stroškovnega mesta.
- Fiksni in variabilni stroški,
stroške lahko opredelimo tudi glede na njihovo obnašanje in sicer na fiksne in variabilne stroške. Med fiksne stroške spadajo stroški, ki so neodvisni od volumna proizvodnje. Med variabilne stroške pa spadajo stroški, ki so odvisni od volumna proizvodnje. To pomeni, da se s spremembo količine izdelkov na naročilu kupca fiksni stroški ne spremenijo, spremenijo pa se variabilni stroški. Na realnih primerih je pogosto težko jasno ločiti posamezne stroške, zato se pogosto navajajo tudi delno fiksni in delno variabilni stroški.
- Izvirni in izpeljani stroški,
te stroške lahko razdelimo glede na posledice delovanja znotraj ali zunaj organizacije. Ti dve vrsti stroškov nam povesta kako uspešne so posamezne organizacijske enote v organizaciji in na njihovi podlagi sprejemamo poslovne odločitve za nabavo ali lastno proizvodnjo teh izdelkov.
- Stroški proizvajanja in neproizvajanja,
takšna razvrstitev nam odgovori na vprašanje kako so stroški razporejeni po posameznih področjih nalog organizacije in nam podrobneje opiše stroške, ki se pojavijo v zalogah nedokončanih izdelkov oziroma v končnem skladišču že gotovih izdelkov.
- Stalni in spremenljivi stroški,
so deljeni glede na obnašanje oziroma odzivanje na spremembe v poslovanju, kadar uvajamo ali opuščamo določene dejavnosti znotraj poslovnega procesa. Ta delitev se največkrat pojavi takrat, ko se zaključi naročilo kupca in dobimo v poslovni proces novo drugačno naročilo, ki zahteva določene spremembe v proizvodnji.
- Odločujoči in neodločujoči stroški,
so stroški, ki močno vplivajo na poslovne odločitve. Odločujoči stroški so stroški, katerih obseg se spremeni, ko se sprejme določena poslovna odločitev. Neodločujoči stroški pa vedno ostanejo enaki, ne glede na to kakšna je poslovna odločitev. Kadar poslovno odločitev sprejmemo se pojavijo izogibni stroški, ki se jim izognemo, če te odločitve ne sprejmemo. Ob poslovnem odločanju se pojavijo tudi dodatni stroški zaradi dodatne proizvodnje, kadar se ta pojavi. Mejni stroški so dodatni stroški zadnje enote proizvodnje. Obstajajo tudi obvladljivi in neobvladljivi stroški, kjer na obvladljive stroške vpliva vodja enote proizvodnje, kjer se pojavijo določene poslovne odločitve. Neobvladljivi stroški se pojavijo vedno in na njih vodja enote nima vpliva.
Teoretične osnove in pregled literature
Pravilna razporeditev stroškov in njihovo obnašanje je zelo pomembno, saj močno vplivajo na odločitve v podjetju [17].
Glavni namen katere koli razvrstitve obravnavanja stroškov je določiti stroške izdelka ali storitve, tako da pripiše izdelku stroške izdelave ali storitve, ki jih določena organizacija ali podjejte izdeluje ali ponuja. Delitve obravnavanja stroškov so sestavljene iz različnih računovodskih metod, ki se uporabljajo za določitev stroškov na enoto. Računovodske metode, uporabljene v razvrščanju obravnavanja stroškov, omogočajo vrednotenje izdelkov kot rezultat proizvodnega procesa. Pomembno je poudariti, da različne delitve v kategorije različno vplivajo na oceno izdelka. Izbira obravnave stroškov se je v preteklosti močno nanašala na tip proizvodnega procesa. V sedanjosti pa zaradi hitrih sprememb v poslovnem svetu in zaradi vodenja podjetij postaja določevanje stroškov vedno bolj kompleksno.
Procesi izdelave postajajo vedno bolj avtomatizirani in računalniško vodeni, vpliv človeka se vedno bolj izključuje in tako proces avtomatizacije proizvodnje prinese ogromne spremembe v strukturi proizvodnih stroškov. Najpomembnejši člen proizvodnih stroškov v današnji obliki proizvodnje so torej posredni oziroma indirektni stroški. Sprememba v strukturi proizvodnje močno vpliva tudi na način obravnavanja stroškov [18].
Delitve in sisteme stroškov je mogoče opredeliti kot sistem, ki se uporablja za dodelitev stroškov stroškovnim mestom in nosilcev izdelkov ali storitev. Glavni namen je omogočiti dodelitev stroškov tem nosilcem. Porazdelitev stroškov je postopek, ki se dodeli neposrednim in posrednim stroškom za izdelke ali storitve, da se lahko določi strošek izdelka ali storitve [18].
2.4 Klasičen pristop vodenja stroškov
Klasičen pristop vodenja stroškov zavzema metodi, ki bazirata iz delovnega mesta in procesa. Glavna razlika med posameznima metodama je opredelitev stroškovnega predmeta.
Prva metoda opredeli delo kot glavni stroškovni predmet, ta se uporablja v podjetjih, ki ponujajo veliko število različnih izdelkov ali storitev, ki jih naroči kupec. Medtem ko druga metoda postavlja na glavno mesto množico enakih ali podobnih izdelkov kot glavni stroškovni predmet. Tak način se najpogosteje pojavlja pri srednjih do velikih organizacijah, oziroma proizvodnih podjetjih, kjer se proizvajajo velike količine majhnega števila različnih izdelkov [19].
Razporeditev stroškov je pri obeh metodah podobna. Pri obeh metodah so direktni proizvodni stroški sledljivi in možni pripisu izdelkom ali storitvam. Ti stroški so neposredno dodeljeni posameznim izdelkom ali storitvam, ki povzročajo njihovo spreminjaje oziroma aktivnost. Neposredni stroški izdelave vključujejo neposredne materialne stroške in neposredne stroške dela. Glavna težava vsakega sistema stroškov je posredna dodelitev proizvodnih stroškov, ker jih ne moremo direktno povezati z določenim izdelkom ali storitvijo. Posredne proizvodne stroške je treba dodeliti proizvodom ali storitvam na podlagi razumnih osnov, ki pravilno prikazujejo razmerje med posrednimi proizvodnimi stroški in
Teoretične osnove in pregled literature
30
Klasičen način vodenja stroškov ni dovolj natančen, da bi z njim organizacije popisovale svojo proizvodnjo. Če samega podjetja in njegovega delovanja ne poznamo dovolj dobro, se lahko hitro zgodi, da izdelku ali storitvi pripišemo napačne stroške in tako napačno določimo lastno ceno izdelka. V teh okoliščinah klasična metoda ne opravi svoje primarne funkcije podajanja pravih podatkov voditeljem podjetja, ki zaradi tega lahko sprejmejo napačno odločitev in vodijo organizacijo k izgubam namesto k dobičku. Prav zaradi tega so se razvile nove metode, ki bolje in natančneje popišejo lastno ceno izdelka. Ena izmed takih metod je metoda kalkuliranja stroškov na podlagi sestavin dejavnosti [19].
2.5 Kalkulacije stroškov na podlagi sestavin dejavnosti
Metoda kalkulacij stroškov na podlagi sestavin dejavnosti (angl. activity based costing), oziroma metoda ABC, je metoda za razporejanje stroškov na proizvode oziroma storitve, ki temelji na sestavinah dejavnosti.
V prejšnjem poglavju smo obdelali klasični pristop vodenja stroškov in pokazali, da ni popoln, , zato so organizacije razvile metodo ABC. Ustvarili so jo z namenom bolje spoznati stroške, ki čim bolj popišejo dejansko stanje izdelave produktov in posredno tudi povečajo dobičkonosnost. Metoda ABC za razliko od tradicionalnih metod temelji na drugačnih temeljih. Ob uporabi te metode se podjetje ravna po naslednjih štirih načelih:
- izberemo sestavine dejavnosti, ki ustrezajo našim razpoložljivim sredstvom, - izračunamo ceno izvedbe poslovnega procesa s temi sestavinami dejavnosti, - kaj nam prinese izvajanje teh sestavin dejavnosti,
- ugotovimo koliko sestavin dejavnosti je potrebnih za izdelavo posameznega izdelka ali storitve [20].
Proizvodni proces narejen na podlagi ABC metode je ekonomska mapa stroškov in dobičkonosnosti organizacije, ki temelji na sestavinah dejavnosti. Ta mapa organizacije zagotavlja, da so zgornja načela izpeljana kot je potrebno in omogoča bolj kakovostno kontroliranje, vodenje, sledenje in določitev stroškov posamezne sestavine dejavnosti znotraj poslovnega procesa. V primerjavi s klasičnim pristopom vodenja stroškov, metoda ABC izdelkom ali storitvam bolj natančno dodeli stroške, ki jih ne moremo povezati neposredno z njimi. Stroški v podjetju ne nastanejo sami po sebi, ampak so posledica aktivnosti. Te aktivnosti moramo prepoznati in jih pripisati njihovim gonilom. Za razumevanje ABC metode moramo poznati naslednje pojme:
1. Viri,
so gospodarski element oziroma sredstva in delavci, ki so potrebni za opravljanje dejavnosti.
2. Nabavna vrednost,
je denarna vrednost uporabljenih sredstev za dosego cilja, kot je nakup ali proizvodnja blaga ali za opravljanje dejavnosti ali storitve.
3. Gonilnik stroškov,
so dejavniki, ki povzročajo spremembe in povzročajo stroške.
Teoretične osnove in pregled literature
4. Gonilnik stroškov virov,
je kazalnik, ki pomaga stroške virov povezati z ustrezno dejavnostjo in razdeli stroške različnih virov med dejavnosti.
5. Dejavnost,
ki jo izvajamo v organizaciji.
6. Gonilnik stroškov dejavnosti,
je merilo porabe dejavnosti pri izdelkih, strankah in storitvah, hkrati se pa uporablja tudi kot osnova dodeljevanja stroškov k posamezni dejavnosti.
7. Predmet, ki povzroči stroške,
je dejavnost, rezultat ali postavka katere stroške je treba izmeriti. V širšem smislu je objekt, ki povzroči stroške lahko organizacijska delitev, funkcija, naloga, izdelek, storitev ali tudi stranka [21].
2.5.1 Pristopi metode kalkulacij stroškov na podlagi sestavin dejavnosti
Za metodo ABC je znanih več pristopov:
- Pristop s štirimi koraki:
1. opredelimo ključne in ustrezne dejavnosti gonilnikov stroškov, 2. razporedimo čas osebja za dejavnosti,
3. določimo plače zaposlenih in druge stroške do skupin stroškov dejavnosti, 4. izračunamo stroške gonilnikov stroškov [21].
- Pristop s šestimi koraki:
1. identificiramo in opredelimo dejavnosti in skupine stroškov,
2. kadarkoli je mogoče, neposredno pripišemo direktne stroške dejavnostim, 3. dodelimo stroške skupinam stroškov dejavnosti,
4. izračunamo stopnje aktivnosti, 5. dodelimo stroške predmetom dela, 6. pripravimo poslovodno poročilo [20].
ABC metoda lahko pokaže različne smernice kako pravilno voditi stroške v proizvodnji.
Pove na katere izdelke ali storitve se osredotočiti, določi kakšne naj bodo prodajne cene
Pove na katere izdelke ali storitve se osredotočiti, določi kakšne naj bodo prodajne cene